À la fin de ce guide, vous disposerez d’un workflow de demandes de bourses dans lequel les candidats soumettent une seule fois leur essai, leur relevé de notes et leurs justificatifs financiers, et où l’IA de Formaloo effectue une première lecture avant même que votre comité n’ouvre le dossier. Un Agent Field note l’essai selon une grille fixe, un second lit les justificatifs financiers téléversés et qualifie le besoin financier du candidat de High, Medium ou Low, et ces deux analyses restent privées dans l’enregistrement, à l’usage de vos évaluateurs. Votre comité classe ensuite les candidats et les fait progresser dans l’examen, et les candidats reçoivent automatiquement un e-mail à votre image dès qu’une décision est prise, tandis qu’un PDF récapitulatif à votre image est généré en coulisses pour vos archives.

C’est le formulaire que les candidats utilisent pour soumettre leurs informations, leur essai, leur relevé de notes et leurs justificatifs financiers. Il contient aussi les champs réservés aux administrateurs que votre comité utilise pour suivre le statut, l’attribution et le classement. Le moyen le plus rapide de le créer est d’utiliser le Form Creation Agent : collez un prompt et Formaloo génère l’ensemble du formulaire en quelques secondes.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : Depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent.

2. Décrivez le formulaire de demande : Collez un prompt comme celui-ci : « Crée un formulaire de demande de bourse pour le service d’aide financière d’une université, avec des champs pour le nom complet, l’e-mail, le numéro d’étudiant, le programme ou la spécialité, la moyenne (GPA), la bourse demandée (liste déroulante), une question oui/non demandant si le candidat sollicite une aide financière fondée sur les besoins, le revenu du foyer et le nombre de personnes à charge, un téléversement de fichier pour le relevé de notes officiel, un champ de texte long pour l’essai de candidature et un téléversement de fichier facultatif pour des pièces justificatives supplémentaires. Ajoute quatre champs réservés aux administrateurs : une liste déroulante de statut (Submitted, AI review complete, Committee review, Ranked, Awarded, Declined), un champ assignee pour l’évaluateur, un champ numérique pour le score de classement du comité et un champ de texte long pour les notes internes. »

3. Cliquez sur Create : Formaloo crée votre formulaire, y compris les ID de champ, en quelques secondes.

4. Vérifiez vos champs : Votre formulaire devrait ressembler à ceci. Le Form Creation Agent en aura généré l’essentiel. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspond exactement, car ces ID sont utilisés plus loin dans la logique, les modèles d’e-mail et le modèle PDF.

5. Publiez le formulaire : Cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur.

C’est ici que le workflow tire parti de l’IA. L’Agent Field est un type de champ privé qui exécute un prompt à chaque soumission et enregistre le résultat dans la ligne, sans que le candidat le voie. Vous en ajouterez deux : l’un pour noter l’essai selon une grille fixe, l’autre pour lire les justificatifs financiers téléversés et évaluer le besoin financier. Tous deux s’exécutent automatiquement dès qu’une demande est soumise : lorsqu’un évaluateur ouvre le dossier, les deux analyses sont donc déjà disponibles.

1. Ajoutez le champ de notation de l’essai : Dans votre éditeur de formulaire, cliquez sur Add field et sélectionnez Agent Field. Intitulez-le « Note IA de l’essai selon la grille ».

2. Rédigez le prompt de la grille : Ouvrez la zone de prompt et utilisez le menu @ pour saisir : « Note l’essai de ce candidat selon la grille suivante, chaque critère valant jusqu’à 25 points : clarté des objectifs universitaires et professionnels, profondeur de l’explication du besoin financier avec ses propres mots, impact démontré ou engagement communautaire, et qualité rédactionnelle globale. Lis l’essai dans @essay_response. Donne une note totale sur 100 et un court paragraphe expliquant cette note. »

3. Ajoutez le champ de besoin financier : Cliquez de nouveau sur Add field, sélectionnez Agent Field et intitulez-le « Indicateur IA de besoin financier ».

4. Rédigez le prompt du besoin financier : Dans la zone de prompt, saisissez : « Lis les justificatifs financiers téléversés dans @financial_documents, ainsi que @household_income et @dependents_count. Classe le besoin financier du candidat en High, Medium ou Low, et explique ton raisonnement en deux ou trois phrases, en citant si possible des chiffres précis du document téléversé. »

5. Laissez « Allow AI to update records » désactivé pour les deux champs : Pour une décision aussi importante que l’attribution d’une bourse, conservez le résultat de l’IA comme une analyse que votre comité prend en compte, et non comme un élément qui modifie de lui-même les champs de statut ou de classement. Ce sont vos évaluateurs qui font progresser une demande.

6. Publiez le formulaire : Cliquez sur Publish dans la barre flottante pour activer les deux champs.

Deux actions doivent se produire automatiquement ici. Les champs relatifs à l’aide fondée sur les besoins ne doivent apparaître que si le candidat sollicite effectivement cette aide, et le comité ne doit pas pouvoir classer une demande ni statuer sur celle-ci avant qu’elle ait été notée. Le Logic Agent gère les deux en une seule fois.

1. Ouvrez Advanced logic : Dans le panneau des paramètres du formulaire à droite, cliquez sur Advanced logic, puis allez dans l’onglet Logic.

2. Ouvrez le Logic Agent : Cliquez sur Logic Agent en haut à droite du panneau Logic.

3. Décrivez vos règles : Collez ce prompt : « Si “Sollicitez-vous une aide financière fondée sur les besoins ?” vaut Oui, afficher “Quel est le revenu annuel de votre foyer ?”, “Combien de personnes à charge compte votre foyer ?” et “Téléversez vos justificatifs financiers”. Masquer ces trois champs par défaut. Si “Sollicitez-vous une aide financière fondée sur les besoins ?” vaut Oui, rendre obligatoire “Téléversez vos justificatifs financiers”. Si “Statut de la demande” passe à “Ranked”, “Awarded” ou “Declined”, exiger que “Score de classement du comité” soit renseigné au préalable. »

4. Générez et vérifiez : Cliquez sur Generate rules. L’IA affiche un aperçu de chaque règle : approuvez-les, refaites celles qui ne conviennent pas tout à fait et effectuez des ajustements manuels si nécessaire.

5. Enregistrez votre logique : Cliquez sur Save en haut à droite.

Ce workflow repose sur quatre e-mails : une confirmation au candidat, une alerte interne à votre équipe d’examen et deux e-mails de décision, l’un pour les candidats retenus, l’autre pour ceux qui n’ont pas été sélectionnés. Créez-les tous les quatre sous forme de modèles personnalisés afin que chacun intègre automatiquement les bonnes données.

1. Ouvrez Custom email templates : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and integrations et ouvrez Custom email templates.

2. Créez le modèle de confirmation au candidat : Cliquez sur Add new template, nommez-le « Application received » et définissez l’objet sur Nous avons bien reçu votre demande, @full_name. Videz le corps, ajoutez un bloc AI Content et collez : « Rédige un e-mail de confirmation chaleureux et professionnel de la part du service d’aide financière d’une université. Confirme que la demande de @full_name pour @scholarship_type a bien été reçue et qu’elle fait désormais l’objet d’un examen assisté par l’IA avant l’examen par le comité. Garde un ton rassurant et posé, non bureaucratique. Indique que le candidat sera informé dès qu’une décision sera prise. Moins de 120 mots. Design HTML : fond blanc, colonne unique centrée de 560 px de large maximum, police Inter ou system-ui, badge de statut discret indiquant “Under review”, pied de page discret en #999. » Enregistrez le modèle.

3. Créez le modèle de notification interne : Cliquez sur Add new template, nommez-le « New application submitted » et définissez l’objet sur Nouvelle demande soumise : @full_name pour @scholarship_type. Ajoutez un bloc AI Content et collez : « Rédige un e-mail de notification interne destiné à l’équipe d’examen d’un service d’aide financière. Une nouvelle demande de bourse est arrivée, et la note IA de l’essai ainsi que l’évaluation IA du besoin financier sont déjà jointes à l’enregistrement. Adopte un ton factuel, de type tableau de bord. Inclus le nom du candidat, le programme ou la spécialité, la moyenne (GPA), le type de bourse et le fait qu’une aide fondée sur les besoins a été demandée ou non. Ajoute un bouton d’appel à l’action clair “Examiner la demande”. Moins de 100 mots. Design HTML : fond blanc, colonne centrée de 560 px de large maximum, police Inter ou system-ui, carte de données structurée pour les champs clés, pied de page discret en #999. » Enregistrez le modèle.

4. Créez le modèle de décision favorable : Cliquez sur Add new template, nommez-le « Application decision: Awarded » et définissez l’objet sur Félicitations, @full_name ! Votre demande pour @scholarship_type a été acceptée. Ajoutez un bloc AI Content et collez : « Rédige un e-mail chaleureux et enthousiaste, mais professionnel, informant le candidat qu’il a obtenu @scholarship_type. Mentionne son nom et le nom de la bourse. Explique que le service d’aide financière le recontactera avec les prochaines étapes et les détails de la bourse. Adapté aux mobiles, ton encourageant. Moins de 150 mots. Design HTML : fond blanc, colonne centrée de 560 px de large maximum, police Inter ou system-ui, badge de statut “Awarded” dans une couleur d’accent chaleureuse, pied de page discret en #999. » Enregistrez le modèle.

5. Créez le modèle de non-sélection : Cliquez sur Add new template, nommez-le « Application decision: Not selected » et définissez l’objet sur Mise à jour concernant votre demande pour @scholarship_type, @full_name. Ajoutez un bloc AI Content et collez : « Rédige un e-mail chaleureux et empathique informant le candidat que sa demande n’a pas été retenue pour ce cycle. Jamais froid ni dédaigneux. Mentionne son nom et le nom de la bourse. Ajoute un mot d’encouragement indiquant qu’il est le bienvenu pour postuler lors des prochains cycles. Moins de 130 mots. Design HTML : fond blanc, colonne centrée de 560 px de large maximum, police Inter ou system-ui, palette douce et discrète, badge de statut “Not selected”, pied de page discret en #999. » Enregistrez le modèle.

Une fois vos quatre modèles créés, associez chacun d’eux au moment où il doit être envoyé. La confirmation et l’alerte interne sont envoyées à la soumission. Les deux e-mails de décision dépendent d’un changement de statut : ils passent donc par une logique conditionnelle.

1. Configurez les notifications à la soumission : Dans le formulaire de demande, ouvrez Notify depuis la barre latérale droite. Activez Send email to respondent, sélectionnez votre modèle « Application received », puis activez Receive email notification en sélectionnant votre modèle « New application submitted » pour l’envoyer à votre équipe d’examen.

2. Enregistrez vos paramètres de notification : Cliquez sur Publish pour activer les notifications.

3. Configurez les déclencheurs des e-mails de décision : Ouvrez Advanced logic dans le formulaire de demande, allez dans On update et cliquez sur Add rule.

4. Enregistrez vos règles : Cliquez sur Save.

Une fois la décision prise, votre comité a besoin d’un dossier clair par candidat : ses informations, la note IA de l’essai, l’évaluation IA du besoin financier et la décision du comité, prêt pour les archives internes ou l’examen par le conseil. Créez-le sous forme de modèle PDF personnalisé afin qu’il soit généré automatiquement à partir de l’enregistrement de la demande.

1. Ouvrez Custom PDF templates : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and integrations et ouvrez Custom PDF templates.

2. Ajoutez un nouveau modèle : Cliquez sur Add new template et basculez l’éditeur en HTML view.

3. Collez le code du modèle :

4. Nommez-le et enregistrez-le : Nommez-le « Scholarship application review summary » et cliquez sur Save.

Les candidats ont besoin d’un espace pour soumettre leur demande et suivre son statut, et votre comité ainsi que votre équipe administrative ont besoin de pages internes adaptées à leur rôle. L’activation d’un portail et l’ajout d’accès basés sur les rôles rendent ce fonctionnement autonome des deux côtés.

1. Activez le portail : Depuis votre projet, cliquez sur l’icône Settings (engrenage), sélectionnez Activate portal, puis cliquez sur Manage users pour ouvrir l’assistant de configuration.

2. Connectez votre annuaire d’utilisateurs : Recherchez un annuaire d’utilisateurs existant ou créez-en un nouveau, puis cliquez sur Next step.

3. Ajoutez le rôle de candidat : Allez dans votre User directory, cliquez sur Edit profile fields et ajoutez « Applicant » comme option du champ User roles. Les membres du comité et du personnel administratif n’ont pas besoin de rôle ici, car ce sont des membres internes de l’espace de travail et non des utilisateurs inscrits au portail.

4. Limitez les candidats à leur propre demande : Sur le bloc de données de la page « My application status », passez en Edit mode, cliquez sur Options, faites défiler jusqu’à Manage access, sélectionnez le champ de profil du candidat et activez Allow users to view only their data.

5. Définissez l’accès aux pages du comité et de l’administration : Les membres du comité et les administrateurs sont des membres internes de l’espace de travail, et non des utilisateurs externes du portail : gérez donc leur accès via les équipes de l’espace de travail plutôt que via le rôle de portail configuré pour les candidats. Pour chaque page du comité ou de l’administration, cliquez sur le menu à trois points à côté du nom de la page, sélectionnez Access, choisissez Internal users et sélectionnez l’équipe concernée (par exemple, une équipe « Scholarship committee » ou une équipe « Financial aid administration »).

6. Créez la structure des pages :

7. Publiez et partagez votre portail : Une fois vos pages et niveaux d’accès configurés, partagez le lien du portail avec vos candidats, votre comité et votre équipe administrative.

Remarque : Vous pouvez définir un domaine personnalisé pour votre portail, disponible avec l’abonnement Business ou via le module complémentaire Brand removal.

Au-delà des demandes individuelles, votre service d’aide financière souhaite sans doute une vue à l’échelle du cycle : combien de demandes ont été reçues par type de bourse, et comment les scores du comité ont évolué. L’Analyst Agent de Formaloo produit cette vue sous forme de graphique accompagné d’une analyse rédigée, sans que votre équipe ait à la compiler à la main.

1. Ajoutez une page de rapports : Dans votre groupe Administration, ajoutez une nouvelle page intitulée « Award trends ».

2. Insérez l’Analyst Agent : Sur la page, ajoutez l’Analyst Agent et associez-le à votre formulaire de demande de bourse.

3. Décrivez le rapport : Demandez-lui de ventiler le volume de demandes et le score moyen de classement du comité par type de bourse, et d’ajouter une courte analyse rédigée à côté du graphique.

Vous disposez désormais d’un workflow d’examen des bourses dans lequel chaque demande arrive avec une première analyse générée par l’IA : une note de l’essai selon votre grille et un indicateur de besoin financier tiré directement des justificatifs téléversés par le candidat. Votre comité classe et décide en s’appuyant sur ce contexte au lieu de partir d’un dossier vierge, et les candidats reçoivent automatiquement un e-mail chaleureux dès qu’une décision est prise. Chaque demande examinée peut être exportée sous forme de PDF clair pour vos archives, et un rapport de tendances à l’échelle du cycle offre à votre service une vue d’ensemble sans que personne n’ait à construire un tableur à la main.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.