Un formulaire de saisie interne que vos coordinateurs d’autorisations préalables remplissent pour chaque demande de médicament de spécialité, en recueillant les informations sur le patient, le payeur, le diagnostic, les traitements antérieurs et les pièces justificatives. Dès qu’une demande est soumise, un Agent Field la compare aux exigences documentaires courantes pour cette classe de médicaments et signale précisément ce qui manque, en inscrivant un verdict clair sur l’état de préparation dans l’enregistrement avant que quiconque ne l’ouvre. La demande progresse ensuite dans un pipeline de coordination avec des notifications automatiques au patient et au prescripteur à chaque étape (soumission, approbation, refus ou recours), génère un PDF de dossier interne et alimente un rapport des tendances de refus généré par l’IA à l’intention de la direction clinique.

C’est le formulaire que vos coordinateurs remplissent pour chaque demande de médicament de spécialité. Il recueille les informations sur le patient et le prescripteur nécessaires aux notifications, les informations sur le payeur et le diagnostic dont l’IA a besoin, ainsi que les pièces justificatives elles-mêmes. Le moyen le plus rapide de le créer est d’utiliser le Form Creation Agent, le générateur de formulaires par IA de Formaloo : décrivez le formulaire en texte libre et il génère les champs pour vous.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : Depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent.

2. Décrivez le formulaire : Collez un prompt décrivant un formulaire de saisie des autorisations préalables pour une clinique de perfusion ou de thérapies injectables spécialisées, comprenant le nom complet et l’e-mail du patient, le nom et l’e-mail du médecin référent ou prescripteur, le nom du payeur (assureur), le numéro de régime ou de police du patient, le diagnostic (code CIM-10 et description), le médicament de spécialité demandé, la posologie et la fréquence demandées, la date de début de traitement souhaitée, le fait que le patient ait essayé d’autres traitements pour cette affection sans succès (avec un champ pour indiquer lesquels et leur résultat le cas échéant), un téléversement pour les notes de dossier ou la documentation clinique, un téléversement pour les résultats d’analyses récents, le caractère accéléré ou urgent de la demande (avec un champ pour en expliquer la raison clinique le cas échéant) et le consentement au partage de ces documents avec le payeur. Décrivez également les champs réservés aux administrateurs : une liste déroulante de statut de l’autorisation préalable, un champ de coordinateur attribué, des notes internes, une liste déroulante d’état de préparation de la documentation et un Agent Field qui lit la demande et signale les documents manquants.

3. Cliquez sur Create : Formaloo crée le formulaire complet pour vous.

4. Vérifiez vos champs : Votre formulaire devrait ressembler à ceci. Le Form Creation Agent en aura généré l’essentiel. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspond exactement.

5. Définissez les choix de la liste déroulante État de préparation de la documentation : Ajoutez deux options : « Ready to submit » et « Documentation gaps found ».

6. Définissez les choix de la liste déroulante Statut de l’autorisation préalable : Ajoutez six options dans cet ordre : Draft, Submitted to payer, Approved, Denied, Appeal submitted, Closed.

7. Configurez le champ d’analyse IA de la documentation : Ouvrez les paramètres de l’Agent Field et indiquez-lui les champs à lire : @payer_name, @drug_requested, @diagnosis, @prior_therapy_tried, @prior_therapy_details, @chart_notes_upload, @lab_results_upload et @is_expedited. Rédigez un prompt lui demandant d’identifier, à partir de sa connaissance générale des exigences documentaires courantes en matière d’autorisation préalable pour cette classe de médicaments et ce type de payeur, les pièces justificatives généralement nécessaires pour cette demande, et de signaler celles qui semblent manquer d’après ce qui a réellement été téléversé et décrit. Demandez-lui de terminer par un verdict d’une ligne, « Ready to submit » ou « Documentation gaps found », suivi d’une courte liste des éléments manquants.

Remarque : l’analyse de l’IA repose sur une connaissance générale de la documentation habituellement exigée pour les autorisations préalables de médicaments de spécialité, et non sur une connexion en temps réel au système d’un payeur donné. Les coordinateurs doivent la considérer comme une première vérification, et non comme un substitut au portail de soumission ou au bordereau de télécopie du payeur.

8. Activez « Allow AI to update records » : Dans les paramètres du même champ, activez cette option et sélectionnez uniquement le champ Documentation readiness. Dès qu’une demande est soumise, l’IA inscrit « Ready to submit » ou « Documentation gaps found » directement dans cette liste déroulante, afin que le reste du workflow puisse y réagir avec une logique classique au lieu d’analyser du texte libre.

9. Enregistrez votre formulaire.

C’est ce qui permet au formulaire de saisie de s’adapter à la situation, au lieu de poser à chaque coordinateur les mêmes questions, qu’elles soient pertinentes ou non. Les détails des traitements antérieurs n’apparaissent que lorsqu’ils sont réellement nécessaires, et le champ de justification de l’urgence n’apparaît que pour les demandes urgentes.

1. Ouvrez Advanced logic : Dans votre éditeur de formulaire, ouvrez le panneau Advanced logic à droite de l’écran et allez dans l’onglet Logic.

2. Ouvrez le Logic Agent : Cliquez sur Logic Agent en haut à droite.

3. Décrivez vos règles : Collez un prompt en texte libre décrivant les deux règles à la fois : afficher « Indiquez les traitements antérieurs essayés et leurs résultats » uniquement lorsque « Le patient a-t-il essayé d’autres traitements pour cette affection sans succès ? » vaut Oui, masqué et facultatif par défaut ; et afficher et rendre obligatoire « En cas d’urgence, expliquez la raison clinique justifiant un examen accéléré » uniquement lorsque « S’agit-il d’une demande accélérée ou urgente ? » vaut Oui, masqué par défaut.

4. Générez et vérifiez : Cliquez sur Generate Rules. Examinez chaque règle dans l’aperçu de l’IA, puis approuvez-la, refaites-la ou annulez-la selon les besoins.

5. Enregistrez votre logique : Une fois les règles approuvées, effectuez les ajustements manuels nécessaires, puis cliquez sur Save en haut à droite.

Ce workflow nécessite six e-mails : une alerte interne à l’équipe de coordination pour chaque nouvelle demande, une alerte interne de documentation incomplète lorsque l’IA signale un élément manquant, et quatre mises à jour de statut au patient et au prescripteur lorsqu’une demande est soumise, approuvée, refusée ou fait l’objet d’un recours.

1. Ouvrez Custom Email Templates : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and Integrations et trouvez Custom Email Templates.

2. Ajoutez un nouveau modèle : Cliquez sur Add New Template, nommez-le « New PA request received » et définissez l’objet sur Nouvelle demande d’autorisation préalable (PA-@rowid).

3. Générez le corps avec l’IA : Videz le champ du corps, ajoutez un bloc AI Content et collez ce prompt : « Rédige une brève notification interne factuelle informant l’équipe de coordination des autorisations préalables qu’une nouvelle demande a été reçue pour @patient_name, concernant @drug_requested auprès du payeur @payer_name. Inclus le numéro de référence et invite l’équipe à attribuer un coordinateur et à consulter le verdict IA sur l’état de préparation de la documentation. Moins de 3 phrases, sans superflu. Fond blanc, colonne unique centrée de 560 px de large maximum, police Inter ou system-ui, tableau de données compact indiquant le numéro de référence, le patient, le médicament et le payeur, pied de page discret en #999. »

4. Répétez l’opération pour les cinq modèles restants, en suivant les mêmes étapes avec ces noms, objets et prompts :

5. Enregistrez chaque modèle.

Une fois les modèles créés, l’étape suivante consiste à définir quand chacun est envoyé, afin que les patients, les prescripteurs et les coordinateurs reçoivent la bonne mise à jour sans que personne ait à l’envoyer à la main.

1. Ouvrez l’onglet de logique On Submit : Dans Advanced logic, passez à l’ensemble de règles qui s’exécute dès qu’un coordinateur soumet une nouvelle demande.

2. Ajoutez la règle d’alerte interne : À la soumission, envoyez le modèle « New PA request received » à la boîte de réception partagée de votre équipe de coordination des autorisations préalables.

3. Ouvrez l’onglet de logique On Update : Passez à l’ensemble de règles qui s’exécute lorsqu’un enregistrement existant est mis à jour. C’est également ce qui se déclenche lorsque le champ d’analyse IA de la documentation inscrit son verdict dans le champ Documentation readiness, car cette mise à jour suit le même chemin de mise à jour d’enregistrement qu’une modification manuelle.

4. Ajoutez la règle de documentation incomplète : Lorsque Documentation readiness passe à « Documentation gaps found », envoyez le modèle « Documentation gap alert » à @assigned_coordinator.

5. Ajoutez une règle par changement de statut : Ajoutez quatre autres règles, une par statut : lorsque le statut de l’autorisation préalable passe à Submitted to payer, envoyez « Prior authorization submitted » à @patient_email et à @provider_email ; lorsqu’il passe à Approved, envoyez « Prior authorization approved » aux deux ; lorsqu’il passe à Denied, envoyez « Prior authorization denied » aux deux ; lorsqu’il passe à Appeal submitted, envoyez « Appeal submitted » aux deux.

6. Enregistrez votre logique.

Chaque demande nécessite un dossier interne qu’un coordinateur ou un auditeur pourra consulter ultérieurement, comprenant l’analyse IA de la documentation à côté des informations cliniques sur lesquelles elle repose. Il s’agit d’un modèle HTML autonome que Formaloo transforme en PDF pour chaque ligne.

1. Ouvrez Custom PDF Template : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and Integrations, cliquez sur Custom PDF Template, puis sur Add New Template.

2. Passez en vue HTML : Basculez l’éditeur en HTML et collez le code ci-dessous.

3. Nommez-le et enregistrez-le : Donnez-lui le nom « Prior authorization case file » et cliquez sur Save.

Le numéro de référence et la date de soumission proviennent directement des variables propres à Formaloo, @rowid et @created_at, insérées directement dans le texte du modèle, sans champ supplémentaire.

4. Joignez-le à une notification : Comme il s’agit d’un dossier interne et non d’un document envoyé au patient ou au prescripteur, joignez-le à l’e-mail « New PA request received » afin que l’équipe de coordination reçoive le dossier complet dès l’arrivée d’une demande.

Vos coordinateurs ont besoin de leur propre pipeline, distinct du formulaire brut, afin que chacun puisse retrouver rapidement les demandes qui lui sont attribuées et les lacunes documentaires.

Voici l’organisation du groupe de pages des coordinateurs :

1. Démarrez votre projet : Commencez à partir de Form afin que votre formulaire de saisie des autorisations préalables soit déjà associé.

2. Ajoutez la page « All requests » : Ajoutez une page Kanban, associez-la aux données de votre formulaire de saisie et regroupez-la par Prior authorization status. Limitez son Access à Internal users → Specific teams et sélectionnez votre équipe de coordinateurs PA.

3. Ajoutez « My assigned requests » : Ajoutez une page de tableau filtrée sur Coordinateur attribué = utilisateur connecté, triée du plus récent au plus ancien, avec la même restriction d’accès par équipe.

4. Ajoutez « Documentation gaps queue », « Pending payer response » et « Denied, appeal needed » : Dupliquez trois fois « My assigned requests » et remplacez chaque filtre par celui indiqué dans le tableau ci-dessus. Les trois pages héritent de la même restriction d’accès.

La direction clinique n’a pas besoin de lire chaque dossier individuellement. C’est ici que l’analyse IA de la documentation configurée dans la partie 1, associée au résultat de chaque demande, est consolidée en un outil réellement exploitable.

Voici l’organisation du groupe de pages de la direction :

1. Ajoutez la page « All requests overview » : Ajoutez une autre page de tableau sans filtre, affichant toutes les demandes quel que soit leur statut, et limitez son accès à Internal users → Specific teams en sélectionnant votre groupe de direction.

2. Ajoutez la page « AI denial trend report » : Ajoutez une nouvelle page de référence et insérez l’Analyst Agent, en l’associant aux données de votre formulaire de saisie.

3. Rédigez le prompt du rapport : Demandez-lui de ventiler le volume de demandes et le taux de refus par payeur et par classe de médicaments, de faire ressortir les motifs les plus fréquents de signalement de lacunes documentaires et d’indiquer le délai moyen entre la soumission et la décision finale du payeur. Formaloo génère des graphiques et une synthèse rédigée à partir de vos données en temps réel.

Un workflow d’autorisation préalable qui commence à vérifier ses propres documents dès qu’un coordinateur clique sur Envoyer. Chaque demande arrive avec une analyse IA de ce qu’exige habituellement ce payeur et de ce qui manque réellement : personne ne découvre donc une lacune documentaire par une lettre de refus. Les coordinateurs travaillent à partir d’un pipeline qui envoie automatiquement des e-mails aux patients et aux prescripteurs à chaque étape (soumission, approbation, refus ou recours), chaque demande laisse un véritable dossier interne, et la direction clinique dispose d’une vue en temps réel, générée par l’IA, des payeurs et des classes de médicaments à l’origine des refus, sans que personne ait à créer un tableur de suivi à la main.

Les coordinateurs de pharmacie spécialisée qui sont passés à un système comme celui-ci décrivent généralement le même changement : moins de demandes sont renvoyées par le payeur pour un élément manquant dès le départ, car la lacune est détectée et corrigée avant la soumission, et non après l’arrivée d’une lettre de refus.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.