Un registre partagé des pannes d’équipement qui remplace le tableur ou le bloc-notes que chaque site utilise de son côté. Chaque site signale ses pannes dans un seul formulaire, et chaque panne est reliée à un enregistrement principal unique par équipement physique : le même four, la même unité CVC ou le même convoyeur qui tombe en panne sur trois sites différents apparaît ainsi comme un seul équipement avec trois pannes, et non comme trois tickets sans lien. Chaque nouveau signalement reçoit également une analyse IA privée indiquant s’il s’agit d’une tendance naissante et quelles mesures prendre, et dès qu’un équipement dépasse le seuil de pannes que vous avez défini, il est automatiquement escaladé vers le service des installations, sans que personne n’ait à repérer la tendance à l’œil nu.

Commencez par le registre, la liste principale des équipements physiques de tous les sites, car le formulaire de signalement de panne de la partie 2 en dépend. Chaque équipement y dispose d’une seule ligne, créée une seule fois, quel que soit le nombre de pannes signalées par la suite.

1. Créez un nouveau formulaire : Depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent.

2. Décrivez le formulaire : Collez ce prompt : « Crée un registre des équipements avec des champs pour le nom ou l’ID de l’équipement (texte court), le site (liste déroulante avec quelques exemples de sites), le type d’équipement (liste déroulante, par ex. CVC, réfrigération, équipement de cuisine, convoyeur, générateur, autre), la date d’installation (date) et le nom du fournisseur ou prestataire de services (texte court). Ajoute trois champs réservés aux administrateurs : statut (liste déroulante : Active, Under repair, Retired), assignee (champ assignee) et notes internes (texte long). »

3. Vérifiez les champs : Votre formulaire devrait ressembler à ceci ; le Form Creation Agent en aura généré l’essentiel. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspond exactement.

4. Ajoutez deux champs que le Form Creation Agent ne peut pas générer : Dans la liste des champs, cliquez sur Add field et ajoutez « Nombre de pannes ouvertes » en tant que champ Variable (sous-type entier, valeur par défaut 0), réservé aux administrateurs. Ajoutez « Dernière panne signalée le » en tant que champ Date, réservé aux administrateurs.

5. Ajoutez le champ d’escalade : Ajoutez un dernier champ réservé aux administrateurs, « Statut d’escalade », en tant que Dropdown avec trois options : Normal, Watch, Escalated. Définissez la réponse par défaut sur Normal.

6. Publiez le formulaire : Cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur.

Remarque : Aucun de ces trois derniers champs n’est jamais rempli à la main. Ils sont uniquement alimentés par la logique que vous créerez dans la partie 5, à partir du formulaire de signalement de panne. Ne soyez pas surpris qu’ils soient vides au départ.

C’est le formulaire que le personnel des sites utilise chaque fois qu’un équipement tombe en panne. Il reste volontairement distinct du registre de la partie 1, car un même équipement accumule de nombreux signalements au cours de sa vie, et vous voulez que ces signalements s’ajoutent à un seul enregistrement, sans créer un nouvel équipement à chaque fois.

1. Créez un nouveau formulaire : Depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent.

2. Décrivez le formulaire : Collez ce prompt : « Crée un formulaire de signalement de panne d’équipement avec des champs pour le site (liste déroulante), ce qui se passe avec l’équipement (texte long), la gravité (choix unique : Minor, still usable / Moderate, limited use / Safety hazard, stop use immediately), un téléversement de photo du problème, le nom de la personne qui signale (texte court) et son e-mail (e-mail). Ajoute trois champs réservés aux administrateurs : statut (liste déroulante : New, Assigned, In progress, Resolved), assignee (champ assignee) et notes internes (texte long). »

3. Vérifiez les champs : Votre formulaire devrait ressembler à ceci ; le Form Creation Agent en aura généré l’essentiel. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspond exactement.

4. Rendez la photo obligatoire au-delà de Minor : Ouvrez Advanced logic dans le panneau des paramètres du formulaire à droite, allez dans l’onglet Logic et cliquez sur Logic Agent. Collez : « Si la gravité n’est pas Minor, still usable, rendre obligatoire le champ de téléversement de photo. » Cliquez sur Generate Rules, vérifiez l’aperçu et approuvez-le.

5. Publiez le formulaire : Cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur.

C’est le champ dont dépend toute la configuration. Dès qu’un signalement de panne est relié à une ligne précise du registre des équipements, Formaloo peut importer l’historique de cet équipement dans le signalement, puis renvoyer ultérieurement des mises à jour dans l’autre sens.

1. Ajoutez le lien vers l’équipement : Dans la liste des champs du formulaire de signalement de panne, cliquez sur Add field, choisissez Linked rows et intitulez-le « Quel équipement présente le problème ? » (asset). Définissez le formulaire associé sur votre registre des équipements. La personne qui signale une panne peut ainsi choisir l’équipement exact dans une liste consultable, au lieu de saisir un nom qui risque de ne pas correspondre.

2. Importez le nombre de pannes ouvertes de l’équipement : Ajoutez un autre champ de type Lookup, intitulez-le « Pannes ouvertes sur cet équipement » (asset_open_fault_count), réservé aux administrateurs. Configurez-le pour lire via le champ linked rows « Quel équipement présente le problème ? » et importer le champ « Nombre de pannes ouvertes » du registre des équipements.

3. Importez la date de la dernière panne de l’équipement : Ajoutez un autre champ Lookup, intitulez-le « Dernière panne sur cet équipement » (asset_last_fault_date), réservé aux administrateurs, qui lit via le même champ linked rows et importe « Dernière panne signalée le ».

4. Enregistrez le formulaire.

Ces deux champs lookup n’existent que pour une raison : fournir aux Agent Fields de la partie 4 l’historique réel de l’équipement, au lieu d’évaluer chaque signalement de manière isolée.

C’est ce qui fait de ce registre bien plus qu’un simple compteur. Chaque signalement de panne reçoit une analyse privée rédigée par l’IA indiquant s’il s’agit d’un incident ponctuel ou du début d’une tendance, ainsi qu’une suggestion de prochaine étape, toutes deux invisibles pour la personne qui signale le problème.

1. Ouvrez le panneau Add field : Dans l’éditeur de votre formulaire de signalement de panne, cliquez sur Add field et recherchez Agent Field.

2. Ajoutez le champ de risque de récurrence : Intitulez-le « Analyse du risque de récurrence » (ai_recurrence_risk). Vérifiez qu’il est verrouillé en mode réservé aux administrateurs (les Agent Fields le sont toujours : la personne qui remplit le formulaire ne le voit jamais). Dans le prompt du champ, saisissez : « En fonction de la description du problème, de la gravité, du nombre d’autres pannes actuellement ouvertes sur cet équipement (asset_open_fault_count) et de la date de la dernière panne de cet équipement (asset_last_fault_date), rédige deux ou trois phrases indiquant s’il s’agit d’un incident isolé ou d’une tendance naissante sur cet équipement précis. »

3. Ajoutez le champ d’action suggérée : Ajoutez un second Agent Field, intitulez-le « Action de maintenance suggérée » (ai_suggested_maintenance), réservé aux administrateurs. Prompt : « En fonction de la description du problème, de la gravité et du nombre de pannes ouvertes de l’équipement, recommande une prochaine étape concrète : inspection de routine, maintenance préventive planifiée ou remplacement complet, en une ou deux phrases. »

4. Enregistrez le formulaire.

C’est ici que se concrétise la visibilité multisite. Trois actions doivent se déclencher automatiquement : un danger pour la sécurité doit court-circuiter tout le reste et alerter immédiatement le service des installations, chaque nouvelle panne doit mettre à jour le compteur de son équipement, et un équipement doit s’escalader de lui-même dès que ce compteur dépasse votre seuil.

1. Ouvrez la logique du formulaire de signalement de panne : Dans le panneau des paramètres du formulaire à droite, ouvrez Advanced logic, allez dans l’onglet Logic et cliquez sur Logic Agent.

2. Configurez le contournement en cas de danger : Collez : « Si la gravité est Safety hazard, stop use immediately, rediriger vers une page de réussite dédiée “Stop use” au lieu de la confirmation standard. » Générez, vérifiez et approuvez.

3. Configurez la règle de preuve photo si ce n’est pas déjà fait : Ignorez cette étape si vous l’avez réalisée dans la partie 2.

4. Enregistrez la logique.

5. Ajoutez la mise à jour de l’équipement à la soumission : Toujours dans l’onglet de logique du formulaire de signalement de panne, ajoutez une règle On Submit utilisant la logique de mise à jour d’enregistrement : via le champ linked rows « Quel équipement présente le problème ? », ajoutez 1 au « Nombre de pannes ouvertes » de cet équipement et définissez sa « Dernière panne signalée le » sur la date du jour. Cette règle s’exécute pour chaque signalement, quelle que soit la gravité.

6. Ajoutez la décrémentation à la mise à jour : Ajoutez une règle On Update : lorsque « Statut » passe à « Resolved », via le même champ linked rows, soustrayez 1 au « Nombre de pannes ouvertes » de cet équipement. Cette règle ne se déclenche qu’au passage à Resolved : le compteur d’un équipement diminue donc exactement une fois par panne.

7. Passez à la logique du registre des équipements : Ouvrez Advanced logic du formulaire de registre des équipements.

8. Ajoutez la règle d’escalade automatique : Ajoutez une règle On Update : lorsque « Nombre de pannes ouvertes » change et que sa nouvelle valeur est supérieure ou égale à 3, définir « Statut d’escalade » sur « Escalated ». (3 est la valeur d’exemple ; ajustez-la au seuil souhaité par le service des installations.)

9. Ajoutez les règles de rétrogradation et de réinitialisation : Ajoutez une deuxième règle On Update : lorsque « Nombre de pannes ouvertes » change, que sa nouvelle valeur est 1 ou 2 et que « Statut d’escalade » est actuellement « Escalated », définir « Statut d’escalade » sur « Watch ». Ajoutez-en une troisième : lorsque « Nombre de pannes ouvertes » passe à 0, définir « Statut d’escalade » sur « Normal ».

10. Enregistrez la logique.

Remarque : La logique et les champs lookup de Formaloo n’effectuent pas de comptage sur une période donnée : cette configuration suit donc le nombre de pannes non résolues plutôt qu’une fenêtre glissante stricte de 30 jours. En pratique, le résultat est le même : un équipement présentant trois pannes réellement ouvertes et non réparées correspond exactement à la tendance que vous voulez signaler, et le compteur se corrige de lui-même à mesure que les pannes sont résolues.

Quatre e-mails couvrent le workflow : une alerte immédiate en cas de danger pour la sécurité, un avis d’escalade lorsqu’un équipement dépasse le seuil, une confirmation pour la personne qui a signalé la panne et un avis de résolution une fois la panne réparée.

1. Ouvrez le créateur de modèles d’e-mail : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and Integrations, trouvez Custom Email Templates et cliquez sur Add New Template.

2. Créez l’alerte de danger : Nommez-la « Safety hazard alert ». Objet : « Danger signalé sur le site @location, @asset ». Videz le corps, ajoutez un bloc AI Content et utilisez ce prompt : « Rédige une alerte courte, urgente et factuelle destinée à l’équipe des installations et des opérations. Indique clairement qu’un danger pour la sécurité vient d’être signalé, nomme l’équipement et le site, et cite la description du problème. Précise que l’équipement ne doit pas être utilisé avant inspection. N’atténue pas l’urgence par des formules de politesse. 3 à 4 phrases. Design : fond blanc, colonne unique centrée de 560 px de large maximum, police Inter ou system-ui, encadré en gras à bordure rouge autour de la phrase d’interdiction d’utilisation, pied de page discret en #999. » Enregistrez.

3. Créez l’escalade pour pannes récurrentes : Nommez-la « Recurring breakdown escalation ». Objet : « @asset sur le site @location a dépassé le seuil de pannes ». Prompt IA : « Rédige un e-mail posé et factuel destiné à l’équipe des installations et des opérations, expliquant qu’un équipement a connu des pannes répétées au point de déclencher une escalade automatique. Mentionne l’équipement, le site, le nombre actuel de pannes ouvertes et la date de la panne la plus récente. Recommande de consulter l’analyse IA des récurrences du dernier signalement avant de choisir entre inspection, maintenance préventive ou remplacement. 4 à 5 phrases. Design : fond blanc, colonne unique centrée de 560 px de large maximum, police Inter ou system-ui, badge de statut indiquant Escalated, pied de page discret en #999. » Enregistrez.

4. Créez la confirmation de signalement : Nommez-la « Fault report confirmation ». Objet : « Nous avons enregistré votre problème d’équipement sur le site @location ». Prompt IA : « Rédige une brève confirmation rassurante destinée à la personne qui a signalé le problème. Remercie-la de l’avoir signalé, reformule le problème en une phrase et indique que le service des installations a été informé et assurera le suivi. Ton chaleureux sans être trop familier. 2 à 3 phrases. Design : fond blanc, colonne unique centrée de 560 px de large maximum, police Inter ou system-ui, tableau de données simple indiquant l’équipement, le site et la gravité, pied de page discret en #999. » Enregistrez.

5. Créez l’avis de résolution : Nommez-le « Resolution notice ». Objet : « Mise à jour concernant le problème que vous avez signalé sur le site @location ». Prompt IA : « Rédige une note courte et cordiale informant la personne que le problème qu’elle a signalé a été résolu. Mentionne l’équipement et remercie-la de l’avoir signalé. 2 phrases. Design : fond blanc, colonne unique centrée de 560 px de large maximum, police Inter ou system-ui, badge de statut vert Resolved, pied de page discret en #999. » Enregistrez.

6. Configurez les déclencheurs : De retour dans la logique du formulaire de signalement de panne, sur la règle de danger de la partie 5, ajoutez l’action « send email » avec le modèle Safety hazard alert, à destination de votre adresse de diffusion du service des installations. Sur la règle de résolution de la partie 5, ajoutez « send email » avec le modèle Resolution notice, à destination de @reporter_email. Ajoutez une simple règle On Submit qui envoie le modèle Fault report confirmation à @reporter_email à chaque soumission.

7. Configurez l’e-mail d’escalade : Sur la règle d’escalade automatique du registre des équipements créée dans la partie 5, ajoutez l’action « send email » avec le modèle Recurring breakdown escalation, à destination de votre adresse de diffusion du service des installations.

Chaque signalement de panne peut générer un PDF de dossier de maintenance, utile pour les archives du service des installations ou à remettre à un prestataire externe chargé de la réparation.

1. Ouvrez le créateur de modèles PDF : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and Integrations, cliquez sur Custom PDF Template, puis sur Add New Template.

2. Passez en vue HTML : Dans l’éditeur de modèle, passez en vue HTML.

3. Collez ce code :

4. Nommez le modèle « Equipment fault report » et cliquez sur Save.

5. Joignez-le à l’e-mail de confirmation : De retour dans le modèle d’e-mail Fault report confirmation de la partie 6, ouvrez ses paramètres et joignez le modèle PDF « Equipment fault report », afin que la personne qui a signalé la panne reçoive une copie du dossier pour ses propres archives.

Quatre groupes couvrent les quatre rôles distincts de ce workflow : le personnel des sites qui signale les pannes, l’équipe des installations et des opérations qui les traite, la personne qui gère le registre des équipements, et la direction du siège ou régionale qui a simplement besoin de visibilité.

1. Créez votre projet : Depuis votre page d’accueil Formaloo, commencez par Form ou Dashboard, puis connectez-y le registre des équipements et le formulaire de signalement de panne.

Un registre de pannes partagé au lieu d’un tableur par site, où chaque signalement est rattaché à un enregistrement principal unique de l’équipement, quel que soit le site qui l’a déposé. Le service des installations reçoit une analyse IA privée pour chaque nouvelle panne, qui la met en perspective avec l’historique récent de l’équipement, ainsi qu’une suggestion de prochaine étape, sans que personne n’ait à fouiller manuellement les anciens signalements. Les équipements s’escaladent d’eux-mêmes dès que les pannes se répètent, et le siège dispose d’une page qui indique précisément quel équipement, sur quel site, doit être traité en priorité.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.