À la fin de ce guide, vous disposerez dans Formaloo d’un système d’examen des certifications reposant sur deux formulaires. Les candidats soumettent un formulaire de candidature par cycle de certification, et 6 à 8 évaluateurs indépendants remplissent chacun une fiche d’évaluation distincte pour chaque candidat qui leur est attribué. Une logique de conflit d’intérêts masque automatiquement la grille d’évaluation pour tout évaluateur qui signale un conflit, et un PDF de décision unique rassemble le score moyen de chaque évaluateur dans un seul document que votre conseil peut valider.

C’est le formulaire que les candidats utilisent pour demander une certification. Il recueille leurs informations de base, la certification et la session de candidature visées ainsi que leurs pièces justificatives, accompagnés des champs réservés aux administrateurs dont votre coordinateur a besoin pour suivre le statut et l’attribution. Le moyen le plus rapide de le créer est d’utiliser le Form Creation Agent : collez une instruction et Formaloo génère l’ensemble du formulaire en quelques secondes.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent.

2. Décrivez le formulaire de candidature : saisissez une instruction telle que « Crée un formulaire de candidature à une certification avec des champs pour le nom complet, l’e-mail, l’organisation, la certification visée par le candidat (liste déroulante), la session de candidature visée (liste déroulante avec Spring intake et Fall intake), un téléversement de fichier pour les pièces justificatives, une question de consentement oui/non pour l’examen par un jury et un champ de texte long facultatif pour des remarques supplémentaires. Ajoute trois champs réservés aux administrateurs : une liste déroulante de statut (Submitted, Under review, Scoring complete, Approved, Declined), un champ Assignee pour le coordinateur et un champ de notes internes en texte long. »

3. Cliquez sur Create : Formaloo crée votre formulaire, ID de champ compris, en quelques secondes.

4. Vérifiez vos champs : votre formulaire devrait ressembler à ceci. Le Form Creation Agent en aura généré la plus grande partie. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspondent exactement :

5. Publiez le formulaire : cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur.

La notation à l’aveugle par plusieurs évaluateurs ne fonctionne que si la fiche d’évaluation de chaque évaluateur constitue un enregistrement distinct, séparé de la candidature et des fiches des autres évaluateurs. Ce second formulaire est celui que chacun de vos 6 à 8 évaluateurs remplit, une fois par candidat qui lui est attribué. Un champ de référence relie chaque fiche d’évaluation à la bonne candidature.

1. Créez un nouveau formulaire : depuis votre page d’accueil Formaloo, créez un nouveau Form pour la fiche d’évaluation, distinct de votre formulaire de candidature.

2. Décrivez la fiche d’évaluation au Form Creation Agent : saisissez une instruction telle que « Crée une fiche d’évaluation avec un champ de référence lié à la candidature à la certification, une question oui/non demandant si l’évaluateur est en conflit d’intérêts avec ce candidat, cinq champs de notation de 1 à 5 pour les connaissances techniques, l’expérience professionnelle, la qualité de la documentation, les normes éthiques et le niveau de préparation global, une liste déroulante de recommandation (Approve, Approve with conditions, Decline, Needs more information) et un champ de texte long pour la justification de l’évaluateur. Ajoute trois champs réservés aux administrateurs : une liste déroulante de statut d’évaluation (Assigned, In progress, Submitted), un champ Assignee pour l’évaluateur et un champ de notes internes en texte long. »

3. Cliquez sur Create.

4. Vérifiez vos champs : votre formulaire devrait ressembler à ceci. Le Form Creation Agent en aura généré la plus grande partie. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspondent exactement :

5. Connectez le champ de référence à votre formulaire de candidature : ouvrez les paramètres du champ « Quelle candidature évaluez-vous ? » et définissez votre formulaire de candidature à la certification comme source, afin que les évaluateurs sélectionnent un candidat existant au lieu de saisir un nom manuellement.

6. Publiez le formulaire : cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur.

Deux règles de logique permettent de mener ce processus à l’aveugle en toute sécurité. Sur le formulaire de candidature, une règle de consentement bloque la soumission si le candidat refuse l’examen par un jury. Sur la fiche d’évaluation, une règle de conflit d’intérêts masque toute la grille dès qu’un évaluateur signale un conflit, et un contrôle de champ obligatoire garantit que toute recommandation autre qu’une approbation est accompagnée d’une justification.

1. Ouvrez Advanced logic sur le formulaire de candidature : dans le panneau des paramètres du formulaire, à droite, ouvrez Advanced logic et accédez à l’onglet Logic.

2. Ouvrez le Logic Agent : cliquez sur Logic Agent dans le coin supérieur droit du panneau Logic.

3. Décrivez votre règle de consentement : collez « Si la réponse à 'Acceptez-vous que votre candidature soit examinée par un jury d’évaluateurs ?' est No, afficher un message d’avertissement indiquant que la candidature ne peut pas être traitée sans consentement. Masquer l’avertissement par défaut. »

4. Générez et vérifiez la règle : cliquez sur Generate Rules. Approuvez la règle, ou refaites-la si elle ne convient pas tout à fait.

5. Enregistrez votre logique : cliquez sur Save dans le coin supérieur droit.

6. Ouvrez Advanced logic sur la fiche d’évaluation : répétez les étapes 1 et 2 sur votre fiche d’évaluation.

7. Décrivez la règle de conflit d’intérêts : collez « Si 'Êtes-vous en conflit d’intérêts avec ce candidat ?' est Yes, masquer les cinq champs de notation et le champ de recommandation, et afficher une remarque invitant l’évaluateur à contacter son coordinateur pour une réattribution. Laisser les champs de la grille visibles par défaut. »

8. Décrivez le contrôle de la recommandation : dans la même session du Logic Agent, ajoutez « Si 'Quelle est votre recommandation ?' n’est pas Approve, rendre obligatoire 'Veuillez justifier votre recommandation.' Le laisser facultatif par défaut. »

9. Générez, vérifiez et enregistrez : cliquez sur Generate Rules, approuvez chaque règle, puis cliquez sur Save.

Ce processus repose sur quatre e-mails : une confirmation au candidat, un avis d’attribution à l’évaluateur, un avis au coordinateur lorsque le dossier est prêt pour décision et un e-mail de décision finale au candidat. Créez-les tous les quatre sous forme de modèles personnalisés, afin que chacun intègre automatiquement les bonnes données.

1. Ouvrez les modèles d’e-mail personnalisés : cliquez sur l’icône de votre profil, accédez à Apps and integrations et ouvrez Custom email templates.

2. Créez le modèle de réception de la candidature : cliquez sur Add new template, nommez-le « Application received », puis saisissez l’objet et le corps ci-dessous. Enregistrez-le.

Application received Objet : Nous avons bien reçu votre candidature @certification_type Corps :

Bonjour @applicant_name,

Merci d’avoir soumis votre candidature à la certification @certification_type pour la session @intake_period. Votre dossier a bien été reçu et est en cours de transmission à notre jury d’évaluation.

Nous reviendrons vers vous dès que tous les évaluateurs auront terminé la notation de votre candidature. D’ici là, n’hésitez pas à nous contacter si votre situation évolue.

Cordialement, L’équipe d’examen des certifications

3. Créez le modèle d’attribution à l’évaluateur : ajoutez un autre modèle nommé « Reviewer assignment notification », puis saisissez l’objet et le corps ci-dessous. Enregistrez-le.

Reviewer assignment notification Objet : Une candidature vous a été attribuée pour évaluation Corps :

Bonjour @assignee,

Une nouvelle candidature à la certification @certification_type vous a été attribuée pour notation. Voici ce que vous allez évaluer :

Organisation du candidat : @organization

Veuillez ouvrir votre fiche d’évaluation et soumettre vos notes dès que possible. Si vous êtes en conflit d’intérêts avec ce candidat, signalez-le sur la fiche d’évaluation et nous la réattribuerons.

Merci pour votre temps, L’équipe d’examen des certifications

4. Créez le modèle de notation terminée : ajoutez un modèle nommé « Scoring complete », puis saisissez l’objet et le corps ci-dessous. Enregistrez-le.

Scoring complete Objet : Toutes les évaluations de la candidature de @applicant_name sont arrivées Corps :

Bonjour @assignee,

Tous les évaluateurs ont maintenant soumis leur fiche d’évaluation pour la candidature @certification_type de @applicant_name.

Score moyen total : @avg_total_score / 5

Cette candidature est prête pour une décision finale. Mettez à jour le statut de la candidature une fois que le conseil aura tranché.

Cordialement, L’équipe d’examen des certifications

5. Créez le modèle de décision finale : ajoutez un modèle nommé « Final decision », puis saisissez l’objet et le corps ci-dessous. Enregistrez-le.

Final decision Objet : Décision concernant votre candidature @certification_type Corps :

Madame, Monsieur @applicant_name,

Nous vous remercions de votre candidature à la certification @certification_type pour la session @intake_period. À l’issue de l’examen par notre jury d’évaluation, le statut de votre candidature est le suivant : @app_status.

Un récapitulatif complet de votre évaluation, comprenant votre document de décision, est joint à cet e-mail.

Si vous avez des questions concernant cette décision, n’hésitez pas à nous contacter.

Cordialement, Le conseil d’examen des certifications

Une fois vos modèles créés, associez chacun d’eux au moment où il doit se déclencher. L’e-mail de réception de la candidature est envoyé immédiatement à la soumission. Les trois autres dépendent des changements de statut et d’attribution : ils passent donc par une logique conditionnelle.

1. Envoyez automatiquement l’e-mail de réception de la candidature : sur le formulaire de candidature, ouvrez Notify dans la barre latérale droite, activez Send email to respondent, sélectionnez votre modèle « Application received » et cliquez sur Publish.

2. Configurez le déclencheur d’attribution à l’évaluateur : sur la fiche d’évaluation, ouvrez Advanced logic et ajoutez une règle : « Lorsque 'Évaluateur assigné' est renseigné, envoyer l’e-mail 'Reviewer assignment notification' à l’évaluateur assigné. » Enregistrez la règle.

3. Configurez le déclencheur de notation terminée : sur le formulaire de candidature, ajoutez une règle conditionnelle : « Lorsque 'Statut de la candidature' passe à 'Scoring complete', envoyer l’e-mail 'Scoring complete' au coordinateur assigné. » Enregistrez la règle.

4. Configurez le déclencheur de décision finale : ajoutez une dernière règle : « Lorsque 'Statut de la candidature' passe à 'Approved', 'Approved with conditions' ou 'Declined', envoyer l’e-mail 'Final decision' à l’adresse indiquée dans le champ e-mail du candidat. » Enregistrez la règle.

Une fois la notation terminée, votre conseil a besoin d’un document clair par candidat : ses informations, chaque moyenne de la grille, la décision finale et une ligne de signature. Créez-le sous forme de modèle PDF personnalisé afin qu’il soit généré automatiquement à partir de l’enregistrement de candidature.

1. Ouvrez les modèles PDF personnalisés : cliquez sur l’icône de votre profil, accédez à Apps and integrations et ouvrez Custom PDF template.

2. Ajoutez un nouveau modèle : cliquez sur Add new template et basculez l’éditeur en vue HTML.

3. Collez le code de votre PDF : collez le modèle HTML prêt à l’emploi « Certification review decision » ci-dessous. Il présente les informations du candidat, la ventilation des notes critère par critère, un score moyen total, un badge de décision et une ligne de signature pour le président du conseil.

4. Nommez et enregistrez : nommez-le « Certification review decision » et cliquez sur Save.

5. Joignez le PDF à votre e-mail de décision finale : ouvrez votre modèle d’e-mail « Final decision » et joignez-y le PDF « Certification review decision », afin que les candidats approuvés comme refusés reçoivent leur décision sous forme de document signé.

Trois rôles nécessitent ici trois périmètres de visibilité différents : les candidats ne voient que leur propre candidature, les évaluateurs ne voient que les fiches d’évaluation qui leur sont attribuées (jamais les notes des autres), et les coordinateurs voient tout. C’est l’activation d’un portail associée à des accès basés sur les rôles qui rend l’ensemble du processus à la fois aveugle et en libre-service.

1. Activez le portail : depuis votre projet, cliquez sur l’icône Settings (engrenage), sélectionnez Activate portal, puis cliquez sur Manage users pour ouvrir l’assistant de configuration.

2. Connectez votre annuaire d’utilisateurs : recherchez un annuaire d’utilisateurs existant ou créez-en un nouveau, puis cliquez sur Next step.

3. Configurez l’inscription et la connexion : activez la connexion des utilisateurs, choisissez vos options d’inscription et activez le CAPTCHA ou la connexion sans mot de passe si vous le souhaitez.

4. Ajoutez vos rôles candidat, évaluateur et coordinateur : accédez à votre User directory, cliquez sur Edit profile fields et ajoutez « Applicant », « Reviewer » et « Coordinator » comme options du champ User roles.

5. Limitez les candidats à leurs propres données : sur le bloc de données de votre page « My application », passez en Edit mode, cliquez sur Options, faites défiler jusqu’à Manage access, sélectionnez le champ de profil du candidat et activez Allow users to view only their data.

6. Limitez les évaluateurs aux fiches qui leur sont attribuées : sur vos pages destinées aux évaluateurs, répétez les mêmes étapes sous Manage access, mais sélectionnez le champ Assignee au lieu d’un champ de profil, puis activez Allow assignees to view only their data. C’est ce qui garantit une notation à l’aveugle : les évaluateurs ne voient jamais les notes d’un autre évaluateur.

7. Définissez l’accès aux pages pour chaque rôle : pour chaque page de votre portail, cliquez sur le menu à trois points à côté du nom de la page, sélectionnez Access et choisissez le rôle autorisé à la voir, afin que les candidats, les évaluateurs et les coordinateurs accèdent chacun à un ensemble de pages différent.

8. Publiez et partagez votre portail : une fois vos pages et niveaux d’accès définis, partagez le lien du portail avec vos candidats, vos évaluateurs et vos coordinateurs.

Remarque : vous pouvez définir un domaine personnalisé pour votre portail, disponible avec l’offre Business ou via le module complémentaire Brand removal.

Un processus d’examen des certifications qui fonctionne tout seul sur deux sessions de candidature par an : les candidats soumettent leur dossier une seule fois et les évaluateurs notent à l’aveugle, sans connaître les notes ni les commentaires des autres. La logique de conflit d’intérêts empêche un évaluateur concerné de voir la grille de ce candidat, et chaque notification, de la confirmation à la décision finale, se déclenche automatiquement en fonction des changements de statut. Votre coordinateur dispose d’un tableau de bord unique indiquant exactement qui doit encore remettre une fiche d’évaluation, et votre conseil reçoit un PDF signé par candidat au lieu d’un tableur partagé auquel personne ne se fie entièrement.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.