Une demande de location sur plusieurs pages, dans laquelle les candidats locataires soumettent leurs informations, leur situation professionnelle, leurs références et leurs documents. Dès la soumission, un Agent Field privé compare leurs revenus au loyer du logement et signale tout ce qui mérite un second examen, sans que le candidat ne voie jamais cette analyse interne. Un agent de location présélectionne d’abord la demande, un gestionnaire immobilier prend la décision finale, et le candidat reçoit automatiquement un e-mail dès qu’une décision est prise, qu’elle soit favorable ou non, tandis qu’un PDF du dossier de décision est généré en arrière-plan pour vos archives.

C’est le formulaire que remplissent les candidats. Il est suffisamment long pour gagner à être découpé en pages (informations sur le candidat, emploi et revenus, références, documents et consentement) plutôt que présenté en un long défilement. Le moyen le plus rapide de tout créer, y compris les champs réservés aux administrateurs dont votre équipe a besoin en coulisses, est le Form Creation Agent.

1. Créez un nouveau projet : depuis votre page d’accueil Formaloo, commencez par Form plutôt que par Client portal ou Dashboard.

2. Ouvrez le Form Creation Agent : depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent. Décrivez le formulaire comme une demande de location sur plusieurs pages : « Page 1, informations sur le candidat : nom complet, e-mail, numéro de téléphone, bien ou logement concerné par la demande, et loyer mensuel de ce logement. Page 2, emploi et revenus : nom de l’employeur, intitulé du poste, revenu mensuel brut, ancienneté dans l’emploi, et un téléversement de fichier obligatoire pour le justificatif de revenus. Page 3, références : nom et coordonnées du précédent propriétaire, et nom et coordonnées d’une référence personnelle. Page 4, documents et consentement : un téléversement de fichier obligatoire pour une pièce d’identité avec photo, et une question oui/non obligatoire demandant si le candidat consent à une vérification de ses antécédents et de son crédit. Ajoute ces champs réservés aux administrateurs : une liste déroulante du statut de la demande avec Submitted, Incomplete – documents requested, Pending agent screening, Pending manager decision, Approved et Rejected, un champ Assignee pour l’évaluateur et un champ de texte long pour les notes internes. » Cliquez sur Create.

3. Vérifiez vos champs : votre formulaire devrait ressembler aux tableaux ci-dessous. Le Form Creation Agent en aura généré la plus grande partie. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspondent exactement, car les étapes de logique, d’e-mail et de PDF qui suivent font toutes directement référence à ces ID.

Page 1, informations sur le candidat :

Page 2, emploi et revenus :

Page 3, références :

Page 4, documents et consentement :

Champs réservés aux administrateurs :

4. Rendez obligatoires les deux téléversements et la question de consentement : ouvrez « Upload proof of income », « Upload a copy of your photo ID » et « Do you consent to a background and credit check », puis activez Required pour chacun. La soumission est ainsi bloquée tant que les éléments essentiels ne sont pas fournis.

5. Publiez le formulaire : cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur.

Avant même qu’une personne n’ouvre la demande, un Agent Field analyse ensemble les revenus et le loyer du logement et fournit à votre agent de location une première lecture privée et cohérente : capacité financière, stabilité de l’emploi et complétude des références. Le candidat ne voit jamais ce champ : il est réservé aux administrateurs par conception et ne peut pas être exposé.

1. Ajoutez le champ : dans votre éditeur de formulaire, cliquez sur Add field et sélectionnez Agent Field. Il est réservé aux administrateurs par défaut et n’apparaît pas dans le formulaire que remplissent les candidats.

2. Rédigez l’instruction : ouvrez la zone d’instruction du champ et utilisez le menu @ pour insérer vos champs : « À partir de @monthly_income et @monthly_rent, calcule le ratio revenus/loyer et indique s’il respecte la règle courante des 3 fois le loyer. À partir de @employment_length, commente la stabilité de l’emploi. Indique si @landlord_contact et @personal_reference semblent être des coordonnées complètes et exploitables. Résume ton analyse en un court paragraphe destiné à un agent de location, et non au candidat. »

3. Nommez le champ : attribuez-lui l’ID screening_summary et un titre clair comme « Screening summary », puisque c’est ce qui s’affiche comme en-tête de colonne dans votre tableau Responses.

Remarque : le résultat de l’Agent Field n’est pas disponible à l’instant où une réponse arrive. Tout e-mail ou PDF qui doit l’inclure doit se déclencher via On Update, et non On Submit, une fois que le champ a fini d’être généré.

4. Publiez de nouveau le formulaire pour activer le champ.

C’est ici que la demande progresse réellement : de Submitted à la présélection, puis à la décision finale, avec la bonne personne assignée à chaque étape.

1. Ouvrez Advanced logic : dans le panneau des paramètres du formulaire, à droite de l’éditeur, ouvrez Advanced logic et accédez à l’onglet Logic.

2. Ouvrez le Logic Agent : cliquez sur Logic Agent dans le coin supérieur droit et décrivez tout l’acheminement en une seule fois : « À la soumission, définir le statut de la demande sur Submitted. À la soumission, attribuer le champ évaluateur à l’équipe de location. Lorsque le statut de la demande passe à Pending manager decision, réattribuer le champ évaluateur au gestionnaire immobilier. »

3. Générez et vérifiez les règles : cliquez sur Generate Rules. Approuvez, refaites ou annulez chaque règle prévisualisée par Formaloo.

4. Enregistrez : cliquez sur Save dans le coin supérieur droit.

Remarque : la logique de Formaloo peut vérifier si un champ a été renseigné, mais elle ne peut pas juger si un document téléversé est bien le bon. C’est pourquoi le passage d’une demande à « Incomplete » est une décision manuelle que prend votre agent de location après avoir ouvert le fichier, et non une vérification automatique. L’e-mail de la partie 4 se déclenche dès qu’il prend cette décision.

Cinq e-mails couvrent ce processus : une confirmation dès le dépôt d’une demande, une demande de documents manquants, un relais interne vers le gestionnaire immobilier, et un e-mail de décision pour l’approbation ou le refus.

1. Ouvrez l’éditeur de modèles : cliquez sur l’icône de votre profil, accédez à Apps and Integrations, puis à Custom Email Templates, et cliquez sur Add New Template. Effacez le champ du corps, ajoutez un bloc AI Content et collez une instruction.

2. Créez les cinq modèles en utilisant l’objet, l’instruction et le déclencheur indiqués ci-dessous pour chacun. Pour chaque modèle, définissez l’objet, collez l’instruction dans le bloc AI Content, nommez clairement le modèle et cliquez sur Save.

Application received Objet : Nous avons bien reçu votre demande pour @unit_address Instruction : Rédige un e-mail de confirmation bref et chaleureux à @applicant_name pour l’informer que sa demande de location pour @unit_address a bien été reçue et est en cours d’examen. Limite-le à 2 ou 3 phrases, sur un ton cordial et professionnel. Inclus un petit badge de statut indiquant « En cours d’examen », fond blanc, une seule colonne centrée d’une largeur maximale de 560px, police Inter/system-ui, pied de page discret en #999. Déclencheur : envoyé à @applicant_email dès la soumission du formulaire.

Documents needed Objet : Il nous manque un élément pour votre demande Instruction : Rédige un e-mail poli et clair à @applicant_name expliquant que sa demande pour @unit_address présente un document manquant ou un problème avec l’un d’eux, et invite-le à répondre ou à soumettre de nouveau le bon fichier. Adopte un ton serviable et non accusateur, en 3 ou 4 phrases. Fond blanc, une seule colonne, pied de page discret en #999. Déclencheur : envoyé à @applicant_email lorsque le statut de la demande passe à Incomplete – documents requested.

Ready for your review Objet : La demande de @applicant_name est prête pour une décision finale Instruction : Rédige un e-mail interne court et factuel au gestionnaire immobilier résumant la demande : nom du candidat, logement et revenus, avec une ligne renvoyant au résumé de présélection pour le contexte. Limite-le à moins de 3 phrases. Fond blanc, une seule colonne, un tableau de données compact présentant le candidat, le logement et les revenus, pied de page discret en #999. Déclencheur : envoyé au gestionnaire immobilier lorsque le statut de la demande passe à Pending manager decision.

Application approved Objet : Bonne nouvelle concernant votre demande pour @unit_address Instruction : Rédige un e-mail chaleureux informant @applicant_name que sa demande de location pour @unit_address a été approuvée. Mentionne les prochaines étapes : la signature du bail et la date d’emménagement. Limite-le à 3 ou 4 phrases. Fond blanc, une seule colonne, un badge de statut vert indiquant « Approuvée », pied de page discret en #999. Déclencheur : envoyé à @applicant_email lorsque le statut de la demande passe à Approved.

Application update Objet : Information concernant votre demande pour @unit_address Instruction : Rédige un e-mail bref et respectueux informant @applicant_name que sa demande de location pour @unit_address n’a pas été retenue pour le moment. N’explique pas les détails de la présélection interne, ils sont strictement internes. Invite-le à nous contacter pour toute question. Limite-le à 3 phrases. Fond blanc, une seule colonne, un badge de statut gris neutre, pied de page discret en #999. Déclencheur : envoyé à @applicant_email lorsque le statut de la demande passe à Rejected.

Remarque : selon votre juridiction, un refus de demande de location peut devoir comporter des mentions spécifiques relatives aux décisions défavorables ou au logement équitable. Vérifiez auprès d’un conseiller juridique ce que doivent contenir votre e-mail de refus et tout avis qui l’accompagne : cet article traite de l’automatisation, pas de la formulation réglementaire.

3. Activez les notifications : dans la barre latérale droite de l’éditeur de formulaire, cliquez sur Notify et activez les notifications aux répondants à l’aide de votre modèle de confirmation.

4. Configurez les e-mails conditionnels : de retour dans Advanced logic, ajoutez une action Send email à chaque règle On Update de la partie 3 : l’e-mail de documents manquants lorsque le statut passe à Incomplete, l’e-mail « prêt pour examen » au gestionnaire immobilier lorsque le statut passe à Pending manager decision, et l’e-mail d’approbation ou de refus lorsque le statut passe à l’une de ces valeurs.

Chaque demande approuvée ou refusée doit laisser un dossier clair : les informations du candidat, le résumé de présélection IA et l’identité de la personne qui a pris la décision finale.

1. Ouvrez l’éditeur de modèles PDF : cliquez sur l’icône de votre profil, accédez à Apps and Integrations, puis à Custom PDF Template, et cliquez sur Add New Template.

2. Passez en vue HTML et collez le modèle ci-dessous. Il insère les informations du candidat, sa situation professionnelle, ses références et le résumé de présélection IA à l’aide de variables @field_id.

3. Nommez le modèle « Rental application decision record » et cliquez sur Save.

4. Joignez-le aux e-mails de décision : de retour dans les règles On Update de la partie 4 pour Approved et Rejected, ajoutez une action Generate PDF utilisant ce modèle, puis joignez le fichier généré à chaque e-mail.

C’est ici que votre agent de location et votre gestionnaire immobilier travaillent concrètement : lecture du résumé de présélection IA, vérification des documents et avancement de chaque demande.

1. Ouvrez le tableau des réponses : depuis votre projet, ouvrez la page de tableau connectée à votre formulaire. La colonne du résumé de présélection affiche brièvement Generating… après chaque soumission, puis se remplit automatiquement.

2. Présélectionnez la demande : l’agent de location ouvre chaque nouvelle réponse, lit le résumé de présélection et les documents, puis fait passer le statut à Incomplete si un élément manque, ou à Pending manager decision si la demande est prête.

3. Prenez la décision finale : le gestionnaire immobilier ouvre les demandes qui lui sont attribuées et définit le statut sur Approved ou Rejected.

4. Passez en Kanban pour une vue en pipeline : ajoutez un data block Kanban connecté au même formulaire, regroupé par statut, afin que les deux rôles puissent voir l’ensemble du pipeline d’un coup d’œil.

5. Ajoutez un graphique pour le reporting : sur la page de graphiques du projet, regroupez par statut pour voir à tout moment combien de demandes sont en attente, approuvées ou refusées.

Trois rôles ont besoin de trois vues différentes des mêmes données : les candidats suivent leur propre statut, les agents de location traitent leur file de présélection et les gestionnaires immobiliers voient ce qui attend leur décision finale.

1. Activez le portail : depuis votre projet, cliquez sur l’icône Settings, sélectionnez Activate Portal, puis ouvrez le Setup Wizard et connectez un annuaire d’utilisateurs.

2. Ajoutez des rôles : dans l’annuaire d’utilisateurs, ouvrez Edit Profile Fields et ajoutez les rôles « Applicant », « Leasing agent » et « Property manager ».

3. Limitez les candidats à leur propre dossier : sur la page « My application », passez en Edit Mode, ouvrez Options → Manage Access et activez Allow users to view only their data sur le champ applicant_email.

4. Limitez chaque rôle à sa file attribuée : sur les pages de l’agent de location et du gestionnaire immobilier, activez Allow assignees to view only their data sur le champ Assignee, afin que chacun ne voie que ce qui lui est actuellement attribué.

Remarque : vous pouvez définir un domaine personnalisé pour votre portail, disponible avec le Business plan ou via l’add-on Brand removal.

Un pipeline de demandes de location où rien ne dépend de la mémoire de quelqu’un pour relancer. Chaque demande arrive avec une analyse IA privée et cohérente de la capacité financière et de la complétude du dossier, avant même qu’une personne ne l’ouvre. Votre agent de location et votre gestionnaire immobilier traitent chacun leur étape du même dossier, et le candidat reçoit un e-mail clair et rapide dès qu’une décision est prise, tandis qu’un PDF d’apparence signée documente en arrière-plan qui a décidé quoi et pourquoi.

Inutile de partir de zéro : nous avons déjà préparé des processus similaires pour vous.

Vous n’avez pas encore de formulaire ? Créez-en un en quelques secondes avec le Form Creation Agent : décrivez ce dont vous avez besoin et Formaloo crée le formulaire pour vous.

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