À la fin de ce guide, vous disposerez d’un formulaire d’inscription des patients qui enregistre les cartes d’assurance et les pièces d’identité directement dans des champs réservés aux administrateurs, afin que les informations de santé protégées (PHI) restent masquées jusqu’à leur vérification par votre équipe d’accueil. Les changements de statut de vérification déclenchent automatiquement le bon e-mail, les PHI s’anonymisent d’elles-mêmes à la fin de votre délai de conservation, et l’équipe d’accueil de chaque site ne voit que les patients qui lui sont attribués.

C’est ce formulaire qui devient votre base de données patients. Il recueille les informations du patient, l’oriente vers le bon site et conditionne la section assurance à une simple question oui/non, afin que les patients qui paient eux-mêmes ne voient jamais de champs inutiles. Le moyen le plus rapide de le créer est d’utiliser le Form Creation Agent, le créateur de formulaires IA de Formaloo : vous vérifiez ainsi un formulaire généré au lieu d’ajouter les champs un par un.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : Depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent.

2. Décrivez le formulaire : Collez un prompt décrivant l’admission, par exemple : « Un formulaire d’inscription des patients pour une clinique multisite. Commence par une question de consentement oui/non au traitement selon la HIPAA et le RGPD. Recueille ensuite le nom complet, la date de naissance, le numéro de téléphone, l’e-mail, l’adresse du domicile, une liste déroulante indiquant le site où le patient s’inscrit (options : Downtown clinic, Uptown clinic), le motif de la visite et un oui/non indiquant si le patient a une assurance. Si oui, afficher l’assureur, le numéro de police ou d’adhérent, et des téléversements de fichier pour le recto et le verso de la carte d’assurance. Recueille aussi un téléversement de fichier pour une pièce d’identité officielle. Rends réservés aux administrateurs les téléversements de la carte d’assurance, le téléversement de la pièce d’identité, la liste déroulante de statut de vérification (Not started, Pending review, Verified, Needs follow-up), un champ assignee et un champ de notes internes. »

3. Générez le formulaire : Cliquez sur Create et laissez le Form Creation Agent créer le formulaire.

4. Vérifiez vos champs : Votre formulaire devrait ressembler à ceci ; le Form Creation Agent en aura généré l’essentiel. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspond exactement.

5. Publiez le formulaire : Cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur. Publish est différent de Save : Save s’applique aux règles logiques, aux modèles d’e-mail et aux modèles PDF, et non au formulaire lui-même.

C’est ici que le formulaire cesse d’être une simple liste de questions et se comporte comme un véritable processus d’admission. Vous allez conditionner tout le formulaire au consentement, n’afficher la section assurance que lorsqu’elle est pertinente et acheminer automatiquement chaque nouvelle inscription vers l’équipe d’accueil du bon site. Le moyen le plus rapide est le Logic Agent, qui transforme une description en langage courant en un ensemble de règles que vous pouvez vérifier avant d’enregistrer.

1. Ouvrez Advanced logic : Dans votre éditeur de formulaire, ouvrez Advanced logic depuis le panneau des paramètres à droite, puis allez dans l’onglet Logic.

2. Ouvrez le Logic Agent : Cliquez sur Logic Agent en haut à droite du panneau Logic.

3. Décrivez les règles : Collez un prompt décrivant les quatre règles à la fois : « Si “Consentez-vous à ce que Formaloo stocke et traite ces informations conformément à la HIPAA et au RGPD ?” vaut Non, masquer tous les champs suivants et afficher un message indiquant que l’inscription ne peut pas se poursuivre sans consentement. Par défaut : le reste du formulaire est visible. Si “Le patient a-t-il une assurance santé ?” vaut Oui, afficher l’assureur, le numéro de police ou d’adhérent et les deux champs de téléversement de la carte d’assurance. Par défaut : ces quatre champs sont masqués. À la soumission, si “Pour quel site cette inscription est-elle effectuée ?” est égal à Downtown clinic, attribuer “Quel est le membre du personnel assigné ?” à l’équipe Downtown front desk. S’il est égal à Uptown clinic, attribuer à l’équipe Uptown front desk. À la mise à jour, si “Quel est le statut de vérification ?” passe à Verified, envoyer l’e-mail d’assurance vérifiée à l’e-mail du patient. S’il passe à Needs follow-up, envoyer l’e-mail de suivi nécessaire à l’e-mail du patient. »

4. Générez et vérifiez les règles : Cliquez sur Generate rules. Examinez l’aperçu de chaque règle proposé par l’IA, puis approuvez, refaites ou annulez si nécessaire.

5. Rendez la question de consentement obligatoire : Dans l’éditeur de formulaire, ouvrez « Consentez-vous à ce que Formaloo stocke et traite ces informations conformément à la HIPAA et au RGPD ? » et activez Required, afin que personne ne puisse soumettre le formulaire sans y répondre.

6. Enregistrez votre logique : Une fois satisfait des règles générées, cliquez sur Save en haut à droite.

Quatre e-mails accompagnent ce workflow de la soumission à la vérification : l’un confirme l’inscription, un autre alerte le personnel d’accueil qu’un nouveau patient l’attend, et deux assurent le suivi selon le résultat de la vérification.

1. Ouvrez les modèles d’e-mail : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps & integrations, puis Email templates.

2. Créez le modèle d’inscription reçue : Cliquez sur + Add new template et nommez-le « Registration received ». Définissez l’objet sur « Votre inscription à @registration_location est confirmée ». Ajoutez un bloc AI Content et demandez-lui de rédiger une confirmation brève et chaleureuse à @patient_full_name indiquant que son inscription pour @visit_reason a bien été reçue et que le personnel vérifiera son assurance avant la visite. Enregistrez.

3. Créez le modèle d’alerte pour l’accueil : Ajoutez un autre modèle nommé « New registration alert ». Objet : « Nouvelle inscription de patient à @registration_location ». Demandez-lui de rédiger une alerte interne courte et factuelle mentionnant @patient_full_name, @visit_reason et @registration_location, et précisant que la vérification de l’assurance est en attente. Enregistrez.

4. Créez le modèle d’assurance vérifiée : Ajoutez un modèle nommé « Insurance verified ». Objet : « Votre assurance est vérifiée, @patient_full_name ». Demandez-lui de rédiger une confirmation courte et rassurante indiquant que l’assurance a été vérifiée avant la visite. Enregistrez.

5. Créez le modèle de suivi nécessaire : Ajoutez un modèle nommé « Needs follow-up ». Objet : « Nous avons besoin de quelques informations supplémentaires avant votre visite ». Demandez-lui de rédiger un message clair et rassurant invitant le patient à appeler ou à répondre en fournissant les informations d’assurance manquantes. Enregistrez.

6. Associez les e-mails de confirmation et d’alerte à la soumission : De retour dans Advanced logic, sous On submit, ajoutez une règle Send email utilisant le modèle « Registration received » vers le champ e-mail du patient, et une seconde règle Send email utilisant le modèle « New registration alert » vers le membre du personnel assigné.

Le personnel d’accueil a besoin d’un document par patient réunissant l’identité, l’assurance et le consentement pour le dossier, et non de quatre captures d’écran séparées.

1. Ouvrez les modèles PDF : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps & integrations, puis PDF templates.

2. Ajoutez un nouveau modèle : Cliquez sur + Add new template et nommez-le « Patient registration & insurance verification summary ».

3. Passez en vue HTML : Basculez l’éditeur en HTML et collez votre design, en utilisant @patient_full_name, @patient_dob, @registration_location, @insurance_provider, @verification_status et PR-@rowid comme numéro de référence dans l’en-tête.

4. Enregistrez le modèle.

5. Générez le PDF automatiquement : Dans Advanced logic, sous On submit, ajoutez une règle Generate PDF utilisant ce modèle. Le fichier apparaît sur la ligne de réponse de chaque nouvelle inscription.

C’est la partie qui permet réellement de respecter une politique de conservation, au lieu de simplement en parler. Une fois activée, tout enregistrement plus ancien que le nombre de jours défini voit ses informations de santé protégées anonymisées automatiquement, enregistrement par enregistrement, à compter du jour de sa soumission.

1. Ouvrez les paramètres de confidentialité et de conformité : Depuis la barre flottante en haut de l’éditeur de formulaire, ouvrez l’icône des paramètres du formulaire et trouvez la section Privacy and compliance.

Remarque : Si cette section affiche un message au lieu des paramètres, votre espace de travail ne dispose pas encore de l’option d’anonymisation automatique. Vous verrez un message et la possibilité de contacter le service commercial pour l’ajouter.

2. Activez l’anonymisation automatique : Activez l’option d’anonymisation automatique.

3. Définissez le délai de conservation : Dans le champ Anonymize after (days), saisissez le nombre de jours après la soumission au bout duquel un enregistrement doit être anonymisé, entre 1 et 3 350 jours.

4. Choisissez les champs à anonymiser : Sous Select fields to anonymize, cliquez sur Select fields et choisissez les champs PHI, au minimum les téléversements de la carte d’assurance, le téléversement de la pièce d’identité, le numéro de police ou d’adhérent et l’assureur.

5. Confirmez l’avertissement : Lisez la fenêtre de confirmation (cette action est irréversible une fois un enregistrement anonymisé), puis enregistrez vos paramètres.

Les patients ne se connectent jamais dans ce workflow : ils remplissent uniquement le formulaire public. C’est le côté interne qui a besoin d’un portail : le personnel d’accueil ne doit voir que les patients qui lui sont attribués, et cette attribution est déjà effectuée par site grâce à la règle logique de la partie 2.

1. Activez le portail : Ouvrez votre projet, cliquez sur l’icône d’engrenage en haut à droite, puis sur Activate portal.

2. Gardez la page d’admission publique : Sur la page contenant votre formulaire d’inscription, définissez l’accès externe sur Public, afin que les patients n’aient jamais besoin de se connecter pour s’inscrire.

3. Créez une équipe par site : Dans les paramètres des membres de votre espace de travail, créez une équipe pour chaque site de la clinique (par exemple Downtown front desk et Uptown front desk) et ajoutez le personnel de chaque site à son équipe.

4. Ajoutez une page partagée des patients attribués : Ajoutez un bloc de données Kanban relié à votre formulaire, regroupé par statut de vérification. C’est la page unique qu’ouvre chaque membre de l’équipe d’accueil.

5. Limitez-la aux enregistrements attribués : Passez le bloc de données en mode Edit, cliquez sur Options, faites défiler jusqu’à Manage access, sélectionnez le champ assignee et activez Allow assignees to view only their data. Comme l’équipe Downtown ne reçoit que les inscriptions Downtown, chaque équipe voit automatiquement uniquement les patients de son propre site sur cette même page partagée, sans dupliquer de pages.

6. Limitez la page au personnel interne : Cliquez sur le menu à trois points à côté de la page dans la navigation du portail, sélectionnez Access et réservez-la aux membres internes de l’espace de travail, et non au public ou à toute personne disposant du lien.

7. Donnez une visibilité complète au personnel de conformité : Ajoutez une seconde page Kanban ou tableau sans restriction par assignee, et réservez son accès à une équipe conformité ou gestion des dossiers, afin qu’elle puisse voir les inscriptions de tous les sites à des fins d’audit.

Les patients s’inscrivent une seule fois, depuis n’importe quel appareil, sans jamais créer de compte ni voir un seul champ d’administration. Les cartes d’assurance et pièces d’identité arrivent directement dans des champs réservés aux administrateurs, invisibles jusqu’à ce qu’un membre du personnel ouvre l’enregistrement pour les vérifier, et chacun reçoit un e-mail automatique dès que le statut de vérification change. Les enregistrements plus anciens que votre délai de conservation s’anonymisent d’eux-mêmes sans que personne n’ait à lancer de nettoyage. Le personnel d’accueil de chaque site ouvre la même page partagée et ne voit que les patients attribués à son site.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.