Un processus d’exceptions de risque fournisseur destiné aux équipes conformité et achats. Un demandeur signale un fournisseur qui échoue à un contrôle de conformité, par exemple un rapport SOC 2 manquant ou une attestation d’assurance expirée, et explique pourquoi l’entreprise doit malgré tout poursuivre. Un responsable de la conformité examine la demande dans un pipeline Kanban et, dès qu’il l’approuve, Formaloo génère automatiquement un dossier d’audit PDF à votre image, d’apparence signée, et l’envoie directement par e-mail au demandeur. Personne n’a besoin de penser à exporter un document après coup. Le dossier existe à la seconde même où la décision est prise.

C’est ici que vous recueillez la demande elle-même : quel fournisseur, quel écart de conformité il présente, pourquoi l’entreprise souhaite poursuivre et combien de temps l’exception doit durer. Créez-le avec le Form Creation Agent afin que les champs, y compris ceux réservés aux administrateurs, soient générés pour vous en quelques secondes.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent.

2. Décrivez le formulaire : collez une instruction décrivant un formulaire de demande d’exception de risque fournisseur. Incluez les champs publics (nom du fournisseur, nom du demandeur, e-mail du demandeur, exigence de conformité non respectée avec les options rapport SOC 2 manquant, attestation d’assurance expirée, absence d’accord de traitement des données signé, questionnaire de sécurité échoué ou autre, un champ de texte libre pour décrire l’écart si « autre » est choisi, la justification métier, les dépenses annuelles estimées, la durée de l’exception, un téléversement de fichier pour les pièces justificatives et une confirmation oui/non que l’exception sera réexaminée à son expiration). Décrivez explicitement les champs réservés aux administrateurs : une liste déroulante Status (Submitted, Under review, Approved, Rejected, Expired), un champ Assignee et un champ de notes internes de conformité.

3. Générez et vérifiez : cliquez sur Create. Votre formulaire devrait ressembler à ceci : le Form Creation Agent en aura généré la plus grande partie.

Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspondent au tableau ci-dessus, et que les champs Status, Assignee et notes internes sont bien réservés aux administrateurs.

4. Rendez le champ de confirmation obligatoire : ouvrez le champ « Do you acknowledge this exception will be re-reviewed when it expires? » et rendez-le obligatoire, afin que le formulaire ne puisse pas être soumis tant que le demandeur n’a pas répondu oui.

5. Publiez le formulaire : cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur.

C’est le document qui justifie à lui seul la création de ce processus. Au lieu qu’un responsable de la conformité rédige une note après chaque approbation, Formaloo assemble un PDF clair et à votre image directement à partir des données de la réponse, dès son approbation.

1. Ouvrez les modèles PDF : cliquez sur l’icône de votre profil, accédez à Apps and Integrations et ouvrez Custom PDF Template.

2. Ajoutez un nouveau modèle : cliquez sur Add New Template et basculez l’éditeur en vue HTML.

3. Construisez le document : collez votre mise en page PDF : un en-tête avec le titre du document et le numéro de référence, un badge de statut approuvé, une section sur le fournisseur et la demande, la section sur l’écart de conformité, la justification métier dans un encadré et une ligne d’approbation indiquant qui l’a approuvée et quand.

4. Insérez les données : faites référence à chaque champ avec son @field_id, par exemple @vendor_name, @requester_name, @compliance_gap, @business_justification, @reference_number et @exception_duration, afin que chaque PDF généré soit propre à la réponse concernée.

5. Nommez-le et enregistrez-le : donnez au modèle un nom comme « Vendor risk exception approval » et cliquez sur Save.

C’est le cœur de l’automatisation. Une règle On Update surveille le passage du champ Status à Approved et, lorsqu’elle se déclenche, elle enchaîne deux actions : elle génère le PDF, puis l’envoie directement par e-mail au demandeur. Personne n’a besoin de penser à effectuer l’une ou l’autre étape manuellement.

1. Ouvrez Advanced logic : dans l’éditeur de formulaire, ouvrez Advanced logic dans le panneau des paramètres à droite et accédez à l’onglet Logic.

2. Ouvrez le Logic Agent : cliquez sur Logic Agent dans le coin supérieur droit du panneau Logic.

3. Décrivez la règle : rédigez une instruction en texte brut décrivant l’automatisation : lorsque Status passe à Approved, générer un PDF à l’aide du modèle Vendor risk exception approval et envoyer l’e-mail d’approbation à l’adresse e-mail du demandeur avec ce PDF en pièce jointe. Décrivez également la règle complémentaire : lorsque Status passe à Rejected, envoyer l’e-mail de refus à l’adresse e-mail du demandeur.

4. Générez et vérifiez : cliquez sur Generate Rules. Examinez l’aperçu des deux règles proposé par l’IA et approuvez-les.

5. Créez les modèles d’e-mail : avant d’enregistrer, assurez-vous que vos modèles d’e-mail « Exception approved » et « Exception declined » existent, afin que la règle ait un modèle auquel se rattacher.

6. Finalisez et enregistrez : une fois que les deux règles font référence aux bons modèles, cliquez sur Save dans le coin supérieur droit.

7. Vérifiez l’emplacement du PDF : une fois une demande approuvée, ouvrez la ligne de réponse dans la vue des réponses du formulaire. Le PDF généré apparaît joint à cette ligne.

Un portail offre aux responsables de la conformité un pipeline de travail au lieu d’un simple tableur, et permet aux demandeurs de suivre leurs propres demandes sans solliciter directement l’équipe conformité.

1. Activez le portail : dans les Settings de votre projet, cliquez sur Activate Portal, puis sur Manage User pour ouvrir l’assistant de configuration, et connectez un annuaire d’utilisateurs. Cela configure le portail pour vos demandeurs, c’est-à-dire le volet externe de ce processus.

2. Ajoutez un rôle de demandeur : ajoutez un rôle de demandeur dans l’annuaire d’utilisateurs afin que les demandeurs arrivent sur leurs propres pages lorsqu’ils se connectent.

3. Limitez les demandeurs à leurs propres enregistrements : sur la page « My exception requests », activez Allow users to view only their data afin que chaque demandeur ne voie que ce qu’il a soumis.

4. Attribuez aux responsables de la conformité une équipe, et non un rôle de portail : les responsables de la conformité sont des utilisateurs internes, et non des inscrits au portail. Ajoutez-les comme membres de l’espace de travail et placez-les dans une équipe d’espace de travail Compliance.

5. Limitez la vue Kanban à cette équipe : sur la page des tâches attribuées au responsable de la conformité, ouvrez le menu Access de la page et, sous Internal users, sélectionnez Specific teams → Compliance, afin que seuls les responsables de cette équipe puissent la voir. Chaque demande reste acheminée via le champ Assignee au sein de cette vue partagée.

6. Ajoutez une page de référence des modèles d’e-mail : sur la même page, documentez les quatre modèles de la partie 3, leurs objets et le moment où chacun se déclenche : confirmation de soumission (« Nous avons bien reçu votre demande d’exception pour @vendor_name », envoyé à la soumission), nouvelle demande attribuée (« Examen requis : demande d’exception pour @vendor_name », envoyé lorsqu’une demande est attribuée), exception approuvée (« Votre exception pour @vendor_name a été approuvée », envoyé lorsque Status passe à Approved, PDF joint) et exception refusée (« Mise à jour concernant votre demande d’exception pour @vendor_name », envoyé lorsque Status passe à Rejected).

7. Publiez le portail : partagez le lien du portail avec votre équipe conformité et vos demandeurs.

Remarque : vous pouvez définir un domaine personnalisé pour votre portail, disponible avec le Business plan ou via l’add-on Brand removal.

Un processus d’exceptions de risque fournisseur où rien ne dépend de la mémoire de quelqu’un pour une étape manuelle. Les demandes arrivent avec le contexte dont la conformité a besoin pour prendre une vraie décision, et pas seulement un oui ou un non. Dès qu’un responsable en approuve une, un PDF d’apparence signée et prêt pour l’audit est créé et arrive automatiquement dans la boîte de réception du demandeur, avec un numéro de référence qui le relie à cette décision précise. Si un auditeur demande un jour qui a approuvé une exception pour un fournisseur donné et pourquoi, la réponse se trouve à portée d’une vue filtrée du tableau, au lieu d’une semaine de fouilles dans les boîtes de réception.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.

Employee request workflow — Acheminement des demandes internes pour les équipes RH et opérations. Le même schéma piloté par le statut et déclenché à l’approbation s’applique directement à une file d’exceptions de risque fournisseur.

Scholarship & grant application with scoring and approval — Un processus d’approbation à plusieurs évaluateurs avec e-mails de décision automatisés. Remplacez les critères de notation par des champs d’écart de conformité et le schéma reste valable.

Patient intake & consent workflow for healthcare — Associe une logique d’admission conditionnelle, un document de consentement PDF généré et un pipeline Kanban d’administration, soit les trois mêmes éléments sur lesquels repose ce processus.

Vous n’avez pas encore de formulaire ? Créez-en un en quelques secondes avec le Form Creation Agent : décrivez ce dont vous avez besoin et Formaloo crée le formulaire pour vous.