Un formulaire d’autoévaluation récurrent que chaque service remplit à chaque période d’examen, en s’évaluant au regard du même ensemble de contrôles. Formaloo transforme ces évaluations en un score de risque composite en arrière-plan, rédige avec l’IA une analyse des risques en langage clair et escalade automatiquement vers la gestion centrale des risques tout ce qui dépasse votre seuil. Chaque soumission est conservée, ce qui permet à une page Reports de montrer, grâce à un rapport généré par IA, l’évolution du score de risque de chaque service au fil du temps.

C’est le formulaire que chaque service remplit à chaque période. Plutôt que d’ajouter les champs un par un, décrivez l’ensemble du formulaire à l’IA de Formaloo et laissez-la en créer la structure pour vous.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : Depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent.

2. Décrivez le formulaire : Collez le prompt suivant et cliquez sur Create.

Crée un formulaire d’autoévaluation des contrôles pour une équipe réglementée. Demande quel service ou quelle équipe s’autoévalue (liste déroulante : Retail banking, Commercial lending, Compliance, IT & security, Operations, Human resources), à quelle période d’examen correspond l’évaluation (liste déroulante : Q1 2026, Q2 2026, Q3 2026, Q4 2026), le nom de la personne qui soumet et son e-mail professionnel. Pose ensuite six questions à choix unique évaluant la conformité en matière de gestion des contrôles d’accès, de chiffrement et protection des données, de gestion des changements, de préparation à la réponse aux incidents, de gestion des risques liés aux tiers et fournisseurs, et de séparation des tâches, chacune avec les options Fully compliant, Partially compliant, Non-compliant et Not applicable. Ajoute une question de texte long demandant les éléments justifiant les évaluations ci-dessus, ainsi qu’un téléversement de fichier facultatif pour les pièces justificatives. Ajoute une question de texte long masquée pour un plan de remédiation et une date cible. Ajoute ces champs réservés aux administrateurs : une liste déroulante Review status (Not started, In review, Escalated, Closed), un champ Assignee, un champ de texte long Internal notes et un champ de texte long AI risk narrative.

3. Vérifiez vos champs : Votre formulaire devrait ressembler à ceci. Le Form Creation Agent en aura généré l’essentiel : vérifiez simplement que chaque champ et chaque ID de champ correspond exactement.

4. Remplacez par vos véritables services : Les options de service ci-dessus sont des exemples. Ouvrez ce champ et remplacez-les par la liste réelle des services ou équipes de votre organisation.

5. Enregistrez votre formulaire : Enregistrez vos modifications depuis la barre flottante en haut de l’éditeur.

C’est ici que l’autoévaluation cesse d’être un simple formulaire pour devenir un moteur de notation. Chaque évaluation alimente un score de risque composite masqué, et dès que ce score dépasse votre seuil, la soumission est escaladée automatiquement.

1. Ouvrez le Logic Agent : Dans le panneau des paramètres du formulaire, à droite de l’éditeur, ouvrez Advanced logic, allez dans l’onglet Logic et cliquez sur Logic Agent en haut à droite.

2. Décrivez vos règles : Collez le prompt suivant et cliquez sur Generate Rules.

Masquer par défaut la question du plan de remédiation, puis l’afficher et la rendre obligatoire si l’une des six questions d’évaluation des contrôles a pour réponse Non-compliant. Créer une variable numérique masquée appelée composite risk score, initialisée à 0. Pour chacune des six questions d’évaluation des contrôles, ajouter 0 point si la réponse est Fully compliant, 1 point si elle est Partially compliant, 3 points si elle est Non-compliant et 0 point si elle est Not applicable, puis additionner les six résultats dans composite risk score. Si composite risk score atteint 5 ou plus, définir le statut de l’examen sur Escalated.

3. Vérifiez et approuvez : Approuvez, refaites ou annulez chaque règle dont l’IA affiche un aperçu. Une fois les règles approuvées, effectuez si nécessaire des ajustements manuels.

4. Enregistrez votre logique : Cliquez sur Save en haut à droite du panneau Logic.

Remarque : Une réponse Non-compliant sur un seul contrôle suffit à afficher le champ de remédiation, mais il faut une combinaison de réponses Partially compliant et Non-compliant sur plusieurs contrôles (ou deux réponses Non-compliant) pour atteindre le seuil d’escalade de 5. Ajustez les points ou le seuil dans la règle ci-dessus selon le niveau d’exigence souhaité par votre organisation pour l’escalade.

C’est la couche d’IA qui remplace la personne chargée de résumer manuellement le profil de risque d’une soumission. Le bloc AI Content de Formaloo lit les évaluations et les justificatifs de chaque soumission dès son envoi, puis rédige une courte interprétation des risques directement dans le champ AI risk narrative.

1. Ouvrez la page de fin : Dans l’éditeur de formulaire, allez dans l’Ending page du formulaire.

2. Ajoutez un bloc AI Content : Ajoutez un bloc AI Content à la page de fin et rédigez un prompt lui demandant de lire les six évaluations des contrôles et le résumé des justificatifs, puis de rédiger en deux ou trois phrases, en langage clair, une interprétation des risques expliquant ce qui détermine le score de risque composite.

3. Enregistrez le résultat dans un champ : Activez le paramètre d’enregistrement du résultat généré par IA de ce bloc et associez-le au champ AI risk narrative créé dans la partie 1.

Trois e-mails accompagnent ce workflow : une confirmation lorsqu’un service soumet son évaluation, une alerte d’escalade à la gestion centrale des risques lorsque le seuil est dépassé, et un message de clôture une fois l’examen terminé par la gestion centrale des risques.

1. Créez l’e-mail de confirmation : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and integrations, ouvrez Custom email templates et cliquez sur Add new template. Nommez-le « Self-assessment received », définissez l’objet sur Votre autoévaluation @department pour @review_period a bien été reçue, ajoutez un bloc AI Content et collez ce prompt :

Rédige une confirmation courte et professionnelle destinée à @submitter_name confirmant la réception de son autoévaluation des contrôles pour @department, période @review_period. Précise que l’équipe risques l’examinera et ne reviendra vers lui qu’en cas de besoin. Ne révèle pas le score de risque calculé. 3 à 4 phrases, ton formel propre à la conformité, sans familiarité. Design : fond blanc, une seule colonne centrée d’une largeur maximale de 560 px, police Inter ou system-ui, une fine barre d’accentuation en haut, pied de page discret en #999.

Enregistrez le modèle.

2. Créez l’e-mail d’escalade : Ajoutez un autre modèle nommé « Escalation to central risk », avec l’objet Escalade : @department a obtenu un score de @composite_risk_score pour @review_period, et collez ce prompt :

Rédige une alerte directe et factuelle destinée à l’équipe centrale de gestion des risques : l’autoévaluation @review_period de @department a dépassé le seuil d’escalade avec un score de risque composite de @composite_risk_score. Commence par l’analyse des risques générée par IA (@ai_risk_narrative), qui constitue l’explication principale. Nomme la personne qui a soumis (@submitter_name, @submitter_email) et invite le lecteur à ouvrir la ligne et à désigner un évaluateur. Moins de 120 mots, ton de rapport de conformité, sans superflu. Design : fond blanc, colonne de 560 px, police Inter, un badge de statut « ESCALADÉ » rouge ou orange en haut, l’analyse IA affichée dans un encadré bordé, pied de page discret.

Enregistrez le modèle.

3. Créez l’e-mail d’examen terminé : Ajoutez un troisième modèle nommé « Self-assessment reviewed », avec l’objet Votre autoévaluation @department pour @review_period a été examinée, et collez ce prompt :

Rédige un bref message de clôture destiné à @submitter_name : la gestion centrale des risques a terminé l’examen de son autoévaluation @review_period pour @department. Si un plan de remédiation a été soumis, confirme sa réception. Ton reconnaissant et tourné vers l’avenir, 3 à 4 phrases. Même design que l’e-mail de confirmation.

Enregistrez le modèle.

Associez maintenant chaque modèle au moment où il doit être envoyé.

4. Déclenchez l’e-mail de confirmation : Dans Advanced logic, sous On Submit, ajoutez une règle : lorsque le formulaire est soumis, envoyer l’e-mail « Self-assessment received » à @submitter_email.

5. Déclenchez l’e-mail d’escalade : Sous On Update, ajoutez une règle : lorsque le statut de l’examen est égal à Escalated, envoyer l’e-mail « Escalation to central risk » à l’adresse de diffusion de votre gestion centrale des risques.

6. Déclenchez l’e-mail d’examen terminé : Sous On Update, ajoutez une règle : lorsque le statut de l’examen est égal à Closed, envoyer l’e-mail « Self-assessment reviewed » à @submitter_email.

Chaque soumission est transformée en un dossier propre et imprimable : les évaluations, le score composite, l’analyse des risques par IA et l’éventuel plan de remédiation, réunis dans un seul document.

1. Ouvrez le créateur de modèles PDF : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and integrations, ouvrez Custom PDF template et cliquez sur Add new template.

2. Passez en vue HTML : Basculez l’éditeur en vue HTML et collez le code ci-dessous.

3. Nommez-le et enregistrez-le : Donnez au modèle un nom comme « CSA report » et cliquez sur Save.

4. Joignez-le à l’e-mail d’escalade : Ouvrez le modèle d’e-mail « Escalation to central risk » créé dans la partie 4 et joignez-y le modèle PDF CSA report, afin que chaque e-mail d’escalade arrive avec le dossier complet en pièce jointe.

Comme toutes les personnes qui soumettent font ici partie du personnel interne, et non de clients externes, vous n’avez pas besoin d’activer un portail public avec inscription. Créez plutôt un projet autour de votre formulaire et limitez chaque page à la bonne équipe interne.

1. Ajoutez les pages : Dans votre projet, ajoutez un tableau Kanban regroupé par statut de l’examen (« All self-assessments »), un tableau filtré sur le statut de l’examen égal à Escalated (« Escalated queue »), un tableau regroupé par service (« By department ») et un tableau filtré sur un plan de remédiation non vide (« Needs remediation »).

2. Limitez l’accès à la gestion centrale des risques : Sur chacune de ces pages, ouvrez le menu à trois points, cliquez sur Access et, sous les membres d’équipe de l’espace de travail, sélectionnez votre équipe centrale de gestion des risques.

3. Ajoutez le rapport de tendances basé sur l’IA : Ajoutez une nouvelle page, ajoutez-y l’Analyst Agent et associez-le à l’historique complet des soumissions de votre formulaire d’autoévaluation. C’est votre analyste IA : il lit chaque soumission historique et rédige un rapport, avec texte et graphiques, sur l’évolution du score de risque composite de chaque service d’une période à l’autre, en remplacement d’un graphique de tendances créé manuellement.

4. Partagez le lien avec les responsables des contrôles : Les services n’ont besoin que du formulaire lui-même. Trouvez et partagez l’URL publique de votre formulaire d’autoévaluation avec chaque service afin qu’il puisse soumettre son évaluation à chaque période, sans connexion.

Un formulaire d’autoévaluation unique que chaque service remplit à chaque période d’examen, en se notant au regard des mêmes contrôles. Formaloo calcule un score de risque composite en arrière-plan, rédige avec l’IA une analyse des risques en langage clair dès l’arrivée d’une soumission et escalade automatiquement tout ce qui dépasse votre seuil, avec un dossier PDF complet en pièce jointe. La gestion centrale des risques travaille depuis un tableau Kanban et un ensemble de vues filtrées plutôt que depuis un tableur partagé, et un rapport généré par IA montre l’évolution du score de risque de chaque service sur toutes les périodes enregistrées, sans que personne n’ait à créer de graphique à la main.

Une responsable de la conformité d’une banque de taille moyenne nous a confié que son équipe passait auparavant deux jours entiers chaque trimestre à relancer les responsables de service pour obtenir leurs tableurs d’autoévaluation et à signaler manuellement tout ce qui semblait risqué. Désormais, les escalades arrivent automatiquement dans sa boîte de réception, accompagnées d’un résumé des risques déjà rédigé par l’IA.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.