À la fin de ce guide, vous disposerez d’un workflow de la demande à la décision adapté à tout type d’approbation : une dérogation à une politique, la validation d’un contrat, une demande d’accès aux données. Chaque demande recueille les justificatifs dès le départ, est acheminée vers un évaluateur et, dès qu’une décision est enregistrée, Formaloo génère un PDF d’audit signé et notifie à la fois la boîte de réception conformité et le demandeur. Un tableau de bord de conformité regroupe toutes les décisions dans un tableau consultable, un pipeline d’évaluation et un graphique suivant l’évolution des taux d’approbation et de refus.

Tout commence ici. Vous allez créer un formulaire unique qui recueille la demande elle-même et, au même endroit, une section de décision privée visible uniquement par vos évaluateurs. Réunir les deux dans un seul formulaire signifie une seule soumission et un seul PDF, au lieu de rassembler des enregistrements après coup.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : Depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent, puis décrivez le formulaire : un formulaire de demande de conformité recueillant le nom complet du demandeur, son e-mail professionnel, son service, un résumé de la demande en une ligne, une description détaillée et un téléversement de fichier pour les pièces justificatives, ainsi qu’une confirmation oui/non de l’exactitude des informations. Décrivez aussi la section réservée aux administrateurs : une liste déroulante Status (Pending review, Approved, Rejected), un champ Assignee, un champ pour le nom saisi de l’évaluateur, un champ de texte long pour la justification de la décision, un champ de date de décision et des notes internes. Cliquez sur Create.

2. Vérifiez vos champs : Votre formulaire devrait ressembler à ceci ; le Form Creation Agent en aura généré l’essentiel. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspond exactement.

3. Ajoutez le message d’avertissement : Ajoutez manuellement un champ supplémentaire, un champ de texte statique avec le message « Veuillez vérifier vos informations avant de soumettre : cet enregistrement fait partie d’une piste d’audit de conformité. » Donnez-lui l’ID de champ accuracy_warning et masquez-le par défaut. Vous configurerez la règle qui l’affiche dans la partie 2.

4. Rendez les champs de décision obligatoires : Ouvrez Nom saisi de l’évaluateur, Justification de la décision et Date de la décision, et activez Required pour chacun. Cela empêche un évaluateur de faire passer Status à Approved ou Rejected tant que l’enregistrement d’audit est incomplet.

5. Publiez le formulaire : Cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur.

Avant de vous occuper de l’automatisation des e-mails ou des PDF, configurez la seule logique qui se trouve entièrement sur le formulaire : l’avertissement qui s’affiche si un demandeur indique que ses informations ne sont pas exactes.

1. Ouvrez Advanced logic : Dans le panneau des paramètres du formulaire, à droite de l’éditeur, ouvrez Advanced logic, puis allez dans l’onglet Logic.

2. Utilisez le Logic Agent : Cliquez sur Logic Agent en haut à droite du panneau Logic, puis collez : « Si “Confirmez-vous que les informations ci-dessus sont exactes et complètes ?” vaut Non, afficher le message “Veuillez vérifier vos informations avant de soumettre : cet enregistrement fait partie d’une piste d’audit de conformité.” Le garder masqué par défaut. » Cliquez sur Generate rules.

3. Approuvez la règle : Examinez l’aperçu de la règle générée par l’IA, puis approuvez-la. Effectuez des ajustements manuels si nécessaire.

4. Enregistrez : Cliquez sur Save en haut à droite.

Une fois le formulaire en ligne, créez les deux e-mails simples qui partent dès l’arrivée d’une demande : une confirmation au demandeur et une alerte à la personne à qui la demande est attribuée.

1. Créez le modèle de confirmation de soumission : Dans votre projet, ouvrez Email templates et créez un nouveau modèle nommé « Submission confirmation ». Utilisez AI Content pour générer le corps à partir d’un prompt plutôt que de saisir un texte statique : collez donc le modèle complet ci-dessous.

Submission confirmation Objet : Nous avons bien reçu votre demande, @request_summary Prompt du corps : Rédige un e-mail de confirmation chaleureux et professionnel informant le demandeur que sa demande d’approbation a été reçue et est en cours d’examen. Mentionne le résumé de la demande (@request_summary) et le service concerné (@department). Rassure-le en indiquant que la demande est suivie dans le cadre d’une piste d’audit de conformité et qu’il sera informé dès qu’une décision sera prise. Garde un ton posé et factuel, pas familier. 3 à 4 phrases. Design HTML : fond blanc, une seule colonne centrée, largeur max. 560px, police Inter/system-ui, un petit badge de statut « Pending review » en haut, pied de page discret en #999 avec un espace réservé pour le nom de l’organisation. Déclencheur : Lorsque le demandeur soumet le formulaire, envoyer immédiatement cet e-mail à @requester_email.

2. Créez le modèle de notification à l’évaluateur : Créez un second modèle nommé « New request assigned », là encore à partir du modèle complet ci-dessous.

New request assigned Objet : Nouvelle demande qui vous est attribuée, @request_summary Prompt du corps : Rédige un e-mail bref et orienté action pour informer l’évaluateur interne qu’une nouvelle demande lui a été attribuée. Indique le nom du demandeur (@requester_name), le service (@department) et le résumé de la demande (@request_summary). Invite-le à ouvrir la demande et à enregistrer une décision. 2 à 3 phrases, sans remplissage. Design HTML : fond blanc, largeur max. 560px, police Inter, un tableau compact sur deux lignes affichant Demandeur / Service / Demande, un lien « Examiner cette demande » clairement visible au style de bouton, pied de page discret #999. Déclencheur : Lorsque le demandeur soumet le formulaire, envoyer immédiatement cet e-mail à l’évaluateur attribué via l’option de destinataire du champ Assignee.

C’est le document qui rend le workflow défendable : un enregistrement signé et permanent généré à l’instant où une décision est prise.

1. Créez un nouveau modèle PDF : Dans votre projet, ouvrez PDF templates et créez un nouveau modèle nommé « Approval audit trail record ».

2. Collez le HTML du modèle : Passez à l’éditeur HTML et collez le code ci-dessous. Il insère les champs de la demande et de la décision, ainsi que la véritable variable d’ID de ligne pour un numéro de référence unique, et affiche le nom saisi de l’évaluateur comme ligne de signature.

3. Enregistrez le modèle : Cliquez sur Save. Vous ne l’associerez pas encore à un déclencheur : cela se fera dans la partie 5.

C’est le cœur de la piste d’audit : dès qu’un évaluateur enregistre une décision, Formaloo doit générer le PDF et notifier les bonnes personnes sans que personne n’ait à cliquer sur Envoyer.

1. Créez l’e-mail d’enregistrement de conformité : Créez un nouveau modèle d’e-mail nommé « Decision recorded, compliance record », à partir du modèle complet ci-dessous.

Decision recorded, compliance record Objet : Décision enregistrée, @request_summary (Réf. : AUD-@rowid) Prompt du corps : Rédige un e-mail court et formel à la boîte de réception conformité confirmant qu’une décision a été enregistrée. Indique le statut final (@status), l’évaluateur qui l’a enregistrée (@reviewer_name) et la date de décision (@decision_date). Précise que le PDF joint constitue l’enregistrement d’audit officiel de cette décision. Factuel, sans langage persuasif, 2 à 3 phrases. Design HTML : fond blanc, largeur max. 560px, police Inter, un badge de statut (vert pour Approved, rouge pour Rejected) à côté du numéro de référence, pied de page discret #999 indiquant que le PDF est joint. Déclencheur : Lorsqu’un évaluateur fait passer Status à Approved ou Rejected, le PDF d’audit est immédiatement généré et cet e-mail est envoyé avec le PDF en pièce jointe à l’adresse de la boîte de réception conformité.

2. Créez l’e-mail de résultat pour le demandeur : Créez un second modèle nommé « Decision outcome », à partir du modèle complet ci-dessous.

Decision outcome Objet : Une décision a été prise concernant votre demande, @request_summary Prompt du corps : Rédige un e-mail clair et respectueux informant le demandeur qu’une décision a été prise (@request_summary). Indique si la demande a été approuvée ou refusée (@status) et inclus la justification de l’évaluateur (@decision_rationale) pour qu’il comprenne le raisonnement. En cas de refus, garde un ton constructif, ni définitif ni froid. 3 à 4 phrases. Design HTML : fond blanc, largeur max. 560px, police Inter, un badge de statut (Approved = vert, Rejected = rouge), la justification affichée dans un encadré gris clair, pied de page discret #999. Déclencheur : Lorsqu’un évaluateur fait passer Status à Approved ou Rejected, envoyer immédiatement cet e-mail à @requester_email.

3. Ajoutez la règle On update : De retour dans Advanced logic → onglet Logic, passez à On update, puis cliquez sur Add rule. Définissez la condition « Status a changé pour Approved », regroupée avec une condition « ou » pour « Status a changé pour Rejected ».

4. Ajoutez les trois actions : Ajoutez une action Generate PDF et sélectionnez le modèle « Approval audit trail record » de la partie 4. Ajoutez une action Send email pour le modèle d’enregistrement de conformité, envoyée à l’adresse de votre boîte de réception conformité, avec le PDF généré en pièce jointe. Ajoutez une seconde action Send email pour le modèle de résultat de décision, envoyée à @requester_email.

5. Enregistrez vos règles : Cliquez sur Save en haut à droite.

Le dernier élément transforme les soumissions brutes en trois expériences par rôle : les demandeurs suivent leurs propres demandes, les évaluateurs traitent leur pipeline attribué et la conformité a une vue d’ensemble.

1. Activez le portail : Depuis votre projet, cliquez sur Activate portal.

2. Créez le groupe Demandeurs : Créez une page « Submit a request » contenant le formulaire et une page « My requests » affichant un tableau filtré sur les propres soumissions de l’utilisateur connecté. Ajoutez des pages « Approved » et « Rejected » utilisant le même filtre plus une condition sur Status.

3. Attribuez des rôles de portail aux demandeurs : Ouvrez Manage users, lancez le Setup Wizard et créez un rôle Requester pour les demandeurs externes qui s’inscrivent sans compte Formaloo.

4. Créez le groupe Évaluateurs : Ajoutez un tableau Kanban « All requests » regroupé par Status, ainsi que des tableaux « My assigned requests », « Pending, assigned to me » et « Decisions I’ve recorded », chacun filtré sur Assignee égal à l’utilisateur connecté.

5. Restreignez les pages des évaluateurs par équipe, et non par rôle de portail : Les évaluateurs sont des collaborateurs internes et non des utilisateurs externes du portail : ils ne reçoivent donc pas de rôle via le Setup Wizard. Assurez-vous plutôt que chaque évaluateur est membre de l’espace de travail, ajoutez-les à une équipe « Reviewers » de l’espace de travail, puis sur chaque page d’évaluateur ouvrez le menu Access → Internal users → Specific teams et sélectionnez cette équipe.

6. Créez le groupe Conformité et audit : Ajoutez une page « Compliance dashboard » avec un bloc graphique suivant le nombre d’approbations et de refus regroupés par mois, un tableau consultable « All decisions », des tableaux filtrés par Status « Pending review », « Approved » et « Rejected », ainsi qu’un tableau « By department » regroupé par service. Restreignez chaque page de ce groupe de la même manière que pour les évaluateurs, avec une équipe « Compliance » de l’espace de travail.

7. Ajoutez une page de ressources : Ajoutez une page de référence « How to use this template » contenant des liens vers les articles de référence ci-dessus, afin que les nouveaux évaluateurs aient un point de départ.

Remarque : Vous pouvez définir un domaine personnalisé pour votre portail, disponible avec le forfait Business ou via l’option Brand removal.

Un formulaire unique recueille chaque demande avec ses justificatifs, et une décision prise sur cet enregistrement produit instantanément un PDF signé, notifie votre boîte de réception conformité et informe le demandeur du résultat. Les évaluateurs traitent leur propre file sans se perdre dans les demandes des autres, et la direction de la conformité dispose d’un tableau de bord qui transforme approbations et refus en tendance plutôt qu’en souvenir. Si un auditeur ou un régulateur demande un jour qui a décidé quoi et quand, la réponse se trouve en une recherche au lieu d’une semaine passée à fouiller les e-mails.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.

Vous n’avez pas encore de formulaire ? Créez-en un en quelques secondes avec le Form Creation Agent : décrivez ce dont vous avez besoin et Formaloo crée le formulaire pour vous.