Un formulaire de demande unique grâce auquel les employés demandent un ordinateur portable, une licence logicielle ou un accès à un système. Chaque soumission reçoit un statut dès son arrivée (Pending, In review, Approved ou Rejected), et les e-mails de confirmation, d’alerte et de décision partent automatiquement à mesure que ce statut évolue. Votre équipe IT traite la file d’attente depuis une vue tableau ou Kanban, génère un PDF clair pour chaque décision et consulte un graphique de tableau de bord indiquant à tout moment le nombre exact de demandes en cours. Les demandeurs et l’équipe IT disposent chacun de leur propre vue de portail sur les mêmes données.

C’est le point de départ du workflow : un formulaire unique qui recueille ce dont une personne a besoin, qui elle est et pourquoi, tout en configurant discrètement les champs que votre équipe utilisera ensuite pour suivre et approuver la demande. Le moyen le plus rapide de le créer est d’utiliser le Form Creation Agent.

1. Créez un nouveau projet : Depuis votre page d’accueil Formaloo, commencez par Form plutôt que par Client portal ou Dashboard. Vous obtenez ainsi un formulaire prêt à l’emploi, ainsi qu’un projet comprenant déjà une page de tableau et une page de graphique.

2. Ouvrez le Form Creation Agent : Depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent. Décrivez votre formulaire en texte libre : « Un formulaire de demande d’équipement et d’accès informatiques pour les employés. Champs publics : nom complet, e-mail professionnel, nom de l’équipe, type de demande au choix entre Ordinateur portable ou matériel, Licence logicielle ou abonnement SaaS, Accès système ou VPN, ou Autre, adresse de livraison, nom de l’outil ou du système, justification en texte long, un champ oui/non “est-ce urgent”, une date “nécessaire avant le” et un téléversement de fichier pour les pièces justificatives. Champs réservés aux administrateurs : une liste déroulante de statut avec Pending, In review, Approved et Rejected, un champ assignee et un champ de texte long pour les notes internes. » Cliquez sur Create.

3. Vérifiez vos champs : Votre formulaire devrait correspondre au tableau ci-dessous. Le Form Creation Agent en aura généré l’essentiel. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspond exactement, car les étapes de logique, d’e-mail et de PDF qui suivent font directement référence à ces ID.

4. Publiez le formulaire : Cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur.

Un formulaire de demande n’est utile que si chaque soumission est suivie dès son arrivée, et non lorsque quelqu’un pense à la mettre à jour. Cette partie définit automatiquement le statut sur Pending à la soumission et conditionne l’affichage des champs d’adresse de livraison et d’outil/système, afin que les demandeurs ne voient que ce qui concerne leur type de demande.

1. Ouvrez Advanced logic : Dans le panneau des paramètres du formulaire, à droite de l’éditeur, ouvrez Advanced logic et allez dans l’onglet Logic.

2. Ouvrez le Logic Agent : Cliquez sur Logic Agent en haut à droite et collez une description simple de toutes les règles à la fois : « Lorsque le type de demande est Ordinateur portable ou matériel, afficher et rendre obligatoire le champ d’adresse de livraison, sinon le garder masqué. Lorsque le type de demande est Licence logicielle ou abonnement SaaS, ou Accès système ou VPN, afficher et rendre obligatoire le champ outil ou système, sinon le garder masqué. Lorsque “est-ce urgent” vaut Oui, afficher le champ “nécessaire avant le”, sinon le garder masqué. À la soumission, définir le statut sur Pending pour chaque soumission. À la soumission, attribuer l’assignee à l’équipe IT. »

3. Générez et vérifiez les règles : Cliquez sur Generate Rules. Formaloo affiche un aperçu de chaque règle ; approuvez-les, refaites-les ou annulez-les individuellement.

4. Enregistrez : Lorsque les règles vous conviennent, cliquez sur Save en haut à droite.

Remarque : Seuls les administrateurs de l’espace de travail peuvent voir ou modifier les champs de statut, d’assignee et de notes internes une fois qu’ils sont réservés aux administrateurs.

Ce workflow repose sur quatre e-mails : une confirmation dès l’arrivée d’une demande, une alerte à l’équipe IT, une escalade en cas d’urgence et un e-mail de décision lorsque le statut change. Chacun est un modèle d’e-mail personnalisé créé avec un bloc AI Content, de sorte qu’il semble rédigé spécialement pour chaque demandeur.

1. Créez votre premier modèle : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and Integrations, puis Custom Email Templates, et cliquez sur Add New Template. Effacez le champ du corps, ajoutez un bloc AI Content et collez un prompt décrivant l’e-mail. Pour l’e-mail de confirmation, utilisez :

Rédige un e-mail de confirmation bref et chaleureux à @requestor_name pour l’informer que sa demande de @request_type a bien été reçue et se trouve désormais dans la file Pending. Indique qu’elle sera examinée prochainement par l’équipe IT. Limite-toi à 2 ou 3 phrases, sur un ton aimable et rassurant. Ajoute un petit badge de statut indiquant « Pending » et un pied de page discret en #999.

2. Nommez le modèle, définissez l’objet et enregistrez : Donnez-lui un nom interne clair, définissez l’objet sur « Nous avons bien reçu votre demande, @requestor_name » et cliquez sur Save.

3. Répétez l’opération pour les trois autres modèles, avec les objets et déclencheurs ci-dessous. Chacun suit le même principe : un prompt IA en langage courant, un objet contenant des champs insérés et un déclencheur que vous configurerez dans les règles logiques de la partie 2.

4. Activez les notifications : Dans la barre latérale droite du créateur de formulaires, cliquez sur Notify. Activez les notifications aux répondants avec votre modèle de confirmation.

5. Ajoutez les déclencheurs conditionnels : De retour dans Advanced logic, ajoutez une action Send email à la règle On Submit pour l’alerte nouvelle demande, ajoutez une action Send email conditionnée pour l’escalade urgente (uniquement lorsque « est-ce urgent » vaut Oui), et ajoutez une action Send email à une règle On Update pour l’e-mail de décision, déclenchée lorsque le statut passe à Approved ou Rejected.

Le dernier élément dont votre équipe IT a besoin est un enregistrement clair et exportable de chaque demande et de sa décision finale, utile pour les audits, le suivi des actifs ou la transmission d’une demande aux achats.

1. Ouvrez l’éditeur de modèles PDF : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and Integrations, puis Custom PDF Template, et cliquez sur Add New Template.

2. Passez en vue HTML et collez le modèle ci-dessous. Il insère chaque champ de votre formulaire à l’aide de variables @field_id, notamment les informations du demandeur, la demande elle-même et la décision de l’équipe IT.

3. Nommez le modèle « IT request record » et cliquez sur Save.

4. Joignez-le à l’e-mail de décision : De retour dans la règle On Update de la partie 3, ajoutez une action Generate PDF utilisant ce modèle, puis joignez le fichier généré à l’e-mail de décision afin que les demandeurs en reçoivent une copie dès que le statut change.

C’est ici que votre équipe traite réellement la file d’attente : ouvrir chaque demande, vérifier les détails et faire avancer le statut au fil des décisions.

1. Ouvrez le tableau des réponses : Depuis votre projet, ouvrez la page de tableau liée à votre formulaire de demande.

2. Attribuez la demande : Définissez le champ assignee sur l’administrateur IT qui l’examine, ou conservez l’équipe attribuée automatiquement.

3. Mettez à jour le statut : Faites passer le champ de statut de Pending à In review, puis à Approved ou Rejected une fois la décision prise. Cette seule modification déclenche l’e-mail de décision et le PDF des parties 3 et 4.

4. Passez au Kanban pour une vue en pipeline : Ajoutez un bloc de données Kanban lié au même formulaire et regroupé par statut, afin que votre équipe puisse faire glisser les demandes d’une étape à l’autre au lieu de modifier la liste déroulante ligne par ligne.

Un portail transforme le même formulaire et les mêmes données en deux expériences distinctes : les demandeurs suivent leurs propres soumissions et les administrateurs IT traitent leur file attribuée, sans que l’un ou l’autre ne voie des données qui ne le concernent pas.

1. Activez le portail : Depuis votre projet, cliquez sur l’icône Settings et sélectionnez Activate Portal. Ouvrez le Setup Wizard et connectez un annuaire d’utilisateurs.

2. Ajoutez des rôles : Dans l’annuaire d’utilisateurs, ouvrez Edit Profile Fields et ajoutez les rôles « Requestor » et « IT admin ».

3. Limitez les demandeurs à leurs propres données : Sur la page « My requests », passez en Edit Mode, ouvrez Options → Manage Access et activez Allow users to view only their data sur le champ requestor_email.

4. Limitez les administrateurs IT à leur file attribuée : Sur les pages filtrées par assignee, activez Allow assignees to view only their data sur le champ assignee.

Remarque : Vous pouvez définir un domaine personnalisé pour votre portail, disponible avec le forfait Business ou via l’option Brand removal.

La page de graphique par défaut fournie avec votre projet permet à la direction et à l’équipe IT de visualiser d’un coup d’œil l’état de la file d’attente, sans toucher à une seule ligne.

1. Ouvrez la page de graphique : Depuis votre projet, accédez à la page contenant le bloc de données Chart par défaut lié à votre formulaire.

2. Regroupez par statut : Configurez le graphique pour regrouper par champ de statut, afin de voir à tout moment combien de demandes sont en Pending, In review, Approved et Rejected.

3. Ajoutez un second graphique par type de demande : Vous pouvez également ajouter un graphique à barres regroupé par type de demande pour voir si la majorité des demandes concernent le matériel, les logiciels ou les accès.

Un formulaire unique qui recueille toutes les demandes d’équipement et d’accès de votre équipe, avec un statut défini dès la soumission et mis à jour au fil de l’examen. Les demandeurs reçoivent immédiatement une confirmation, puis un e-mail de décision avec PDF en pièce jointe dès que le statut change. L’équipe IT voit les demandes urgentes signalées séparément des demandes courantes, travaille depuis une vue tableau ou Kanban et peut générer un PDF clair pour chaque décision. Demandeurs et équipe IT disposent chacun de leur propre vue de portail, et un graphique de tableau de bord montre l’état de toute la file sans que personne n’ait à fouiller dans les lignes.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.

Employee request workflow — Gestion des demandes internes conçue pour les équipes RH et opérations. Remplacez les types de demande par des demandes de matériel, de logiciel et d’accès, et le même principe de suivi du statut présenté dans cet article s’applique directement.

Job applicant tracking workflow — Suit les candidats à travers les étapes de recrutement avec une responsabilité attribuée par assignee. Cette même combinaison assignee + statut est exactement ce qui achemine les demandes IT vers le bon administrateur.

Patient intake & consent workflow for healthcare — Associe une logique d’admission conditionnelle à un document de consentement PDF généré et à un pipeline Kanban d’administration, les deux mêmes éléments sur lesquels reposent les parties 4 et 5 de ce workflow.

Vous n’avez pas encore de formulaire ? Créez-en un en quelques secondes avec le Form Creation Agent : décrivez ce dont vous avez besoin et Formaloo crée le formulaire pour vous.