Un formulaire de demande public dans lequel les hôtes de locations de courte durée soumettent les informations sur leur logement, leurs documents de sécurité et leur historique de plaintes. Un Agent Field lit chaque soumission dès son arrivée et signale en privé le risque de conformité avant qu’un évaluateur n’ouvre le dossier. La logique renvoie les demandes à risque élevé ou incomplètes pour complément d’information, envoie le bon e-mail à chaque étape et génère un permis officiel au format PDF dès qu’un permis est approuvé. Les hôtes suivent leur statut et leur date de renouvellement depuis leur propre page de portail, tandis que votre équipe de conformité travaille à partir d’un pipeline Kanban, d’une file des dossiers qui lui sont attribués et d’un ensemble de vues filtrées conçues autour des cas particuliers réels du workflow.

C’est le formulaire que chaque hôte remplit pour demander un permis. Il recueille les informations sur le logement, les quatre documents requis et l’historique des plaintes en une seule soumission, afin que rien n’arrive dispersé entre plusieurs e-mails et pièces jointes.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : Depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent. Décrivez le formulaire en texte libre, ou téléversez votre formulaire papier de demande de permis existant et laissez le Form Creation Agent le convertir en formulaire en ligne.

2. Rédigez le prompt du Form Creation Agent : Décrivez chaque champ dont vous avez besoin, y compris ceux qui doivent être réservés aux administrateurs. Par exemple : « Crée une demande de permis de location de courte durée avec l’adresse du logement, le nom complet, l’e-mail et le numéro de téléphone de l’hôte, le type de location (logement entier, chambre privée ou chambre partagée), la capacité d’accueil maximale, une question oui/non sur d’éventuelles infractions au code ou plaintes antérieures avec un champ texte pour les décrire le cas échéant, quatre téléversements de fichiers pour la preuve de propriété ou l’autorisation au titre du bail, un certificat d’inspection de sécurité incendie, un plan d’étage indiquant les sorties et les zones de couchage, et une attestation d’assurance responsabilité civile, ainsi qu’une question de consentement oui/non demandant si l’hôte accepte une inspection de conformité sur demande. Ajoute ces champs réservés aux administrateurs : une liste déroulante de statut du permis (Submitted, Under review, Needs more info, Inspection scheduled, Approved, Rejected, Renewal due), un champ Assignee pour l’évaluateur, un champ de notes internes et un champ de date d’inspection. »

3. Cliquez sur Create : Le Form Creation Agent génère le formulaire et ses champs en quelques secondes.

Votre formulaire devrait ressembler à ceci. Le Form Creation Agent en aura généré l’essentiel. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspond exactement.

Les quatre téléversements de documents sont volontairement laissés facultatifs au niveau des champs. C’est ce qui permet à une soumission incomplète d’être tout de même envoyée, afin que la logique de la partie 3 puisse la détecter et la renvoyer à l’hôte, au lieu que le formulaire bloque la soumission sans explication.

C’est la partie qui effectue le premier examen à la place de vos évaluateurs. Un Agent Field lit les quatre documents téléversés ainsi que l’historique des plaintes dès qu’une demande de permis est soumise, et rédige une évaluation privée du risque que seule votre équipe voit. Le demandeur ne la voit jamais, et aucun paramètre ne permet de changer cela.

1. Ajoutez un Agent Field : Dans votre éditeur de formulaire, ajoutez un champ et sélectionnez Agent Field. Il est réservé aux administrateurs par défaut et automatiquement masqué pour les répondants.

2. Rédigez le prompt : Ouvrez la zone de prompt du champ et utilisez le menu @ pour insérer les champs pertinents, y compris directement les quatre téléversements. Par exemple : « Lis @ownership_proof_upload, @fire_safety_cert_upload, @floor_plan_upload et @insurance_upload, ainsi que @prior_complaints et @prior_complaint_details. Évalue le risque de conformité de cette demande de permis de location de courte durée comme High, Medium ou Low, et explique ton raisonnement en un court paragraphe, en signalant les documents manquants ou l’historique de plaintes éventuel. »

3. Donnez au champ un nom explicite : Intitulez-le « Indicateur de risque de conformité ». Ce sera l’en-tête de colonne dans votre tableau Responses.

Dès qu’un hôte soumet sa demande, Formaloo crée la ligne de réponse et exécute automatiquement l’Agent Field, qui lit directement les fichiers téléversés et pas seulement leur nom. Pendant la génération, la cellule affiche un état de chargement, puis le niveau de risque et le raisonnement sous forme de texte brut que vous pouvez trier, filtrer et exporter comme n’importe quel autre champ.

Remarque : l’Agent Field est disponible uniquement avec les offres Business et Enterprise.

Maintenant que chaque soumission arrive accompagnée d’une évaluation du risque de conformité, utilisez la logique pour afficher les bons champs de suivi, signaler les demandes à risque élevé ou incomplètes et envoyer le bon e-mail à chaque étape, y compris un rappel avant le renouvellement.

1. Ouvrez Advanced logic : Dans le panneau des paramètres du formulaire, à droite, ouvrez Advanced logic et allez dans l’onglet Logic.

2. Cliquez sur Logic Agent : En haut à droite du panneau Logic, cliquez sur Logic Agent.

3. Décrivez vos règles de visibilité : Collez un prompt comme celui-ci : « Masque “Décrivez brièvement l’infraction ou la plainte antérieure” par défaut, affiche-le uniquement lorsque “Ce logement a-t-il fait l’objet d’infractions au code ou de plaintes de voisins par le passé ?” vaut Oui, et rends-le obligatoire dans ce cas. Masque “Avis d’inspection de conformité obligatoire” par défaut, et affiche-le uniquement lorsque “Acceptez-vous une inspection de conformité si elle est demandée ?” vaut Non. »

4. Décrivez vos règles de soumission et d’acheminement : Dans le même prompt, ajoutez : « À la soumission, définis Statut du permis sur Submitted, puis exécute l’Agent Field de risque de conformité. Si Indicateur de risque de conformité vaut High, définis Statut du permis sur Needs more info et envoie un e-mail de notification interne à l’évaluateur attribué. Si l’un des quatre téléversements de documents est vide, définis Statut du permis sur Needs more info et envoie à l’hôte l’e-mail de documents manquants. Lorsque Statut du permis passe à Approved, envoie à l’hôte l’e-mail d’approbation avec le permis PDF en pièce jointe. Lorsque Statut du permis passe à Rejected, envoie à l’hôte l’e-mail de refus. »

5. Décrivez le rappel de renouvellement : Ajoutez : « Trente jours avant la date indiquée dans Date d’inspection, définis Statut du permis sur Renewal due et envoie à l’hôte l’e-mail de rappel de renouvellement. » Le Logic Agent peut générer ce type de suivi planifié directement à partir d’un délai exprimé en langage courant, lié au champ de date plutôt qu’à une date fixe du calendrier.

6. Cliquez sur Generate Rules : Examinez les règles générées par l’IA, puis approuvez, refaites ou annulez chacune d’elles.

7. Enregistrez votre logique : Lorsque vous êtes satisfait, cliquez sur Save en haut à droite.

Les hôtes doivent avoir de vos nouvelles à chaque étape (à la réception de leur demande, lorsqu’un élément manque, lorsqu’une décision est prise et avant le renouvellement de leur permis) sans que votre équipe rédige chaque message à la main.

1. Ouvrez la bibliothèque de modèles : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and Integrations et ouvrez Custom Email Templates.

2. Créez la confirmation de soumission : Cliquez sur Add New Template, nommez-le « Permit application received » et rédigez une courte confirmation en utilisant l’insertion de réponses pour intégrer @host_name et @property_address.

3. Créez l’avis de documents manquants : Ajoutez un deuxième modèle, « Additional documentation needed », qui indique clairement les types de documents encore requis et renvoie vers la page de portail de l’hôte.

4. Créez l’alerte interne de risque élevé : Ajoutez un troisième modèle adressé à votre évaluateur, mentionnant @property_address et @host_name, pour l’informer qu’une soumission mérite un examen plus approfondi avant de décider de la suite.

5. Créez l’avis d’approbation : Ajoutez un quatrième modèle, « Permit approved », mentionnant @property_address, et précisez dans le modèle que le PDF généré (créé dans la partie 5) sera joint automatiquement.

6. Créez l’avis de refus : Ajoutez un cinquième modèle, « Permit application update », mentionnant @property_address et, si utile, @internal_notes pour le raisonnement de l’évaluateur.

7. Créez le rappel de renouvellement : Ajoutez un sixième modèle, « Permit renewal reminder », mentionnant @property_address et renvoyant les hôtes vers leur portail pour lancer le renouvellement.

Une fois le permis approuvé, les hôtes ont besoin d’un véritable document, le permis officiel avec leur numéro de référence, les informations sur le logement et la date de renouvellement, et pas seulement d’un e-mail l’annonçant.

1. Ouvrez la bibliothèque de modèles PDF : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and Integrations et ouvrez Custom PDF Template.

2. Ajoutez un nouveau modèle : Cliquez sur Add New Template, nommez-le « Short-term rental permit » et basculez l’éditeur en vue HTML.

3. Collez le code HTML ci-dessous : Il s’agit du modèle exact utilisé pour ce workflow. Les informations sur le logement et l’hôte sont présentées dans une grille à deux colonnes, le statut actuel et la date de renouvellement sont clairement mis en évidence, et une attestation de conformité figure dans un encadré discret faisant référence au consentement à l’inspection donné par l’hôte. Pour le numéro de référence, @rowid est inséré directement dans le texte de l’en-tête sous la forme STR-@rowid, sans champ de formulaire distinct.

4. Enregistrez votre modèle : Donnez-lui un nom explicite et cliquez sur Save.

Les champs internes (Indicateur de risque de conformité, Notes internes et Assignee) sont volontairement exclus de ce document. Seuls le statut et les dates destinés à l’hôte y figurent, puisque ce PDF est envoyé directement dans la boîte de réception de l’hôte.

Les hôtes ont besoin d’un endroit pour consulter leur statut et leurs dates de renouvellement sans appeler votre bureau, votre équipe de conformité a besoin d’un pipeline et de sa propre file de dossiers attribués, et la direction municipale a besoin d’une vue sur le volume et les risques sans ouvrir chaque enregistrement.

1. Activez le portail : Depuis votre projet, cliquez sur l’icône Settings et sélectionnez Activate Portal. Ouvrez Manage User et lancez le Setup Wizard pour associer un annuaire d’utilisateurs : c’est ce qui permet aux hôtes de s’inscrire et de se connecter sans compte Formaloo.

2. Ajoutez un rôle Host : Dans le User Directory, ouvrez Edit Profile Fields, faites défiler jusqu’à User Roles et ajoutez un rôle « Host ».

3. Créez les pages des hôtes : Ajoutez « Apply for a permit » comme page du formulaire de demande, « My permit status » comme tableau filtré sur les propres enregistrements de l’hôte, et « Renewal due » comme tableau filtré sur Statut du permis = Renewal due, également limité aux propres enregistrements de l’hôte. Pour les deux tableaux, passez en Edit Mode sur le bloc de données, cliquez sur Options, faites défiler jusqu’à Manage Access, sélectionnez le champ de profil correspondant à l’e-mail de l’hôte et activez Allow users to view only their data.

4. Réservez les pages des hôtes au rôle Host : Sur chaque page, cliquez sur le menu à trois points à côté du nom de la page, sélectionnez Access et attribuez l’accès des utilisateurs externes au rôle Host que vous avez créé.

5. Configurez votre équipe de conformité en interne : Vos évaluateurs et inspecteurs sont des utilisateurs internes, et non des rôles de portail. Assurez-vous qu’ils sont membres de l’espace de travail et regroupés dans une équipe, par exemple « Code Compliance ».

6. Créez la page « All applications » : Ajoutez un tableau Kanban regroupé par statut du permis. Réservez-le à votre équipe Code Compliance via le menu Access de la page → Internal users → Specific teams.

7. Créez « My assigned permits » : Passez en Edit Mode sur le bloc de données de cette page, cliquez sur Options, faites défiler jusqu’à Manage Access, sélectionnez le champ Assignee et activez Allow assignees to view only their data.

8. Créez les autres vues internes filtrées : Ajoutez « High risk queue » filtrée sur Indicateur de risque de conformité = High, « Needs more info » filtrée sur Statut du permis = Needs more info et triée des plus anciens aux plus récents, « Inspections scheduled » filtrée sur Statut du permis = Inspection scheduled et triée par date d’inspection, et « Renewals due soon » filtrée sur Statut du permis = Renewal due et triée de la même manière. Réservez les quatre pages à l’équipe Code Compliance de la même manière qu’à l’étape 6.

9. Créez le groupe de rapports de direction : Ajoutez « Permits by status », un graphique à barres regroupé par statut du permis, et « Risk distribution », un graphique à barres regroupé par indicateur de risque de conformité. Réservez-les aux utilisateurs internes de la direction, avec une visibilité complète sur tous les logements.

Un formulaire de demande public qui recueille d’emblée tous les documents nécessaires à l’examen d’un permis, avec un Agent Field qui lit discrètement ces documents et signale le risque de conformité avant qu’un évaluateur n’ouvre le dossier. Les demandes à risque élevé et les soumissions incomplètes sont renvoyées automatiquement, de sorte que rien ne reste inaperçu dans une boîte de réception partagée. Les hôtes disposent d’un portail en libre-service pour le statut et le renouvellement, reçoivent un véritable permis PDF dès leur approbation, et un rappel leur est envoyé automatiquement avant le prochain renouvellement. Votre équipe de conformité travaille à partir d’un pipeline, d’une file des dossiers attribués et de quelques vues filtrées conçues autour des cas particuliers réels du workflow, tandis que la direction dispose d’une vue sur le volume et les risques sans ouvrir un seul enregistrement.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.