👀 Avant de commencer
Ajouter une personne à votre espace de travail ne lui donne automatiquement accès à rien, sauf si elle devient Admin de l’espace de travail.
Les Membres de l’espace de travail ne disposent d’aucun accès au départ et ne peuvent voir que ce que vous partagez explicitement avec eux.
ℹ️ Pour pouvoir collaborer avec vous sur un projet, une personne doit d’abord être ajoutée à votre espace de travail :
Comment partager un dossier avec un Membre de l’espace de travail
Partager un dossier donne à la personne l’accès au dossier lui-même et à tout son contenu : tous les projets existants, ainsi que tous ceux qui y seront ajoutés à l’avenir.
➔ Pour partager un dossier :
Cliquez sur le menu à trois points à côté du dossier, puis sur Partager,
Commencez à saisir l’adresse e-mail d’un membre de l’équipe ou sélectionnez-le dans la liste déroulante. Vous pouvez sélectionner plusieurs personnes à la fois,
Cliquez sur Inviter,
Une fois les personnes ajoutées, vous pouvez également ajuster leur niveau d’accès (Membre ou Admin) :
➔ Niveaux d’accès aux dossiers :
Admins
Peuvent consulter le dossier, voir tous les projets qu’il contient, y créer de nouveaux projets et modifier les paramètres du dossier,
Membres
Peuvent consulter le dossier et tous les projets qu’il contient, mais ne peuvent ni créer de nouveaux projets ni modifier les paramètres du dossier.
ℹ️ Lorsque vous partagez un dossier, tous les projets qu’il contient héritent automatiquement du même niveau d’accès. Si vous faites d’une personne un Admin du dossier, elle devient également Admin de tous les projets qu’il contient, et il en va de même pour l’accès Membre.
Toutefois, si vous souhaitez faire passer l’accès Membre d’un dossier au niveau Admin pour un projet précis de ce dossier, vous pouvez le faire individuellement au niveau du projet.
Les projets partagés via un dossier n’apparaissent pas séparément dans l’onglet Partagés avec moi de la personne, puisqu’elle y a directement accès via le dossier.
Comment partager un projet avec un Membre de l’espace de travail
Vous pouvez également partager directement des projets individuels, sans partager le dossier dans lequel ils sont stockés.
➔ Pour partager un projet :
Cliquez sur le menu à trois points à côté du projet, puis sur Partager,
Commencez à saisir l’adresse e-mail d’un membre de l’équipe ou sélectionnez-le dans la liste déroulante,
Cliquez sur Inviter,
Une fois les personnes ajoutées, vous pouvez également ajuster leur niveau d’accès (Membre ou Admin) :
Le projet apparaîtra dans l’onglet Partagés avec moi de la personne. Elle pourra ouvrir le projet et y travailler, mais ne verra pas le dossier dans lequel il se trouve.
➔ Niveaux d’accès aux projets :
Admins
Peuvent modifier la structure, le contenu et les blocs de données du projet. Peuvent modifier les formulaires associés et toutes les soumissions,
Membres
Peuvent consulter et modifier les soumissions, mais ne peuvent pas modifier la structure du projet, son contenu ni les formulaires associés.
💡 Vous ne comprenez pas pourquoi un élément n’apparaît pas dans l’onglet Partagés avec moi ? Ce guide explique précisément ce qui y apparaît et ce qui n’y apparaît pas :
Remarque concernant les Admins
Les Admins de l’espace de travail ont déjà accès par défaut à tous les dossiers et projets : vous n’avez rien à partager individuellement avec eux. La seule exception est le dossier Accueil.
ℹ️ Le dossier Accueil n’est visible que par les Propriétaires et les Admins de l’espace de travail, et il est également privé pour chacun d’eux.
Chaque Propriétaire et chaque Admin dispose du sien, et les projets qu’il contient ne sont visibles que par leur créateur. Si vous souhaitez partager un projet de votre dossier Accueil avec une autre personne, vous pouvez le faire via la procédure de partage habituelle : elle le trouvera dans son onglet Partagés avec moi.
Partager l’accès avec des personnes extérieures à votre espace de travail
Vous souhaiterez parfois donner accès à vos données ou à vos formulaires à une personne sans l’ajouter comme membre de l’espace de travail. Voici plusieurs façons de procéder selon vos besoins :
➔ Partager un formulaire publiquement
Vous pouvez partager n’importe quel formulaire en envoyant son lien direct ou en l’intégrant à votre site web. Toute personne disposant du lien peut le remplir sans compte Formaloo :
➔ Donner accès à des utilisateurs externes via un portail
Si vous avez créé une application personnalisée et souhaitez que des utilisateurs externes s’y connectent et interagissent avec elle, vous pouvez la transformer en portail.
Les utilisateurs du portail peuvent consulter et gérer leurs propres soumissions sans voir celles des autres :
Si vous souhaitez partager une version en lecture seule d’une application sans connexion ni authentification, vous pouvez plutôt la publier en tant que tableau de bord public (voir ci-dessous ⬇️ ).
➔ Publier une application ou un tableau de bord public en lecture seule
Vous pouvez publier une application ou un tableau de bord pour offrir un accès public en lecture seule : chacun peut consulter les données (formulaires, soumissions, graphiques, contenu personnalisé) sans pouvoir rien modifier :
➔ Synchroniser les données avec des outils externes
Si vous avez simplement besoin de partager des données avec une personne sans lui donner directement accès à Formaloo, vous pouvez synchroniser les soumissions de formulaires avec Google Sheets ou envoyer les données vers d’autres outils via des intégrations :
➔ Partager les données des soumissions via des notifications par e-mail
Vous pouvez également configurer des notifications par e-mail afin d’envoyer automatiquement des copies des soumissions ou des alertes aux personnes concernées à chaque soumission d’un formulaire, avec ou sans conditions :
En résumé
Le partage dans Formaloo vous permet de contrôler précisément qui voit quoi. Partagez un dossier entier pour donner accès à tout son contenu, ou un seul projet pour rester ciblé. Les Membres ne disposent d’aucun accès au départ et ne voient que ce que vous partagez ; les Admins voient tout par défaut.
Et si vous devez donner accès à des personnes totalement extérieures à votre espace de travail, plusieurs options s’offrent à vous : liens publics vers les formulaires, portails ou intégrations de données.