À la fin de ce guide, vous disposerez d’un formulaire KYC sur plusieurs pages qui recueille les pièces d’identité, un numéro de sécurité sociale ou d’identification fiscale et les coordonnées des comptes financiers, le tout protégé par des champs internes réservés aux administrateurs et des pages de portail restreintes par rôle. Les responsables conformité disposent d’un pipeline Kanban complet où chaque identifiant brut est visible ; tous les autres, y compris la direction, ne voient que des graphiques agrégés ou rien du tout. Les enregistrements sont anonymisés automatiquement à la fin de votre délai de conservation, afin que les données sensibles ne restent jamais exposées indéfiniment.

Commencez par le formulaire lui-même. Le Form Creation Agent de Formaloo crée toute la structure sur plusieurs pages, y compris les champs internes dont votre équipe conformité a besoin, à partir d’un seul prompt en langage courant.

1. Créez un nouveau projet : Depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Create new et choisissez Form. Form vous fournit d’emblée un formulaire associé, ce qui constitue le bon point de départ ici.

2. Ouvrez le Form Creation Agent : Depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent.

3. Décrivez le formulaire : Collez un prompt décrivant chaque section, en précisant quels champs doivent être réservés aux administrateurs :

Crée un formulaire de vérification KYC sur plusieurs pages pour une société de services financiers, avec quatre sections : identité du demandeur (nom légal complet, date de naissance, e-mail, adresse de résidence, pays de résidence, sous forme de champs texte court, date ou e-mail), pièces d’identité (liste déroulante du type de pièce avec Passeport/Permis de conduire/Carte nationale d’identité, un téléversement de fichier pour la pièce d’identité officielle, un téléversement de fichier obligatoire pour le justificatif de domicile), coordonnées des comptes financiers (numéro de sécurité sociale ou d’identification fiscale en texte court, un champ Oui/Non demandant s’il possède déjà un compte, un champ texte court pour le numéro de compte existant affiché uniquement en cas de réponse oui) et consentement (un consentement Oui/Non obligatoire à la vérification d’identité et au traitement des données conformément au RGPD, plus un champ de signature). Ajoute ces champs réservés aux administrateurs : une liste déroulante de statut de revue de conformité avec les options Submitted, In review, Verified, Additional info needed et Rejected ; un champ Assignee pour le responsable conformité ; une liste déroulante de niveau de risque avec Low, Medium et High ; un champ texte court pour le numéro de compte attribué, renseigné à l’ouverture d’un nouveau compte ; et un champ texte long pour les notes de conformité internes.

4. Cliquez sur Create : Formaloo génère le formulaire complet sur plusieurs pages, ses champs et leurs ID.

5. Vérifiez les champs : Votre formulaire devrait ressembler à ceci. Le Form Creation Agent en aura généré l’essentiel. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspond exactement.

Champs publics

Champs réservés aux administrateurs

6. Définissez les champs obligatoires : Rendez obligatoires « Téléversez une photo de votre pièce d’identité officielle », « Téléversez un justificatif de domicile » et « Veuillez signer pour confirmer l’exactitude des informations fournies ».

7. Publiez le formulaire : Depuis la barre flottante en haut de l’éditeur, cliquez sur Publish.

Cette partie crée la logique conditionnelle qui conditionne l’affichage du champ de numéro de compte et bloque la soumission sans consentement, puis active le paramètre qui supprime automatiquement les données sensibles une fois votre délai de conservation écoulé.

1. Ouvrez Advanced logic : Dans le panneau des paramètres du formulaire, à droite de l’éditeur, cliquez sur Advanced logic et accédez à l’onglet Logic.

2. Ouvrez le Logic Agent : Cliquez sur Logic Agent en haut à droite du panneau Logic.

3. Décrivez les règles : Collez ce prompt décrivant toutes les règles à la fois :

Si « Avez-vous déjà un compte chez nous ? » est égal à Oui, afficher « Quel est votre numéro de compte existant ? », sinon le masquer par défaut. Si « Consentez-vous à la vérification d’identité et au traitement des données conformément au RGPD ? » est égal à Non, afficher un avertissement indiquant que la vérification ne peut pas avoir lieu sans consentement et bloquer la soumission. Lors de la soumission du formulaire, attribuer « Responsable conformité assigné » à l’équipe Compliance. Si « Niveau de risque » passe à High, réattribuer « Responsable conformité assigné » à l’équipe Senior Compliance.

4. Générez et vérifiez les règles : Cliquez sur Generate rules. L’IA affiche un aperçu de chaque règle pour que vous puissiez l’approuver, la refaire ou l’annuler.

5. Enregistrez la logique : Effectuez les ajustements manuels nécessaires, puis cliquez sur Save en haut à droite.

6. Ajoutez les règles d’e-mail selon le statut : Toujours dans l’onglet Logic, ajoutez trois règles On update : lorsque « Statut de la revue de conformité » passe à Verified, Additional info needed ou Rejected, envoyer le modèle d’e-mail correspondant de la partie 3 à @email. La partie 3 explique comment créer ces modèles si ce n’est pas encore fait.

7. Activez l’anonymisation automatique des données : Depuis la barre flottante en haut de l’éditeur de formulaire, ouvrez l’icône des paramètres du formulaire et faites défiler jusqu’à la section Privacy and compliance.

8. Définissez le délai de conservation : Dans « Anonymize after (days) », saisissez un délai couvrant largement votre revue KYC et votre période de conservation réglementaire, par exemple 365. Ce délai est compté en jours à partir de la soumission, et non de la date d’approbation de l’enregistrement par un évaluateur.

9. Choisissez les champs à anonymiser : Sous « Select fields to anonymize », sélectionnez ssn_tax_id, existing_account_number, assigned_account_number, id_document et proof_of_address_document.

Remarque : L’activation de cette option affiche l’avertissement « This can’t be undone ». Une fois le délai de conservation d’un enregistrement écoulé, les champs sélectionnés sont effacés définitivement.

Six modèles couvrent tout le cycle de vie : une confirmation au demandeur, une notification interne à la conformité, trois résultats selon le statut et une escalade pour risque élevé.

1. Ouvrez le panneau des modèles d’e-mail : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and integrations, trouvez Custom email templates et cliquez sur Add new template.

2. Créez la confirmation de soumission : Nommez-la « KYC submission received », avec l’objet « Nous avons bien reçu la vérification de @full_legal_name ». Effacez le corps, ajoutez un bloc AI Content et demandez-lui de rédiger une confirmation chaleureuse et factuelle indiquant que les documents ont été reçus et qu’un évaluateur conformité confirmera prochainement le résultat.

3. Créez la notification interne : Nommez-la « New KYC submission », avec l’objet « Nouvelle soumission KYC : @full_legal_name (Réf. KYC-@rowid) ». Demandez-lui d’informer l’équipe conformité qu’une nouvelle soumission est arrivée et doit être examinée.

4. Créez les trois e-mails de statut : Créez « KYC verification approved », « Additional information needed » et « KYC verification unsuccessful », chacun faisant référence à @review_status et rédigé sur un ton posé et factuel adapté au résultat.

5. Créez l’e-mail d’escalade : Créez « High-risk KYC case escalated », avec un objet faisant référence à @full_legal_name et @rowid, en demandant un court avis interne à l’équipe Senior Compliance.

6. Activez les notifications de soumission : Dans la barre latérale droite de l’éditeur de formulaire, cliquez sur Notify. Activez Receive email notification pour votre propre équipe, puis activez Send email to respondent et sélectionnez le modèle de confirmation pour @email.

Chaque soumission KYC vérifiée génère un PDF confidentiel, utile comme piste d’audit qu’un régulateur ou un auditeur interne examinerait.

1. Ouvrez le panneau des modèles PDF : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and integrations, trouvez Custom PDF templates et cliquez sur Add new template.

2. Passez en vue HTML : Basculez l’éditeur en HTML et collez le modèle ci-dessous. Il présente l’identité du demandeur, les liens vers les documents, les coordonnées des comptes financiers, les champs de revue de conformité et la signature du demandeur dans un style serif italique, avec une bannière et un pied de page de confidentialité.

3. Nommez et enregistrez le modèle : Donnez-lui un nom, par exemple « KYC verification record », et cliquez sur Save.

4. Générez-le automatiquement : De retour dans Advanced logic, ajoutez une règle On update : lorsque « Statut de la revue de conformité » passe à Verified, générer un PDF avec ce modèle. Le fichier apparaît sur la ligne de réponse.

Cette partie transforme le projet en portail comportant quatre groupes : les demandeurs qui soumettent et suivent leur propre statut, les évaluateurs conformité qui voient les dossiers complets, la conformité senior qui ne voit que les dossiers à risque élevé, et la direction qui voit des graphiques agrégés sans aucun identifiant brut.

1. Activez le portail : Ouvrez votre projet et cliquez sur l’icône des paramètres (engrenage). Sélectionnez Activate Portal, cliquez sur Manage user et ouvrez le Setup Wizard.

2. Connectez un annuaire d’utilisateurs : Choisissez New user directory pour que les inscriptions des demandeurs y soient enregistrées, puis parcourez les paramètres du portail et connectez le champ de profil utilisateur de ce formulaire KYC.

3. Ajoutez le rôle de demandeur : Dans l’annuaire d’utilisateurs, cliquez sur Edit profile fields, faites défiler jusqu’à User roles et ajoutez un rôle « Applicant ».

4. Créez les pages de soumission et de statut : Ajoutez une page « Submit KYC verification » avec le bloc de formulaire, et une page de tableau « My verification status » filtrée sur les propres soumissions du demandeur.

5. Limitez « My verification status » au dossier de chaque demandeur : Passez ce bloc de données en mode Edit, cliquez sur Options, faites défiler jusqu’à Manage access, sélectionnez le champ de profil et activez Allow users to view only their data.

6. Ajoutez les responsables conformité comme membres de l’espace de travail, et non comme utilisateurs du portail : Les responsables conformité, la conformité senior et la direction sont des collaborateurs internes : ils doivent donc faire partie d’équipes de l’espace de travail, et non de l’annuaire d’utilisateurs du portail. Dans Workspace settings, ajoutez-les comme membres et regroupez-les dans les équipes « Compliance », « Senior compliance » et « Leadership ».

Remarque : Le champ Assignee fonctionne uniquement avec des membres ou des équipes de l’espace de travail, jamais avec des utilisateurs externes du portail. Les collaborateurs internes ne reçoivent jamais de « rôle de portail » via le Setup Wizard : ce parcours est réservé aux demandeurs qui s’inscrivent sans compte Formaloo.

7. Créez les pages de conformité : Ajoutez une page Kanban « All KYC submissions » regroupée par statut de revue, une page de tableau « My assigned reviews » filtrée sur le responsable connecté, un tableau « Additional info needed » filtré par statut de revue et un tableau « Verified records » pour la piste d’audit finalisée.

8. Limitez chaque page de conformité à l’équipe Compliance : Sur chaque page, cliquez sur le menu à trois points à côté du nom de la page, sélectionnez Access et, sous les utilisateurs internes, choisissez Specific teams, puis sélectionnez Compliance.

9. Limitez « My assigned reviews » à la file de chaque responsable : Passez ce bloc de données en mode Edit, cliquez sur Options, faites défiler jusqu’à Manage access, sélectionnez le champ assignee et activez Allow assignees to view only their data.

10. Créez et restreignez la page de conformité senior : Ajoutez un tableau « High-risk cases » filtré sur niveau de risque égal à High, puis limitez son Access à la seule équipe Senior compliance, plus restreinte que le groupe Compliance général.

11. Créez et restreignez les pages de la direction : Ajoutez deux pages de graphiques, « Submissions by status » (barres, regroupées par statut de revue) et « Volume over time » (courbe, regroupée par mois), puis limitez l’Access à l’équipe Leadership. Les blocs de données Chart n’affichent que des agrégats : la direction ne voit donc jamais les identifiants bruts d’un demandeur.

12. Publiez et partagez le portail : Depuis la barre flottante, publiez le projet et copiez l’URL publique du portail pour les demandeurs.

Vous disposez désormais d’un formulaire KYC unique qui recueille les pièces d’identité, un numéro de sécurité sociale ou d’identification fiscale et les coordonnées des comptes financiers, les données strictement internes, comme le numéro de compte attribué et le statut de revue, étant masquées derrière des champs réservés aux administrateurs. Les enregistrements sont anonymisés automatiquement à la fin de votre délai de conservation, afin que rien ne reste exposé indéfiniment. Les responsables conformité travaillent dans un pipeline Kanban avec une visibilité complète, la conformité senior ne voit que les dossiers à risque élevé escaladés, et la direction suit le volume grâce à des graphiques qui n’exposent jamais les données brutes d’un demandeur.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.