Une checklist interne unique qu’une équipe des opérations de franchise ou multisite remplit pour chaque nouveau site, couvrant les licences, les certifications du personnel, l’inspection de sécurité et l’installation des équipements. Les évaluateurs conformité valident chaque catégorie indépendamment, et le statut global du site ne passe à « Ready to open » qu’une fois toutes les validations approuvées. En parallèle, un Agent Field lit les justificatifs soumis et génère une analyse privée de l’état de préparation pour les évaluateurs, et un certificat généré documente l’ensemble du parcours de validation.

C’est ici que la checklist elle-même est créée : un formulaire unique couvrant les quatre catégories d’exigences, ainsi que les champs réservés aux administrateurs que votre équipe conformité utilise pour examiner et valider. Limitez-le à une seule page, car les champs sont suffisamment peu nombreux pour ne pas nécessiter un parcours sur plusieurs pages. Le moyen le plus rapide de le créer est d’utiliser le Form Creation Agent : collez simplement un prompt et Formaloo génère le formulaire complet en quelques secondes.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : Depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent.

2. Collez ce prompt : « Crée une checklist de préparation à l’ouverture d’un nouveau site pour une équipe des opérations interne. Inclus : le nom du site (texte court), le marché/la région (liste déroulante), la date d’ouverture prévue (date), l’obtention ou non de la licence d’exploitation/du permis (liste déroulante oui/non), un téléversement de fichier pour la licence, la date d’expiration de la licence, une date de réception prévue affichée uniquement si la licence n’a pas encore été obtenue, un téléversement de fichier pour les justificatifs de certification du personnel, le nombre de membres du personnel certifiés, le nombre de membres du personnel devant être certifiés, un téléversement de fichier pour le rapport d’inspection de sécurité, la date de l’inspection de sécurité, une liste déroulante pour le résultat de l’inspection (Pass, Pass with conditions, Fail), un champ de texte pour les mesures correctives affiché uniquement si le résultat n’est pas Pass, une liste déroulante oui/non indiquant si les équipements sont installés et testés, un téléversement de fichier pour la checklist des équipements, un champ de texte pour les éléments en suspens affiché uniquement si les équipements ne sont pas entièrement installés, et l’adresse e-mail de la personne qui soumet. Ajoute aussi ces champs réservés aux administrateurs, masqués pour la personne qui remplit le formulaire : une liste déroulante de statut global d’ouverture (Not started, In review, Blocked, Ready to open), quatre listes déroulantes de validation pour les licences, les certifications du personnel, l’inspection de sécurité et l’installation des équipements (chacune Pending, Approved, Rejected), un champ assignee pour l’évaluateur conformité et un champ de notes internes. »

3. Créez le formulaire : Cliquez sur Create.

4. Vérifiez votre formulaire : Votre formulaire devrait ressembler à ceci. Le Form Creation Agent en aura généré l’essentiel. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspond exactement.

5. Ajoutez l’analyse IA de préparation à l’ouverture : Ajoutez un dernier champ, un Agent Field avec l’ID ai_readiness_summary, réservé aux administrateurs. Il génère une analyse privée de l’état de préparation à partir des champs de justificatifs et de la date d’ouverture prévue, enregistrée dans l’enregistrement et jamais affichée à la personne qui a rempli le formulaire.

C’est ici que la validation de conformité conditionne réellement l’ouverture du site. Trois paires de champs restent masquées jusqu’à ce que la situation les exige, trois règles d’obligation garantissent qu’aucun justificatif ne peut être omis lorsqu’un problème est signalé, et une règle centrale réunit les quatre validations en un contrôle unique « Ready to open ».

1. Ouvrez Advanced logic : Dans le panneau des paramètres, à droite de l’éditeur, ouvrez Advanced logic, puis allez dans l’onglet Logic.

2. Ouvrez le Logic Agent : Cliquez sur Logic Agent en haut à droite.

3. Collez ce prompt : « Masquer par défaut “Quand pensez-vous la recevoir ?”, l’afficher uniquement lorsque “Avez-vous obtenu la licence d’exploitation/le permis pour ce site ?” est égal à No, et le rendre obligatoire dans ce cas. Masquer par défaut “Décrivez les mesures correctives prises”, l’afficher uniquement lorsque “Le site a-t-il réussi l’inspection de sécurité ?” est égal à Pass with conditions ou Fail, et le rendre obligatoire lorsque le résultat est Fail. Masquer par défaut “Listez les équipements en suspens”, l’afficher uniquement lorsque “Tous les équipements requis sont-ils installés et testés ?” est égal à No, et le rendre obligatoire dans ce cas. Lorsque “Validation des licences”, “Validation des certifications du personnel”, “Validation de l’inspection de sécurité” et “Validation de l’installation des équipements” sont toutes Approved, définir “Statut global d’ouverture” sur Ready to open. Lorsque l’une de ces quatre validations est Rejected, définir “Statut global d’ouverture” sur Blocked. »

4. Générez les règles : Cliquez sur Generate Rules et vérifiez l’aperçu de l’IA.

5. Approuvez chaque règle : Approuvez, refaites ou annulez chaque règle individuellement, puis effectuez les ajustements manuels nécessaires.

6. Enregistrez votre logique : Enregistrez les règles une fois l’aperçu satisfaisant.

Remarque : « Statut global d’ouverture » commence à Not started et n’atteint Ready to open que par cette règle. Aucune étape ne permet à un évaluateur de le forcer manuellement sur Ready to open : c’est voulu, et c’est tout l’intérêt de ce contrôle.

Trois e-mails tiennent tout le monde informé sans que personne n’ait à vérifier l’enregistrement manuellement : une confirmation au responsable d’ouverture qui a soumis la checklist, une notification de tâche à la personne désignée comme évaluateur conformité et une mise à jour chaque fois que le statut global d’ouverture change.

1. Créez le modèle de confirmation : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and integrations, trouvez Custom email templates et ajoutez un nouveau modèle nommé « Launch checklist received ». Définissez l’objet sur « Votre checklist de préparation à l’ouverture pour @location_name a bien été reçue », puis ajoutez un bloc AI Content avec ce prompt : « Rédige un bref e-mail de confirmation interne et factuel destiné à un membre de l’équipe franchise/opérations qui vient de soumettre une checklist de préparation à l’ouverture d’un nouveau site. Confirme que la checklist pour @location_name a bien été reçue et qu’elle est désormais en cours d’examen par l’équipe conformité. Mentionne la date d’ouverture prévue (@target_opening_date) et indique qu’il recevra un autre e-mail une fois chaque exigence validée. Ton : posé, professionnel, sobre. 3 à 4 phrases. » Enregistrez le modèle.

2. Créez le modèle de notification à l’évaluateur : Ajoutez un autre modèle nommé « New launch checklist to review ». Objet : « Examen requis : checklist de préparation à l’ouverture pour @location_name ». Prompt IA : « Rédige une brève notification interne destinée à un évaluateur conformité, l’informant que la checklist de préparation à l’ouverture d’un nouveau site est prête pour son examen. Mentionne @location_name, @market_region et @target_opening_date. Demande-lui d’examiner les justificatifs relatifs aux licences, aux certifications du personnel, à l’inspection de sécurité et à l’installation des équipements, puis d’enregistrer sa validation pour chacun. Ton : direct, factuel, orienté tâche. 3 à 4 phrases. » Enregistrez le modèle.

3. Créez le modèle de mise à jour du statut : Ajoutez un troisième modèle nommé « Launch status updated ». Objet : « Mise à jour du statut d’ouverture pour @location_name : @overall_launch_status ». Prompt IA : « Rédige un court e-mail interne de mise à jour destiné à la personne qui a soumis la checklist, l’informant que le statut global d’ouverture de @location_name est passé à @overall_launch_status. Si le nouveau statut est Ready to open, formule-le comme un feu vert clair. S’il est Blocked, indique calmement qu’au moins une exigence a été rejetée et qu’il convient de consulter l’enregistrement pour plus de détails. Ton : clair, neutre. 2 à 3 phrases. » Enregistrez le modèle.

4. Configurez les déclencheurs d’envoi : De retour dans Advanced logic, ouvrez à nouveau le Logic Agent et collez : « À la soumission, envoyer le modèle Launch checklist received à submitter_email. Lorsque compliance_reviewer est défini, envoyer le modèle New launch checklist to review à l’évaluateur conformité désigné. Lorsque overall_launch_status change, envoyer le modèle Launch status updated à submitter_email. » Générez, approuvez et enregistrez.

Chaque site qui atteint Ready to open doit disposer d’un document qui le prouve : licences, effectifs, sécurité et équipements tous examinés et validés, avec l’analyse IA de préparation et le nom de l’évaluateur.

1. Ouvrez le créateur de modèles PDF : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and integrations et trouvez Custom PDF template. Ajoutez un nouveau modèle.

2. Passez en vue HTML : Basculez l’éditeur en vue HTML.

3. Collez ce code :

4. Nommez-le et enregistrez-le : Nommez le modèle « Launch readiness certificate » et enregistrez-le.

5. Joignez-le à l’e-mail de mise à jour du statut : Ouvrez le modèle d’e-mail « Launch status updated » de la partie 3, activez l’option Attach PDF et sélectionnez « Launch readiness certificate » afin qu’il soit envoyé automatiquement chaque fois que le statut d’un site change.

Ce workflow est entièrement interne (responsables d’ouverture, évaluateurs conformité et direction sont tous membres de l’espace de travail) : commencez donc à partir de Dashboard plutôt que d’un portail client.

Un formulaire unique qui recueille les justificatifs de licences, de certifications du personnel, d’inspection de sécurité et d’installation des équipements pour chaque nouveau site, avec quatre validations de conformité indépendantes qui conditionnent un champ de statut global. Personne ne peut faire passer un site à « Ready to open » à la main : cela ne se produit qu’une fois chaque exigence réellement approuvée. Les évaluateurs reçoivent une analyse de préparation générée par l’IA au lieu de lire des fichiers bruts, et la direction dispose d’une vue Ready to open, d’une vue d’ensemble de tous les sites et d’un rapport de tendances sur l’ensemble du portefeuille, ainsi que d’un certificat généré qui documente le parcours de validation de chaque site qui ouvre.

Comme l’a résumé un responsable des opérations de franchise : avant cela, « prêt à ouvrir » signifiait ce que le responsable régional se sentait à l’aise de valider cette semaine-là, et non un niveau d’exigence documenté que chaque site devait atteindre de la même manière.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.