À la fin de ce guide, vous disposerez d’un formulaire de demande en libre-service où les membres de l’équipe marketing demandent des bannières, des textes ou des vidéos. Chaque demande est automatiquement transmise au manager chargé de l’approuver puis, une fois approuvée, elle est réattribuée au bon membre de l’équipe créative selon le type de ressource. Vous disposerez également de notifications par e-mail à votre image à chaque étape, d’un résumé PDF de chaque demande et d’un portail où demandeurs, managers et équipe créative voient chacun précisément ce qui les concerne.

C’est ici que commence le processus. Vous allez créer le formulaire que les membres de l’équipe marketing utilisent pour soumettre une demande de ressource créative, en recueillant au même endroit la campagne, le type de ressource, le brief et la date d’échéance. Le moyen le plus rapide de le créer est d’utiliser le Form Creation Agent, qui génère le formulaire complet, y compris vos champs réservés aux administrateurs, à partir d’une instruction en langage courant.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent.

2. Décrivez votre formulaire : collez une instruction décrivant le formulaire. Par exemple : « Crée un formulaire de demande de ressources créatives pour une équipe marketing. Inclus : nom du demandeur, e-mail du demandeur, nom de la campagne ou du projet, type de ressource (Banner, Copy, Video, Other), un brief en texte long décrivant l’objectif, le public et le message clé, un téléversement de fichier facultatif pour les éléments de référence, une date d’échéance et un niveau de priorité (Low, Medium, High, Urgent). Ajoute trois champs réservés aux administrateurs : une liste déroulante de statut (Submitted, Pending manager approval, Approved, Rejected, Assigned to designer, In progress, Completed), un champ Assignee et un champ de texte long pour les notes internes. »

3. Générez le formulaire : cliquez sur Create. Formaloo crée le formulaire pour vous en quelques secondes.

4. Vérifiez vos champs : votre formulaire devrait ressembler à ceci. Le Form Creation Agent en aura généré la plus grande partie. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspondent exactement :

5. Ajoutez le champ du manager approbateur : ajoutez manuellement un champ supplémentaire : « Who's your approving manager? », sous forme de champ Assignee alimenté par les managers de votre espace de travail. C’est ce champ qui achemine chaque demande pour validation.

6. Publiez votre formulaire : cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur.

C’est ici que le processus devient automatique. Vous allez ajouter une logique conditionnelle pour que le bon champ de spécifications s’affiche selon le type de ressource, que les demandes soient transmises au manager approbateur dès la soumission et que les demandes approuvées soient réattribuées automatiquement au bon membre de l’équipe créative.

1. Ouvrez la logique avancée : dans l’éditeur de formulaire, ouvrez Advanced logic dans le panneau des paramètres à droite, puis accédez à l’onglet Logic.

2. Ouvrez le Logic Agent : cliquez sur Logic Agent dans le coin supérieur droit du panneau Logic.

3. Décrivez vos règles : collez une instruction décrivant toutes les conditions en une seule fois. Par exemple : « Si le type de ressource est égal à Banner, afficher le champ des spécifications de bannière, sinon le masquer par défaut. Si le type de ressource est égal à Copy, afficher le champ des spécifications de texte, sinon le masquer par défaut. Si le type de ressource est égal à Video, afficher le champ des spécifications vidéo, sinon le masquer par défaut. À la soumission, attribuer le champ Assignee à la personne sélectionnée comme manager approbateur et définir le statut sur Pending manager approval. Si la décision du manager passe à Approved, définir le statut sur Assigned to designer et réattribuer le champ Assignee à l’équipe design si le type de ressource est Banner ou Video, ou à l’équipe rédaction si le type de ressource est Copy. Si la décision du manager passe à Rejected ou Needs revisions, définir le statut sur Rejected et afficher au demandeur le champ des commentaires du manager. »

4. Générez et vérifiez les règles : cliquez sur Generate Rules. Approuvez, refaites ou annulez chaque règle prévisualisée par l’IA.

5. Enregistrez votre logique : une fois les règles approuvées, cliquez sur Save dans le coin supérieur droit.

Remarque : configurez vos équipes (Design team et Copy team) dans Workspace Members avant d’exécuter le Logic Agent, afin que les règles d’attribution disposent de véritables équipes vers lesquelles acheminer les demandes.

C’est ici que demandeurs, managers et équipe créative restent informés sans que personne n’ait à consulter manuellement le portail. Vous allez créer quatre modèles : une confirmation de soumission, une alerte d’approbation pour le manager, une mise à jour de décision pour le demandeur et un avis d’attribution pour l’équipe créative.

1. Ouvrez les modèles d’e-mail personnalisés : cliquez sur l’icône de votre profil, accédez à Apps and integrations, repérez Custom email templates et cliquez sur Add new template.

2. Générez l’e-mail de confirmation : effacez le champ du corps, ajoutez un bloc AI Content et saisissez une instruction demandant une confirmation brève et chaleureuse au demandeur, mentionnant le nom de la campagne et la date d’échéance, et l’informant que sa demande a été transmise à son manager approbateur. Nommez le modèle et définissez l’objet à l’aide de @campaign_name.

3. Générez l’e-mail d’alerte au manager : répétez l’étape 2 pour un deuxième modèle adressé au manager approbateur, mentionnant le demandeur, la campagne, le type de ressource, la priorité et un résumé du brief en une phrase, et l’invitant à examiner la demande.

4. Générez l’e-mail de mise à jour de la décision : répétez l’étape 2 pour un troisième modèle adressé au demandeur, indiquant la décision du manager et, en cas de refus ou de demande de révisions, les commentaires du manager.

5. Générez l’e-mail d’attribution : répétez l’étape 2 pour un quatrième modèle adressé au membre de l’équipe créative, mentionnant la campagne, le type de ressource, le brief, les spécifications pertinentes, la date d’échéance et la priorité.

6. Définissez les déclencheurs conditionnels : de retour dans Advanced logic, ajoutez des règles pour que chaque modèle soit envoyé au bon moment : la confirmation à la soumission, l’alerte au manager à la soumission, la mise à jour de la décision lorsque la décision du manager change, et l’e-mail d’attribution lorsque le statut passe à Assigned to designer.

C’est ici que chaque demande obtient un enregistrement clair et partageable. Vous allez créer un modèle PDF qui reprend les détails de la demande, le brief, la décision d’approbation et l’attribution finale, et qui se régénère automatiquement à chaque mise à jour de l’enregistrement.

1. Ouvrez les modèles PDF personnalisés : cliquez sur l’icône de votre profil, accédez à Apps and integrations et cliquez sur Custom PDF template.

2. Ajoutez un nouveau modèle : cliquez sur Add new template, basculez l’éditeur en vue HTML et collez le code HTML de votre PDF. Utilisez des variables @field_id pour intégrer le nom de la campagne, le type de ressource, le brief, les spécifications, le manager approbateur, la décision, les commentaires, le responsable et le statut.

3. Nommez et enregistrez le modèle : donnez-lui un nom comme « Creative asset request summary » et cliquez sur Save.

4. Associez-le à votre logique de mise à jour du statut : dans Advanced logic, configurez le PDF pour qu’il soit régénéré et joint à l’e-mail de mise à jour de la décision à chaque changement de statut, afin que demandeurs et designers disposent toujours d’une version à jour.

C’est ici que demandeurs, managers et équipe créative obtiennent chacun leur propre vue du processus. Vous allez activer un portail, ajouter des pages basées sur les rôles et limiter chaque groupe à ce qui le concerne.

1. Activez votre portail : accédez à votre projet, cliquez sur l’icône des paramètres (engrenage), sélectionnez Activate portal, puis cliquez sur Manage user et ouvrez l’assistant de configuration.

2. Configurez votre annuaire d’utilisateurs : recherchez un annuaire d’utilisateurs existant ou ajoutez-en un nouveau, puis cliquez sur Next step pour configurer les paramètres de connexion, d’inscription et de CAPTCHA.

3. Ajoutez des rôles d’utilisateur : accédez à votre annuaire d’utilisateurs, cliquez sur Edit profile fields et faites défiler jusqu’au champ User roles pour ajouter les rôles Requester, Manager et Creative team.

4. Créez le groupe Requesters : ajoutez une page de formulaire « Submit a creative request », ainsi que des pages de tableau filtrées « My requests », « Pending approval », « In progress » et « Completed », chacune limitée aux enregistrements du demandeur.

5. Créez le groupe Managers : ajoutez un tableau « My approval queue » filtré sur les enregistrements dont ils sont le manager approbateur et dont le statut est Pending manager approval, ainsi qu’un tableau « My team's requests » pour leur historique complet.

6. Créez le groupe Creative team : ajoutez « My assignments » sous forme de tableau Kanban filtré sur leurs propres enregistrements attribués, ainsi que « My work by due date » sous forme de tableau trié par échéance.

7. Créez le groupe Ops admin : ajoutez « All requests » sous forme de tableau Kanban regroupé par statut, ainsi que des tableaux « By due date », « By asset type » et « Overdue » sans restriction.

8. Créez le groupe Reports : ajoutez deux graphiques, « Requests by asset type » et « Volume over time », pour la planification de la capacité.

9. Partagez votre portail : cliquez sur Publish, puis partagez le lien du portail avec votre équipe marketing.

Remarque : les portails peuvent être configurés sur un domaine personnalisé, disponible avec le Business plan ou l’add-on Brand removal.

Un seul formulaire de demande remplace les messages Slack et fils d’e-mails épars pour les demandes créatives. Chaque demande est automatiquement transmise au bon manager approbateur puis, une fois approuvée, arrive dans la file du bon membre de l’équipe créative selon le type de ressource, sans réattribution manuelle. Demandeurs, managers et équipe créative voient chacun leur propre vue filtrée du pipeline, et chaque demande génère un PDF qui retrace l’intégralité du parcours d’approbation. Plus rien ne se perd entre « J’ai besoin d’une bannière » et la ressource finalisée.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.