À la fin de ce guide, vous disposerez d’un formulaire de demande d’achat qui vérifie lui-même l’exhaustivité de ses justificatifs, effectue une analyse IA du risque fournisseur avant tout examen et achemine chaque demande vers le bon circuit d’approbation selon son montant. Les petits achats sont approuvés instantanément, les achats moyens sont transmis au responsable du service et les achats importants reçoivent l’accord du responsable puis l’examen du service financier. Chaque demande approuvée se conclut par un bon de commande PDF à votre image et par une vue dédiée pour les demandeurs, les responsables et la finance.

C’est le formulaire à partir duquel chaque demande commence. Il recueille les coordonnées du demandeur, l’achat lui-même et les justificatifs fournisseurs dont dépend le reste du workflow, ainsi que les champs réservés aux administrateurs qui suivent le statut et la responsabilité en coulisses. Le moyen le plus rapide de le créer est d’utiliser le Form Creation Agent : décrivez le formulaire et Formaloo génère les champs pour vous.

1. Créez un nouveau projet : Depuis votre page d’accueil Formaloo, démarrez un nouveau projet avec Form. Il inclut déjà un formulaire, ce qui constitue le point de départ le plus rapide pour ce workflow.

2. Créez le formulaire avec le Form Creation Agent : Depuis votre page d’accueil, cliquez sur Form Creation Agent et collez un prompt décrivant le formulaire : « Crée un formulaire de demande d’achat pour un workflow d’approvisionnement interne. Inclus : nom complet, adresse e-mail, service (liste déroulante), article ou service acheté (texte long), nom du fournisseur, montant total de l’achat (nombre), centre de coûts, justification de l’achat (texte long) et un téléversement de fichier pour le devis ou la facture du fournisseur. Ajoute aussi ces champs réservés aux administrateurs : une liste déroulante Status avec les options Missing info, Auto-approved, Pending manager approval, Pending finance approval, Approved et Rejected ; un champ Assignee ; et un champ de texte long Internal notes. » Cliquez sur Create.

3. Vérifiez vos champs : Votre formulaire devrait ressembler à ceci. Le Form Creation Agent en aura généré l’essentiel : vérifiez donc que chaque champ et chaque ID de champ correspond exactement.

4. Publiez le formulaire : Cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur pour le mettre en ligne.

Avant tout acheminement vers un responsable, le workflow vérifie la présence des deux justificatifs réellement nécessaires : le devis fournisseur et le centre de coûts. Si l’un d’eux manque, la demande est signalée et le demandeur en est informé immédiatement, au lieu qu’un approbateur découvre l’oubli plus tard.

1. Créez le modèle d’e-mail pour les informations manquantes : Cliquez sur l’icône de votre profil → Apps & integrations → Email templates → + Add new template. Nommez-le « Missing information » et utilisez le menu @ pour insérer chaque référence de champ plutôt que de la saisir de mémoire. Voici le modèle complet :

Objet : Votre demande d’achat nécessite des informations complémentaires

Corps : Bonjour @requester_name,

Merci d’avoir soumis votre demande d’achat pour @item_description auprès de @vendor_name (@amount). Avant de pouvoir la traiter, il nous manque un élément : le devis ou la facture du fournisseur, ou bien le centre de coûts.

Merci de répondre à cet e-mail ou de compléter votre soumission avec l’élément manquant, et nous reprendrons son traitement immédiatement.

Merci, L’équipe Achats

2. Ouvrez Advanced logic : Dans l’éditeur de formulaire, ouvrez le panneau des paramètres du formulaire à droite, cliquez sur Advanced logic, puis allez dans l’onglet On submit.

3. Ajoutez la règle d’exhaustivité avec le Logic Agent : Cliquez sur Logic Agent en haut à droite du panneau Logic et collez : « Si “Téléversez le devis ou la facture du fournisseur” n’a pas de réponse, ou si “Sur quel centre de coûts cet achat doit-il être imputé ?” n’a pas de réponse, définir Status sur Missing info, puis envoyer un e-mail à l’adresse du demandeur avec le modèle Missing information. » Cliquez sur Generate Rules.

4. Vérifiez et enregistrez : Approuvez la règle générée, effectuez les ajustements manuels nécessaires et cliquez sur Save en haut à droite.

C’est l’étape qui repère un devis suspect ou un prix anormal avant même qu’une personne n’ouvre la demande. Un Agent Field lit le devis fournisseur et les détails de l’achat dès la soumission du formulaire et rédige une analyse de risque privée visible uniquement par les approbateurs. Le demandeur ne la voit jamais, et aucun paramètre ne permet de modifier cela.

Remarque : L’Agent Field est disponible avec les forfaits Business et Enterprise.

1. Ouvrez le panneau Add field : Dans votre éditeur de formulaire, cliquez sur Add field et sélectionnez Agent Field. Il est ajouté au canevas en tant que champ réservé aux administrateurs par défaut, sans position dans le formulaire en ligne.

2. Rédigez le prompt : Ouvrez la zone de prompt du champ et écrivez : « En te basant sur @vendor_name, @item_description, @amount et @vendor_quote, signale tout élément inhabituel concernant cet achat, comme un prix gonflé, un fournisseur qui ne correspond pas à l’article ou un manque de détails tarifaires dans le devis. Réponds en un court paragraphe. » Utilisez le menu @ pour insérer chaque référence de champ plutôt que de la saisir de mémoire.

3. Définissez l’ID et le titre du champ : Nommez le champ « AI vendor risk summary » et définissez son ID sur ai_risk_summary afin de pouvoir l’insérer plus tard dans les e-mails et le PDF.

4. Publiez le formulaire : Cliquez sur Publish pour mettre le champ en ligne.

Remarque : L’Agent Field s’exécute juste après la création de la ligne de réponse, et non avant : il termine généralement en quelques secondes, mais il n’est pas garanti qu’il soit prêt à l’instant où un e-mail On Submit part. Les e-mails de notification aux responsables et à la finance de la partie suivante font référence à ce champ : si vous le voyez arriver vide, c’est qu’il a été complété quelques secondes après l’envoi de l’e-mail.

C’est ici que le workflow décide qui doit examiner une demande. Les achats inférieurs ou égaux à 500 $ sont approuvés automatiquement. Au-delà, la demande est transmise au responsable du service du demandeur, et tout montant supérieur à 5 000 $ est escaladé à la finance après l’accord du responsable. Ajustez ces deux seuils selon votre propre politique d’approbation.

1. Créez vos équipes de responsables et de finance : Allez dans Workspace members → Teams et créez une équipe par service nécessitant son propre approbateur (par exemple « Marketing managers », « Sales managers », « Engineering managers »), ainsi qu’une équipe « Finance ».

2. Créez deux autres modèles d’e-mail : De la même manière qu’à la partie 2, ajoutez ces deux modèles.

« Auto-approval confirmation »

Objet : Votre demande d’achat a été approuvée

Corps : Bonjour @requester_name,

Bonne nouvelle : votre demande d’achat pour @item_description auprès de @vendor_name (@amount) a été approuvée automatiquement. Elle se situe sous notre seuil d’approbation automatique, aucun examen par un responsable n’est donc nécessaire.

Vous pouvez procéder à l’achat. Un bon de commande suivra prochainement.

Merci, L’équipe Achats

« Manager approval needed »

Objet : Approbation requise : demande d’achat de @requester_name

Corps : Bonjour à tous,

Une nouvelle demande d’achat de @requester_name (@department) nécessite votre examen.

Article : @item_description Fournisseur : @vendor_name Montant : @amount Justification : @justification

Points signalés par l’IA avant votre examen : @ai_risk_summary

Merci d’ouvrir la demande pour l’approuver ou la refuser.

Merci, Workflow Achats Formaloo

3. Ajoutez les règles de routage avec le Logic Agent : De retour dans Advanced logic → On submit → Logic Agent, collez : « Si Status n’est pas Missing info et que “Quel est le montant total de l’achat ?” est inférieur ou égal à 500, définir Status sur Auto-approved, puis envoyer un e-mail au demandeur avec le modèle Auto-approval confirmation. Si Status n’est pas Missing info et que le montant de l’achat est supérieur à 500, définir Status sur Pending manager approval, attribuer Assignee à l’équipe de responsables correspondant au service (par exemple, attribuer à Marketing managers si le service est Marketing, à Sales managers si le service est Sales, et ainsi de suite pour chacun de vos services), puis envoyer un e-mail à l’équipe de responsables assignée avec le modèle Manager approval needed. » Cliquez sur Generate Rules.

4. Créez les modèles d’escalade et de refus : Ajoutez ces deux modèles.

« Finance approval needed »

Objet : Validation de la finance requise : demande d’achat ($@amount)

Corps : Bonjour à l’équipe Finance,

Cette demande d’achat de @requester_name (@department) a déjà été approuvée par le responsable du service et nécessite maintenant votre validation, car elle dépasse notre seuil standard.

Article : @item_description Fournisseur : @vendor_name Montant : @amount Justification : @justification

Points signalés par l’IA avant votre examen : @ai_risk_summary

Merci d’ouvrir la demande pour finaliser la décision.

Merci, Workflow Achats Formaloo

« Purchase not approved »

Objet : Votre demande d’achat n’a pas été approuvée

Corps : Bonjour @requester_name,

Votre demande d’achat pour @item_description auprès de @vendor_name n’a pas été approuvée cette fois-ci. Pour plus de détails, contactez directement votre responsable ou l’équipe Finance.

Merci, L’équipe Achats

5. Ajoutez les règles d’escalade : Passez à l’onglet On update et cliquez sur Logic Agent. Collez : « Si Status passe à Approved et que le montant de l’achat est supérieur à 5000, définir Status sur Pending finance approval, attribuer Assignee à Finance, puis envoyer un e-mail à Finance avec le modèle Finance approval needed. Si Status passe à Rejected, envoyer un e-mail au demandeur avec le modèle Purchase not approved. » Cliquez sur Generate Rules.

6. Vérifiez et enregistrez : Approuvez les deux ensembles de règles et cliquez sur Save.

Lorsqu’une demande obtient son approbation finale, qu’il s’agisse d’un responsable validant un achat moyen ou de la finance validant un achat important, elle doit produire un document et prévenir le demandeur. Cette partie crée ce PDF et configure les deux règles qui terminent le workflow.

1. Créez le modèle PDF : Cliquez sur l’icône de votre profil → Apps & integrations → PDF templates → + Add new template. Passez en vue HTML et collez le modèle ci-dessous. Nommez-le « Purchase order » et enregistrez.

2. Créez l’e-mail d’approbation finale : Ajoutez ce modèle.

« Purchase approved »

Objet : Votre demande d’achat a été approuvée

Corps : Bonjour @requester_name,

Votre demande d’achat pour @item_description auprès de @vendor_name (@amount) a été entièrement approuvée. Le bon de commande est joint au format PDF pour vos dossiers.

Vous pouvez procéder à l’achat.

Merci, L’équipe Achats

3. Ajoutez les règles de clôture : De retour dans Advanced logic → On update → Logic Agent, collez : « Si Status passe à Approved et que le montant de l’achat est inférieur ou égal à 500, envoyer un e-mail au demandeur avec le modèle Purchase approved, puis générer un PDF avec le modèle Purchase order. Si Status passe à Approved et que Assignee est Finance, envoyer un e-mail au demandeur avec le modèle Purchase approved, puis générer un PDF avec le modèle Purchase order. » Cliquez sur Generate Rules.

4. Vérifiez et enregistrez : Approuvez les règles et cliquez sur Save. Chaque parcours du workflow, qu’il soit approuvé automatiquement, par un responsable ou par la finance, se termine désormais par un document et une notification.

Les responsables de service et l’équipe Finance sont des membres internes de l’espace de travail, et non des utilisateurs inscrits au portail : leurs pages sont donc restreintes via les contrôles d’accès internes plutôt que par un rôle de portail. Les demandeurs sont le seul groupe qui doit réellement se connecter à un portail, puisqu’ils suivent leurs propres soumissions depuis l’extérieur de l’espace de travail.

1. Ajoutez vos blocs de données : Sur les pages de votre projet, ajoutez un tableau Kanban regroupé par Status pour une visibilité complète, ainsi que des blocs Table filtrés sur les demandes attribuées à chaque équipe de responsables et sur la file d’attente de l’équipe Finance.

2. Limitez les pages des responsables et de la finance à leur équipe : Passez en mode Edit, ouvrez le menu à trois points d’une page → Access, et choisissez Specific teams en sélectionnant l’équipe de responsables ou de finance correspondante.

3. Activez le portail pour les demandeurs : Cliquez sur l’icône d’engrenage de votre projet → Activate client portal → Manage users → Setup wizard, puis connectez un nouvel annuaire d’utilisateurs pour que les demandeurs puissent s’inscrire et se connecter.

4. Limitez « My requests » aux données de chaque demandeur : Sur le tableau destiné aux demandeurs, ouvrez Options → Manage access, sélectionnez le champ de profil du demandeur et activez Allow users to view only their data.

Astuce : Si vous publiez ce portail en dehors de votre espace de travail, vous pouvez définir un domaine personnalisé à la place de l’URL Formaloo par défaut, disponible avec le forfait Business ou via l’option Brand removal.

Vous disposez désormais d’un workflow de demande d’achat qui détecte lui-même les justificatifs manquants, signale le risque fournisseur avant qu’une personne n’ouvre la demande et achemine chaque achat vers le bon circuit d’approbation selon son montant. Les petits achats sont validés instantanément, les plus importants obtiennent exactement les accords nécessaires, et chaque décision se conclut par un PDF à votre image et une notification. Les responsables et la finance ne voient que leur propre file d’attente, et les demandeurs peuvent suivre leurs demandes sans avoir à écrire à qui que ce soit pour connaître leur avancement.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.

Vous n’avez pas encore de formulaire ? Créez-en un en quelques secondes avec le Form Creation Agent.