Que vous soyez parti d’un modèle, que vous ayez utilisé le Form Creation Agent ou que vous ayez tout créé de zéro, vous disposez maintenant d’un projet : un espace de travail qui contient votre formulaire et tout ce que vous y ajoutez. Cet article présente la suite : comment faire évoluer ce projet, étape par étape, selon les besoins réels de votre flux.
💡 Si vous n’avez pas encore créé votre premier formulaire ou projet, commencez ici : Comment commencer à créer dans Formaloo : à partir d’un modèle, avec l’IA ou de zéro
Votre projet est votre toile
Si vous êtes parti de zéro ou du Form Creation Agent, la création d’un formulaire configure automatiquement un projet autour de celui-ci, avec deux pages par défaut :
La page Responses, avec le formulaire et un tableau connecté affichant toutes les soumissions
La page Charts & insights, avec des graphiques de base automatiquement connectés aux données de votre formulaire
ℹ️ Si vous êtes parti d’un modèle, vous disposez peut-être déjà d’un projet comprenant plusieurs pages, plusieurs formulaires, de la logique et des automatisations préconfigurées, selon le modèle choisi.
Dans ce cas, il peut aussi être utile de savoir comment combiner plusieurs modèles dans un seul projet si votre flux couvre plusieurs domaines :
Dans tous les cas, que vous partiez de zéro ou enrichissiez un modèle, tout ce qui est décrit dans les sections ci-dessous s’applique : vous pouvez créer, ajuster et connecter n’importe quel composant à tout moment.
Ajouter des pages à votre projet
Vous pouvez personnaliser la structure de votre projet à tout moment, en ajoutant et réorganisant ses éléments pour qu’ils correspondent à l’organisation de votre flux ou de votre équipe.
Dans un projet, vous pouvez :
Ajouter de nouvelles pages, chacune avec son propre objectif et ses propres contrôles d’accès, pour que chacun ne voie que ce qui le concerne,
Ajouter des pages d’intégration en direct : des intégrations pleine page qui affichent un tableau de bord externe, un document ou un tableau interactif directement dans votre projet, sur une page dédiée,
Ajouter des groupes de pages : regroupez les pages liées dans des sections de menu pour garder une navigation claire à mesure que votre projet grandit :
➔ Sur chaque page, vous pouvez ajouter tous les composants nécessaires (blocs de contenu ou de données) :
Texte, images et vidéo : pour des instructions, des annonces ou tout contenu contextuel utile à vos utilisateurs
Intégrations : intégrez n’importe quel outil ou contenu externe directement dans une page, aux côtés d’autres blocs
Formulaires supplémentaires : n’importe quel formulaire de ce projet ou d’un autre projet de votre espace de travail
Blocs de données : tableaux, tableaux Kanban, galeries ou graphiques connectés à n’importe quel formulaire, pour afficher et gérer les soumissions directement sur la page
➔ Comment ajouter un composant à une page
Vérifiez d’abord que vous êtes en Edit mode (mode édition) : activez-le en haut au centre du projet,
Cliquez ensuite sur le bouton + à côté de n’importe quelle ligne de la page, ou tapez simplement / : les deux ouvrent le menu de commandes, qui liste tous les composants que vous pouvez ajouter : Table, Kanban, Gallery, Charts, Agent Field, Form (nouveau ou existant), Embed, Video, et plus encore.
Vous pouvez faire défiler le menu et choisir ce dont vous avez besoin, ou taper pour filtrer : par exemple, tapez /table et appuyez sur Entrée pour ajouter instantanément un tableau.
Connecter d’autres formulaires
Un projet ne se limite pas à un seul formulaire. Vous pouvez créer d’autres formulaires dans le même projet, ou y connecter des formulaires d’autres projets de votre espace de travail :
C’est ainsi que fonctionnent les flux multi-formulaires : chaque formulaire couvre une partie différente du processus, et toutes les données arrivent au même endroit, visibles et gérables dans un seul projet.
Afficher et gérer vos données autrement
Par défaut, votre projet affiche les soumissions dans un tableau. Vous pouvez ajouter d’autres vues de données à côté, ou le remplacer, selon la façon dont vous souhaitez afficher ou manipuler les données :
Table : une liste de type tableur de toutes les soumissions, avec une colonne par champ. Triez, filtrez, recherchez, modifiez directement et attribuez des soumissions à vos coéquipiers depuis cette vue.
Kanban : une vue sous forme de cartes organisée selon le champ de votre choix (généralement un statut). Faites glisser les cartes d’une étape à l’autre pour faire avancer les soumissions dans votre flux.
Gallery : une grille visuelle des soumissions, utile lorsque les fiches comportent des images ou qu’une présentation en cartes convient mieux qu’une liste.
Analyst Agent ou Charts : des visualisations de données connectées aux champs de votre formulaire. Suivez les tendances, répartitions, totaux et comparaisons dans le temps.
ℹ️ Chaque vue est indépendante (filtres, colonnes et mise en page différents), mais toutes s’appuient sur les mêmes données.
Configurer la logique et les automatisations
À tout moment, vous pouvez ajouter de la logique et des automatisations à n’importe quel formulaire du projet. Pour y accéder, ouvrez le formulaire dans l’éditeur et repérez l’onglet Advanced logic en haut à droite.
➔ Logique de champ
S’exécute en temps réel pendant qu’une personne remplit le formulaire. Elle permet de contrôler ce que voit chaque répondant et d’effectuer des calculs ou des scores en arrière-plan au fil des réponses :
Afficher ou masquer des champs selon ce que la personne sélectionne ou saisit, pour que chaque répondant ne voie que les questions qui le concernent. Par exemple, dans un formulaire de candidature, lorsqu’une personne répond à « Pour quel poste postulez-vous ? » en sélectionnant « Développeur », elle voit « Quels langages utilisez-vous ? » ; si elle sélectionne « Designer », elle voit « Partagez le lien de votre portfolio » ; si elle sélectionne « Ventes », elle voit « Marchés sur lesquels vous avez travaillé » : une question, trois parcours différents.
Calculer ou attribuer des scores en coulisses : ajoutez des points à une variable selon les choix effectués, pour le scoring de leads, l’évaluation de candidats ou un quiz de personnalité. Ou ajoutez des montants à une variable de prix selon les produits, options ou services choisis, pour que le total soit calculé au fil du remplissage.
Attribuer la soumission à un membre de l’équipe selon les informations saisies, pour qu’elle soit transmise à la bonne personne avant même d’être envoyée.
Chaque règle de logique de champ se compose d’une condition + une action : dans l’éditeur de formulaire, ouvrez Advanced logic sous un champ → cliquez sur Add rule → définissez la condition de déclenchement, puis choisissez l’action.
➔ Logique On-submit
Se déclenche dès qu’une nouvelle soumission est créée, qu’elle soit envoyée par un répondant ou créée manuellement dans votre tableau de bord. Utilisez-la pour tout ce qui doit se produire au moment de la soumission :
Rediriger les répondants vers une page de fin personnalisée selon leurs réponses, ou vers une URL externe précise (par exemple une page de paiement ou une page de remerciement personnalisée).
Envoyer des notifications par e-mail au répondant, à un membre de l’équipe concerné ou à n’importe quelle adresse e-mail. Chaque e-mail peut intégrer les valeurs des champs de la soumission pour personnaliser le contenu.
Notifier votre équipe via Slack ou un webhook : transmettez les données de la soumission à vos autres outils dès leur arrivée.
Attribuer l’enregistrement à un membre de l’équipe selon des conditions : orientez les soumissions des grands comptes vers une équipe et celles des PME vers une autre.
Générer un document : déclenchez la création automatique d’un PDF à partir des données de la soumission.
➔ Logique On-update
Se déclenche chaque fois qu’un champ d’une soumission existante est mis à jour. Les actions disponibles sont similaires à celles de On-submit, mais le déclencheur est une modification d’un élément existant :
Envoyer des notifications automatiques à chaque changement d’étape. Dans un pipeline de recrutement : lorsque le statut passe de « Applied » à « Screening call suggested », le candidat reçoit un e-mail automatique ; lorsqu’il passe à « Test assignment », un autre e-mail est envoyé. Dans un workflow de commande : le client est informé lorsque sa commande passe de « Nouvelle » à « Expédiée » puis « Livrée ».
Réattribuer la soumission lors d’un changement d’étape, par exemple pour la transmettre de l’équipe d’accueil à l’équipe de révision une fois un statut défini.
Générer des documents sous condition : déclenchez un contrat, un certificat ou tout autre document lorsqu’un statut précis est atteint.
Effectuer des calculs ou mettre à jour des champs lorsqu’une valeur clé de la soumission change.
💡 Vous ne savez pas comment configurer la logique dont vous avez besoin ?
Utilisez le Logic Agent : décrivez ce que vous voulez en langage naturel et l’IA vous suggère ou génère les règles. Il fonctionne aussi bien lorsque vous partez de zéro que lorsque vous avez récupéré un modèle et souhaitez comprendre la logique déjà en place ou en ajouter.
La Logic Map vous offre une vue d’ensemble visuelle de toutes les règles de votre formulaire et de la façon dont elles façonnent les différents parcours utilisateurs.
Partager en tant qu’application interne
Lorsque votre projet est prêt pour votre équipe, partagez-le comme application interne privée. Commencez par inviter les membres de votre équipe dans votre espace de travail Formaloo : accédez à votre profil en haut à droite du tableau de bord, ouvrez Workspace members et invitez-les avec le rôle approprié :
Admin : voit automatiquement tous les projets de votre espace de travail,
Member : n’a accès à aucun projet par défaut ; chaque projet sur lequel vous souhaitez collaborer doit être explicitement partagé avec lui.
Une fois votre équipe ajoutée, partagez avec elle les projets concernés et contrôlez les pages que chacun peut voir ou modifier, pour que chacun ne voie que ce qui concerne son rôle.
Partager en tant que tableau de bord public
Vous pouvez publier n’importe quel projet sous forme de lien public en lecture seule : un tableau de bord accessible à toute personne disposant du lien, sans possibilité de modifier les données ni la structure de l’application. Vous contrôlez les vues et les données visibles dans ce mode public.
Pour le publier :
Ouvrez le projet → accédez aux paramètres Share en haut → ouvrez l’onglet Publish → vérifiez que le projet est publié,
Une fois en ligne, un champ Public address s’affiche : copiez ce lien et partagez-le avec votre audience.
Le transformer en portail
Ajouter une couche d’authentification à votre projet publié le transforme en portail : un espace privé à votre image où les utilisateurs externes se connectent et ne voient que leurs propres données (leurs soumissions, leur statut, les formulaires et contenus que vous avez mis à leur disposition).
Pour activer le mode portail dans votre projet :
Ouvrez le projet → paramètres Share → Publish → vérifiez que le projet est publié ;
Cliquez sur l’icône des paramètres en haut à droite → sélectionnez Activate client portal ;
Une fois activé, cliquez sur Manage users et suivez l’assistant de configuration : vous configurerez votre annuaire d’utilisateurs (nouveau, pré-importé ou repris d’un projet existant), déciderez si les utilisateurs peuvent s’inscrire eux-mêmes ou seulement se connecter sur invitation, et ajusterez les autres options d’accès nécessaires à votre flux ;
Une fois tout configuré, le lien du portail est disponible dans ce même onglet Publish.
💡 Mettre votre application ou portail public en marque blanche :
Lorsque vous partagez publiquement votre projet avec des clients ou une audience, vous pouvez configurer un domaine personnalisé pour que votre application ou portail s’affiche sous votre propre URL de marque au lieu d’une adresse Formaloo. Fonctionne pour les formulaires, les applications et les portails.
En résumé
Un projet Formaloo est un élément vivant : vous commencez avec un formulaire et quelques pages par défaut, puis vous le faites évoluer à mesure que votre flux prend forme. Ajoutez ce dont vous avez besoin, connectez ce qui a du sens et publiez-le de la façon qui convient à votre audience.