Un formulaire unique de déclaration d’incidents que tout site peut utiliser dès qu’un événement survient (blessure, réclamation client, incident de sécurité ou dommage matériel), sans connexion au portail. En coulisses, Formaloo évalue automatiquement la gravité de chaque soumission à partir de quelques réponses oui/non et de listes déroulantes, rédige une analyse IA privée des faits pour la personne qui prend en charge le dossier, et achemine le cas vers le responsable du site, l’équipe régionale ou l’équipe de réponse du siège selon sa gravité. L’évaluation de la gravité ne repose jamais sur le jugement d’un employé de terrain sur le moment.

Ce formulaire doit pouvoir être rempli par un employé de terrain sur son téléphone juste après un incident ; il reste donc concis : de quoi décrire les faits et les quelques réponses factuelles qui alimenteront ensuite l’évaluation automatique de la gravité, rien de plus. Le Form Creation Agent crée tout cela en une seule fois à partir d’une description en langage courant.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : Depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent.

2. Décrivez le formulaire : Collez ce prompt dans le Form Creation Agent et cliquez sur Create.

Crée un formulaire de déclaration d’incidents pour une entreprise multisite. Demande le nom et l’adresse e-mail de la personne qui déclare, le site depuis lequel elle effectue la déclaration (une liste déroulante avec les options provisoires Location 1, Location 2, Location 3 et Location 4), le type d’incident (une liste déroulante avec les options Injury or accident, Customer complaint, Security incident, Property or equipment damage et Other), le moment où il s’est produit (un champ date et heure) et un champ de texte long décrivant les faits. Ajoute une question oui/non demandant si quelqu’un a été blessé, et un champ de texte long pour les détails de la blessure et la nécessité éventuelle de soins médicaux. Ajoute une question oui/non demandant si un client ou un membre du public était impliqué, une question oui/non demandant s’il existe un risque d’exposition médiatique, juridique ou réglementaire, une liste déroulante pour le coût estimé ou les dommages matériels avec les options None, Under $1,000, $1,000 to $10,000 et Over $10,000, et un champ de téléversement de fichier pour les photos ou pièces justificatives. Ajoute ensuite ces champs réservés aux administrateurs : une liste déroulante Niveau de gravité avec les options Minor, Moderate et Major/Critical, une liste déroulante Statut avec les options New, Under review, Escalated et Resolved, un champ Assignee et un champ de texte long Notes internes.

3. Vérifiez les champs : Votre formulaire devrait ressembler à ceci :

4. Renommez les sites provisoires : Ouvrez la liste déroulante location et remplacez Location 1 à Location 4 par les noms de vos propres sites.

5. Publiez votre formulaire : Cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur pour le mettre en ligne.

Deux opérations ont lieu en coulisses à chaque soumission, avant que quiconque ne l’examine : un score de gravité numérique est calculé à partir des réponses factuelles déjà présentes dans le formulaire, et une analyse IA privée résume les faits pour la personne qui prend en charge le dossier. Ni l’un ni l’autre n’est visible par la personne qui déclare l’incident.

1. Ouvrez la section Variables : Dans votre éditeur de formulaire, allez dans la section Variables.

2. Ajoutez quatre variables entières : Cliquez quatre fois sur + Add et sélectionnez Integer pour créer des variables avec les ID injury_points, public_points, exposure_points et damage_points. Laissez leur valeur par défaut à 0 : la logique les définira dans la partie suivante.

3. Ajoutez la variable de formule du score de gravité : Cliquez sur + Add, sélectionnez Formula et attribuez-lui l’ID severity_score. Dans son champ Default formula, saisissez :

4. Ouvrez le panneau Add field et sélectionnez Agent Field : De retour dans les champs de votre formulaire, cliquez sur Add field et recherchez Agent Field. Il est réservé aux administrateurs par défaut et ne peut pas être affiché aux répondants : aucune option ne le permet.

5. Attribuez-lui l’ID ai_incident_triage et intitulez-le « AI incident triage ».

6. Rédigez le prompt : Ouvrez la zone de prompt du champ et saisissez :

Analyse cette déclaration d’incident et rédige un bref résumé privé pour le responsable chargé de l’examen. Appuie-toi sur @incident_type, @incident_description, @injury_details, @public_involved, @exposure_risk et @damage_estimate. Résume les faits en deux phrases, explique en une phrase pourquoi cet incident relève de son niveau de gravité, et termine par une phrase recommandant l’action immédiate à entreprendre par la personne chargée de l’examen.

Utilisez le menu @ dans la zone de prompt pour insérer chaque champ par référence plutôt que de saisir les ID de champ de mémoire.

7. Publiez votre formulaire pour activer le champ.

Cette analyse IA s’exécute automatiquement à chaque soumission et apparaît dans sa propre colonne de votre tableau Responses, à côté de severity_score et de tous les autres champs. Comme elle est réservée aux administrateurs par conception, utilisez-la dans les notifications internes de la partie 4, et non dans l’e-mail de confirmation envoyé à la personne qui a déclaré l’incident.

C’est ici que le score de gravité, l’affichage des détails de la blessure et l’acheminement effectif vers l’équipe du site, régionale ou du siège sont reliés entre eux. Le Logic Agent peut configurer toutes ces règles à partir d’une seule description en langage courant.

1. Ouvrez Advanced logic : Dans le panneau des paramètres du formulaire, à droite de l’éditeur, ouvrez Advanced logic et allez dans l’onglet Logic.

2. Ouvrez le Logic Agent : Cliquez sur Logic Agent en haut à droite du panneau Logic.

3. Décrivez les règles : Collez ce texte dans la zone de prompt du Logic Agent et cliquez sur Generate Rules.

Masquer par défaut le champ des détails de la blessure, l’afficher uniquement lorsque « Quelqu’un a-t-il été blessé ? » vaut Oui, et le rendre obligatoire dans ce cas. Définir Injury points sur 3 lorsque « Quelqu’un a-t-il été blessé ? » vaut Oui, sinon sur 0. Définir Public points sur 1 lorsque « Un client ou un membre du public était-il impliqué ? » vaut Oui, sinon sur 0. Définir Exposure points sur 3 lorsque « Existe-t-il un risque d’exposition médiatique, juridique ou réglementaire ? » vaut Oui, sinon sur 0. Définir Damage points sur 0 lorsque « Coût estimé ou dommages matériels » vaut None, sur 1 lorsqu’il vaut Under $1,000, sur 2 lorsqu’il vaut $1,000 to $10,000 et sur 3 lorsqu’il vaut Over $10,000. Définir « Niveau de gravité » sur Minor lorsque Severity score est compris entre 0 et 2, sur Moderate lorsqu’il est compris entre 3 et 5, et sur Major/Critical lorsqu’il est supérieur ou égal à 6. Définir Assignee sur l’équipe des responsables de site lorsque « Niveau de gravité » vaut Minor, sur l’équipe régionale lorsqu’il vaut Moderate et sur l’équipe de réponse du siège lorsqu’il vaut Major/Critical. Définir « Statut » sur New lors de la soumission du formulaire.

4. Vérifiez les règles générées par l’IA : Approuvez chaque règle telle qu’elle apparaît dans l’aperçu, ou effectuez des ajustements manuels si un seuil ou une valeur par défaut ne correspond pas à votre propre politique d’escalade.

5. Enregistrez votre logique : Cliquez sur Save en haut à droite.

Cinq e-mails couvrent ce workflow : une confirmation à la personne qui déclare, une notification par niveau de gravité et un message de clôture une fois le dossier résolu. Chacun nécessite son propre modèle, et pas seulement une description, car la logique d’acheminement de la partie 3 y fait référence par leur nom.

1. Ouvrez Custom Email Templates : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and Integrations et trouvez Custom Email Templates.

2. Créez l’e-mail de confirmation : Cliquez sur Add New Template, nommez-le « Incident report received » et définissez l’objet sur Nous avons bien reçu votre déclaration d’incident : @incident_type sur le site @location. Videz le corps, ajoutez un bloc AI Content et saisissez ce prompt : « Rédige un e-mail bref, posé et rassurant à @reporter_name pour confirmer la bonne réception de sa déclaration d’incident concernant @incident_type sur le site @location le @incident_datetime. Rassure-le en indiquant que l’équipe compétente a été informée et reviendra vers lui si des précisions sont nécessaires. Ne mentionne ni le niveau de gravité, ni le score, ni l’acheminement interne. Limite-toi à 3 ou 4 phrases. » Enregistrez le modèle.

3. Créez l’e-mail de gravité Minor : Ajoutez un autre modèle, nommez-le « New Minor incident », avec l’objet Nouvel incident déclaré sur le site @location, gravité mineure. Prompt IA : « Rédige un e-mail factuel et peu urgent destiné au responsable du site, résumant le type d’incident (@incident_type), le site (@location), les faits (@incident_description) et l’analyse IA (@ai_incident_triage). Demande-lui d’examiner l’incident et de mettre à jour le statut une fois traité. Ton posé et informatif, sans formulation d’urgence. » Enregistrez le modèle.

4. Créez l’e-mail de gravité Moderate : Ajoutez un modèle nommé « Incident escalated to regional », avec l’objet Incident escaladé pour examen régional, @location. Prompt IA : « Rédige un e-mail clair et modérément urgent destiné à l’équipe régionale, expliquant qu’un incident survenu sur le site @location a été escaladé au niveau de gravité Moderate. Inclus le type d’incident, la description, les facteurs de blessure, d’implication du public, d’exposition et de dommages, ainsi que le résumé de l’analyse IA (@ai_incident_triage) avec l’action recommandée. Demande un examen sous 24 heures. » Enregistrez le modèle.

5. Créez l’e-mail de gravité Major/Critical : Ajoutez un modèle nommé « Major incident escalation », avec l’objet Urgent : incident majeur déclaré sur le site @location. Prompt IA : « Rédige un e-mail urgent mais mesuré destiné à l’équipe de réponse du siège. Indique clairement qu’un incident Major/Critical a été déclaré sur le site @location. Commence par l’analyse IA (@ai_incident_triage) et l’action immédiate recommandée, puis indique le type d’incident, la description et tous les facteurs de risque. Aucun langage alarmiste. Demande un examen immédiat. » Enregistrez le modèle.

6. Créez l’e-mail de résolution : Ajoutez un modèle nommé « Incident resolved update », avec l’objet Mise à jour concernant votre déclaration d’incident, @location. Prompt IA : « Rédige un bref e-mail de clôture chaleureux à @reporter_name pour l’informer que sa déclaration d’incident a été examinée et marquée comme @status. Remercie-le de l’avoir signalé. Moins de 3 phrases, sans détail interne. » Enregistrez le modèle.

7. Associez l’e-mail de confirmation : De retour dans les paramètres Notify de votre formulaire, activez Send email to respondent, sélectionnez le modèle « Incident report received » et cliquez sur Publish. Cela fonctionne parce que reporter_email est un champ Email : Formaloo a besoin d’au moins un champ de ce type dans le formulaire pour envoyer une notification au répondant.

8. Associez les e-mails d’acheminement : Dans Advanced logic, ajoutez trois règles d’e-mail conditionnelles : lorsque « Niveau de gravité » est égal à Minor, envoyer « New Minor incident » à l’équipe des responsables de site ; lorsqu’il est égal à Moderate, envoyer « Incident escalated to regional » à l’équipe régionale ; lorsqu’il est égal à Major/Critical, envoyer « Major incident escalation » à l’équipe de réponse du siège.

9. Associez l’e-mail de résolution : Ajoutez une quatrième règle conditionnelle : lorsque « Statut » passe à Resolved, envoyer « Incident resolved update » à reporter_email.

Chaque incident nécessite un dossier interne clair, réunissant les réponses brutes et l’analyse IA côte à côte, que la personne chargée de l’examen peut ouvrir, imprimer ou joindre à un dossier.

1. Ouvrez Custom PDF Template : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and Integrations et cliquez sur Custom PDF Template.

2. Ajoutez un nouveau modèle : Cliquez sur Add New Template et nommez-le « Incident report ».

3. Passez en vue HTML et collez ce code :

4. Enregistrez le modèle.

5. Définissez le numéro de référence : Notez que le modèle utilise INC-@rowid pour la référence dans l’en-tête : cela insère directement l’ID de ligne réel de la soumission, sans champ supplémentaire.

6. Joignez le PDF à vos notifications internes : Dans chacun des trois modèles d’e-mail par niveau de gravité de la partie 4, joignez le PDF « Incident report » afin que l’équipe chargée de l’examen reçoive le dossier complet, et pas seulement le résumé de l’e-mail.

Dans ce workflow, chaque personne chargée de l’examen (responsable de site, équipe régionale et équipe de réponse du siège) est un utilisateur interne de Formaloo, et non un rôle de portail externe. Seul le formulaire de déclaration est public, sans connexion. Cela change la façon de configurer l’accès : au lieu d’activer des rôles de portail pour les personnes chargées de l’examen, chaque page interne est limitée à une équipe précise de l’espace de travail.

Tableau de spécification des pages

1. Démarrez votre projet : Depuis votre page d’accueil Formaloo, créez un nouveau Dashboard et connectez-le au formulaire de déclaration d’incidents créé dans la partie 1.

2. Créez la page « Report an incident » : Ajoutez un bloc de données Form pointant vers votre formulaire et laissez son accès en public, sans connexion.

3. Créez les pages des responsables de site : Ajoutez « My assigned incidents » sous forme de bloc Kanban filtré sur Assignee égal à l’utilisateur actuel, et « All incidents at my location » sous forme de tableau filtré sur le site égal au site de l’utilisateur actuel.

4. Limitez l’accès aux pages des responsables de site : Dans le menu à trois points de chaque page, cliquez sur Access, puis, sous les utilisateurs internes, sélectionnez Specific teams et choisissez votre équipe de responsables de site.

Remarque : Comme ces personnes chargées de l’examen sont des membres internes de l’espace de travail et non des utilisateurs externes du portail, utilisez ici Access → Internal users → Specific teams, et non le parcours Manage User du Setup Wizard, réservé aux utilisateurs externes qui n’ont pas de compte Formaloo.

5. Créez les pages de l’équipe régionale : Ajoutez « Regional incident pipeline » sous forme de Kanban filtré sur « Niveau de gravité » égal à Moderate ou Major/Critical, et « Moderate severity queue » sous forme de tableau filtré sur « Niveau de gravité » égal à Moderate. Limitez l’accès aux deux pages à votre équipe régionale.

6. Créez les pages de l’équipe de réponse du siège : Ajoutez « All incidents » sous forme de tableau sans filtre, « Major/Critical queue » sous forme de Kanban filtré sur « Niveau de gravité » égal à Major/Critical, et « Overdue reviews » sous forme de tableau filtré sur « Statut » égal à New ou Under review et soumis il y a plus de 48 heures, trié du plus ancien au plus récent. Limitez l’accès à ces trois pages à votre équipe du siège.

Une méthode unique et cohérente permettant à tout site de déclarer un incident en moins d’une minute, sans compte. Chaque soumission est évaluée automatiquement à partir de réponses factuelles plutôt que d’une estimation sur le terrain, et s’accompagne d’une explication privée rédigée par l’IA indiquant pourquoi elle est grave et quoi faire ensuite. Les problèmes mineurs restent au niveau local avec le responsable du site, les problèmes modérés parviennent à l’équipe régionale dans la journée, et tout incident majeur est transmis directement au siège au lieu d’attendre dans une file. La direction dispose d’une vue actualisée des tendances d’incidents sur l’ensemble des sites, sans que personne n’ait à compiler un rapport à la main.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.