À la fin de ce guide, vous disposerez d’un système de pré-rendez-vous entièrement numérique pour votre clinique. Les patients remplissent un formulaire de deux pages couvrant leurs antécédents médicaux, leurs informations d’assurance et un consentement numérique signé, le tout avant leur arrivée. Dès la soumission, ils reçoivent un e-mail de confirmation avec leur dossier d’admission complété en pièce jointe au format PDF, et votre clinique reçoit instantanément une alerte avec les informations clés. Votre équipe d’administration voit chaque rendez-vous organisé dans un pipeline Kanban, avec des vues filtrées pour les cas nécessitant un suivi, les patients non assurés et les consentements refusés, afin que rien ne soit oublié avant le jour du rendez-vous.

C’est ici que commence l’expérience patient. Vous allez créer un formulaire de deux pages : la première recueille les informations médicales et d’assurance, la seconde le consentement et la signature électronique. Utilisez le Form Creation Agent pour générer instantanément le formulaire à partir d’une instruction, puis vérifiez que chaque champ correspond au tableau ci-dessous.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent. Vous pouvez téléverser une image ou un PDF d’un formulaire d’admission existant, ou décrire votre formulaire sous forme de texte. Collez cette instruction dans le champ de texte :

« Crée un formulaire d’admission et de consentement des patients sur deux pages pour une clinique. Page 1 : nom du patient, date de naissance, e-mail, motif de la consultation, durée des symptômes, allergies, traitements en cours, antécédents médicaux, nom et numéro du contact d’urgence, assurance santé oui/non (avec des champs conditionnels pour l’assureur et le numéro de police si oui, et un bloc d’avis si non). Page 2 : un bloc de texte de consentement, un champ d’acceptation (I agree / I do not agree) avec un bloc d’avis en cas de refus, un champ de signature et un champ de date. Inclus également ces champs réservés aux administrateurs : date du rendez-vous, statut du rendez-vous (liste déroulante : Scheduled / Confirmed / Checked In / Completed / No-show / Cancelled), suivi requis (oui/non), praticien assigné et notes internes. »

Cliquez ensuite sur Create.

2. Vérifiez vos champs : votre formulaire devrait ressembler à ceci : le Form Creation Agent en aura généré la plus grande partie. Vérifiez que chaque titre de champ et chaque ID de champ correspondent exactement. Ajustez ceux qui ne correspondent pas.

Page 1 — Informations sur le patient

Page 2 — Consentement

3. Publiez votre formulaire : une fois les champs vérifiés, cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur pour mettre votre formulaire en ligne.

Vous allez maintenant configurer les champs qui s’affichent ou se masquent selon les réponses du patient. Deux règles régissent l’expérience conditionnelle : l’une pour le bloc d’assurance, l’autre pour l’avertissement en cas de refus du consentement. Ouvrez Advanced logic dans le panneau des paramètres, à droite de l’éditeur de formulaire.

1. Ouvrez Advanced logic : dans l’éditeur de formulaire, cliquez sur Advanced logic dans le panneau des paramètres à droite. Accédez à l’onglet Logic.

2. Ouvrez le Logic Agent : dans le coin supérieur droit du panneau Logic, cliquez sur Logic Agent pour ouvrir la fenêtre du Logic Agent.

3. Décrivez vos règles de logique : collez cette instruction en texte brut :

« Lorsque 'Do you have health insurance?' est Yes, afficher 'What is your insurance provider?' et 'What is your policy or member number?'. Lorsque 'Do you have health insurance?' est No, afficher le bloc d’avis indiquant que nous n’acceptons que les patients assurés. Masquer ces trois champs par défaut. Lorsque 'I have read and agree to the terms above' est 'I do not agree', afficher le bloc d’avis de refus du consentement. Masquer cet avis par défaut. »

Cliquez ensuite sur Generate Rules.

4. Vérifiez et approuvez : le Logic Agent vous présente un aperçu des règles générées. Examinez chacune d’elles : vous pouvez l’approuver, la refaire ou l’annuler. Une fois approuvées, les règles sont appliquées pour une dernière vérification. Effectuez si besoin des ajustements manuels, puis cliquez sur Save dans le coin supérieur droit.

Vous allez créer trois modèles d’e-mail : l’un confirme la soumission au patient, un autre alerte votre équipe d’administration, et le dernier se déclenche chaque fois que le statut du rendez-vous change. Chacun utilise une instruction IA pour le corps du message, afin que la formulation soit personnelle et unique pour chaque patient, et non standardisée.

1. Ouvrez les modèles d’e-mail personnalisés : cliquez sur l’icône de votre profil en haut à droite, accédez à Apps and integrations et sélectionnez Custom email templates.

2. Créez le modèle de confirmation pour le patient : cliquez sur Add new template. Nommez-le « Patient intake received ». Définissez l’objet sur :

Your intake form has been submitted — @patient_name

Dans le corps, effacez le contenu par défaut, ajoutez un bloc AI Content et collez cette instruction :

Rédige un e-mail de confirmation chaleureux et sobre à un patient nommé @patient_name qui vient de soumettre son formulaire d’admission et de consentement dans une clinique. Indique-lui que nous avons tout reçu et que nous le contacterons prochainement. Moins de 5 phrases. Pas de remplissage, pas de ton institutionnel : le message doit paraître humain, calme et rassurant. Termine uniquement par une signature de l’équipe de la clinique, sans nom. Produis un HTML épuré : fond blanc, une seule colonne centrée d’une largeur maximale de 560px, police Inter ou system-ui, un petit titre discret, texte du corps en #333, interligne généreux. Pas d’images, pas de boutons. Pied de page discret en #999 avec un espace réservé pour le nom de la clinique.

Cliquez sur Save.

3. Créez le modèle d’alerte administrateur : cliquez sur Add new template. Nommez-le « New patient intake submitted ». Définissez l’objet sur :

New intake — @patient_name

Ajoutez un bloc AI Content et collez cette instruction :

Rédige un e-mail d’alerte interne concis informant l’administrateur de la clinique qu’un nouveau formulaire d’admission a été soumis. Inclus : nom du patient @patient_name, date de naissance @date_of_birth, motif de la consultation @chief_complaint, statut d’assurance @has_insurance. Facile à parcourir, factuel, sans superflu. Termine par une seule ligne invitant à se connecter pour examiner le dossier. Produis un HTML épuré : fond blanc, une seule colonne centrée d’une largeur maximale de 560px, informations du patient présentées dans un tableau de données minimaliste, libellé en #999, valeur en #111, sans bordures. Un seul lien d’appel à l’action stylisé en petit bouton arrondi foncé. Aucun élément décoratif.

Cliquez sur Save.

4. Créez le modèle de mise à jour du statut : cliquez sur Add new template. Nommez-le « Appointment status update ». Définissez l’objet sur :

Your appointment status — @patient_name

Ajoutez un bloc AI Content et collez cette instruction :

Rédige un e-mail épuré et sobre informant un patient nommé @patient_name que le statut de son rendez-vous a été mis à jour sur @appointment_status. Si Confirmed, adopte un ton chaleureux et rassurant. Si Cancelled ou No-show, adopte un ton empathique et propose les prochaines étapes. Moins de 4 phrases. Pas de remplissage. Produis un HTML épuré : fond blanc, une seule colonne centrée d’une largeur maximale de 560px, valeur du statut mise en évidence en texte large, gras et coloré (vert pour Confirmed, rouge pour Cancelled, ambre pour les autres). Pied de page discret en #999.

Cliquez sur Save.

Associez maintenant chaque modèle à son déclencheur. Deux e-mails se déclenchent à la soumission du formulaire : l’un au patient, l’autre à votre administrateur. Un troisième se déclenche automatiquement chaque fois qu’un membre du personnel de la clinique met à jour le statut du rendez-vous.

1. Ouvrez les paramètres de notification : dans l’éditeur de formulaire, cliquez sur Notify dans le panneau des paramètres à droite.

2. Configurez la notification administrateur : activez Receive email notification. Saisissez l’adresse e-mail d’administration de votre clinique. Dans le sélecteur de modèles, choisissez « New patient intake submitted » et cliquez sur Publish.

3. Configurez la confirmation au patient : cliquez sur Send email to respondent. Activez l’option Send email to respondent. Sélectionnez « Patient intake received » dans la liste déroulante des modèles et cliquez sur Publish.

4. Joignez le PDF à la confirmation au patient : dans les paramètres de l’e-mail au répondant, repérez l’option de pièce jointe et sélectionnez le modèle PDF « Patient intake & consent record » (que vous créerez dans la partie 5). Une fois joint, chaque patient reçoit son dossier d’admission complété au format PDF avec son e-mail de confirmation.

5. Configurez l’e-mail de mise à jour du statut : dans l’éditeur de formulaire, ouvrez Advanced logic dans le panneau des paramètres à droite. Accédez à l’onglet On Update. Cliquez sur Add rule. Définissez la condition : lorsque « Appointment status » change, envoyer un e-mail avec le modèle « Appointment status update » à @email. Cliquez sur Save.

C’est le document que vos patients reçoivent en pièce jointe : un dossier clair et mis en forme de l’ensemble de leur admission et de leur consentement. Vous allez coller un modèle HTML personnalisé qui intègre automatiquement toutes les données du patient grâce aux variables d’ID de champ.

1. Ouvrez les modèles PDF personnalisés : cliquez sur l’icône de votre profil, accédez à Apps and integrations et sélectionnez Custom PDF template.

2. Ajoutez un nouveau modèle : cliquez sur Add new template. Nommez-le « Patient intake & consent record ».

3. Passez en vue HTML : basculez l’éditeur en vue HTML.

4. Collez le code du modèle : collez l’intégralité du code HTML ci-dessous. Chaque référence @field_id intégrera automatiquement la réponse correspondante du patient dans le PDF généré.

5. Enregistrez le modèle : cliquez sur Save. Revenez ensuite à la partie 4, étape 4, pour joindre ce modèle à votre e-mail de confirmation au patient.

Votre clinique dispose d’un processus de pré-rendez-vous entièrement numérique : pas de papier, pas d’écritoire, pas de saisie manuelle à l’accueil. Chaque patient soumet son dossier d’admission et son consentement avant son arrivée, reçoit une confirmation PDF dans sa boîte de réception, et votre équipe reçoit instantanément une alerte avec les informations cliniques clés. Lorsque votre personnel met à jour le statut d’un rendez-vous, le patient est averti automatiquement. Votre pipeline d’administration vous offre une visibilité immédiate sur chaque dossier : qui est confirmé, qui nécessite un suivi, qui a signalé un problème d’assurance et qui n’a pas accepté les conditions de consentement, le tout depuis un seul endroit.

Patient intake & consent workflow for healthcare clinics — Un formulaire d’admission et de consentement sur deux pages prêt à l’emploi, avec une logique conditionnelle liée à l’assurance, trois modèles d’e-mail alimentés par l’IA, un document de consentement PDF et un pipeline Kanban d’administration. Ajoutez-le et remplacez le bloc de texte de consentement par la formulation de votre clinique.

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