Une checklist de visite notée que les équipes de maintenance des locaux et HSE remplissent sur place, couvrant six catégories de sécurité standard avec une preuve photo obligatoire pour chaque point. Dès qu’une catégorie échoue, le formulaire ouvre un bloc d’action corrective qui achemine la correction directement vers une personne responsable, avec une date d’échéance et une priorité, sans e-mail ni tableur séparé. Deux champs IA s’exécutent discrètement en arrière-plan à chaque soumission, rédigeant un résumé privé des risques et une correction suggérée pour votre équipe, et un portail offre aux inspecteurs, aux assignees et aux administrateurs HSE leur propre vue des mêmes données.

C’est ici que la checklist elle-même est créée : informations sur le site, six catégories conforme/non conforme avec preuve photo obligatoire pour chaque point, et champs d’action corrective qui ne s’appliquent qu’en cas d’échec. Le moyen le plus rapide de la créer est le Form Creation Agent, qui peut générer tout cela à partir d’un seul prompt en langage courant.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : Depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent.

2. Collez ce prompt : « Crée un formulaire de checklist d’inspection et de visite de sécurité. Inclus un champ de texte court pour le site ou le lieu inspecté, un champ de texte court pour le nom de l’inspecteur et un champ de date pour la date de l’inspection. Ajoute six champs de choix Pass/Fail pour ces catégories : sécurité incendie et issues de secours, conformité des EPI, sécurité électrique, propreté et allées de circulation, stockage des produits chimiques et dangereux, et équipements et protecteurs de machines. Après chacune de ces six catégories, ajoute un champ de téléversement de fichier obligatoire pour la preuve photo, acceptant plusieurs fichiers. Ajoute un champ de texte long demandant ce qui doit être corrigé, un champ assignee demandant qui est responsable de la correction, un champ de date pour l’échéance et une liste déroulante de priorité avec High, Medium et Low. Ajoute aussi ces champs réservés aux administrateurs, masqués pour la personne qui remplit le formulaire : une liste déroulante de statut avec Open, In review et Resolved, et un champ de texte long pour les notes internes. »

3. Cliquez sur Create : Formaloo génère le formulaire complet à partir de votre prompt.

4. Vérifiez vos champs : Votre formulaire devrait ressembler à ceci. Le Form Creation Agent en aura généré l’essentiel. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspond exactement.

5. Vérifiez que les champs photo sont obligatoires : Ouvrez chacun des six champs de preuve photo et vérifiez que Required est activé et que Allow multiple files est coché, afin qu’un inspecteur puisse joindre plusieurs photos par catégorie.

6. Enregistrez votre formulaire : Cliquez sur Save dans la barre flottante en haut de l’éditeur.

C’est ce qui rend la checklist basée sur l’IA, et pas simplement notée. Deux Agent Fields s’exécutent automatiquement après chaque soumission et restent entièrement internes : l’un rédige une brève évaluation globale des risques, l’autre propose une correction. Aucun des deux n’apparaît jamais dans le formulaire rempli par l’inspecteur.

1. Ouvrez le panneau Add field : Dans votre éditeur de formulaire, cliquez sur Add field et recherchez Agent Field.

2. Ajoutez le champ de résumé des risques : Cliquez sur Agent Field pour le déposer dans le formulaire, puis intitulez-le « Walkthrough risk summary » avec l’ID de champ ai_risk_summary.

3. Rédigez son prompt : « Examine cette visite de sécurité. Sécurité incendie et issues de secours : @fire_safety_status. Conformité des EPI : @ppe_status. Sécurité électrique : @electrical_status. Propreté et allées de circulation : @housekeeping_status. Stockage des produits chimiques et dangereux : @chemical_status. Équipements et protecteurs de machines : @equipment_status. Notes sur ce qui doit être corrigé : @failed_items_notes. Les preuves photo sont jointes dans @photo_fire_safety, @photo_ppe, @photo_electrical, @photo_housekeeping, @photo_chemical et @photo_equipment. Résume le niveau de risque global de cette visite en un court paragraphe et, si des points ont échoué, mentionne en premier la catégorie non conforme la plus urgente. »

4. Ajoutez le champ d’action suggérée : Répétez les étapes 1 et 2 pour un second Agent Field intitulé « Suggested corrective action » avec l’ID de champ ai_suggested_action.

5. Rédigez son prompt : « En fonction des catégories non conformes lors de cette visite de sécurité (@fire_safety_status, @ppe_status, @electrical_status, @housekeeping_status, @chemical_status, @equipment_status) et des notes de @failed_items_notes, propose une action corrective concrète que la personne responsable devrait entreprendre en priorité. Limite-toi à deux phrases. »

Remarque : L’option réservée aux administrateurs est verrouillée pour les deux Agent Fields et ne peut pas être désactivée : il s’agit donc d’une analyse privée pour votre équipe, que l’inspecteur ne voit jamais.

6. Enregistrez votre formulaire : Cliquez sur Save dans la barre flottante.

Deux mécanismes distincts interviennent ici. Advanced logic contrôle les champs que voit l’inspecteur, et la notation intégrée de Formaloo transforme les six réponses conforme/non conforme en un score de conformité, sans que vous ayez à écrire la moindre règle de calcul.

1. Ouvrez Advanced logic : Dans le panneau des paramètres du formulaire, à droite de l’éditeur, ouvrez Advanced logic et allez dans l’onglet Logic.

2. Cliquez sur Logic Agent : En haut à droite du panneau Logic, cliquez sur Logic Agent.

3. Collez ce prompt : « Masquer par défaut les champs “Qu’est-ce qui doit être corrigé ?”, “Qui est responsable de la correction ?”, “Quelle est l’échéance ?” et “Quel est le degré d’urgence ?”. Si Sécurité incendie et issues de secours, Conformité des EPI, Sécurité électrique, Propreté et allées de circulation, Stockage des produits chimiques et dangereux ou Équipements et protecteurs de machines a pour réponse Fail, afficher ces quatre champs et rendre obligatoires “Qui est responsable de la correction ?” et “Quelle est l’échéance ?”. »

4. Générez et vérifiez : Cliquez sur Generate Rules. Approuvez l’aperçu, ou refaites-le si quelque chose ne convient pas.

5. Enregistrez : Cliquez sur Save en haut à droite du panneau Logic.

6. Configurez la notation : Indépendamment de la logique, ouvrez les paramètres de votre formulaire et cliquez sur Scoring. Attribuez 1 point à Pass et 0 point à Fail pour chacune des six catégories de la checklist. Formaloo additionne automatiquement ces points pour obtenir un score de conformité masqué sur 6, sans aucune règle logique.

Quatre e-mails font fonctionner ce workflow : l’un confirme la visite à l’inspecteur, un autre alerte la personne à qui une correction vient d’être attribuée, un troisième tient l’équipe HSE informée des non-conformités, et le dernier clôt le processus une fois la correction marquée comme résolue.

1. Ouvrez le créateur de modèles : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and Integrations, trouvez Custom Email Templates et cliquez sur Add New Template.

2. Créez la confirmation de soumission : Videz le corps, ajoutez un bloc AI Content et saisissez : « Rédige une confirmation courte et factuelle informant l’inspecteur que sa visite de sécurité a été enregistrée. Confirme le site (@site_location) et la date de l’inspection (@inspection_date). Précise que les points non conformes qu’il a signalés ont déjà été acheminés vers la personne responsable. 2 à 3 phrases, sur un ton posé et professionnel. » Définissez l’objet sur « Visite enregistrée pour @site_location », nommez le modèle et enregistrez-le.

3. Créez l’alerte d’action corrective : Ajoutez un nouveau modèle. Saisissez : « Rédige un e-mail direct et factuel informant l’assignee qu’une action corrective issue d’une visite de sécurité lui a été attribuée. Mentionne le site (@site_location), ce qui doit être corrigé (@failed_items_notes), la date d’échéance (@corrective_due_date) et la priorité (@corrective_priority). Termine par un appel clair à résoudre le problème avant l’échéance. Moins de 100 mots. » Objet : « Action requise : visite de sécurité de @site_location ». Enregistrez-le, puis dans On Submit, ajoutez une règle qui envoie ce modèle à @corrective_assignee lorsque l’un des six champs de statut est égal à Fail.

4. Créez la notification à l’équipe HSE : Ajoutez un nouveau modèle. Saisissez : « Rédige une notification interne destinée à l’équipe HSE et maintenance des locaux résumant les points de la checklist non conformes lors de cette visite. Mentionne @site_location, @inspector_name, les notes sur les points non conformes (@failed_items_notes) et le résumé des risques par IA (@ai_risk_summary) comme contexte supplémentaire. Ton : factuel et interne. » Objet : « Points non conformes lors de la visite de @site_location — @inspection_date ». Enregistrez-le, puis ajoutez une règle On Submit envoyant ce modèle à l’adresse de diffusion de votre équipe HSE, avec la même condition Fail.

5. Créez l’e-mail de résolution : Ajoutez un dernier modèle. Saisissez : « Rédige une brève confirmation informant l’inspecteur que l’action corrective issue de sa visite à @site_location a été marquée comme résolue. Mentionne ce qui a été corrigé (@failed_items_notes). Moins de 60 mots, chaleureux mais efficace. » Objet : « Résolu : action corrective pour @site_location ». Enregistrez-le.

Chaque visite peut générer un PDF prêt à imprimer, utile pour les audits ou pour remettre une copie papier à un responsable de site. Voici le HTML complet.

1. Ouvrez le créateur de modèles PDF : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and Integrations, cliquez sur Custom PDF Template, puis sur Add New Template.

2. Passez en vue HTML : Basculez l’éditeur en HTML.

3. Collez ce code :

4. Nommez-le et enregistrez-le : Donnez au modèle un nom comme « Safety walkthrough report » et enregistrez-le.

Remarque : Le numéro de référence utilise @rowid, l’ID de ligne incrémental de la soumission, inséré directement dans le texte sous la forme « SIW-@rowid ». Il n’existe pas de champ distinct pour celui-ci. Les photos ne sont pas intégrées manuellement dans cette mise en page, car Formaloo joint automatiquement les fichiers téléversés au PDF généré.

5. Joignez-le à l’e-mail de résolution : Ouvrez le modèle d’e-mail « Corrective action resolved » de la partie 4 et joignez-y ce modèle PDF, afin que le dossier clôturé soit envoyé avec la confirmation.

Un workflow de visite de sécurité qui se note lui-même, se documente avec des photos obligatoires et achemine ses propres anomalies, sans que personne n’ait à transférer un e-mail ou à mettre à jour un tableur à la main. Chaque soumission reçoit une analyse privée des risques par IA et une correction suggérée, placées juste à côté des données brutes de la checklist : votre équipe HSE peut ainsi trier en quelques secondes au lieu de lire chaque entrée ligne par ligne. Les inspecteurs, les assignees et les administrateurs ouvrent chacun un portail conçu exactement pour ce que leur rôle doit voir, et chaque visite laisse un PDF prêt à imprimer pour le jour où un audit demande une preuve.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.