À la fin de ce guide, vous disposerez d’un formulaire CAPA unique sur plusieurs pages qui suit une non-conformité depuis sa détection jusqu’à sa clôture. La personne qui repère le constat l’enregistre en page 1, le responsable désigné ajoute la cause racine et l’action corrective en page 2, et un vérificateur confirme son efficacité en page 3, avec une preuve obligatoire avant la clôture de l’enregistrement. Chaque étape met à jour un seul champ de statut : tout le cycle de vie apparaît donc dans un pipeline unique, et toute CAPA qui dépasse sa date cible peut être signalée en retard en un clic, ce qui déclenche un rappel automatique au responsable.

C’est le formulaire unique sur lequel repose tout le workflow. Il comporte trois pages, remplies par différentes personnes à différents moments de la vie de la CAPA : la personne qui détecte la non-conformité l’enregistre en page 1, le responsable désigné ajoute la cause racine et l’action corrective en page 2 après avoir eu le temps d’enquêter, et un vérificateur confirme l’efficacité de la correction en page 3 avant que l’enregistrement puisse être clôturé. Une série de champs réservés aux administrateurs relie le tout : statut, assignee, notes internes et un garde-fou qui empêche l’e-mail de retard d’être envoyé deux fois. Le moyen le plus rapide de tout créer d’un coup est le Form Creation Agent.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : Depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent. Vous pouvez téléverser une image ou un PDF d’un rapport de non-conformité existant, ou décrire le formulaire par écrit.

2. Collez la description du formulaire : Utilisez un prompt comme celui-ci, qui couvre les trois pages et tous les champs réservés aux administrateurs nécessaires à ce workflow :

Crée un formulaire de suivi des actions correctives (CAPA) sur trois pages. Page 1, enregistrement du constat : demande un titre court pour la non-conformité, le type de constat (liste déroulante : Major nonconformance, Minor nonconformance, Observation), la norme, la politique ou l’exigence concernée, le processus ou le service concerné, une description détaillée (texte long), un téléversement de fichier pour les preuves, l’origine du constat (liste déroulante : Internal audit, External audit, Customer complaint, Supplier issue, Self-reported) et une question oui/non demandant si une action de confinement immédiate est nécessaire. Ajoute une question de texte long pour l’action de confinement mise en œuvre, masquée par défaut et affichée uniquement si un confinement est nécessaire. Page 2, cause racine et action corrective : demande la cause racine (texte long), une catégorie de cause racine (liste déroulante : Process, Training, Equipment, Materials, Documentation/procedure, Other), l’action corrective qui y remédiera (texte long) et une date d’achèvement cible. Page 3, vérification et clôture : pose une question oui/non demandant si l’efficacité de l’action corrective a été vérifiée, un téléversement de fichier pour la preuve de vérification et des notes de vérification (texte long). Ajoute ces champs réservés aux administrateurs : une liste déroulante de statut avec les options Open, Root cause analysis, Corrective action in progress, Pending verification, Overdue et Closed, un champ assignee pour le responsable de l’action corrective, un champ de texte long pour les notes internes et un indicateur oui/non précisant si un rappel de retard a déjà été envoyé.

3. Cliquez sur Create : Formaloo crée le formulaire pour vous. Votre formulaire devrait correspondre aux tableaux ci-dessous ; le Form Creation Agent en aura généré l’essentiel. Vérifiez chaque champ et, surtout, définissez l’ID de champ exactement comme indiqué, car les modèles d’e-mail et PDF des étapes suivantes font directement référence à ces ID.

Champs de la page 1 (enregistrement du constat) :

Champs de la page 2 (cause racine et action corrective) :

Champs de la page 3 (vérification et clôture) :

Champs réservés aux administrateurs :

4. Rendez obligatoire le téléversement de la preuve de vérification lorsque c’est nécessaire : Cela est géré par la logique dans la partie suivante, et non par une option Required fixe, car la preuve ne doit être exigée qu’une fois l’efficacité de la vérification confirmée.

Remarque : Définissez « Statut » sur Open par défaut, afin que chaque nouveau constat commence en haut du pipeline.

5. Enregistrez votre formulaire : Cliquez sur Save dans la barre flottante en haut de l’éditeur.

La logique de ce formulaire remplit quatre fonctions : elle n’affiche le champ de confinement que lorsqu’il est nécessaire, exige une preuve de vérification avant qu’une CAPA puisse être marquée comme vérifiée, prévient l’assignee lorsqu’une CAPA lui est attribuée ou est clôturée, et envoie un rappel de retard unique sans inonder l’assignee à chaque modification de l’enregistrement. Utilisez le Logic Agent pour tout générer à partir d’une seule description en langage courant.

1. Ouvrez Advanced logic : Ouvrez votre formulaire et cliquez sur Advanced logic dans le panneau des paramètres du formulaire, à droite. Allez dans l’onglet Logic.

2. Ouvrez le Logic Agent : En haut à droite du panneau Logic, cliquez sur Logic Agent.

3. Décrivez les règles : Collez un prompt comme celui-ci, qui couvre la visibilité, le garde-fou de preuve obligatoire et les déclencheurs de notification :

Masquer par défaut « Quelle action de confinement immédiate a été mise en œuvre ? ». Lorsque « Une action de confinement immédiate est-elle nécessaire ? » vaut Oui, l’afficher. Rendre obligatoire « Téléversez la preuve de vérification attestant que l’action corrective a été réalisée » uniquement lorsque « L’efficacité de l’action corrective a-t-elle été vérifiée ? » vaut Oui. Lorsque le champ Assignee est défini ou modifié, envoyer un e-mail à l’assignee. Lorsque le statut passe à Closed, envoyer un e-mail à l’assignee. Lorsque le statut passe à Overdue et que « Rappel de retard envoyé » ne vaut pas Oui, envoyer un e-mail à l’assignee et définir « Rappel de retard envoyé » sur Oui. Lorsque le statut quitte Overdue pour une valeur autre que Closed, réinitialiser « Rappel de retard envoyé » sur Non.

4. Cliquez sur Generate rules : L’IA de Formaloo affiche un aperçu de chaque règle. Approuvez celles qui correspondent, refaites les autres et annulez celles dont vous n’avez pas besoin.

5. Ajoutez les actions d’e-mail : Pour chaque règle approuvée qui doit envoyer un e-mail (attribution, clôture, rappel de retard), ajoutez une action Send email et sélectionnez le modèle correspondant. Vous créerez ces modèles dans la partie 3 : vous pouvez donc revenir les associer ensuite.

Remarque : La logique Formaloo ne propose pas de déclencheur basé sur le dépassement d’une date : la détection des retards est donc effectuée par un administrateur. La personne qui consulte le tableau de bord des retards de la partie 5 passe manuellement le statut d’une CAPA à Overdue, ce qui déclenche la règle de rappel.

6. Enregistrez votre logique : Cliquez sur Save en haut à droite.

Ce workflow repose sur quatre e-mails : un lorsqu’une CAPA est attribuée, un confirmant l’enregistrement d’un constat, un confirmant la clôture et un rappel de retard. Chacun est un modèle d’e-mail personnalisé créé avec un bloc AI Content et personnalisé grâce à l’insertion de réponses, afin que chaque e-mail semble rédigé pour ce constat précis.

1. Créez le modèle « New CAPA assigned » : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps & integrations, puis Email templates, et cliquez sur + Add new template. Videz le champ du corps, ajoutez un bloc AI Content et collez un prompt décrivant l’e-mail souhaité.

Utilisez ce prompt :

Rédige un e-mail direct et professionnel destiné à la personne à qui une action corrective vient d’être attribuée. Commence en indiquant clairement que la CAPA-@rowid lui a été attribuée. Mentionne le type de constat (@finding_type), le processus concerné (@affected_process) et la norme ou l’exigence en jeu (@standard_reference). Résume la non-conformité décrite dans @nc_description en une ou deux phrases, sans la recopier mot pour mot. Indique clairement ce qu’elle doit faire ensuite : déterminer la cause racine, définir une action corrective et fixer une date d’achèvement cible. Adopte un ton pressant mais pas alarmant : il s’agit d’un processus qualité courant, pas d’une crise. 4 à 6 phrases au total. Termine par un appel à l’action clair invitant à ouvrir l’enregistrement. Conçois-le avec un fond blanc, une seule colonne centrée d’une largeur maximale de 560 px, une police Inter ou system-ui, un petit badge de statut en forme de pastille affichant @finding_type en haut, un bouton d’action encadré intitulé « Ouvrir cette CAPA » et un pied de page discret en #999 avec une mention de confidentialité.

Nommez-le « New CAPA assigned », définissez l’objet sur « Nouvelle CAPA attribuée : @nc_title » et cliquez sur Save.

2. Créez le modèle « Finding logged confirmation » : Répétez les mêmes étapes avec ce prompt :

Rédige une confirmation courte et factuelle destinée à la personne qui vient d’enregistrer une non-conformité. Confirme sa réception et la référence attribuée, CAPA-@rowid. Rappelle le type de constat (@finding_type) et son origine (@finding_source). Si un confinement a été indiqué comme nécessaire, mentionne l’action de confinement enregistrée ; sinon, omets entièrement cette ligne. Termine en indiquant que l’équipe qualité désignera un responsable pour la cause racine et l’action corrective. Ton calme, factuel et sobre : c’est un accusé de réception, pas un appel à l’action. 3 à 4 phrases. Conçois-le avec un fond blanc, une seule colonne centrée d’une largeur maximale de 560 px, une police Inter ou system-ui, un tableau de données simple affichant la référence, le type de constat et l’origine, sans bouton d’action, et un pied de page discret en #999.

Nommez-le « Finding logged confirmation », définissez l’objet sur « Non-conformité enregistrée : @nc_title (CAPA-@rowid) » et cliquez sur Save.

3. Créez le modèle « CAPA closed confirmation » : Répétez les mêmes étapes avec ce prompt :

Rédige un bref e-mail de confirmation informant l’assignee que cette CAPA a été officiellement clôturée. Mentionne @nc_title et CAPA-@rowid. Évoque l’action corrective mise en œuvre (@corrective_action, résumée en une phrase, sans copier-coller) et le fait que la vérification a confirmé son efficacité. Remercie-le d’avoir mené le processus à son terme. Ton factuel, chaleureux et bref : c’est une bonne nouvelle, que cela se ressente. 3 à 4 phrases. Conçois-le avec un fond blanc, une seule colonne centrée d’une largeur maximale de 560 px, une police Inter ou system-ui, un badge de statut « Clôturée » teinté de vert en haut, sans bouton d’action, et un pied de page discret en #999.

Nommez-le « CAPA closed confirmation », définissez l’objet sur « CAPA-@rowid clôturée : @nc_title » et cliquez sur Save. Vous joindrez le PDF du rapport d’action corrective à ce modèle dans la partie 4.

4. Créez le modèle « CAPA overdue reminder » : Répétez les mêmes étapes avec ce prompt :

Rédige un rappel ferme mais respectueux informant l’assignee que son action corrective a dépassé sa date d’achèvement cible (@target_completion_date). Mentionne @nc_title et CAPA-@rowid. Indique clairement que la CAPA est en retard et demande une mise à jour ou une nouvelle date cible. Reste bref et direct, sans culpabiliser. 3 à 4 phrases. Conçois-le avec un fond blanc, une seule colonne centrée d’une largeur maximale de 560 px, une police Inter ou system-ui, un badge de statut « En retard » teinté d’ambre en haut, un bouton d’action encadré intitulé « Mettre à jour cette CAPA » et un pied de page discret en #999.

Nommez-le « CAPA overdue reminder », définissez l’objet sur « En retard : la CAPA-@rowid requiert votre attention » et cliquez sur Save.

5. Associez les modèles à la logique : De retour dans les règles de la partie 2, associez « New CAPA assigned » à la règle d’attribution, « CAPA closed confirmation » à la règle de clôture et « CAPA overdue reminder » à la règle de retard. Associez « Finding logged confirmation » à une règle On submit de la page 1 qui se déclenche à chaque soumission d’un nouveau constat.

Le dernier élément est un PDF qui transforme chaque CAPA en un dossier d’audit propre : le constat, la cause racine et l’action corrective, ainsi que la vérification qui l’a clôturée.

1. Ouvrez l’éditeur de modèles PDF : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps & integrations, puis PDF templates, et cliquez sur + Add new template.

2. Passez en vue HTML et collez le modèle ci-dessous. Il récupère chaque champ du formulaire grâce à l’insertion de réponses, avec le numéro de référence inséré directement sous la forme CAPA-@rowid, sans champ supplémentaire.

3. Nommez le modèle « Corrective action report » et cliquez sur Save.

4. Associez-le à la logique : De retour dans la règle de clôture de la partie 2, ajoutez une action Generate PDF afin que le rapport soit créé dès que le statut passe à Closed, et joignez-le à l’e-mail « CAPA closed confirmation » de la partie 3.

Toutes les personnes impliquées dans ce workflow sont internes (personnel qualité, responsables des actions correctives et vérificateurs) : il n’y a donc aucun portail client à activer. Il vous faut plutôt un projet unique dont les pages sont délimitées par équipe : les assignees ne voient que leurs propres CAPA, et les administrateurs qualité voient tout.

1. Créez un projet : Depuis votre page d’accueil Formaloo, lancez un nouveau projet à partir de Form, puisque votre formulaire CAPA est déjà associé.

2. Créez une équipe d’espace de travail pour les responsables CAPA : Allez dans les paramètres de votre espace de travail et créez une équipe, par exemple « CAPA owners », puis ajoutez-y chaque responsable d’action corrective et chaque vérificateur.

3. Organisez les pages. Avant de créer quoi que ce soit, voici la spécification complète :

4. Créez la page « Log a nonconformance » : Ajoutez un bloc de données Form pointant vers votre formulaire CAPA. Cette page est ouverte à tout membre du personnel qualité qui enregistre un nouveau constat.

5. Créez le pipeline « All CAPAs » : Ajoutez un bloc de données Kanban affichant toutes les CAPA regroupées par statut. C’est le pipeline principal que le responsable qualité utilise pour désigner les responsables et faire avancer les enregistrements.

6. Créez les tableaux filtrés d’administration : Ajoutez un bloc de données Table pour chacune des pages « Overdue CAPAs », « Major nonconformances » et « Closed CAPAs », en utilisant les filtres et l’ordre de tri du tableau de spécification ci-dessus.

7. Créez le graphique « By root cause category » : Ajoutez un bloc de données Chart en barres regroupé par catégorie de cause racine, avec décompte des enregistrements. Si une catégorie ne cesse d’augmenter, c’est le signe qu’il faut corriger le système sous-jacent, et pas seulement le constat isolé.

8. Créez les pages limitées aux assignees : Ajoutez un bloc de données Kanban pour « My assigned CAPAs » et un bloc de données Table pour « My overdue CAPAs », tous deux filtrés sur Assignee = utilisateur connecté. Sur chaque bloc de données, passez en mode Edit, cliquez sur Options, faites défiler jusqu’à Manage access, sélectionnez le champ Assignee et activez Allow assignees to view only their data.

9. Limitez les pages des assignees à l’équipe CAPA owners : Passez en mode Edit, trouvez chaque page dans la navigation du projet, cliquez sur le menu à trois points à côté du nom de la page et sélectionnez Access. Sous Internal users, choisissez Specific teams et sélectionnez CAPA owners. Cliquez sur Save.

10. Ajoutez la page de ressources : Créez une page statique « Getting started & resources » renvoyant vers les articles du Help Center liés à ce workflow (logique, modèles PDF et accès aux pages), afin que toute personne qui découvre la gestion du modèle dispose d’un point de départ unique.

Vous disposez désormais d’un workflow CAPA qui ne dépend pas de la mémoire de quelqu’un pour revenir sur un constat. Chaque non-conformité suit un pipeline unique, de l’enregistrement à la vérification puis à la clôture, la cause racine est catégorisée au lieu d’être noyée dans un paragraphe, et une action corrective ne peut pas être clôturée sans preuve de son efficacité. Grâce au tableau de bord des retards, les éléments échus apparaissent d’eux-mêmes au lieu d’attendre le prochain audit, et le rapport PDF vous fournit un dossier prêt pour l’audit pour chaque constat, sans le créer à la main.

Inutile de partir de zéro : nous avons déjà préparé pour vous des workflows reposant sur la même structure.