Une checklist quotidienne d’ouverture et de fermeture que tout site (clinique, restaurant ou magasin) remplit au début et à la fin de chaque service, et qui n’affiche automatiquement que les tâches correspondant au type de service. Dès qu’un point échoue ou est oublié, l’enregistrement s’escalade de lui-même : le statut change, un responsable de district ou régional reçoit un e-mail d’alerte, et un Agent Field privé rédige une analyse rapide des risques pour que le responsable n’ait pas à reconstituer les faits à partir de cases cochées. Un portail offre au personnel des sites, aux responsables et à la direction leur propre vue des mêmes données, notamment un graphique de tendances multisite et une analyse générée par IA pour repérer les sites aux problèmes récurrents.

C’est ici que le formulaire lui-même est créé : informations sur le service, ensembles de tâches d’ouverture et de fermeture, et champs d’incident qui ne s’appliquent qu’en cas d’échec. Le moyen le plus rapide de le créer est le Form Creation Agent, qui peut générer tout cela à partir d’un seul prompt en langage courant.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : Depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent.

2. Collez ce prompt : « Crée un formulaire de checklist quotidienne d’ouverture et de fermeture de site. Inclus une liste déroulante demandant de quel site il s’agit, un champ de texte court pour le nom du membre du personnel, une liste déroulante demandant s’il s’agit d’un service d’ouverture ou de fermeture, et un champ de date pour la date du jour. Pour les services d’ouverture, ajoute un champ oui/non demandant si le tiroir-caisse a été compté et vérifié, un champ numérique pour le montant compté, un champ oui/non demandant si tous les systèmes de sécurité et d’urgence ont été vérifiés, et un champ oui/non demandant si tout le personnel prévu a pointé à l’heure. Pour les services de fermeture, ajoute un champ oui/non demandant si le tiroir-caisse a été compté et rapproché, un champ numérique pour le montant rapproché, un champ oui/non demandant si tous les équipements et appareils ont été éteints, un champ oui/non demandant si toutes les portes, fenêtres et caisses sont verrouillées, et un champ oui/non demandant si l’alarme a été activée. Ajoute un champ oui/non demandant si un point de la checklist a échoué ou a été oublié, un champ de texte long pour décrire le problème, un champ de téléversement de fichier pour une preuve photo facultative et un champ de texte long pour des remarques supplémentaires. Ajoute aussi ces champs réservés aux administrateurs, masqués pour la personne qui remplit le formulaire : une liste déroulante de statut avec Pending review, Escalated et Resolved, un champ assignee et un champ de texte long pour les notes internes. »

3. Cliquez sur Create : Formaloo génère le formulaire complet à partir de votre prompt.

4. Vérifiez vos champs : Votre formulaire devrait ressembler à ceci. Le Form Creation Agent en aura généré l’essentiel. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspond exactement.

5. Enregistrez votre formulaire : Enregistrez votre formulaire depuis la barre flottante en haut de l’éditeur.

C’est ce qui rend la checklist basée sur l’IA, et pas seulement une liste de réponses oui/non. Un Agent Field s’exécute automatiquement après chaque soumission et reste entièrement interne : il lit les points non conformes, la description et la photo, puis rédige une brève analyse des risques et une action suggérée pour la personne qui prend en charge l’escalade.

1. Ouvrez le panneau Add field : Dans votre éditeur de formulaire, cliquez sur Add field et recherchez Agent Field.

2. Ajoutez le champ : Cliquez sur Agent Field pour le déposer dans le formulaire, puis intitulez-le « Shift risk read » avec l’ID de champ ai_shift_risk.

3. Rédigez son prompt : « Examine cette checklist de service. Type de service : @shift_type. Un point a-t-il échoué ou été oublié : @item_failed. Description du problème : @issue_description. Une preuve photo est jointe dans @issue_photo si elle a été fournie. Rédige une brève analyse des risques pour le responsable qui examine cette checklist : indique la gravité apparente du problème en fonction de ce qui a échoué et de ce qui a été décrit, puis propose une action concrète à entreprendre. Limite-toi à deux ou trois phrases. »

Remarque : L’option réservée aux administrateurs est verrouillée pour l’Agent Field et ne peut pas être désactivée : il s’agit donc d’une analyse privée pour votre équipe, que le membre du personnel qui remplit la checklist ne voit jamais.

4. Enregistrez votre formulaire : Enregistrez votre formulaire depuis la barre flottante.

C’est Advanced logic qui permet à ce formulaire unique de fonctionner pour les services d’ouverture comme de fermeture, et qui garde les champs d’incident hors de vue tant que rien ne se passe mal.

1. Ouvrez Advanced logic : Dans le panneau des paramètres du formulaire, à droite de l’éditeur, ouvrez Advanced logic et allez dans l’onglet Logic.

2. Cliquez sur Logic Agent : En haut à droite du panneau Logic, cliquez sur Logic Agent.

3. Collez ce prompt : « Masquer par défaut ces champs : “Le tiroir-caisse a-t-il été compté et vérifié ?”, “Quel est le montant compté ?”, “Tous les systèmes de sécurité et d’urgence ont-ils été vérifiés ?” et “Tout le personnel prévu a-t-il pointé à l’heure ?”. Si “S’agit-il d’un service d’ouverture ou de fermeture ?” est égal à Opening, afficher ces quatre champs. Masquer également par défaut ces champs : “Le tiroir-caisse a-t-il été compté et rapproché ?”, “Quel est le montant rapproché ?”, “Tous les équipements et appareils ont-ils été éteints ?”, “Toutes les portes, fenêtres et caisses sont-elles verrouillées ?” et “L’alarme a-t-elle été activée ?”. Si “S’agit-il d’un service d’ouverture ou de fermeture ?” est égal à Closing, afficher ces cinq champs. Masquer aussi par défaut “Veuillez décrire le problème” et “Téléversez une preuve photo”, et rendre “Veuillez décrire le problème” obligatoire. Si “Un point de la checklist a-t-il échoué ou été oublié ?” vaut Oui, afficher ces deux champs. »

4. Générez et vérifiez : Cliquez sur Generate Rules. Approuvez l’aperçu, ou refaites-le si quelque chose ne convient pas.

5. Enregistrez : Enregistrez votre logique depuis le coin supérieur droit du panneau Logic.

6. Ajoutez la règle d’escalade : Toujours dans Advanced logic, allez dans On Submit et ajoutez une règle supplémentaire : si « Un point de la checklist a-t-il échoué ou été oublié ? » vaut Oui, définir le statut sur Escalated.

Deux e-mails font fonctionner ce workflow : l’un alerte le responsable désigné dès qu’un point échoue, l’autre clôt le processus une fois que ce responsable a marqué le problème comme résolu.

1. Ouvrez le créateur de modèles : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and Integrations, trouvez Custom Email Templates et cliquez sur Add New Template.

2. Créez l’alerte d’escalade : Videz le corps, ajoutez un bloc AI Content et saisissez : « Rédige une alerte interne courte, urgente et factuelle destinée à un responsable de district ou régional. Indique clairement qu’une checklist de service à @location vient de signaler un point non conforme ou oublié, soumise par @staff_name lors du service @shift_type du @shift_date. Fais de l’analyse des risques de @ai_shift_risk le cœur du message. Invite le responsable à examiner l’enregistrement complet et à réagir. Moins de 100 mots : c’est une notification, pas un rapport. » Définissez l’objet sur « Escalade : la checklist de service de @location a signalé un problème », nommez le modèle et enregistrez-le.

3. Envoyez-le automatiquement : Allez dans Advanced logic → On Submit et ajoutez une règle qui envoie ce modèle à @assignee lorsque « Un point de la checklist a-t-il échoué ou été oublié ? » vaut Oui.

4. Créez la confirmation de résolution : Ajoutez un nouveau modèle. Saisissez : « Rédige un bref e-mail de confirmation, sur un ton posé, destiné au responsable désigné, confirmant que le problème signalé à @location le @shift_date a été marqué comme résolu. Mentionne le problème initial décrit dans @issue_description et précise que les notes internes contiennent les détails de la résolution. Ton : factuel, pour clore le processus. Moins de 80 mots. » Objet : « Résolu : le problème de la checklist de service de @location est clôturé ». Enregistrez-le.

5. Envoyez-le lors de la résolution : Allez dans On Update et ajoutez une règle qui envoie ce modèle à @assignee lorsque le statut passe à Resolved.

Chaque checklist peut générer un PDF prêt à imprimer, utile pour un audit de district ou pour remettre une copie papier à un responsable de site lors d’une visite. Voici le HTML complet.

1. Ouvrez le créateur de modèles PDF : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and Integrations, cliquez sur Custom PDF Template, puis sur Add New Template.

2. Passez en vue HTML : Basculez l’éditeur en HTML.

3. Collez ce code :

4. Nommez-le et enregistrez-le : Donnez au modèle un nom comme « Daily shift checklist record » et enregistrez-le.

Remarque : Le numéro de référence utilise @rowid, l’ID de ligne incrémental de la soumission, inséré directement dans le texte sous la forme « CHK-@rowid ». Il n’existe pas de champ distinct pour celui-ci, ni de variable @submission_id.

Quatre rôles ont besoin de quatre vues différentes des mêmes données : le personnel des sites qui soumet les checklists, les responsables de district ou régionaux qui traitent leurs propres escalades, la direction des opérations qui supervise tous les sites, et une couche de reporting qui fait ressortir les tendances sur l’ensemble. Créez un nouveau projet à partir de Dashboard afin de disposer d’un espace vierge pour créer ces pages.

Tableau de spécification des pages

Une checklist quotidienne qui fonctionne d’elle-même sur tous vos sites : un seul formulaire s’adapte au type de service, signale immédiatement tout échec et mobilise un responsable sans que personne n’ait à transférer un e-mail ou à passer un appel. Chaque escalade s’accompagne d’une analyse privée des risques par IA, placée à côté des réponses brutes, afin qu’un responsable puisse trier en quelques secondes au lieu de lire une douzaine de champs oui/non. Le personnel des sites, les responsables et la direction ouvrent chacun un portail conçu exactement pour ce que leur rôle doit voir, et la direction dispose d’un graphique en barres et d’une analyse rédigée par IA pour repérer le site qui présente sans cesse le même problème.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.