À la fin de ce guide, vous disposerez d’un formulaire unique de demande de congé qui s’achemine automatiquement vers le responsable indiqué par l’employé, sans hiérarchie d’approbation fixe. Chaque demande fait l’objet d’une vérification de couverture générée par l’IA qui signale les conflits de planning avant tout examen, et les changements de Status déclenchent automatiquement le bon e-mail à l’employé. L’équipe People Ops travaille depuis un pipeline Kanban interne avec des vues filtrées pour les demandes en attente, approuvées, refusées et non rémunérées.

C’est le seul formulaire du processus. Les employés remplissent la section publique lorsqu’ils soumettent une demande ; les champs Status, Assignee et Internal notes sont réservés aux administrateurs et se trouvent dans le même enregistrement, de sorte que l’équipe People Ops examine tout depuis un seul endroit au lieu d’un système distinct.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent. Collez l’instruction ci-dessous, puis cliquez sur Create.

Crée un formulaire de demande de congé d’une seule page destiné aux employés. Champs publics : nom complet (texte court), adresse e-mail professionnelle (champ e-mail), service (liste déroulante : Engineering, Sales, Marketing, Support, Finance, HR, Operations, Other), type de congé (liste déroulante : Vacation, Sick leave, Personal, Bereavement, Parental leave, Unpaid leave), date de début (champ date), date de fin (champ date), motif du congé (texte long, obligatoire), adresse e-mail du responsable chargé de l’examen (champ e-mail). Ajoute également un champ d’énoncé masqué intitulé « Avertissement de date » contenant le texte « Votre date de fin est antérieure à votre date de début. Veuillez vérifier avant de soumettre. » Ajoute ces champs réservés aux administrateurs : Status sous forme de liste déroulante avec les options Submitted, Awaiting manager review, Approved, Rejected ; un champ Assignee intitulé Assignee ; et Internal notes sous forme de champ de texte long.

2. Vérifiez vos champs : votre formulaire devrait maintenant correspondre au tableau ci-dessous. Le Form Creation Agent aura généré automatiquement la majeure partie de cette structure. Ouvrez les paramètres de chaque champ et vérifiez que l’ID du champ correspond exactement, car la logique, les e-mails et le modèle PDF font tous référence à ces ID.

3. Ajoutez le champ de vérification de couverture : cliquez sur Add field et choisissez Agent Field. Il est réservé aux administrateurs par défaut. Intitulez-le « Vérification de couverture » et attribuez-lui l’ID de champ coverage_check, puis ouvrez sa zone d’instruction et saisissez : « À partir de @department, @leave_type, @start_date et @end_date, vérifie si cette demande chevauche d’autres congés déjà approuvés dans le même service. Signale tout chevauchement ou conflit avec une période d’interdiction en un court paragraphe, ou indique qu’il n’y a aucun conflit. » Utilisez le menu @ pour insérer chaque champ plutôt que de saisir les noms des champs de mémoire.

Remarque : l’Agent Field est disponible avec les forfaits Business et Enterprise. Il s’exécute automatiquement à chaque soumission, sans étape distincte pour le déclencher, et reste toujours réservé aux administrateurs : l’employé ne le voit donc jamais.

4. Publiez le formulaire : cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur.

Trois modèles se déclenchent automatiquement à mesure que la demande avance dans le processus : une demande d’examen au responsable, un avis d’approbation à l’employé et un avis de refus à l’employé. Créez-les tous les trois dès maintenant afin qu’ils soient prêts à être associés à la logique dans la partie 4.

1. Ouvrez l’éditeur de modèles d’e-mail : cliquez sur l’icône de votre profil → Apps & integrations → Custom email templates → Add new template.

2. Créez chacun des trois modèles : attribuez à chacun un nom et un objet, puis videz le champ du corps, ajoutez un bloc AI Content et collez l’instruction indiquée ci-dessous. Enregistrez chaque modèle avant de passer au suivant.

Manager review request (au responsable chargé de l’examen) Objet : Nouvelle demande de congé de @employee_name à examiner Instruction IA : « Rédige un e-mail clair et efficace informant un responsable qu’un membre de son équipe a soumis une demande de congé qui nécessite son examen. Mentionne le nom de l’employé (@employee_name), le type de congé (@leave_type), la date de début (@start_date), la date de fin (@end_date) et le motif (@reason) s’il a été indiqué. Adopte un ton neutre et professionnel : il s’agit d’une notification interne de routine, pas d’un argumentaire commercial. Indique clairement ce qui est demandé : examiner la demande et communiquer la décision aux RH. 3 à 4 phrases, moins de 80 mots. » Design : fond blanc, colonne unique centrée, largeur maximale de 560px, police Inter/system-ui. Présente les détails du congé sous forme de tableau de données clé-valeur compact plutôt qu’en texte continu. Pied de page discret en #999 avec un espace réservé pour le nom de l’entreprise.

Leave approved (à l’employé) Objet : Votre demande de congé a été approuvée Instruction IA : « Rédige un e-mail de confirmation chaleureux et bref destiné à un employé dont la demande de congé a été approuvée. Mentionne son type de congé (@leave_type), sa date de début (@start_date) et sa date de fin (@end_date). Reste positif mais concis, et ajoute une phrase lui rappelant de transmettre tout travail en cours avant son absence. Ton cordial et professionnel. 3 à 4 phrases, moins de 70 mots. » Design : même mise en page que ci-dessus, avec un petit badge de statut vert « Approuvé » en haut et les dates présentées dans le même tableau de données compact.

Leave rejected (à l’employé) Objet : Mise à jour concernant votre demande de congé Instruction IA : « Rédige un e-mail calme et respectueux informant un employé que sa demande de congé n’a pas été approuvée. Mentionne son type de congé (@leave_type) et les dates demandées (@start_date, @end_date) sans t’y attarder. Évite tout langage dur ou bureaucratique, et invite l’employé à contacter son responsable ou les RH pour discuter des dates ou d’alternatives. Ton : empathique, sans être sur la défensive, et jamais excessivement désolé au point de paraître hésitant. 3 à 4 phrases, moins de 70 mots. » Design : même mise en page, avec un badge de statut ambre discret (et non rouge) « Non approuvé », afin que les deux e-mails de décision forment un ensemble cohérent.

Un modèle PDF unique consigne le résultat une fois la décision prise : informations sur l’employé et le responsable, dates et motif du congé, vérification de couverture générée par l’IA et statut final. La logique le génère automatiquement dans la partie 4. Ici, vous vous contentez de le créer.

1. Ouvrez l’éditeur de modèles PDF : cliquez sur l’icône de votre profil → Apps & integrations → Custom PDF templates → Add new template.

2. Passez en vue HTML et collez le modèle ci-dessous : il utilise l’insertion des réponses pour intégrer les valeurs des champs, notamment @rowid pour le numéro de référence et @created_at pour la date de soumission. Il est organisé en trois sections : Employé, Détails du congé et Examen interne, cette dernière regroupant le badge de Status, la personne chargée de l’examen, la vérification de couverture et les notes internes, c’est-à-dire tout ce que la version de ces données destinée à l’employé ne doit jamais contenir.

Leave request decision record

Conservé comme dossier d’audit RH pour chaque décision : informations sur l’employé et le responsable, type et dates du congé, motif, vérification de couverture et statut final, le tout dans un seul document.

C’est ici que le processus prend forme. Un ensemble de règles attribue chaque nouvelle demande à l’équipe People Ops, envoie un e-mail au responsable chargé de l’examen, avertit l’employé en cas d’incohérence des dates et, une fois la décision prise, envoie un e-mail à l’employé et génère le PDF de décision. Le Logic Agent peut tout créer à partir d’une seule instruction.

1. Ouvrez le Logic Agent : dans l’éditeur de formulaire, ouvrez Advanced logic depuis le panneau des paramètres du formulaire, à droite, puis accédez à l’onglet Logic. Cliquez sur Logic Agent dans le coin supérieur droit.

2. Décrivez l’ensemble du processus en une seule instruction : collez l’instruction ci-dessous et cliquez sur Generate rules.

Lorsque le formulaire est soumis : attribue l’enregistrement à l’équipe People Ops, définis le statut sur « Awaiting manager review » et envoie l’e-mail « Manager review request » à l’adresse du champ e-mail du responsable. Lorsque la date de fin est antérieure à la date de début, affiche le champ « Avertissement de date », masqué par défaut. Lorsque le statut passe à « Approved » : envoie l’e-mail « Leave approved » à l’adresse du champ e-mail de l’employé et génère le PDF de décision de la demande de congé. Lorsque le statut passe à « Rejected » : envoie l’e-mail « Leave rejected » à l’adresse du champ e-mail de l’employé et génère le PDF de décision de la demande de congé.

3. Vérifiez et approuvez chaque règle : l’IA présente un aperçu de chaque règle créée. Approuvez, refaites ou annulez chacune individuellement, puis vérifiez que le bon modèle d’e-mail est sélectionné pour chaque action « Send email » et le bon modèle PDF pour chaque action « Generate PDF ».

4. Enregistrez votre logique : cliquez sur Save dans le coin supérieur droit.

Remarque : le champ de vérification de couverture est généré après la création de la ligne de réponse : si vous souhaitez également l’insérer dans un e-mail On Submit, la valeur peut donc arriver vide. C’est pourquoi le PDF de décision, qui y fait référence, est généré On Update, une fois que l’équipe People Ops a eu le temps d’examiner la demande.

Aucun portail client n’est nécessaire ici. Les employés soumettent leurs demandes via le lien public du formulaire, et les seules personnes qui ont besoin d’un accès restreint sont les membres de votre propre équipe People Ops, qui travaillent depuis des pages du même projet.

1. Créez l’équipe People Ops : dans les paramètres de votre espace de travail, accédez à Members, créez une équipe nommée People Ops et ajoutez-y les personnes qui gèrent les demandes de congé. C’est vers cette équipe que le champ Assignee achemine les demandes.

2. Créez la page All requests : ajoutez un tableau Kanban regroupé par Status, avec des colonnes Awaiting manager review, Approved et Rejected. Faire glisser une carte d’une colonne à l’autre met à jour le Status de l’enregistrement et déclenche automatiquement la logique correspondante.

3. Créez les vues filtrées : ajoutez My assigned requests, un tableau filtré sur Assignee = utilisateur connecté, trié du plus récent au plus ancien. Ajoutez Awaiting manager review, filtré sur Status = Awaiting manager review, trié du plus ancien au plus récent. Ajoutez Approved leave, filtré sur Status = Approved, regroupé par mois et trié par date de début. Ajoutez Rejected requests, filtré sur Status = Rejected. Ajoutez Unpaid leave requests, filtré sur Type de congé = Unpaid leave, car ce type de congé a des incidences sur la paie que les autres catégories n’ont pas.

4. Créez le graphique par service : ajoutez un graphique à barres des congés approuvés regroupés par service, afin de repérer les manques de couverture avant qu’ils ne posent problème.

5. Limitez le groupe à People Ops : sur chacune des pages ci-dessus, ouvrez le menu à trois points → Access, et limitez l’accès aux utilisateurs internes de l’équipe People Ops. Comme Status, Assignee et Internal notes sont tous réservés aux administrateurs, l’ensemble du pipeline d’examen reste ainsi invisible pour toute personne extérieure à cette équipe.

Vous disposez désormais d’un processus de demande de congé qui s’achemine automatiquement vers le responsable indiqué par l’employé, sans hiérarchie fixe à configurer ni à maintenir. Chaque demande arrive avec une vérification de couverture générée par l’IA qui signale déjà les conflits de planning, et un simple changement de Status déclenche le bon e-mail sans que personne n’ait à le rédiger. L’équipe People Ops travaille depuis un pipeline interne unique au lieu d’une boîte de réception éparpillée, avec un dossier de décision permanent pour chaque demande.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.

Vous n’avez pas encore de formulaire ? Créez-en un en quelques secondes avec le Form Creation Agent : décrivez ce dont vous avez besoin et Formaloo crée le formulaire pour vous.