Si vous travaillez en équipe, vous pouvez inviter des personnes dans votre espace de travail Formaloo afin qu’elles puissent collaborer sur vos projets.
Une fois qu’une personne a rejoint l’espace, vous décidez de ce à quoi elle peut accéder : vous pouvez partager avec elle des projets ou des dossiers précis, ou lui accorder un accès de niveau Admin à l’ensemble.
C’est utile lorsque des collègues doivent consulter ou gérer les données de vos projets, lorsque vous souhaitez partager l’accès en modification à une application ou à un formulaire précis, ou lorsque vous gérez un espace de travail pour un service ou un client impliquant plusieurs personnes.
Comment accéder aux paramètres Membres de l’espace de travail
Si votre compte Formaloo comprend plusieurs espaces de travail, commencez par vérifier que vous êtes dans le bon. Le sélecteur d’espace de travail se trouve dans le coin inférieur gauche de votre tableau de bord : cliquez dessus pour passer d’un espace de travail à l’autre.
Une fois dans le bon espace de travail, cliquez sur votre icône de profil dans le coin supérieur droit et sélectionnez Membres de l’espace de travail. C’est ici que vous pouvez inviter de nouvelles personnes et gérer toutes celles qui font déjà partie de votre espace de travail.
Comment inviter des membres de votre équipe à rejoindre votre espace de travail
Il existe deux façons d’inviter une personne depuis la page Membres de l’espace de travail :
➔ Option A : inviter par e-mail
Saisissez l’adresse e-mail de la personne dans le champ d’invitation et envoyez l’invitation. Pour inviter plusieurs personnes, appuyez simplement sur la touche Espace après avoir saisi une adresse, puis saisissez la suivante.
Vous pouvez également les affecter à une équipe à ce stade, ou créer une nouvelle équipe à la volée si nécessaire.
💡 Vous souhaitez organiser vos membres en groupes ?
Les équipes dans Formaloo vous permettent d’étiqueter et de regrouper les membres de l’espace de travail. C’est utile pour organiser les membres et, par la suite, attribuer des soumissions non seulement à des personnes, mais aussi à des équipes entières :
➔ Option B : inviter par lien
Juste sous le champ d’invitation, vous trouverez une option pour copier le lien d’invitation de votre espace de travail. Partagez ce lien comme vous le souhaitez : par message, par e-mail ou directement. Notez qu’il n’est pas possible de pré-affecter une équipe avec le lien d’invitation.
Que se passe-t-il après l’invitation
Toute personne qui rejoint votre espace de travail, que ce soit par invitation par e-mail ou par lien, obtient par défaut le rôle de Membre. Vous pouvez modifier son niveau d’accès à tout moment après son arrivée.
La suite dépend de si la personne possède déjà un compte Formaloo :
Si elle possède déjà un compte Formaloo associé à l’adresse e-mail invitée, elle apparaît immédiatement dans la section Membres de l’équipe et reçoit un e-mail de notification pour l’en informer,
Si elle est nouvelle sur Formaloo, elle apparaît dans la section Invitations en attente. Une fois inscrite via l’e-mail d’invitation ou le lien d’invitation, elle arrive directement dans votre espace de travail.
Dans les deux cas, une fois son compte configuré, votre espace de travail apparaît dans son sélecteur d’espace de travail pour qu’elle puisse y accéder à tout moment.
Comment choisir et attribuer le bon niveau d’accès : Admin ou Membre
Une fois qu’une personne fait partie de votre espace de travail, vous pouvez définir son niveau d’accès en cliquant sur le menu à trois points à côté de son nom :
Admin
A accès par défaut à tous les dossiers et projets de l’espace de travail. Les Admins peuvent également inviter d’autres personnes dans l’espace de travail,
Membre
N’a accès par défaut à aucun dossier ni projet. Il ne voit que ce que vous partagez spécifiquement avec lui.
💡 Après avoir ajouté une personne en tant que Membre de votre espace de travail, vous devrez partager avec elle les projets ou dossiers pertinents :
ℹ️ Le dossier Accueil n’est pas visible par les Membres, uniquement par les Admins et le Propriétaire.
Il fonctionne différemment des dossiers classiques : il est personnel à chaque personne, de sorte que les projets que vous y créez ne sont pas visibles par les autres Admins ni par le Propriétaire. Chacun dispose de son propre dossier Accueil pour y conserver des projets en privé.
Comment vérifier ou augmenter le nombre de places internes incluses dans votre forfait
Le nombre de membres internes que vous pouvez avoir dans un espace de travail dépend de votre forfait. Si vous avez besoin de places supplémentaires sans retirer d’utilisateur existant, deux solutions s’offrent à vous :
Passer à un forfait supérieur
Un forfait supérieur peut inclure davantage de places et offre des fonctionnalités supplémentaires qui peuvent vous être utiles au-delà de la capacité additionnelle,
Ajouter des modules d’utilisateurs internes
Si votre besoin est temporaire ou si vous avez besoin d’un nombre personnalisé de places supplémentaires, vous pouvez acheter des places additionnelles sur une base mensuelle ou annuelle. Les modules complémentaires sont disponibles avec les forfaits payants.
💡 Vous ne savez pas quelle option vous convient le mieux ? Consultez :
Si vous recherchez une configuration entièrement personnalisée ou un plus grand nombre d’utilisateurs internes, n’hésitez pas à réserver une démo avec notre équipe.
Comment gérer les membres de votre espace de travail
Depuis la page Membres de l’espace de travail, vous pouvez :
Modifier à tout moment le niveau d’accès d’un membre entre Admin et Membre,
Annuler une invitation en attente avant que la personne ne s’inscrive,
Retirer un Membre ou un Admin existant de l’espace de travail.
ℹ️ Les Membres ne peuvent pas accéder à la page Membres de l’espace de travail : cette option est réservée aux Admins et au Propriétaire de l’espace de travail.
En résumé
Ajouter des membres vous offre un espace de travail partagé dans lequel chacun voit exactement ce que vous souhaitez lui montrer.
Invitez par e-mail pour une invitation ciblée avec affectation facultative à une équipe, ou partagez le lien d’invitation pour une invitation ouverte plus rapide. Chacun rejoint l’espace en tant que Membre par défaut, et vous pouvez à tout moment promouvoir une personne au rôle d’Admin ou partager avec elle des projets et dossiers précis.