Un formulaire de plainte à accès restreint qui permet à un employé de signaler un harcèlement ou des représailles, de manière anonyme ou en indiquant son nom. Dès qu’un signalement arrive, un Agent Field lit la description de l’incident et évalue la gravité du dossier, de sorte que votre équipe RH et juridique ouvre chaque dossier en sachant déjà où il en est, au lieu de le trier à la main. Le dossier progresse ensuite dans un pipeline d’enquête Kanban avec des e-mails de statut automatiques, génère un PDF de dossier interne verrouillé et alimente un rapport de tendances généré par l’IA qui signale à la direction les mis en cause récurrents et les concentrations de plaintes.

C’est le formulaire de saisie qu’un employé remplit lorsqu’il doit signaler un harcèlement ou des représailles. Il recueille ce qui s’est passé, les personnes impliquées et la suite souhaitée, tout en laissant à l’employé le choix de rester anonyme. Il fournit également tout ce dont l’évaluation de la gravité par IA a besoin. Le moyen le plus rapide de le créer est d’utiliser le Form Creation Agent, le générateur de formulaires par IA de Formaloo : décrivez le formulaire en texte libre et il génère les champs pour vous.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : Depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent.

2. Décrivez le formulaire : Collez un prompt décrivant un formulaire confidentiel de plainte pour harcèlement et représailles, comprenant le type de problème signalé, le souhait ou non de rester anonyme, le nom, l’e-mail et le service de la personne qui signale (uniquement pertinents si elle s’identifie), la personne visée par la plainte ainsi que son service et sa relation de travail avec la personne qui signale, la date du dernier incident et le caractère continu ou non des faits, une description détaillée de l’incident, les éventuels témoins, le fait que la personne qui signale ait subi ou non des représailles, un champ pour décrire ces représailles, un téléversement de pièces justificatives, la suite souhaitée par la personne qui signale, le consentement à être recontactée pour le suivi et la reconnaissance que le signalement sera traité de manière confidentielle. Décrivez également les champs réservés aux administrateurs : une liste déroulante de statut du dossier, une liste déroulante de gravité du dossier, un champ Assignee pour l’enquêteur, un indicateur de récurrence, un champ de références de dossiers liés, des notes d’enquête, un journal des entretiens, une liste déroulante de décision finale, les mesures correctives prises, une date de clôture du dossier et un Agent Field qui lit l’incident et évalue sa gravité.

3. Cliquez sur Create : Formaloo crée le formulaire complet pour vous.

4. Vérifiez vos champs : Votre formulaire devrait ressembler à ceci. Le Form Creation Agent en aura généré l’essentiel. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspond exactement.

5. Configurez le champ d’analyse IA de la gravité : Ouvrez les paramètres de l’Agent Field et indiquez-lui les champs à lire : complaint_category, incident_description, is_ongoing, retaliation_experienced, retaliation_description et relationship_to_respondent. Rédigez un prompt lui demandant de classer la gravité du dossier comme Low, Medium, High ou Critical, en fonction de facteurs tels qu’un éventuel risque pour la sécurité physique, le caractère continu des faits, le rapport hiérarchique entre la personne qui signale et la personne mise en cause, et les représailles décrites, puis d’expliquer son raisonnement en 2 à 3 phrases. Activez Allow AI to update records et sélectionnez case_severity comme champ qu’elle est autorisée à modifier, afin que la liste déroulante se mette à jour automatiquement en même temps que l’analyse rédigée. Configurez-le pour qu’il s’exécute à la soumission du formulaire. Le champ reste réservé aux administrateurs par défaut, masqué pour la personne qui signale, et inscrit son résultat directement dans la ligne de la soumission.

6. Publiez votre formulaire.

C’est ce qui évite au formulaire de poser à chaque personne les mêmes questions, quelle que soit sa situation. Les champs de contact n’apparaissent que si la personne choisit de s’identifier, le détail des représailles n’apparaît que si elle indique en avoir subi, et les pièces justificatives ne deviennent obligatoires que lorsqu’elle demande une sanction disciplinaire formelle.

1. Ouvrez Advanced logic : Dans votre éditeur de formulaire, ouvrez le panneau Advanced logic à droite de l’écran et allez dans l’onglet Logic.

2. Ouvrez le Logic Agent : Cliquez sur Logic Agent en haut à droite.

3. Décrivez vos règles : Collez un prompt en texte libre décrivant les trois règles à la fois : afficher « Quel est votre nom complet ? », « Quelle est votre adresse e-mail professionnelle ? », « Dans quel service travaillez-vous ? » et « Acceptez-vous d’être recontacté(e) pour le suivi pendant l’enquête ? » uniquement lorsque « Souhaitez-vous effectuer ce signalement de manière anonyme ? » vaut « No, include my name and contact information », masqués par défaut ; afficher « Décrivez les représailles que vous avez subies » uniquement lorsque « Avez-vous subi des représailles pour avoir signalé ce problème ou un problème lié ? » vaut Oui, masqué par défaut ; et rendre obligatoire « Disposez-vous de documents, captures d’écran ou messages à l’appui ? » uniquement lorsque « Quelle suite souhaitez-vous ? » vaut Formal disciplinary action, facultatif par défaut.

4. Générez et vérifiez : Cliquez sur Generate Rules. Examinez chaque règle dans l’aperçu de l’IA, puis approuvez-la, refaites-la ou annulez-la selon les besoins.

5. Enregistrez votre logique : Une fois les règles approuvées, effectuez les ajustements manuels nécessaires, puis cliquez sur Save en haut à droite.

Remarque : les signalements anonymes n’ont tout simplement aucune valeur dans reporter_email, puisque ce champ ne leur est jamais affiché. Gardez-le à l’esprit pour la partie 4 : toute notification liée à ce champ n’atteint que les personnes identifiées.

Ce workflow nécessite six e-mails : une confirmation à la personne qui signale, une alerte interne à l’équipe d’enquête, une alerte interne urgente pour tout dossier que l’IA classe Critical, et trois mises à jour de statut à mesure qu’un dossier passe par l’enquête, la résolution et la clôture. Créez d’abord les six modèles personnalisés, puis configurez les déclencheurs dans la partie suivante.

1. Ouvrez Custom Email Templates : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and Integrations et trouvez Custom Email Templates.

2. Ajoutez un nouveau modèle : Cliquez sur Add New Template, nommez-le « Report received confirmation » et définissez l’objet sur Nous avons bien reçu votre signalement (CASE-@rowid).

3. Générez le corps avec l’IA : Videz le champ du corps, ajoutez un bloc AI Content et collez ce prompt : « Rédige un e-mail de confirmation posé et rassurant à @reporter_name pour l’informer que son signalement a bien été reçu et sera examiné par un membre de l’équipe d’enquête RH et juridique. Mentionne le numéro de dossier CASE-@rowid. Assure-lui que les représailles contre un signalement effectué de bonne foi sont interdites par la politique de l’entreprise, et indique-lui qu’il recevra des mises à jour au fil de l’avancement du dossier. 3 à 4 phrases courtes, ton posé et factuel, sans engagement sur les délais. Fond blanc, colonne unique centrée de 560 px de large maximum, police Inter ou system-ui, petit badge de statut “Received” et pied de page discret en #999. »

4. Répétez l’opération pour les cinq modèles restants, en suivant les mêmes étapes avec ces noms, objets et prompts :

5. Enregistrez chaque modèle.

Une fois les modèles créés, l’étape suivante consiste à indiquer à Formaloo quand chacun est envoyé, afin qu’un dossier passe par l’examen, l’enquête et la clôture sans que personne ait à envoyer les mises à jour à la main.

1. Activez les notifications au répondant : Dans votre éditeur de formulaire, ouvrez Notify dans la barre latérale droite, puis Send email to respondent. Activez l’option et sélectionnez le modèle « Report received confirmation ». Il est envoyé à la soumission pour les personnes identifiées, car @reporter_email est le champ E-mail du formulaire. Les signalements anonymes laissent ce champ vide : aucun e-mail de confirmation ne leur est donc envoyé, ce qui est normal.

2. Activez les notifications administrateur : Revenez en arrière et activez Receive email notification, puis associez-la au modèle « New complaint alert » afin que la boîte de réception de votre équipe d’enquête soit notifiée dès qu’un signalement arrive.

Au-delà de la soumission, les quatre autres e-mails ne doivent être envoyés que lorsqu’un champ réservé aux administrateurs change, ce qui nécessite une logique conditionnelle plutôt qu’une notification statique.

3. Ouvrez l’onglet de logique On Update : Dans Advanced logic, passez à l’ensemble de règles qui s’exécute lorsqu’un enregistrement existant est mis à jour.

4. Ajoutez une règle pour la gravité signalée par l’IA : Lorsque case_severity passe à Critical, envoyez le modèle « Critical severity escalation alert » à l’adresse e-mail de votre directeur des RH ou de votre conseiller juridique. Comme cette mise à jour suit le même chemin qu’une modification manuelle, la règle se déclenche que la valeur ait été définie par une personne ou par l’Agent Field : un dossier Critical est donc remonté dès que l’IA le signale, avant même que quiconque ne l’ait ouvert.

5. Ajoutez une règle par statut de dossier : Ajoutez trois autres règles, une par statut : lorsque case_status passe à Investigation in progress, envoyez « Investigation update » à @reporter_email ; lorsqu’il passe à Resolved, envoyez « Case resolved » à @reporter_email ; lorsqu’il passe à Closed, envoyez « Case closed (internal) » à l’enquêteur attribué ou à une adresse fixe de l’équipe d’enquête.

6. Enregistrez votre logique.

Chaque dossier nécessite un historique interne qu’un évaluateur peut imprimer, archiver ou transmettre au conseiller juridique, comprenant l’évaluation de la gravité par l’IA à côté de la soumission de la personne qui signale et de tout ce que l’enquête ajoute ensuite. Il s’agit d’un modèle HTML autonome que Formaloo transforme en PDF pour chaque ligne.

1. Ouvrez Custom PDF Template : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and Integrations, cliquez sur Custom PDF Template, puis sur Add New Template.

2. Passez en vue HTML : Basculez l’éditeur en HTML et collez le code ci-dessous.

3. Nommez-le et enregistrez-le : Donnez-lui le nom « Confidential case file » et cliquez sur Save.

La référence du dossier et la date de soumission proviennent directement des variables propres à Formaloo, @rowid et @created_at, insérées directement dans le texte du modèle, sans champ supplémentaire.

4. Joignez-le à une notification : Comme il s’agit d’un dossier interne et non d’un document envoyé à la personne qui signale, joignez-le à l’e-mail « New complaint alert » afin que l’équipe d’enquête reçoive le dossier dès l’arrivée d’un signalement.

Les employés ont besoin d’un moyen de soumettre un signalement et, s’ils ont choisi de s’identifier, d’en suivre l’avancement plus tard, sans page d’inscription publique ouverte à quiconque trouve le lien.

Voici l’organisation du groupe de pages des personnes qui signalent :

1. Démarrez votre projet : Commencez à partir de Form afin que votre formulaire de plainte soit déjà associé, puis ouvrez les Settings du projet (icône en forme d’engrenage) et sélectionnez Activate Portal.

2. Configurez l’annuaire des utilisateurs : Cliquez sur Manage User, ouvrez le Setup Wizard et créez un nouvel annuaire d’utilisateurs (c’est ce qui permet aux personnes identifiées de s’inscrire et de se connecter). Configurez la connexion, l’inscription et la protection anti-bot souhaitée, puis associez le profil à votre formulaire de plainte. Comme ce workflow est réservé au milieu de travail, limitez l’inscription au domaine e-mail de votre entreprise afin que seuls les employés puissent créer un compte.

3. Ajoutez la page « My report status » : Ajoutez une page de tableau et associez-la aux données de votre formulaire de plainte, en n’affichant que les colonnes de statut du dossier et de date de soumission, rien d’autre. Passez en Edit Mode, cliquez sur Options, faites défiler jusqu’à Manage Access, sélectionnez le champ de profil dans la liste déroulante et activez Allow users to view only their data.

Remarque : les personnes ayant signalé de manière anonyme ne s’inscrivent jamais sur ce portail, puisqu’aucun e-mail n’est associé à leur soumission pour la rapprocher d’un profil. « My report status » n’apparaît que pour les personnes identifiées, et n’affiche jamais les champs internes comme la gravité, les notes de l’enquêteur ou l’analyse de l’IA, uniquement le statut et la date de soumission.

Vos enquêteurs RH et juridiques ont besoin de leur propre pipeline, entièrement distinct de ce que voit la personne qui signale, avec un moyen de repérer une personne mise en cause à plusieurs reprises.

Voici l’organisation du groupe de pages de l’équipe d’enquête :

1. Ajoutez les enquêteurs comme membres de l’espace de travail : Ajoutez vos enquêteurs RH et juridiques en tant que membres de l’espace de travail et regroupez-les dans une équipe « Investigations team » si vous utilisez les équipes.

2. Ajoutez le Kanban « All cases » : Ajoutez une page Kanban regroupée par statut du dossier. Ouvrez le menu à trois points de la page, cliquez sur Access et limitez-la à Internal users → Specific teams en sélectionnant votre équipe d’enquête.

3. Ajoutez « My assigned cases » : Ajoutez une page de tableau, limitez son accès à Internal users → Specific teams de la même manière, puis passez en Edit Mode, ouvrez Options → Manage Access, sélectionnez le champ Enquêteur attribué et activez Allow assignees to view only their data. Chaque enquêteur ne voit désormais que les dossiers qui lui sont attribués.

4. Ajoutez « New & under review » et « Investigation in progress » : Dupliquez le tableau du pipeline, filtrez l’un sur Statut du dossier = New ou Under review (plus récents en premier) et l’autre sur Statut du dossier = Investigation in progress ou Interviews scheduled (plus anciens en premier), avec la même restriction d’accès que le reste de ce groupe.

5. Ajoutez « Repeat respondent check » : Ajoutez un autre tableau sans filtre, regroupé et trié par nom de la personne mise en cause plutôt que par date, avec la même restriction d’accès. Comme un Agent Field ne lit que la soumission à laquelle il est rattaché, il ne peut pas vous indiquer à lui seul qu’une personne a déjà été mise en cause. Cette page permet à vos enquêteurs de le repérer manuellement : avant d’ouvrir un nouveau dossier, ils parcourent cette vue à la recherche du nom de la personne mise en cause et, si une récurrence apparaît, l’enregistrent dans repeat_pattern_flag et related_case_references sur le nouveau dossier.

6. Ajoutez « Resolved & closed » : Un dernier tableau, filtré sur Statut du dossier = Resolved ou Closed, pour conserver l’historique des dossiers traités.

La direction n’a pas besoin de lire chaque dossier individuellement, et elle est mieux placée que n’importe quel enquêteur pour repérer des tendances sur l’ensemble de l’historique des dossiers. C’est ici que l’évaluation de la gravité par IA configurée dans la partie 1 est consolidée en un outil réellement exploitable.

Voici l’organisation du groupe de pages des rapports :

1. Ajoutez la page « Case overview » : Ajoutez une autre page de tableau sans filtre, affichant tous les dossiers quel que soit leur statut, et limitez son accès à Internal users → Specific teams en sélectionnant votre groupe de direction.

2. Ajoutez la page « AI case pattern report » : Ajoutez une nouvelle page de référence et insérez l’Analyst Agent, en l’associant aux données de votre formulaire de plainte.

3. Rédigez le prompt du rapport : Demandez-lui de ventiler les dossiers par niveau de gravité et par catégorie, de signaler toute personne mise en cause dans plus d’une description de dossier, d’identifier les services présentant des concentrations de plaintes et de résumer le délai moyen entre la soumission et la clôture du dossier. Formaloo génère des graphiques et une synthèse rédigée à partir de vos données en temps réel, en analysant l’ensemble des dossiers enregistrés et pas seulement celui que vous avez sous les yeux : c’est ce qui lui permet de faire ressortir une tendance qu’un enquêteur travaillant dossier par dossier pourrait ne pas remarquer.

Un formulaire confidentiel unique qui permet à un employé de signaler un harcèlement ou des représailles selon ses propres conditions, de manière anonyme ou non, et qui obtient une évaluation de la gravité par IA dès sa soumission, au lieu d’attendre dans une file d’être trié à la main. Les enquêteurs travaillent à partir d’un pipeline Kanban qui envoie automatiquement des e-mails aux personnes qui signalent à chaque changement de statut, d’une page dédiée pour repérer une personne déjà mise en cause, et d’un PDF interne verrouillé pour chaque dossier, qui constitue une véritable piste d’audit. La direction dispose d’une vue en temps réel, générée par l’IA, des tendances de gravité et des concentrations de mis en cause récurrents sur l’ensemble de votre historique, sans que personne ait à créer un tableur de suivi à la main ni à exposer un dossier à plus de personnes que nécessaire.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.