À la fin de ce guide, vous disposerez d’un formulaire d’intégration unique qui recueille le document I-9 d’un nouvel employé, ses coordonnées bancaires ou un chèque annulé et un NDA signé, le tout stocké dans des champs réservés aux administrateurs que les collègues ordinaires ne peuvent pas voir. Les RH examinent et vérifient chaque soumission depuis un pipeline Kanban, les champs sensibles s’anonymisent automatiquement à la fin de votre délai de conservation, et les nouveaux employés consultent leur statut depuis leur propre page de portail sans jamais voir les documents des autres.

Commencez depuis votre page d’accueil Formaloo plutôt que depuis un éditeur de formulaire vide. Le Form Creation Agent crée toute la structure des champs, y compris les champs réservés aux administrateurs, à partir d’un seul prompt en langage courant.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : Depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent.

2. Décrivez le formulaire : Collez un prompt décrivant un formulaire d’intégration des nouveaux employés qui recueille le nom légal complet, le nom d’usage, l’e-mail personnel, la date de début, le service, l’intitulé du poste et l’adresse postale, puis un téléversement du document d’identité I-9, une question oui/non demandant si le nouvel employé souhaite téléverser un chèque annulé au lieu de saisir ses coordonnées bancaires, le nom du titulaire du compte bancaire, le numéro d’acheminement et le numéro de compte, un téléversement de chèque annulé, une question oui/non d’acceptation du NDA avec un champ de signature saisie, et une question oui/non de consentement au traitement des données selon le RGPD. Précisez explicitement que le téléversement I-9, les champs bancaires et la signature du NDA sont réservés aux administrateurs, et demandez trois champs supplémentaires réservés aux administrateurs : une liste déroulante de statut (Submitted, HR review, Verified, Anonymization scheduled, Complete), un champ assignee et un champ de notes internes.

3. Cliquez sur Create : Formaloo génère le formulaire en quelques secondes.

4. Vérifiez les champs : Votre formulaire devrait ressembler à ceci ; le Form Creation Agent en aura généré l’essentiel. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspond exactement.

5. Publiez le formulaire : Cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur.

C’est ici que le formulaire commence à réagir aux réponses du nouvel employé : il remplace les champs bancaires par un téléversement de chèque, n’affiche la signature du NDA qu’après acceptation et bloque la soumission si le consentement au traitement des données est refusé.

1. Ouvrez Advanced logic : Dans le panneau des paramètres du formulaire, à droite de l’éditeur, ouvrez Advanced logic et allez dans l’onglet Logic.

2. Ouvrez le Logic Agent : Cliquez sur Logic Agent en haut à droite du panneau Logic.

3. Décrivez vos règles : Collez ce prompt : « Masquer par défaut le nom du titulaire du compte, le numéro d’acheminement et le numéro de compte si prefers_voided_check vaut Oui, et afficher voided_check_upload à la place. Masquer nda_signature par défaut, l’afficher si nda_consent vaut Oui, et rendre nda_consent obligatoire. Masquer gdpr_consent_blocker par défaut, l’afficher et rendre gdpr_consent obligatoire si gdpr_consent vaut Non. À la soumission, attribuer le champ assignee à l’équipe RH. »

4. Générez et vérifiez les règles : Cliquez sur Generate rules. Examinez chaque règle dont l’IA affiche un aperçu, puis approuvez-la, refaites-la ou annulez-la.

5. Ajoutez le déclencheur de statut : Une fois les règles approuvées, ajoutez manuellement une règle supplémentaire : si le statut passe à Verified, envoyer un e-mail avec votre modèle « Your paperwork has been verified » au champ personal_email.

6. Enregistrez votre logique : Cliquez sur Save en haut à droite.

Créez les trois e-mails nécessaires à ce workflow avant de configurer leur envoi.

1. Ouvrez les modèles d’e-mail personnalisés : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and integrations et ouvrez Custom email templates.

2. Créez l’e-mail de confirmation : Cliquez sur Add new template, nommez-le « Onboarding documents received », rédigez un objet comme « Nous avons bien reçu votre dossier d’intégration, @preferred_name » et utilisez un bloc AI Content pour générer une confirmation courte et rassurante mentionnant @job_title et @start_date sans afficher de valeurs sensibles brutes.

3. Créez l’e-mail de notification aux RH : Ajoutez un deuxième modèle nommé « New hire paperwork ready for review », destiné à un usage interne, mentionnant @full_legal_name, @department et @start_date, avec un bouton d’action renvoyant vers l’enregistrement.

4. Créez l’e-mail de vérification : Ajoutez un troisième modèle nommé « Your paperwork has been verified », une confirmation chaleureuse adressée à @preferred_name indiquant que son dossier a été vérifié avant le @start_date.

5. Enregistrez chaque modèle.

Associez maintenant chaque modèle au moment où il doit être envoyé.

1. Ouvrez Notify : Dans la barre latérale droite du créateur de formulaires, cliquez sur Notify.

2. Configurez l’e-mail de confirmation : Sous Send email to respondent, activez l’option, sélectionnez le modèle « Onboarding documents received » et vérifiez que personal_email est bien le champ destinataire.

3. Configurez la notification aux RH : Sous les notifications administrateur, transférez la notification vers votre modèle personnalisé « New hire paperwork ready for review » au lieu de l’e-mail par défaut, puis cliquez sur Publish.

4. Vérifiez l’e-mail de changement de statut : L’e-mail « Your paperwork has been verified » est déclenché par la règle logique ajoutée dans la partie 2, et non depuis ce panneau : aucune configuration supplémentaire n’est donc nécessaire ici.

Générez pour chaque soumission un récapitulatif de conformité qui ne reproduit pas les valeurs sensibles brutes.

1. Ouvrez les modèles PDF personnalisés : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and integrations et ouvrez Custom PDF template.

2. Ajoutez un nouveau modèle : Cliquez sur Add new template, passez l’éditeur en vue HTML et collez le HTML de votre récapitulatif de conformité d’intégration.

3. Nommez-le et enregistrez-le : Nommez-le « New hire onboarding & compliance summary » et cliquez sur Save.

4. Concevez-le pour protéger les données sensibles : Le modèle doit indiquer que le document I-9 et les coordonnées bancaires sont « enregistrés, réservés aux administrateurs » au lieu de reproduire le fichier ou les numéros de compte, car un PDF ne peut pas masquer les valeurs champ par champ. Conservez la signature du NDA (un nom saisi) et la confirmation du consentement RGPD, car aucun des deux n’est un document financier ou d’identité brut.

C’est ce qui supprime réellement les réponses sensibles à la fin de votre délai de conservation, sans que personne n’ait à effacer les champs manuellement.

1. Ouvrez les paramètres du formulaire : Depuis la barre flottante en haut de l’éditeur de formulaire, ouvrez l’icône des paramètres du formulaire.

2. Trouvez la section confidentialité et conformité : Faites défiler jusqu’à la section Privacy and compliance.

3. Activez l’anonymisation : Activez l’option d’anonymisation et définissez « Anonymize after (days) » sur un délai de conservation nettement supérieur à votre durée habituelle d’examen des intégrations, jusqu’à 3 350 jours.

4. Sélectionnez les champs à anonymiser : Utilisez Select fields pour choisir i9_document_upload, bank_account_name, bank_routing_number, bank_account_number, voided_check_upload et nda_signature. Cette action est irréversible une fois le délai de conservation écoulé.

Transformez le projet en portail afin que les nouveaux employés disposent d’un espace pour soumettre leurs documents et consulter leur statut, et que les RH bénéficient d’un espace d’examen contrôlé.

1. Activez le portail : Depuis votre projet, cliquez sur l’icône Settings (engrenage) et sélectionnez Activate portal.

2. Lancez l’assistant de configuration : Cliquez sur Manage user, ouvrez le Setup wizard et créez un nouvel annuaire d’utilisateurs pour les nouveaux employés, puisqu’il s’agit du rôle externe des personnes qui soumettent.

3. Activez la connexion : Configurez la connexion et l’inscription des utilisateurs dans l’assistant. Si votre forfait prend en charge le SSO (disponible avec Enterprise), configurez-le ici afin que les nouveaux employés se connectent avec l’authentification unique de l’entreprise plutôt qu’avec un mot de passe distinct. Vérifiez que cette fonctionnalité est disponible avec votre forfait avant de vous y fier.

4. Connectez le profil : Connectez le profil du nouvel annuaire d’utilisateurs au formulaire d’intégration afin que la soumission de chaque nouvel employé soit liée à sa connexion au portail.

Les évaluateurs RH sont des utilisateurs internes, et non des rôles de portail, car le champ Assignee ne fonctionne qu’avec les membres ou équipes de l’espace de travail. Ajoutez-les comme membres de l’espace de travail et regroupez-les dans une équipe « HR » au lieu de les faire passer par l’assistant de configuration.

Créez les pages dont les deux groupes ont besoin, puis contrôlez qui peut voir chacune d’elles.

1. Créez les pages des nouveaux employés : Ajoutez une page de formulaire (« Submit your onboarding documents ») et une page de tableau (« My onboarding status ») filtrée sur l’enregistrement de chaque nouvel employé.

2. Limitez « My onboarding status » à son propriétaire : Passez le bloc de données du tableau en mode Edit, cliquez sur Options, faites défiler jusqu’à Manage access, sélectionnez le champ de profil et activez Allow users to view only their data.

3. Créez les pages RH : Ajoutez une page Kanban (« All onboarding records ») regroupée par statut, une page pipeline (« My assigned reviews ») limitée aux enregistrements attribués à chaque évaluateur, des tableaux filtrés par statut pour Submitted, HR review et Verified, ainsi qu’un tableau « Records nearing anonymization » filtré sur Anonymization scheduled.

4. Limitez les pages RH à l’équipe RH : Sur chaque page RH, cliquez sur le menu à trois points à côté du nom de la page, sélectionnez Access et, sous les membres d’équipe de l’espace de travail, limitez l’accès à l’équipe HR.

5. Publiez le portail : Publiez et partagez le lien du portail avec les nouveaux employés et votre équipe RH.

Remarque : Les domaines personnalisés pour votre portail sont disponibles avec le forfait Business ou via l’option Brand removal, afin que votre portail d’intégration soit accessible à votre propre URL plutôt qu’à une adresse formaloo.com.

Les nouveaux employés soumettent un seul formulaire et n’ont jamais à écrire aux RH pour suivre leur dossier. Les champs sensibles (téléversement I-9, coordonnées bancaires et signature du NDA) restent invisibles pour toute personne extérieure aux RH, et le PDF de conformité ne reproduit jamais les valeurs brutes. À la fin de votre délai de conservation, ces champs s’anonymisent automatiquement, sans que personne n’ait à penser à supprimer quoi que ce soit. Les RH travaillent depuis un pipeline Kanban unique au lieu d’une boîte de réception partagée, et les nouveaux employés disposent d’une page de statut en libre-service au lieu d’une raison de relancer.

Utilisé par une équipe RH pour intégrer de nouveaux employés dans plusieurs services sans exposer les coordonnées bancaires ni les pièces d’identité à quiconque en dehors des RH.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.