Une évaluation clinique destinée aux clients, qu’ils remplissent depuis leur propre accès au portail avant une séance ou un point de suivi. Chaque item utilise une échelle de fréquence à quatre niveaux, et la logique avancée additionne les points en arrière-plan pour obtenir un score total et un niveau de sévérité dès que le client soumet le formulaire. Votre équipe clinique reçoit une notification automatique avec le score, un PDF de synthèse généré pour le dossier du client et un portail où chaque thérapeute ne voit que les clients qui lui sont attribués.

Remarque : ce processus traite des informations de santé protégées. Formaloo est compatible HIPAA, avec un HIPAA BAA disponible, et prend en charge la conformité au RGPD ainsi que l’accès basé sur les rôles : vous pouvez donc limiter chaque page et chaque champ de ce portail aux membres de l’équipe concernés.

Commencez par le formulaire lui-même. C’est là que les clients répondent à une courte série de questions sur une échelle de fréquence concernant leur bien-être au cours des deux dernières semaines, ainsi qu’à quelques questions d’admission et à une question de consentement. Le moyen le plus rapide de le créer est d’utiliser le Form Creation Agent : décrivez le formulaire en texte brut et Formaloo génère les champs pour vous.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent.

2. Décrivez votre formulaire : collez une instruction décrivant les champs d’admission dont vous avez besoin : nom du client, date de naissance, e-mail, motif de l’évaluation (liste déroulante), 8 items sur une échelle de fréquence (chacun sous forme de champ à choix unique avec les options « Not at all », « Several days », « More than half the days » et « Nearly every day »), une question de consentement oui/non et un champ de texte long pour des remarques complémentaires. Dans la même instruction, décrivez les champs réservés aux administrateurs : une liste déroulante de statut, un champ Assignee et un champ de texte long pour les notes internes. Cliquez sur Create.

3. Vérifiez vos champs : votre formulaire devrait ressembler au tableau ci-dessous. Le Form Creation Agent en aura généré la plus grande partie. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspondent exactement, car la logique, les e-mails et le modèle PDF font tous référence à ces ID par la suite.

4. Remplacez les items d’exemple par votre propre instrument : les 8 items ci-dessus sont des exemples. Remplacez-les par les questions d’évaluation validées de votre cabinet. Formaloo gère la mécanique de notation ; le contenu clinique relève de vous.

C’est la partie dont dépend l’ensemble du processus : transformer chaque réponse en points et les additionner en un total unique, sans que personne ne fasse de calcul à la main. La logique avancée de Formaloo peut le faire sur n’importe quel champ à choix unique ou liste déroulante ; c’est pourquoi ce guide utilise des champs individuels à échelle de fréquence plutôt qu’un seul champ matrice combiné. Ce compromis est détaillé après les étapes.

1. Ajoutez vos variables de notation : dans l’éditeur de formulaire, ajoutez un champ variable de type Integer nommé Total assessment score avec l’ID de champ total_score, et définissez sa valeur par défaut sur 0. Ajoutez un champ variable de type Text nommé Score band avec l’ID de champ score_band.

2. Ouvrez la logique avancée : dans le panneau des paramètres du formulaire, à droite de l’éditeur, cliquez sur Advanced logic, puis ouvrez l’onglet Logic.

3. Générez les règles de notation avec le Logic Agent : cliquez sur Logic Agent dans le coin supérieur droit. Décrivez la notation en texte brut : « Pour chacun des 8 items d’évaluation (mood, interest, sleep, energy, appetite, concentration, anxiety, social), si la réponse est 'Not at all', ajouter 0 point à la variable total_score. Si 'Several days', ajouter 1 point. Si 'More than half the days', ajouter 2 points. Si 'Nearly every day', ajouter 3 points. » Cliquez sur Generate rules et vérifiez l’aperçu.

4. Ajoutez la règle du niveau de score : dans la même instruction au Logic Agent, ajoutez : « Si total_score est compris entre 0 et 6, définir score_band sur 'Minimal'. S’il est compris entre 7 et 12, le définir sur 'Mild'. S’il est compris entre 13 et 18, le définir sur 'Moderate'. S’il est compris entre 19 et 24, le définir sur 'Elevated'. » Approuvez les règles, effectuez les ajustements manuels nécessaires et cliquez sur Save.

5. Conditionnez l’évaluation au consentement : ajoutez une dernière règle : si la réponse à la question de consentement est « No », masquer les 8 items d’évaluation et afficher un message invitant le client à contacter directement son thérapeute. Les items d’évaluation ne restent obligatoires que si le consentement est « Yes ».

Remarque : définir la valeur par défaut de la variable Total assessment score sur 0 garantit l’exactitude du total, même si un client laisse un item sans réponse.

Trois e-mails font fonctionner ce processus : une confirmation au client, une notification à l’équipe clinique et un suivi une fois l’évaluation examinée.

1. Ouvrez le panneau des modèles d’e-mail : cliquez sur l’icône de votre profil, accédez à Apps & integrations, puis à Email templates, et cliquez sur + Add new template.

2. Créez le modèle « Assessment received » : nommez-le, puis définissez l’objet et le corps ci-dessous. Celui-ci se contente de confirmer la réception : il ne mentionne jamais de score ni de résultat.

Objet : Nous avons bien reçu votre évaluation, @client_name

Corps : Bonjour @client_name,

Merci d’avoir pris quelques minutes pour remplir votre évaluation. Votre thérapeute examinera vos réponses avant votre prochaine séance.

Si quoi que ce soit d’urgent survient d’ici là, veuillez contacter directement votre thérapeute.

À bientôt, [Nom du cabinet]

3. Créez le modèle « New assessment for review » : nommez-le, puis définissez l’objet et le corps ci-dessous. Celui-ci est interne : il inclut donc le score et le niveau grâce à l’insertion des réponses.

Objet : Nouvelle évaluation soumise par @client_name

Corps : Bonjour à toute l’équipe,

@client_name vient de soumettre une nouvelle évaluation (motif : @assessment_reason).

Score total : @total_score / 24 Niveau de score : @score_band

Consultez la réponse complète et le PDF de synthèse clinique dans le portail avant la prochaine séance du client.

4. Créez le modèle « Assessment reviewed » : nommez-le, puis définissez l’objet et le corps ci-dessous. Gardez un ton chaleureux, sans aucun score ni détail clinique, puisque celui-ci est envoyé directement au client.

Objet : Votre thérapeute a examiné votre évaluation

Corps : Bonjour @client_name,

Votre thérapeute a examiné votre récente évaluation et se réjouit d’en discuter avec vous lors de votre prochaine séance.

À bientôt, [Nom du cabinet]

Une fois les modèles créés, associez-les aux bons moments du processus.

https://app.arcade.software/share/D9BMECRNk7ww5bquNuc6

1. Déclenchez la confirmation au client : dans la logique avancée, ouvrez On submit, ajoutez une règle et configurez-la pour envoyer le modèle « Assessment received » à @client_email.

2. Déclenchez la notification à l’équipe : ajoutez une autre règle On submit qui envoie le modèle « New assessment for review » au membre de l’équipe désigné.

3. Déclenchez l’e-mail d’examen conditionnel : passez à On update. Ajoutez une règle : si Status passe à « Reviewed » ou « Discussed in session », envoyer le modèle « Assessment reviewed » à @client_email.

4. Générez un PDF à chaque soumission : toujours dans On submit, ajoutez une règle Generate PDF utilisant le modèle PDF de synthèse clinique de la partie 5, afin qu’un document soit automatiquement associé à chaque réponse.

Chaque soumission génère une synthèse claire et prête à imprimer pour le dossier du client : informations d’admission, réponse à chaque item, score total, niveau de score, indicateur de risque et ligne de validation pour le thérapeute examinateur.

1. Ouvrez le panneau des modèles PDF : cliquez sur l’icône de votre profil, accédez à Apps & integrations, puis à PDF templates, et cliquez sur + Add new template.

2. Passez en vue HTML : basculez l’éditeur en vue HTML afin de pouvoir coller directement du code personnalisé.

3. Collez le code du modèle : utilisez le HTML ci-dessous. Il fait déjà référence aux ID de champ de la partie 1 : il fonctionne donc dès que vous le collez.

4. Nommez et enregistrez : nommez le modèle « Clinical assessment summary » et cliquez sur Save.

La dernière pièce est un portail : un espace unique où les clients soumettent leurs évaluations et suivent leur propre historique, et où votre équipe clinique examine les réponses sans fouiller dans une boîte de réception partagée.

1. Activez le portail : ouvrez votre projet, cliquez sur l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit et sélectionnez Activate client portal.

2. Configurez l’annuaire d’utilisateurs : cliquez sur Manage users, puis sur Setup wizard, et créez un nouvel annuaire d’utilisateurs pour les clients. Configurez les options de connexion et ajoutez l’identité visuelle de votre cabinet.

3. Limitez les clients à leur propre historique : sur la page « My assessments », limitez les données selon le champ de profil client_email afin que chaque client ne voie jamais que ses propres réponses passées, et jamais celles des autres.

4. Limitez les thérapeutes à leurs propres patients : sur la page « My assigned clients » et les pages similaires, limitez les données selon le champ Assignee afin que chaque thérapeute ne voie que les clients qui lui sont attribués.

https://app.arcade.software/share/qGLc214BtB3zzF1uqiDL

5. Configurez les rôles : dans l’annuaire d’utilisateurs, ajoutez les rôles Client et Therapist/admin afin que chaque groupe arrive sur le bon ensemble de pages après connexion.

Une évaluation clinique destinée aux clients qui se note d’elle-même dès sa soumission. Plus de grilles papier, plus de comptage manuel, et plus de différences de notation d’un clinicien à l’autre pour un même instrument. Chaque réponse produit automatiquement un score total, un niveau de sévérité et un PDF de synthèse clinique prêt à imprimer. Votre équipe clinique est avertie immédiatement et ne voit que les clients qui lui sont attribués, et les clients peuvent suivre l’historique de leurs évaluations depuis un portail aux couleurs de votre cabinet.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.