À la fin de ce guide, vous disposerez d’un registre unique des exceptions dans lequel tout site peut effectuer un signalement, que l’élément signalé provienne d’une checklist non conforme, d’un incident ouvert, d’une demande en retard ou d’une alerte d’équipement. Chaque exception reçoit un score de risque pondéré et une analyse privée générée par l’IA dès son enregistrement, et un groupe de direction dispose d’une vue consolidée de tous les sites et de toutes les régions, complétée par un rapport de l’Analyst Agent qui analyse l’ensemble et indique où le risque se concentre.

C’est le point d’entrée unique que chaque site utilise pour signaler une exception, quel que soit le workflow d’origine. Le moyen le plus rapide de le créer est d’utiliser le Form Creation Agent : décrivez simplement le formulaire en langage courant et Formaloo génère les champs pour vous.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : Depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent.

2. Décrivez le formulaire : Collez ce prompt et cliquez sur Create : « Crée un formulaire pour enregistrer une exception opérationnelle sur un site de l’entreprise. Inclus une liste déroulante demandant de quel site il s’agit, une liste déroulante demandant à quelle région appartient le site, une liste déroulante demandant le type d’exception avec les options Failed checklist, Open incident, Overdue request, Equipment alert et Other, un champ de texte long demandant ce qui se passe, une liste déroulante demandant le degré de gravité avec les options Low, Medium, High et Critical, un champ oui/non demandant si cela affecte actuellement les opérations, une liste déroulante demandant depuis combien de temps cela dure avec les options Just noticed, A few days, Over a week et Over a month, un téléversement de fichier pour les pièces justificatives, un champ de texte court demandant qui effectue le signalement et un champ e-mail demandant le meilleur moyen de joindre cette personne. Ajoute aussi ces champs réservés aux administrateurs, masqués pour la personne qui remplit le formulaire : une liste déroulante de statut avec les options Open, Under review, Escalated et Resolved, un champ assignee et un champ de texte long pour les notes internes. »

3. Vérifiez les champs : Votre formulaire devrait ressembler à ceci. Le Form Creation Agent en aura généré l’essentiel. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspond exactement.

4. Ajoutez le champ de score de risque : Ajoutez manuellement un champ supplémentaire, risk_score, en tant que champ variable Formula, réservé aux administrateurs, avec une plage de 0 à 10. Laissez la formule vide pour l’instant : vous la configurerez avec la logique dans la partie 2.

5. Ajoutez le champ de statut d’escalade : Ajoutez un champ Dropdown, escalation_status, réservé aux administrateurs, avec les options Normal, Watch et Escalated. Définissez Normal comme valeur par défaut.

6. Ajoutez le champ d’analyse IA des risques : Ajoutez un Agent Field, ai_risk_read, réservé aux administrateurs. Ce champ n’est disponible qu’avec les abonnements Business ou Enterprise et il est réservé aux administrateurs par nature : il n’est donc jamais affiché à la personne qui effectue le signalement.

7. Publiez le formulaire : Cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur. Le formulaire est alors en ligne.

C’est ici que le formulaire cesse d’être une simple liste de signalements et se comporte comme un moteur d’évaluation des risques. Chaque exception est évaluée dès son enregistrement à partir de trois facteurs : son type, sa gravité et sa durée. Ce score déclenche ensuite un indicateur d’escalade automatique, de sorte que les exceptions les plus risquées apparaissent d’elles-mêmes au lieu d’attendre que quelqu’un les remarque.

1. Ouvrez Advanced logic : Dans le panneau des paramètres du formulaire, à droite de l’éditeur, cliquez sur Advanced logic et allez dans l’onglet Logic.

2. Ouvrez le Logic Agent : Cliquez sur Logic Agent en haut à droite du panneau Logic.

3. Décrivez les règles : Collez ce prompt et cliquez sur Generate rules : « Si “Cela affecte-t-il actuellement les opérations ?” vaut Oui, afficher “Depuis combien de temps cela dure-t-il ?” et le rendre obligatoire. Le masquer et ne pas le rendre obligatoire par défaut. Créer trois variables numériques masquées : type_points, severity_points et duration_points. Définir type_points selon “De quel type d’exception s’agit-il ?” : Failed checklist sur 1, Overdue request sur 1, Equipment alert sur 2, Open incident sur 3, Other sur 1. Définir severity_points selon “Quel est le degré de gravité ?” : Low sur 1, Medium sur 2, High sur 3, Critical sur 4. Définir duration_points sur 0 si “Cela affecte-t-il actuellement les opérations ?” vaut Non, sinon selon “Depuis combien de temps cela dure-t-il ?” : Just noticed sur 0, A few days sur 1, Over a week sur 2, Over a month sur 3. »

4. Vérifiez les règles générées par l’IA : Approuvez chaque règle, ou refaites celles qui ne conviennent pas. Une fois approuvées, les règles sont appliquées pour une vérification finale, et vous pouvez encore effectuer des ajustements manuels si nécessaire.

5. Configurez le score de risque : Ouvrez le champ Formula risk_score ajouté dans la partie 1 et définissez sa formule sur type_points + severity_points + duration_points. Chaque exception obtient ainsi un score de 0 à 10.

6. Ajoutez la règle d’escalade : De retour dans le Logic Agent, ajoutez une règle supplémentaire : « Si risk_score est compris entre 0 et 3, définir Escalation status sur Normal. Si risk_score est compris entre 4 et 6, définir Escalation status sur Watch. Si risk_score est compris entre 7 et 10, définir Escalation status sur Escalated. » Approuvez la règle.

7. Enregistrez votre logique : Cliquez sur Save en haut à droite.

Trois e-mails font fonctionner ce workflow : une confirmation à la personne qui a signalé l’exception, une alerte au responsable régional dès qu’un élément dépasse le seuil d’escalade et une mise à jour du statut une fois l’exception résolue. Créez les trois avant de configurer les déclencheurs dans la partie 4.

1. Ouvrez l’éditeur de modèles : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and integrations, trouvez Custom email templates et cliquez sur Add new template.

2. Créez l’e-mail de confirmation : Nommez-le « Exception logged confirmation ». Définissez l’objet sur « Nous avons enregistré votre signalement d’exception : @exception_type sur le site @location ». Videz le corps, ajoutez un bloc AI Content et saisissez ce prompt : « Rédige un e-mail de confirmation chaleureux, bref et factuel à @reporter_name pour le remercier d’avoir signalé une exception sur le site @location. Mentionne le type d’exception, @exception_type, et rassure-le en indiquant qu’elle a été enregistrée et qu’elle est en cours d’examen. Garde un ton posé et professionnel, sans alarmisme, car la gravité varie. Moins de 80 mots. Termine en précisant qu’il sera recontacté si un suivi est nécessaire. Design : fond blanc, colonne unique centrée de 560 px de large maximum, police Inter ou system-ui, petit badge de statut discret « Received » en haut, et pied de page en gris discret avec un espace réservé pour le nom de l’organisation. » Cliquez sur Save.

3. Créez l’e-mail d’alerte d’escalade : Ajoutez un deuxième modèle, « Exception escalated, regional lead alert ». Définissez l’objet sur « Exception escaladée sur le site @location, score de risque @risk_score ». Ajoutez un bloc AI Content avec ce prompt : « Rédige une alerte interne directe et mesurée destinée au responsable régional, au sujet d’une exception qui vient de dépasser le seuil d’escalade. Inclus le site @location, la région @region, le type d’exception @exception_type, la gravité @severity, la durée @duration_unresolved et le score de risque @risk_score. Mentionne l’analyse IA des risques, @ai_risk_read, comme élément de priorisation. Demande au lecteur de l’examiner et de l’attribuer rapidement. Moins de 100 mots, ton factuel et urgent sans être alarmiste. Design : fond blanc, colonne unique centrée de 560 px de large maximum, police Inter ou system-ui, badge « Escalated » en gras sur fond rouge, petit tableau de données avec le site, la région, le type, la gravité et le score de risque, et pied de page discret. » Cliquez sur Save.

4. Créez l’e-mail de résolution : Ajoutez un troisième modèle, « Exception resolved, reporter update ». Définissez l’objet sur « Mise à jour concernant l’exception que vous avez signalée sur le site @location ». Ajoutez un bloc AI Content avec ce prompt : « Rédige un court e-mail de remerciement à @reporter_name pour l’informer que l’exception qu’il a signalée, @exception_type sur le site @location, a été marquée comme résolue. Remercie-le de l’avoir signalée et souligne que le signalement des exceptions aide l’équipe à détecter les risques tôt. Moins de 70 mots, ton chaleureux. Design : fond blanc, colonne unique centrée de 560 px de large maximum, police Inter ou system-ui, badge « Resolved » sur fond vert et pied de page discret. » Cliquez sur Save.

Les modèles ne s’envoient pas d’eux-mêmes. Cette partie active l’e-mail de confirmation pour chaque nouveau signalement et associe les e-mails d’escalade et de résolution à la logique qui met déjà à jour l’enregistrement.

1. Activez l’e-mail de confirmation : Dans le panneau des paramètres du formulaire, cliquez sur Notify, puis sur Send email to respondent. Activez l’option, sélectionnez le modèle « Exception logged confirmation » et cliquez sur Publish.

Remarque : cela ne fonctionne que parce que le formulaire comporte un champ Email, reporter_email. Formaloo envoie les notifications au répondant à l’adresse du premier champ Email du formulaire.

2. Ouvrez la logique conditionnelle d’escalade : Revenez dans Advanced logic et, dans la section On Update, cliquez sur Add rule.

3. Définissez la règle d’e-mail d’escalade : Définissez la condition : « Lorsque Escalation status est Escalated, envoyer un e-mail avec le modèle “Exception escalated, regional lead alert” à l’adresse e-mail du responsable régional désigné. » Cliquez sur Save.

4. Définissez la règle d’e-mail de résolution : Ajoutez une deuxième règle On Update : « Lorsque Status est Resolved, envoyer un e-mail avec le modèle “Exception resolved, reporter update” à reporter_email. » Cliquez sur Save.

Chaque exception peut être exportée sous forme de dossier prêt à imprimer, utile pour un dossier de conformité ou pour la transmission à la personne qui la prend en charge. Ce modèle intègre l’analyse IA des risques à côté des champs standard.

1. Ouvrez l’éditeur de modèles PDF : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and integrations et cliquez sur Custom PDF template.

2. Ajoutez un nouveau modèle : Cliquez sur Add new template, basculez l’éditeur en HTML view et collez le code ci-dessous.

3. Nommez-le et enregistrez-le : Nommez-le « Exception record » et cliquez sur Save.

Le formulaire de signalement reste public, sans connexion, car toute personne sur n’importe quel site doit pouvoir signaler une exception en quelques secondes. Tout le reste (examen, attribution et consolidation des risques) se trouve derrière un portail divisé en trois groupes : l’équipe régionale, la direction du siège et un petit groupe de configuration pour les documents de référence.

Voici la structure complète des pages avant de commencer :

1. Activez le portail : Accédez à votre projet, cliquez sur l’icône Settings, sélectionnez Activate portal, cliquez sur Manage user et suivez le Setup wizard pour créer un annuaire d’utilisateurs.

2. Rendez la page de signalement publique : Sur la page « Log an exception », ouvrez le menu à trois points, cliquez sur Access et définissez l’accès externe sur Public.

3. Ajoutez les pages de l’équipe régionale : Créez « My region’s exceptions » et « Escalated in my region » sous forme de blocs de données Table. Sur chacun, passez en Edit mode, cliquez sur Options, faites défiler jusqu’à Manage access, sélectionnez le champ Assignee et activez Allow assignees to view only their data. Ensuite, dans le menu Access de la page, définissez l’accès interne sur votre équipe régionale.

4. Ajoutez les pages de la direction : Créez « All exceptions » sous forme de tableau Kanban regroupé par statut d’escalade, « Exceptions by location », « Exceptions by region » et « Escalated exceptions » sous forme de blocs de données Table, et « Risk by location » sous forme de graphique en barres calculant la moyenne de risk_score par location. Dans le menu Access de chaque page, sélectionnez votre équipe de direction du siège.

5. Ajoutez le briefing IA des risques : Ajoutez une page nommée « AI risk briefing » et insérez l’Analyst Agent. Il analyse toutes les exceptions enregistrées, tous sites et tous types confondus, et génère un rapport en langage courant indiquant où le risque se concentre. Limitez son accès à la direction du siège.

6. Ajoutez les pages de configuration et de ressources : Créez « Email templates » et « PDF templates » sous forme de pages de référence décrivant chaque modèle créé dans les parties 3 et 5, ainsi qu’une page « How to use this template » renvoyant vers les articles du centre d’aide cités tout au long de ce guide. Limitez l’accès à la direction du siège.

Chaque site dispose désormais d’un endroit unique pour signaler une exception, quel que soit le workflow d’origine. Chaque signalement est évalué selon son type, sa gravité et sa durée, et s’escalade automatiquement dès qu’il dépasse un seuil, sans que personne n’ait à le remarquer manuellement. Les responsables régionaux ne voient que ce qui leur est attribué, et la direction du siège dispose d’une vue complète de tous les sites et de toutes les régions, complétée par un rapport de l’Analyst Agent qui analyse l’ensemble des données et indique précisément où le risque se concentre. Plus besoin d’ouvrir cinq outils différents pour répondre à la question « quels sites sont en difficulté en ce moment ? ».

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.