Ce que vous allez créer

À la fin de ce guide, vous disposerez d’un workflow d’approbation opérationnel : un formulaire de demande qui achemine les soumissions vers le bon approbateur selon le type de demande, des notifications automatiques par e-mail à chaque étape et un tableau de bord en temps réel où les approbateurs examinent et clôturent les demandes. Sans code, sans tableur et sans relances interminables par e-mail.

Quand l’utiliser

Votre équipe reçoit des demandes d’approbation par e-mail et vous ne savez plus ce qui est en attente, ce qui a été approuvé et ce qui est passé entre les mailles du filet
Les différents types de demandes doivent être adressés à des approbateurs différents, mais vous effectuez cet acheminement à la main à chaque fois
Les demandeurs n’ont aucune visibilité sur l’avancement de leur soumission une fois envoyée
Vous souhaitez conserver une trace claire de chaque décision à des fins d’audit, de conformité ou de reporting
Votre processus d’approbation prend des jours alors qu’il devrait prendre quelques heures

Étape par étape

Le workflow que nous allons créer dans ce tutoriel comporte les étapes suivantes :

Le client soumet un formulaire de demande de projet et de devis
La soumission est attribuée automatiquement
Tout le monde est notifié
Le membre de l’équipe attribué soumet le devis
Le client est notifié par un lien magique
Le client signe et soumet le contrat
Tout le monde est notifié
Le contrat est généré au format PDF et joint

Étape 1 : Créer le formulaire de demande

Depuis votre espace de travail Formaloo, cliquez sur + New project et sélectionnez Form.
Nommez votre projet (par exemple, « Quote request form ») et cliquez sur Create.
Ouvrez le formulaire. Un champ texte par défaut y figure déjà. Renommez-le ou remplacez-le par les champs ci-dessous.
Ajoutez les champs suivants à votre formulaire :
- Short text : nom du demandeur (ouvrez les paramètres du champ et définissez l’ID du champ sur requester_name)
- Email : e-mail du demandeur (définissez l’ID du champ sur requester_email)
- Dropdown : type de demande (par exemple, « Website design », « Branding », « SEO »). Ce champ pilote votre logique d’acheminement à l’étape suivante
- Long text : détails de la demande
- Single choice : budget, le cas échéant (par exemple, Under $5k, $5k - $10k, $10k+)
- File upload : pièces justificatives
- Dropdown : statut (par exemple, « Pending », « Approved », « Rejected »). Définissez-le comme réservé aux administrateurs sur le formulaire public ; les approbateurs le mettront à jour depuis le tableau de bord. Le champ étant sélectionné, définissez sa valeur par défaut sur « Pending » dans la barre latérale des propriétés du champ, à droite. Chaque nouvelle soumission reçoit ainsi automatiquement ce statut.
- Assignee : le membre de l’équipe ou l’équipe chargé de traiter la demande soumise. Définissez-le comme réservé aux administrateurs sur le formulaire public afin que les clients ne le voient pas dans l’interface du formulaire.
- Short text : titre du projet, réservé aux administrateurs afin que l’assignee puisse donner au projet un titre facilement identifiable. Définissez l’ID du champ sur project_title
- Number : montant du devis, réservé aux administrateurs afin que l’assignee puisse mettre à jour la demande avec le prix proposé. Définissez l’ID du champ sur quote_amount
- Long text : conditions et notes, réservé aux administrateurs afin que l’assignee puisse décrire le devis du projet, le calendrier et les modalités de mise en œuvre. Définissez l’ID du champ sur terms_notes

💡 Attribuer les ID de champ dès maintenant vous fera gagner du temps à chaque étape ultérieure. Vous utiliserez @requester_name et @requester_email dans les e-mails de notification et les PDF pour les personnaliser automatiquement.

Étape 2 : Ajouter la logique d’acheminement conditionnel

La logique d’acheminement détermine quel approbateur est notifié en fonction du type de demande soumise.

Dans l’éditeur de formulaire, accédez au panneau des paramètres du formulaire à droite.
Cliquez sur Advanced logic.
Sélectionnez l’onglet de déclencheur On submit.
Cliquez sur + Add rule.
Définissez la condition : « Type de demande » is « Website design ».
Définissez l’action : Send email → sélectionnez votre modèle de notification par e-mail destiné à l’approbateur → saisissez l’adresse e-mail de votre équipe chargée de la conception de sites web.
Répétez les étapes 4 à 6 pour chaque type de demande, en acheminant chacun vers l’approbateur approprié.

ℹ️ Configurez vos modèles d’e-mail avant ou pendant la configuration de ces règles. Ils doivent être prêts à être sélectionnés : Comment créer et envoyer des modèles d’e-mail personnalisés

Étape 3 : Créer le formulaire de contrat avec signature électronique

Lorsque l’approbateur met à jour la demande avec le montant du devis, le titre du projet ainsi que les conditions et notes, le client reçoit un e-mail contenant un lien magique vers le formulaire de contrat afin d’examiner et d’approuver le devis (consultez l’étape suivante pour configurer les notifications par e-mail).

Revenez à votre projet, modifiez-le et saisissez /form dans une nouvelle page. Sélectionnez ensuite + New form. Vous créez ainsi un nouveau formulaire dans votre projet existant.
Nommez votre projet (par exemple, « Quote request form ») et cliquez sur Create.
Ouvrez le formulaire. Un champ texte par défaut y figure déjà. Renommez-le ou remplacez-le par les champs ci-dessous.
- Short text : titre du projet, réservé aux administrateurs afin que l’assignee puisse donner au projet un titre facilement identifiable. Définissez l’ID du champ sur project_title. Cet ID garantit que la valeur du paramètre d’URL project_title est automatiquement récupérée par ce champ.
- Number : montant du devis, réservé aux administrateurs afin que l’assignee puisse mettre à jour la demande avec le prix proposé. Définissez l’ID du champ sur quote_amount. Cet ID garantit que la valeur du paramètre d’URL quote_amount est automatiquement récupérée par ce champ.
- Long text : conditions et notes, réservé aux administrateurs afin que l’assignee puisse décrire le devis du projet, le calendrier et les modalités de mise en œuvre. Définissez l’ID du champ sur terms_notes. Cet ID garantit que la valeur du paramètre d’URL terms_notes est automatiquement récupérée par ce champ.
- Email : e-mail du demandeur. Rendez-le invisible si cela correspond à votre cas d’usage. Définissez l’ID du champ sur requester_email. Cet ID garantit que la valeur du paramètre d’URL requester_email est automatiquement récupérée par ce champ.
- Content : accord d’approbation du contrat, pour exposer toutes les conditions générales du projet que le client examinera avant de signer. Utilisez l’insertion de réponses pour insérer la valeur de champs comme project_title, quote_amount et terms_notes.
- Checkbox : J’approuve ce devis et j’accepte le périmètre et les conditions de paiement
- Signature : pour que le client puisse signer le contrat
- Short text : nom légal
- Date : date de signature

Étape 4 : Configurer les notifications pour les approbateurs et les demandeurs

Vous avez besoin de trois notifications : une pour l’approbateur à l’arrivée d’une demande, une pour le demandeur confirmant la réception, et une pour le demandeur lorsqu’une décision est prise.

📥 Notification à l’approbateur (déjà configurée à l’étape 2)

Assurez-vous que votre modèle d’e-mail destiné à l’approbateur inclut le type de demande, le nom du demandeur (@requester_name), les détails de la demande et un lien direct vers la soumission dans Formaloo.

ℹ️ Pour insérer automatiquement les valeurs des champs du formulaire dans le corps de l’e-mail, utilisez l’insertion de réponses : Comment insérer dynamiquement les données d’un formulaire dans des e-mails, PDF et prompts IA personnalisés

📥 Confirmation au demandeur (On submit)

Toujours dans Advanced logic → On submit, cliquez sur + Add rule.
Définissez la condition de sorte que la règle s’exécute toujours, par exemple : « Type de demande » is answered. Ainsi, la règle se déclenche pour chaque soumission, dès lors que le type de demande est renseigné (rendez ce champ obligatoire pour que chacun y réponde avant la soumission).
Définissez l’action : Send email → sélectionnez votre modèle d’e-mail de confirmation au demandeur → définissez comme destinataire la valeur du champ e-mail du demandeur (ID requester_email).

📥 Notification de décision (On update)

Lorsqu’un approbateur met à jour le statut, le demandeur doit en être informé automatiquement.

Cliquez sur l’onglet de déclencheur On update.
Cliquez sur + Add rule.
Définissez la condition : « Statut » is changed to « Approved ». Cette règle ne s’exécute que lorsque le champ de statut est modifié lors de la mise à jour. Si votre équipe modifie d’autres champs, mais pas le champ de statut, cette règle ne s’exécute pas.
Définissez l’action : Send email → sélectionnez votre modèle de notification par e-mail d’approbation → définissez comme destinataire la valeur du champ e-mail du demandeur (ID requester_email).
Cliquez à nouveau sur + Add rule et répétez l’opération avec « Statut » is changed to « Rejected » pour les notifications de refus.

Ce modèle d’e-mail doit inclure un lien magique vers le « formulaire de contrat avec signature électronique » créé à l’étape 3. Pour créer ce lien magique, utilisez les paramètres d’URL et l’insertion de réponses.

Ce lien magique transmet toutes les informations du devis au formulaire de contrat. Le formulaire de contrat peut ainsi être prérempli automatiquement avec les informations du devis. En savoir plus sur le préremplissage automatique d’un formulaire →

Voici la formule pour construire l’URL de votre formulaire de contrat :

[form-URL]?parameter1=@value1&parameter2=@value2

Dans notre exemple, elle pourrait être :

[form-URL]?project_title=@project_title&quote_amount=@quote_amount&terms_notes=@terms_notes&requester_email=@requester_email

Veillez à remplacer l’URL du formulaire dans les formules ci-dessus.

Étape 5 : Configurer le tableau de bord d’approbation

Les approbateurs ont besoin d’un endroit unique pour voir toutes les demandes en attente, mettre à jour leur statut et suivre les décisions sans fouiller dans leurs e-mails.

Revenez à votre projet, modifiez-le et organisez vos pages et vos blocs de données.
Saisissez /kanban dans une nouvelle page. Sélectionnez ensuite le bloc de données Kanban. Une boîte de dialogue s’ouvre pour vous permettre de configurer votre tableau Kanban.
Sélectionnez le formulaire Quote request form créé à l’étape 1 et choisissez de le regrouper par le champ Statut du formulaire. Toutes les demandes de devis soumises s’afficheront alors, regroupées selon leur statut actuel.
Sélectionnez les champs à afficher sur chaque carte de demande de devis du tableau Kanban. Vous pourrez les modifier ultérieurement depuis les options du tableau.
Sur une nouvelle page, cliquez sur + Add block et sélectionnez Table.
Associez le bloc de données à votre formulaire de demande de devis.
Configurez la vue :
- Filtrez sur Statut = Pending afin que seules les demandes actives s’affichent par défaut
- Ajoutez des colonnes pour le nom du demandeur, le type de demande, la priorité, la date de soumission et le statut. Masquez les autres colonnes.

ℹ️ Facultatif : activez un portail sur ce tableau de bord afin que chaque client se connecte pour soumettre ses demandes de devis et ne voie que ses propres demandes. Consultez comment créer un portail et gérer l’accès des utilisateurs pour la configuration complète.

Dans ce cas, vous pouvez gérer l’accès aux pages afin que les clients voient leurs pages et groupes de pages pertinents, et que votre équipe voie les siens.

💡 Si vous partagez ce tableau de bord avec des parties prenantes externes, vous pouvez définir un domaine personnalisé pour votre portail. Disponible avec l’offre Business ou via le module complémentaire Brand removal.

Étape 6 : Configurer les notifications et joindre le contrat signé

Vous pouvez créer un modèle PDF personnalisé et intelligent et le joindre à votre e-mail comme confirmation finale du lancement du projet. Ainsi, lorsque le client signe et soumet le formulaire de contrat, le client et votre équipe reçoivent un e-mail qui confirme le lancement du projet et contient en pièce jointe le contrat signé au format PDF.

Modifiez votre formulaire de contrat, cliquez sur Advanced logic → On submit, puis sur + Add rule.
Définissez la condition de sorte que la règle s’exécute toujours, puis définissez l’action : Send email → sélectionnez votre modèle d’e-mail de confirmation finale → définissez comme destinataire la valeur du champ e-mail du demandeur (ID requester_email). Vous pouvez également l’envoyer au champ d’e-mail de facturation disponible dans votre formulaire de contrat.
Assurez-vous que le modèle d’e-mail utilisé dans cette logique comporte le modèle PDF en pièce jointe. Consultez comment joindre un modèle PDF à un modèle d’e-mail pour la configuration complète.

Étape 7 : Tester le workflow de bout en bout

Avant de partager le formulaire avec votre équipe, parcourez vous-même l’ensemble du workflow.

Ouvrez votre formulaire de demande et soumettez une entrée test pour chaque type de demande.
Vérifiez que la notification à l’approbateur arrive à la bonne adresse e-mail pour chaque type de demande.
Vérifiez que la confirmation au demandeur arrive à l’adresse e-mail utilisée pendant le test.
Ouvrez le tableau de bord d’approbation et vérifiez que la soumission test apparaît avec le statut « Pending ».
Mettez à jour le statut sur « Approved » à l’aide de la modification en ligne.
Vérifiez que la notification de décision est envoyée à l’e-mail du demandeur avec un lien magique vers le formulaire de contrat avec signature.
Soumettez le formulaire de contrat avec signature.
Ouvrez le tableau de bord d’approbation et vérifiez que la soumission test comprend également les informations du devis.
Vérifiez que la confirmation finale arrive à l’adresse e-mail utilisée pendant le test, avec le contrat signé en PDF en pièce jointe.
Répétez l’opération avec « Rejected » pour vérifier également cette notification.
Supprimez vos soumissions test avant de partager le formulaire avec votre équipe.

Regardez la création du workflow complet en direct

Nous avons abordé ce sujet en direct lors de nos webinaires. Regardez-le ici 👇

Ce que vous avez créé

Vous disposez désormais d’un workflow d’approbation complet et automatisé. Les demandes sont acheminées vers le bon approbateur dès leur soumission. Chaque partie est notifiée à chaque étape sans que personne ait à relancer ou à assurer un suivi manuel. Et chaque décision est centralisée dans un tableau de bord unique, consultable, filtrable et prêt pour l’audit.

Les demandes qui prenaient des jours à circuler dans des fils d’e-mails peuvent désormais être clôturées en quelques heures.

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Comment créer un workflow d’approbation dans Formaloo