À la fin de ce guide, vous disposerez d’un portail où des organisations demandent une accréditation et où un comité examine leur dossier, de la réception à la décision. Les candidats soumettent les informations de leur organisation et leurs documents de conformité, un chargé de dossier vérifie ces documents, trois évaluateurs notent la demande de manière indépendante, et l’association enregistre une décision finale qui déclenche l’envoi par e-mail d’une lettre de décision à votre image. Chaque demande apparaît dans un pipeline unique, afin que rien ne reste en attente d’un évaluateur qui a oublié de consulter sa boîte de réception.

C’est le formulaire que les organisations utilisent pour présenter leur demande. Côté public, il recueille les informations du candidat, le type d’accréditation et les documents de conformité ; côté interne, il comporte une longue liste de champs réservés aux administrateurs : statut de vérification des documents, chargé de dossier, trois ensembles de champs d’évaluateur et décision finale. Le moyen le plus rapide de créer tout cela en une seule fois est le Form Creation Agent.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent. Vous pouvez téléverser une image ou un PDF d’un formulaire de demande existant, ou décrire le formulaire sous forme de texte.

2. Collez la description du formulaire : utilisez une instruction comme celle-ci, qui couvre tous les champs publics et réservés aux administrateurs nécessaires à ce processus :

Crée un formulaire de demande d’accréditation pour les organisations qui sollicitent une accréditation. Demande : la raison sociale de l’organisation, le type d’organisation (liste déroulante : School/educational institution, Certification or training provider, Nonprofit association, Corporate/professional body, Other), l’adresse postale, le nom du contact principal, l’adresse e-mail du contact principal, le numéro de téléphone du contact principal (texte court, pas un champ téléphone), s’il s’agit d’une accréditation initiale ou d’un renouvellement (liste déroulante : Initial accreditation, Renewal), l’identifiant d’accréditation actuel en cas de renouvellement (texte court), le nombre d’années d’activité de l’organisation (nombre), un téléversement de fichier obligatoire pour les documents de gouvernance ou les statuts, un téléversement de fichier obligatoire pour le dernier audit ou état financier, un téléversement de fichier obligatoire pour le manuel des politiques et procédures, un téléversement de fichier facultatif pour l’attestation d’assurance ou de garantie, une question oui/non demandant si des plaintes, litiges ou procédures réglementaires sont en cours, une question en texte long demandant de les décrire le cas échéant, et une attestation oui/non obligatoire confirmant que toutes les informations et tous les documents fournis sont exacts et complets. Ajoute ces champs réservés aux administrateurs : un numéro de référence de demande généré automatiquement (texte court), un champ de date pour la date de soumission, une liste déroulante pour le statut de vérification des documents avec les options Not started, Verified, Missing documents et Rejected, un champ Assignee pour le chargé de dossier, trois ensembles de champs d’évaluateur pour les évaluateurs 1, 2 et 3, comprenant chacun un champ Assignee, une note numérique de 1 à 5, une liste déroulante de recommandation avec les options Approve, Deny et Needs more info, et un champ de commentaires en texte long, une liste déroulante pour la décision finale avec les options Accredited, Provisional accreditation, Denied et Needs more information, un champ de date pour la date de décision, une liste déroulante pour le statut d’accréditation avec les options Submitted, Document review, Committee review et Decision issued, et un champ de texte long pour les notes internes.

3. Cliquez sur Create : Formaloo crée le formulaire pour vous. Votre formulaire devrait ressembler aux tableaux ci-dessous. Le Form Creation Agent en aura généré la plus grande partie. Vérifiez chaque champ et, surtout, définissez l’ID de champ exactement comme indiqué, car les modèles de logique, d’e-mail et de PDF des étapes suivantes font directement référence à ces ID.

Champs publics (organisation candidate) :

Champs réservés aux administrateurs :

4. Rendez obligatoires les téléversements de conformité : ouvrez chacun des champs « Téléversez vos documents de gouvernance ou vos statuts », « Téléversez votre dernier audit ou état financier » et « Téléversez votre manuel des politiques et procédures », puis activez Required. Laissez facultatif le téléversement de l’attestation d’assurance ou de garantie, car tous les types d’organisation n’en ont pas besoin.

Remarque : définissez la valeur par défaut de « Statut de vérification des documents » sur Not started et celle de « Statut d’accréditation » sur Submitted, afin que chaque nouvelle demande commence à la bonne étape du pipeline.

5. Publiez le formulaire : cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur. Cette action est distincte de Save, que vous utiliserez pour la logique, les modèles d’e-mail et les modèles PDF dans les parties suivantes.

C’est ici que le processus prend vie. La logique avancée gère les champs conditionnels côté candidat, bloque la soumission tant que l’attestation n’est pas confirmée et pilote l’ensemble du pipeline d’examen : attribution d’un chargé de dossier à la soumission, attribution du comité d’examen une fois les documents vérifiés et horodatage des dates à mesure que le dossier progresse vers une décision. Utilisez le Logic Agent pour générer l’ensemble à partir d’une seule description en langage courant.

1. Ouvrez Advanced logic : ouvrez votre formulaire et cliquez sur Advanced logic dans le panneau des paramètres du formulaire, à droite. Accédez à l’onglet Logic.

2. Ouvrez le Logic Agent : dans le coin supérieur droit du panneau Logic, cliquez sur Logic Agent.

3. Décrivez les règles : collez une instruction comme celle-ci, qui couvre les règles de visibilité, le contrôle de l’attestation et la logique d’acheminement :

Bloquer la soumission tant que « J’atteste que toutes les informations et tous les documents fournis sont exacts et complets » n’est pas Yes, et afficher un message d’avertissement lorsque la réponse est No. Masquer « Quel est votre identifiant d’accréditation actuel ? » par défaut ; l’afficher uniquement lorsque « Demandez-vous une accréditation initiale ou un renouvellement ? » est égal à Renewal, et exiger une réponse dans ce cas. Masquer « Veuillez décrire la plainte, le litige ou la procédure réglementaire en cours » par défaut ; l’afficher uniquement lorsque « Votre organisation fait-elle l’objet de plaintes, de litiges ou de procédures réglementaires en cours ? » est égal à Yes, et exiger une réponse dans ce cas. Lorsque le formulaire est soumis, définir « Date de soumission » sur aujourd’hui, définir « Statut d’accréditation » sur Submitted et attribuer « Chargé de dossier » à l’équipe d’accréditation. Lorsque « Statut de vérification des documents » passe à Verified, attribuer « Évaluateur 1 », « Évaluateur 2 » et « Évaluateur 3 » au comité d’accréditation, et définir « Statut d’accréditation » sur Committee review. Lorsque « Statut de vérification des documents » passe à Missing documents ou Rejected, maintenir « Statut d’accréditation » sur Document review. Lorsque « Décision finale » reçoit une réponse, définir « Date de décision » sur aujourd’hui et définir « Statut d’accréditation » sur Decision issued.

4. Cliquez sur Generate Rules : l’IA de Formaloo présente un aperçu de chaque règle. Approuvez celles qui conviennent, refaites celles qui ne conviennent pas et annulez celles dont vous n’avez pas besoin.

5. Ajoutez les règles d’e-mail : pour chaque règle approuvée qui doit avertir quelqu’un (confirmation de soumission, documents manquants, passage en comité, décision rendue), ajoutez une action Send email et sélectionnez le modèle correspondant. Vous créerez ces modèles dans la partie 3 : vous pouvez donc revenir les associer ensuite.

6. Enregistrez votre logique : cliquez sur Save dans le coin supérieur droit.

Ce processus repose sur cinq e-mails, un pour chaque étape franchie par la demande. Chacun est un modèle d’e-mail personnalisé créé avec AI Content et personnalisé grâce à l’insertion des réponses, afin que chaque e-mail semble rédigé spécialement pour l’organisation concernée.

1. Créez votre premier modèle : cliquez sur l’icône de votre profil, accédez à Apps & integrations, puis à Email templates, et cliquez sur + Add new template. Effacez le champ du corps, ajoutez AI Content et collez une instruction décrivant l’e-mail souhaité. Pour le premier, utilisez :

Rédige un e-mail de confirmation chaleureux et professionnel au contact principal d’une organisation qui vient de soumettre une demande d’accréditation. Confirme la réception, rappelle le nom de l’organisation (@org_name) et le type de demande (@application_type), et indique que la demande passe maintenant à l’étape de vérification des documents. Rassure-le en précisant que son chargé de dossier, @case_manager, le tiendra informé. Reste factuel et rassurant, sans ton commercial. 4 à 6 phrases au total. Inclus un badge de statut « Submitted » dans une pastille vert discret près du haut, et un pied de page discret indiquant la référence de la demande @application_id.

2. Nommez le modèle, ajoutez l’objet et enregistrez : donnez-lui un nom interne clair, définissez l’objet sur « Nous avons bien reçu votre demande d’accréditation, @org_name » et cliquez sur Save.

3. Répétez l’opération pour les quatre modèles restants, en utilisant les objets, déclencheurs et instructions ci-dessous. Chacun suit le même schéma : une instruction IA en langage courant, un objet avec des champs insérés et un déclencheur que vous associerez aux règles de logique de la partie 2.

L’e-mail de décision (n° 5) est celui qui boucle le processus. Demandez-lui de mentionner le nom de l’organisation et la décision (@final_decision) sans annoncer brutalement le résultat dans l’objet, de féliciter l’organisation si la décision est Accredited ou Provisional accreditation, et de l’orienter vers son chargé de dossier si elle est Denied ou Needs more information. Indiquez que la lettre de décision complète est jointe au format PDF et incluez un badge de statut dont la couleur correspond au résultat (vert pour Accredited, ambre pour Provisional, gris pour Needs more information, rouge pour Denied).

4. Associez les e-mails à la logique : revenez à vos règles Advanced logic de la partie 2 et ajoutez une action Send email à chaque déclencheur, en sélectionnant le modèle correspondant.

Le dernier élément est un PDF qui transforme chaque décision en une lettre officielle et soignée pour les archives du candidat, avec les notes du comité, les commentaires et la décision finale.

1. Ouvrez l’éditeur de modèles PDF : cliquez sur l’icône de votre profil, accédez à Apps & integrations, puis à PDF templates, et cliquez sur + Add new template.

2. Passez en vue HTML et collez le modèle ci-dessous. Il intègre tous les champs de votre formulaire grâce à l’insertion des réponses, y compris les notes et commentaires des trois évaluateurs et le badge de décision finale.

3. Nommez le modèle « Accreditation decision letter » et cliquez sur Save.

4. Associez-le à la logique : dans les règles de la partie 2, ajoutez une action Generate PDF à la règle qui se déclenche lorsque « Décision finale » reçoit une réponse. Le PDF généré est ajouté à la ligne de la réponse et peut être joint à l’e-mail de décision de la partie 3.

Tout l’intérêt de ce processus est que quatre rôles voient quatre portions différentes des mêmes données : les candidats ne voient que leur propre demande, les chargés de dossier voient tout pour la vérification des documents et l’acheminement, les évaluateurs ne voient que les demandes qui leur sont attribuées et ne peuvent modifier que leurs propres champs de notation, et la direction de l’association voit tout, ainsi que la couche de reporting.

1. Activez le portail : ouvrez votre projet et cliquez sur l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit. Cliquez sur Activate client portal, puis sur Manage users pour ouvrir la vue de gestion du portail.

2. Lancez l’assistant de configuration : cliquez sur Setup wizard. À l’étape 1, créez un nouvel annuaire d’utilisateurs. À l’étape 2, configurez les paramètres de connexion et d’inscription de votre portail. À l’étape 3, connectez l’annuaire d’utilisateurs à votre formulaire de demande afin que les utilisateurs connectés ne voient que leurs propres enregistrements.

3. Ajoutez vos quatre rôles d’utilisateur : ouvrez votre annuaire d’utilisateurs et cliquez sur Edit profile fields. Faites défiler jusqu’au champ User roles et ajoutez Applicant, Case manager, Reviewer et Association admin comme options.

4. Limitez les candidats à leur propre demande : sur le bloc de données de la page « My application », passez en Edit mode, cliquez sur Options et faites défiler jusqu’à Manage access. Sélectionnez le champ de profil, puis activez Allow users to view only their data. Laissez la modification désactivée, afin que les candidats suivent le statut sans pouvoir modifier après coup les réponses soumises.

5. Limitez les évaluateurs aux demandes qui leur sont attribuées : sur le bloc de données de la page « My review queue », passez en Edit mode, cliquez sur Options et faites défiler jusqu’à Manage access. Sélectionnez le champ Assignee et activez Allow assignees to view only their data. Si les membres de votre comité occupent toujours le même rang d’évaluateur, filtrer sur ce seul champ suffit. Si n’importe qui peut être Évaluateur 1, 2 ou 3, ajoutez les trois champs d’évaluateur à la restriction par personne assignée, afin qu’un évaluateur voie un enregistrement quel que soit le rang auquel il est attribué.

6. Limitez les évaluateurs à leurs propres champs de notation : dans les paramètres des champs de la vue tableau de la file d’examen, n’affichez comme modifiables que les colonnes de note, de recommandation et de commentaires de cet évaluateur, et masquez de cette vue les champs de la soumission initiale du candidat ainsi que les colonnes des deux autres évaluateurs. Cela reprend le schéma « signature uniquement » utilisé pour les rôles d’approbateur restreints : l’ensemble des droits d’un évaluateur sur l’enregistrement se limite à sa propre note, rien de plus.

Remarque : c’est ce qui distingue un véritable examen en comité d’un correcteur unique examinant une soumission : trois évaluateurs notent la même organisation de manière indépendante, sans voir ni influencer les notes des autres.

7. Créez les vues des chargés de dossier et de la direction : offrez aux chargés de dossier des pages avec une visibilité complète (un Kanban par statut d’accréditation, une file de vérification des documents et leurs propres dossiers attribués), et offrez à la direction de l’association des pages avec une visibilité complète ainsi que la couche de reporting (une file des dossiers prêts pour décision, les décisions rendues, les renouvellements et des graphiques par résultat et par note moyenne du comité).

8. Limitez chaque page au rôle approprié : passez en Edit mode, repérez chaque page dans la navigation du portail, cliquez sur le menu à trois points à côté du nom de la page et sélectionnez Access. Définissez l’accès sur Specific user roles et choisissez le rôle correspondant pour chaque page.

9. Publiez et partagez le portail : une fois vos pages, filtres et niveaux d’accès définis, publiez le projet et partagez l’URL du portail avec les candidats, les chargés de dossier, les évaluateurs et la direction.

💡 Facultatif : définissez un domaine personnalisé pour votre portail afin qu’il utilise l’URL de votre association plutôt qu’une URL Formaloo. Cette option est disponible avec l’offre Business ou via le module complémentaire Brand removal.

Vous disposez désormais d’un pipeline d’accréditation qui fait passer une organisation de la demande à la décision sans que personne n’ait à relancer un document ou un évaluateur par e-mail. Les candidats savent exactement où en est leur dossier, les chargés de dossier disposent d’une seule file de vérification au lieu d’une boîte de réception partagée, et les trois notes et commentaires indépendants de votre comité sont enregistrés avant toute décision. La lettre de décision est générée et envoyée automatiquement dès que la direction enregistre une décision finale, de sorte que chaque organisation accréditée, refusée ou accréditée à titre provisoire reçoit un document cohérent à votre image.

Inutile de partir de zéro : nous avons déjà préparé des processus similaires pour vous.