À la fin de ce guide, vous disposerez d’un processus complet d’examen des bourses et subventions : un formulaire de demande public où les candidats soumettent les détails de leur projet et leurs pièces justificatives, une notation par laquelle deux membres du comité évaluent indépendamment chaque demande, et des notifications automatiques par e-mail qui confirment les soumissions, alertent votre équipe d’administration et communiquent les décisions d’acceptation ou de refus. Vous disposerez également d’un modèle d’export PDF qui transforme n’importe quelle demande en un document clair et à votre image, prêt pour l’examen par le conseil d’administration ou l’archivage.

C’est ici que les candidats soumettent les détails de leur projet, leur budget et leurs pièces justificatives. Vous allez créer un seul formulaire qui recueille tout, des coordonnées aux fichiers téléversés, et qui comprend des champs masqués réservés aux administrateurs, utilisés par votre équipe pour consigner la décision finale et les notes internes.

1. Créez un nouveau projet : depuis la page d’accueil Formaloo, cliquez sur + New project et sélectionnez Form. Un projet est alors créé avec un formulaire déjà associé.

2. Ouvrez le Form Creation Agent : dans l’éditeur de formulaire, cliquez sur Form Creation Agent dans la barre supérieure. Téléversez une image ou un PDF de la présentation de votre programme, ou décrivez votre formulaire en texte brut, par exemple : « Un formulaire de demande de bourse recueillant les informations du candidat, la description du projet, le budget et les pièces justificatives. » Cliquez sur Create et Formaloo crée instantanément le formulaire pour vous.

3. Vérifiez les champs de votre formulaire : votre formulaire devrait ressembler à ceci : le Form Creation Agent en aura généré la plus grande partie. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspondent exactement, car ces ID sont utilisés plus loin dans les modèles d’e-mail et le modèle PDF.

Les champs de notation se trouvent dans le même formulaire que la demande. Vous allez ajouter des champs Assignee pour les évaluateurs, des champs de note et une variable qui calcule automatiquement le total, puis utiliser le Logic Agent pour définir la règle d’acceptation.

1. Ajoutez les champs de notation à votre formulaire : dans l’éditeur de formulaire, ajoutez les champs suivants et définissez chaque ID de champ exactement comme indiqué :

2. Configurez la variable Total : ouvrez les paramètres du champ Total et configurez son calcul sur score_1 + score_2. Cette variable se met à jour automatiquement chaque fois qu’un évaluateur saisit ou modifie sa note.

3. Configurez la logique de notation avec le Logic Agent : dans le panneau des paramètres du formulaire, à droite, cliquez sur Advanced logic, puis accédez à l’onglet Logic. Cliquez sur Logic Agent dans le coin supérieur droit et collez cette instruction :

Si Reviewer 1 et Reviewer 2 sont renseignés et que Total est supérieur à 60, définir Application status sur Accepted. Si Reviewer 1 et Reviewer 2 sont renseignés et que Total est inférieur à 60, définir Application status sur Rejected.

Cliquez sur Generate rules. L’IA vous présente un aperçu des règles : vérifiez-les, cliquez sur Approve, effectuez si besoin des ajustements manuels, puis cliquez sur Save.

Vous avez besoin de quatre modèles d’e-mail : une confirmation au candidat lors de la soumission, une alerte à votre équipe d’administration à l’arrivée d’une nouvelle demande, et deux e-mails de décision, l’un pour les candidats acceptés, l’autre pour ceux qui ne sont pas retenus. Tous les modèles utilisent l’insertion des réponses pour intégrer dynamiquement les informations du candidat.

1. Ouvrez l’éditeur de modèles d’e-mail : cliquez sur l’icône de votre profil en haut à droite → Apps & integrations → Custom email templates → + Add new template.

2. Créez le modèle 1 — confirmation de soumission au candidat : supprimez le contenu par défaut, ajoutez un bloc AI Content et collez l’instruction ci-dessous. Définissez le nom et l’objet du modèle comme indiqué, puis enregistrez.

3. Créez le modèle 2 — alerte de nouvelle demande pour l’administrateur : cliquez sur + Add new template et répétez l’opération avec les informations suivantes.

4. Créez le modèle 3 — demande acceptée : cliquez sur + Add new template et utilisez les informations suivantes.

5. Créez le modèle 4 — demande non retenue : cliquez sur + Add new template et utilisez les informations suivantes.

Une fois vos modèles prêts, vous allez les associer au formulaire afin que les e-mails se déclenchent automatiquement à la soumission et lorsqu’une décision est prise.

1. Configurez les notifications de soumission : revenez à votre formulaire de demande. Dans le panneau des paramètres du formulaire, à droite, cliquez sur Notify.

2. Configurez les e-mails de décision conditionnels : dans le formulaire de demande, ouvrez Advanced logic depuis le panneau des paramètres du formulaire, à droite → accédez à On update → cliquez sur Add rule.

Cliquez sur Save.

Le modèle PDF transforme n’importe quelle demande en un document clair et à votre image, utile pour les dossiers d’examen du conseil d’administration ou pour conserver une trace des subventions attribuées. Vous collerez le HTML directement dans l’éditeur de modèles PDF de Formaloo.

1. Ouvrez l’éditeur de modèles PDF : cliquez sur l’icône de votre profil → Apps & integrations → Custom PDF templates → + Add new template.

2. Passez en vue HTML : dans l’éditeur de modèle, basculez le mode d’édition sur HTML view.

3. Collez le code du modèle : copiez et collez le HTML suivant :

4. Nommez et enregistrez : nommez le modèle Scholarship application summary et cliquez sur Save.

Vous disposez désormais d’un processus complet et automatisé d’examen des bourses et subventions. Les candidats soumettent les détails de leur projet, leur budget et leurs documents via un formulaire structuré et reçoivent immédiatement un e-mail de confirmation professionnel. Votre équipe d’administration reçoit une alerte instantanée avec toutes les informations clés. Deux évaluateurs notent indépendamment chaque demande sur une échelle de 0 à 100, le total est calculé automatiquement et le statut de la demande passe à Accepted ou Rejected selon le seuil de score, ce qui déclenche l’e-mail de décision approprié au candidat sans aucune étape manuelle. Chaque demande peut être exportée sous forme de PDF clair pour les réunions du conseil d’administration ou l’archivage.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.

Scholarship & grant application with scoring and approval workflow : le processus exact de ce guide, prêt à l’emploi. Il comprend le formulaire de demande, les champs de notation des évaluateurs, la variable de total pondéré, la logique d’acceptation, quatre modèles d’e-mail et un modèle d’export PDF. Personnalisez les champs, le seuil de score et le texte des e-mails pour l’adapter à votre programme en quelques minutes.

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