Un portail unique où chaque agence, clinique ou magasin soumet ses demandes de fournitures, d’informatique et d’entretien des locaux, au lieu d’écrire ou de téléphoner directement au siège. Un Agent Field lit chaque demande dès son arrivée, rédige un bref résumé de tri et désigne son responsable (IT, Facilities, Procurement ou HQ operations), sans qu’une personne ait à la trier au préalable. Le site reçoit automatiquement une confirmation et des mises à jour de statut, et le siège dispose d’une file Kanban par équipe ainsi que d’un rapport de tendances par site, afin que les problèmes récurrents d’un site ne se perdent pas dans la masse.

C’est le formulaire qu’utilisera chaque site : il doit donc convenir à trois types de demandes très différents (fournitures, informatique et entretien des locaux) sans devenir trois formulaires distincts. Le moyen le plus rapide d’y parvenir est le Form Creation Agent : décrivez le formulaire une fois, il crée les champs, puis vous ajoutez à la main les deux champs nécessaires.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : Depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent.

2. Décrivez le formulaire : Collez ce prompt : « Crée un formulaire permettant au personnel des agences et des magasins de soumettre des demandes opérationnelles au siège. Inclus une liste déroulante pour l’agence ou le site ; une liste déroulante pour le type de demande avec les options IT support, Facilities & maintenance, Supplies et Other ; une liste déroulante pour l’urgence avec les options Low, Medium, High et Urgent (blocking operations) ; un champ de texte long pour décrire la demande ; un champ de texte court pour l’appareil ou le système concerné ; un champ de texte court pour la zone ou l’équipement nécessitant une intervention ; un champ de texte long pour les articles nécessaires et leur quantité ; un champ de téléversement de fichier pour une photo du problème ; une liste déroulante de statut réservée aux administrateurs avec les options New, Triaged, In progress, Waiting on branch, Resolved et Closed ; un champ Assignee réservé aux administrateurs ; et un champ de texte long réservé aux administrateurs pour les notes internes. »

3. Cliquez sur Create.

Votre formulaire devrait ressembler à ceci. Le Form Creation Agent en aura généré l’essentiel. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspond exactement :

4. Ajoutez le champ User Profile à la main : Le Form Creation Agent n’ajoute pas celui-ci. Ouvrez Add field, ajoutez un champ User Profile et intitulez-le « Qui soumet cette demande ? », avec l’ID de champ requester_profile. Il relie chaque soumission à l’annuaire d’utilisateurs de votre portail, ce qui rend possible la page « My requests » de la partie 6.

Remarque : Le champ User Profile n’est entièrement connecté qu’une fois votre portail et votre annuaire d’utilisateurs créés. Si vous n’avez pas encore créé votre portail, revenez vérifier ce champ après la partie 6.

C’est ce qui rend le routage basé sur l’IA plutôt que sur une règle fixe par catégorie. Un Agent Field lit l’ensemble de la soumission dès son envoi, rédige un bref résumé interne et peut mettre à jour d’autres champs de la même ligne : il définit donc directement l’Assignee, sans que vous ayez à écrire une règle SI/ALORS distincte pour chaque type de demande.

1. Ouvrez le panneau Add field et ajoutez un Agent Field : Il est réservé aux administrateurs par défaut. Aucun paramètre ne permet de l’exposer au site qui a soumis la demande.

2. Donnez-lui un titre clair : Nommez-le « AI triage analysis » avec l’ID de champ ai_triage_analysis. Ce titre devient l’en-tête de colonne dans votre tableau Responses.

3. Rédigez le prompt : Ouvrez la zone de prompt du champ et utilisez le menu @ pour insérer les réponses soumises : « À partir de @location, @request_type, @urgency et @request_description, ainsi que de @affected_system, @facility_area ou @supply_items s’ils sont renseignés, rédige un résumé de tri de deux à trois phrases de cette demande. Décide ensuite quelle équipe doit en être responsable (IT team, Facilities team, Procurement team ou HQ ops generalist) en te fondant sur l’ensemble des informations soumises, et pas seulement sur la liste déroulante du type de demande. Une demande marquée Other qui décrit clairement un appareil en panne doit tout de même être confiée à l’IT. »

4. Activez « Allow AI to update records » : Dans les paramètres du champ, activez cette option et sélectionnez uniquement le champ Assignee. C’est le même mécanisme que Formaloo utilise pour l’admission en santé, où une IA lit les symptômes d’un patient et met à jour un champ Department pour que le dossier s’achemine de lui-même. Ici, elle lit la demande et attribue l’Assignee à la bonne équipe interne dès l’arrivée de la demande.

5. Enregistrez votre formulaire.

Remarque : L’Agent Field est disponible avec les forfaits Business et Enterprise.

Le site ne doit pas voir les trois champs propres à chaque catégorie en même temps, mais uniquement celui qui correspond à son choix. Utilisez le Logic Agent pour générer toutes ces règles à partir d’un seul prompt en langage courant, au lieu de les créer une par une.

1. Ouvrez Advanced logic : Dans le panneau des paramètres à droite de l’éditeur de formulaire, allez dans l’onglet Logic.

2. Cliquez sur Logic Agent en haut à droite du panneau Logic.

3. Collez ce prompt : « Masquer par défaut “Quel appareil ou système est concerné ?”, “Quelle zone ou quel équipement nécessite une intervention ?” et “De quel(s) article(s) avez-vous besoin, et en quelle quantité ?”. Afficher “Quel appareil ou système est concerné ?” et le rendre obligatoire uniquement lorsque le type de demande est égal à IT support. Afficher “Quelle zone ou quel équipement nécessite une intervention ?” et le rendre obligatoire uniquement lorsque le type de demande est égal à Facilities & maintenance. Afficher “De quel(s) article(s) avez-vous besoin, et en quelle quantité ?” et le rendre obligatoire uniquement lorsque le type de demande est égal à Supplies. Masquer par défaut “Ajoutez une photo si cela aide à expliquer le problème”, et l’afficher lorsque le type de demande est égal à IT support ou à Facilities & maintenance. »

4. Cliquez sur Generate Rules et examinez l’aperçu.

5. Approuvez chaque règle, ou refaites celles qui ne correspondent pas au prompt ci-dessus.

6. Enregistrez votre logique.

Quatre e-mails font fonctionner ce workflow : une confirmation au site, une notification interne une fois la demande acheminée par l’IA, une escalade urgente pour les problèmes bloquants et une mise à jour de statut en cas de changement. Chacun nécessite son propre modèle.

1. Créez l’e-mail de confirmation : Intitulez-le « Request received ». Objet : « Nous avons bien reçu votre demande pour @location. » Corps : une confirmation courte et chaleureuse remerciant le site, reprenant @request_type et @request_description en une ligne et indiquant que la demande a été acheminée automatiquement, sans promettre de délai de réponse précis.

2. Définissez son déclencheur : Lorsque le site soumet le formulaire, envoyez-le immédiatement à @requester_profile.

3. Créez l’e-mail de notification interne : Intitulez-le « New request routed ». Objet : « Nouvelle demande @request_type de @location (priorité @urgency). » Corps : une note interne factuelle indiquant @location, @request_type, @urgency, les réponses soumises via @answered et la référence BR-@rowid.

4. Définissez son déclencheur : Lorsque le champ AI triage analysis a terminé et défini le champ Assignee, envoyez-le à la personne à qui la demande vient d’être attribuée.

5. Créez l’e-mail d’escalade urgente : Intitulez-le « Urgent request ». Objet : « 🚨 Urgent : demande @request_type de @location. » Corps : un message posé mais direct, indiquant que la demande a été signalée Urgent (blocking operations), reprenant les mêmes détails @answered et BR-@rowid et demandant au destinataire de l’examiner immédiatement.

6. Définissez son déclencheur : En plus de la notification interne, uniquement lorsque l’urgence est égale à « Urgent (blocking operations) », envoyez également cet e-mail au responsable de l’équipe désignée.

7. Créez l’e-mail de mise à jour de statut : Intitulez-le « Status update ». Objet : « Mise à jour de votre demande pour @location. » Corps : une note brève et chaleureuse mentionnant BR-@rowid, indiquant le nouveau @status et expliquant en une phrase simple ce que cela signifie pour le site.

8. Définissez son déclencheur : Lorsqu’un membre de l’équipe interne modifie le champ Status, envoyez-le à @requester_profile.

9. Enregistrez chaque modèle.

Chaque demande génère un PDF interne, utile pour les audits, l’examen des problèmes récurrents ou simplement pour disposer d’un fichier propre par demande. Il réunit l’analyse de tri de l’IA et la soumission brute, afin qu’un évaluateur n’ait jamais à ouvrir le formulaire et le tableau Responses côte à côte.

1. Ouvrez les modèles PDF de votre projet et créez-en un nouveau. Intitulez-le « Operational request record ».

2. Collez le HTML ci-dessous comme code du modèle :

3. Enregistrez le modèle.

4. Joignez-le à l’e-mail de notification interne : Ouvrez le modèle d’e-mail « New request routed » de la partie 4, activez l’option Attach PDF et sélectionnez « Operational request record ». Ainsi, l’équipe désignée reçoit le dossier complet dès que la demande lui est acheminée.

Transformez le formulaire en portail afin que les sites, l’IT, Facilities, Procurement et HQ operations disposent chacun de leur propre espace, sans que personne ne voie plus que nécessaire.

1. Activez votre portail depuis les paramètres du projet.

2. Créez cinq groupes, un par rôle : Branch requesters, IT team, Facilities team, Procurement team et HQ operations.

Branch requesters (utilisateurs externes, car le personnel des sites n’a pas besoin de compte Formaloo) :

3. Filtrez « My requests » sur les données de chaque site : Survolez le tableau, cliquez sur Options → Manage Access et, sous Profile Field Access, choisissez le champ requester_profile. Activez Allow users to view user data.

4. Créez les groupes des équipes internes. Pour IT team, Facilities team et Procurement team, ajoutez :

5. Limitez la file de chaque équipe à cette équipe : Dans le menu Access de la page, choisissez Internal users → Specific teams et sélectionnez l’équipe correspondante de l’espace de travail. Le personnel interne ne s’inscrit pas au portail comme les sites : c’est donc le bon mécanisme, plutôt que le parcours externe Manage User.

6. Créez le groupe HQ operations, avec une visibilité complète sur tous les sites et toutes les équipes :

7. Créez le rapport de tendances : Sur la page Request trends, ajoutez l’Analyst Agent et associez-le aux données de ce formulaire.

8. Publiez votre portail et partagez le lien avec vos sites et vos équipes internes.

Un point d’entrée unique pour tous les besoins des sites en fournitures, informatique et entretien des locaux, au lieu d’e-mails et d’appels dispersés qui atterrissent chez la première personne disponible. Chaque demande reçoit une analyse de tri rédigée par l’IA et est acheminée vers la bonne équipe interne dès sa soumission, et non lorsque quelqu’un finit par trier la boîte de réception. Les sites peuvent consulter eux-mêmes leur statut sans rien demander à personne, chaque équipe interne travaille depuis une file qui n’affiche que son propre travail, et le siège voit le volume de demandes par site avec suffisamment de précision pour repérer un problème récurrent avant qu’il ne devienne une tendance passée inaperçue.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.