À la fin de ce guide, vous disposerez d’un formulaire d’intégration des prestataires sur deux pages qui recueille les informations d’identité, le bon formulaire fiscal selon le pays du prestataire et un NDA signé électroniquement. Chaque soumission génère un PDF interne, passe automatiquement des RH à l’équipe IT via les changements de Status, et arrive dans un portail où prestataires, RH et IT ne voient chacun que leur propre partie du processus.

Commencez par un projet Form depuis votre page d’accueil Formaloo : il inclut déjà un formulaire et un tableau qui y est relié. C’est ici que les prestataires soumettront leurs informations d’identité, leurs documents fiscaux et leur NDA signé.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : Depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent, puis décrivez votre formulaire en texte libre au lieu de le créer champ par champ.

2. Collez ce prompt : « Crée un formulaire d’intégration des prestataires sur deux pages. Page 1 : nom légal complet (texte court), adresse e-mail (champ e-mail), date de début de la mission (date), type d’engagement (liste déroulante : Prestataire indépendant, Société à société, Prestataire international), pays de déclaration fiscale (liste déroulante : États-Unis, Hors États-Unis), un téléversement de fichier pour le formulaire W-9 et un téléversement de fichier pour le formulaire W-8BEN. Page 2 : une question oui/non demandant s’il a lu et accepte le NDA, et un champ de signature pour signer le NDA. Ajoute aussi ces champs réservés aux administrateurs : une liste déroulante Status (Submitted, Documents verified, Pending IT provisioning, Access granted, Onboarding complete), un champ Assignee, un champ de texte long pour les notes internes, une liste déroulante à choix multiples pour les systèmes et accès requis (E-mail et messagerie, Dépôt de code source, Infrastructure cloud, VPN, Systèmes de données clients, Badge/accès aux locaux) et un champ oui/non pour l’attribution des accès IT terminée. »

3. Cliquez sur Create : Formaloo crée le formulaire complet sur deux pages à partir de cette description en quelques secondes.

4. Vérifiez que vos champs correspondent à ce tableau : Le Form Creation Agent en aura généré l’essentiel. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspond exactement avant de continuer.

5. Ajoutez manuellement le champ de signature si le Form Creation Agent ne l’a pas inclus : Cliquez sur le bouton + de la page 2, faites défiler jusqu’à Signature et sélectionnez-le. Le champ de signature de Formaloo permet aux prestataires de signer en dessinant ou en saisissant leur nom, et il est conçu précisément pour ce type de signature électronique juridiquement contraignante.

6. Publiez le formulaire : Cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur. C’est différent de Save, qui ne s’applique qu’aux règles logiques, aux modèles d’e-mail et aux modèles PDF.

C’est ici que le formulaire détermine intelligemment quel document fiscal demander et empêche un prestataire de signer avant d’avoir réellement donné son accord. Tout cela se trouve dans la logique avancée du même formulaire, sans outil d’automatisation séparé.

1. Ouvrez Advanced logic : Dans l’éditeur de formulaire, ouvrez Form settings à droite et cliquez sur Advanced logic, puis allez dans l’onglet Logic.

2. Cliquez sur Logic Agent : En haut à droite du panneau Logic, cliquez sur Logic Agent pour ouvrir la fenêtre de prompt.

3. Collez ce prompt dans le Logic Agent : « Si “Dans quel pays effectuez-vous votre déclaration fiscale ?” est égal à “États-Unis”, afficher et rendre obligatoire “Téléversez votre formulaire W-9”. S’il est égal à “Hors États-Unis”, afficher et rendre obligatoire “Téléversez votre formulaire W-8BEN”. Les deux téléversements sont masqués et facultatifs par défaut. Si “Avez-vous lu et acceptez-vous les conditions du NDA ?” est égal à “Oui”, afficher et rendre obligatoire “Signez le NDA ci-dessous”. Il est masqué et facultatif par défaut. »

4. Cliquez sur Generate rules : Examinez l’aperçu de chaque règle proposé par l’IA, approuvez-la, refaites-la ou annulez-la si nécessaire, puis effectuez les ajustements manuels.

5. Cliquez sur Save en haut à droite lorsque les règles vous conviennent.

Remarque : Comme le champ de signature n’apparaît qu’après que le prestataire a répondu « Oui » à la question sur le NDA, il est impossible d’atteindre le bouton d’envoi sans avoir d’abord donné son accord.

Quatre e-mails courts et ciblés font fonctionner ce workflow : l’un confirme la soumission au prestataire, un autre alerte les RH, un autre transmet la demande à l’équipe IT et le dernier informe le prestataire qu’il peut commencer. En les créant tous les quatre maintenant, la logique de la partie 5 aura quelque chose à envoyer.

1. Ouvrez le créateur de modèles d’e-mail : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and integrations et ouvrez Custom email templates. Cliquez sur Add new template.

2. Créez le modèle « Submission received » : Définissez l’objet sur « Merci d’avoir complété votre dossier d’intégration, @full_legal_name ». Effacez le corps, ajoutez un bloc AI Content et utilisez ce prompt : « Rédige un e-mail de confirmation chaleureux et rassurant pour un nouveau prestataire qui vient de soumettre son dossier d’intégration. Confirme sa réception, indique que les RH l’examineront et reviendront vers lui avant sa date de début, et qu’il n’a rien d’autre à faire pour le moment. 3 à 4 phrases, moins de 80 mots. » Nommez et enregistrez le modèle.

3. Créez le modèle « New submission for review » : Définissez l’objet sur « Nouvelle intégration de prestataire soumise : @full_legal_name (réf. CO-@rowid) ». Utilisez ce prompt : « Rédige un e-mail interne court et factuel à l’équipe d’intégration RH annonçant une nouvelle soumission de prestataire. Indique le nom du prestataire, le type d’engagement et la date de début, et précise que ses documents sont prêts à être examinés. Moins de 60 mots, sans formules de politesse superflues. » Enregistrez le modèle.

4. Créez le modèle « New IT access request » : Définissez l’objet sur « Demande d’accès IT : @full_legal_name commence le @start_date (réf. CO-@rowid) ». Utilisez ce prompt : « Rédige un e-mail interne court et factuel à l’équipe IT lui demandant d’attribuer les accès d’un nouveau prestataire. Mentionne les systèmes demandés et demande-lui de marquer la demande comme terminée une fois les accès accordés. Ton direct, moins de 70 mots. » Enregistrez le modèle.

5. Créez le modèle « You’re all set » : Définissez l’objet sur « Tout est prêt pour votre arrivée, @full_legal_name ». Utilisez ce prompt : « Rédige un e-mail de bienvenue bref et chaleureux confirmant que les accès du prestataire ont été attribués et qu’il est prêt à commencer à sa date de début. Indique qui contacter si quelque chose ne fonctionne pas le premier jour. Moins de 70 mots. » Enregistrez le modèle.

Chaque soumission nécessite un enregistrement interne unique réunissant l’identité, la situation fiscale et le NDA signé, auquel les RH et l’équipe IT pourront se référer si quelqu’un demande plus tard si l’intégration s’est déroulée correctement.

1. Ouvrez le créateur de modèles PDF : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and integrations et ouvrez Custom PDF templates. Cliquez sur Add new template.

2. Passez en vue HTML : Basculez l’éditeur en HTML et collez le balisage de votre PDF, ou concevez-le directement dans l’éditeur visuel si vous préférez ne pas le coder à la main.

3. Référencez vos champs avec des variables @ : Utilisez @full_legal_name, @email_address, @tax_country, @w9_upload, @w8ben_upload, @nda_signature, @status, @rowid et @created_at partout où ces valeurs doivent apparaître.

4. Nommez le modèle et cliquez sur Save.

Remarque : Ce PDF est un enregistrement d’audit interne et n’est pas destiné à être envoyé au prestataire. Ne le joignez à aucun e-mail sortant et laissez les RH et l’équipe IT le récupérer depuis la ligne de réponse lorsqu’ils en ont besoin.

C’est la partie qui fait réellement passer une soumission de « vient d’arriver » à « l’équipe IT s’en occupe » puis à « terminé », sans que personne n’ait à transférer quoi que ce soit manuellement.

1. Ajoutez la règle On Submit : Dans Advanced logic, ouvrez l’onglet On Submit et cliquez sur Add rule. Définissez les actions : définir « Status » sur « Submitted », attribuer « Assignee » à votre équipe d’intégration RH, envoyer le modèle « Submission received » à @email_address, envoyer le modèle « New submission for review » à la boîte de réception partagée de votre équipe RH et générer un PDF à partir de votre modèle PDF d’intégration.

2. Ajoutez la règle On Update pour la transmission à l’équipe IT : Ouvrez l’onglet On Update et cliquez sur Add rule. Condition : « Status » passe à « Pending IT provisioning ». Actions : attribuer « Assignee » à votre équipe IT et envoyer le modèle « New IT access request » à la boîte de réception partagée de l’équipe IT.

3. Ajoutez la règle On Update de finalisation : Ajoutez une seconde règle On Update. Condition : « Attribution des accès IT terminée » passe à « Oui ». Actions : définir « Status » sur « Access granted » et envoyer le modèle « You’re all set » à @email_address.

4. Cliquez sur Save en haut à droite.

Remarque : Les RH font passer manuellement un enregistrement à « Pending IT provisioning » une fois les documents vérifiés ; c’est ce qui déclenche réellement la transmission à l’équipe IT.

Le dernier élément consiste à offrir à chacun sa propre vue : les prestataires suivent leur statut, les RH voient tout et l’équipe IT ne voit que les demandes qui l’attendent, rien d’autre dans votre espace de travail.

1. Activez le portail : Ouvrez votre projet, cliquez sur l’icône d’engrenage et sélectionnez Activate portal. Cliquez sur Manage users, puis lancez le Setup wizard : connectez un nouvel annuaire d’utilisateurs pour les prestataires, configurez les paramètres de connexion et d’inscription, puis activez le profil utilisateur sur votre formulaire d’intégration afin que les prestataires ne voient que leurs propres soumissions.

2. Créez la page de soumission du prestataire : Ajoutez votre formulaire d’intégration sous forme de bloc Form sur sa propre page, intitulée « Submit your onboarding paperwork ».

3. Créez la page de statut du prestataire : Ajoutez un bloc de données Table intitulé « My onboarding status », relié au même formulaire. Passez en mode Edit, ouvrez Options, faites défiler jusqu’à Manage access, sélectionnez le champ de profil et activez Allow users to view only their data. Laissez la modification désactivée, car cette page est en lecture seule.

4. Créez les pages du groupe RH : Ajoutez un bloc Kanban intitulé « All contractors », regroupé par Status. Ajoutez trois blocs Table : « New submissions » (du plus récent au plus ancien, sans filtre), « Pending IT provisioning » (filtré sur Status égal à Pending IT provisioning, du plus ancien au plus récent) et « Onboarding complete » (filtré sur Status égal à Access granted).

5. Limitez les pages RH à votre équipe RH : Sur chaque page RH, ouvrez le menu à trois points et cliquez sur Access. Sous les utilisateurs internes, sélectionnez votre équipe d’intégration RH afin que personne en dehors des RH ne voie ces pages par défaut.

6. Créez et restreignez les pages de l’équipe IT : Ajoutez un bloc Table intitulé « IT access queue », filtré sur Status égal à Pending IT provisioning, du plus ancien au plus récent. Ajoutez un bloc Kanban intitulé « My assigned handoffs », regroupé par Status. Sur les deux pages, ouvrez Access et limitez-les à votre équipe IT, comme vous l’avez fait pour les RH.

7. Limitez « My assigned handoffs » à la file de chaque membre IT : Passez ce bloc en mode Edit, ouvrez Options, faites défiler jusqu’à Manage access, sélectionnez le champ Assignee et activez Allow assignees to view only their data. Chaque membre de l’équipe IT ne voit désormais que les demandes qui lui sont attribuées.

Un formulaire unique gère désormais l’ensemble du dossier d’intégration d’un prestataire, le bon document fiscal selon son pays et une signature de NDA juridiquement contraignante, le tout chiffré par défaut et adossé à un PDF interne. Les seuls changements de Status font passer l’enregistrement de la file des RH à celle de l’équipe IT, et l’accès basé sur l’Assignee garantit que l’équipe IT ne voit que les demandes qui l’attendent, jamais le reste des données de votre espace de travail. Les prestataires obtiennent une vraie réponse à la question « puis-je commencer ? » sans écrire à personne, et chaque transmission entre équipes est horodatée et traçable.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.