À la fin de ce guide, vous disposerez d’un processus à deux formulaires qui accompagne la demande de financement de formation continue d’un enseignant, de la demande au versement. Les enseignants soumettent une demande accompagnée d’un justificatif de l’atelier, un administrateur de l’école ajoute sa signature et rien d’autre, et l’association fixe le montant final du financement puis l’approuve ou le refuse. L’approbation envoie automatiquement à l’enseignant un e-mail contenant un lien vers un formulaire de suivi obligatoire après l’atelier, de sorte que le dossier de financement n’est clôturé qu’une fois que l’enseignant a rendu compte de ce qu’il a appris. Chaque étape met à jour un seul champ de statut, si bien que toute la chaîne apparaît comme un pipeline unique dans votre portail.

C’est le formulaire que les enseignants utilisent pour présenter leur demande. Il recueille les informations de base sur l’enseignant et l’atelier, exige un justificatif d’inscription avant de pouvoir être soumis et comporte une longue liste de champs réservés aux administrateurs qui pilotent le reste du processus : la signature de validation, la décision de l’association, le suivi du paiement et le champ de statut qui relie le tout. Le moyen le plus rapide de créer tout cela en une seule fois est le Form Creation Agent.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent. Vous pouvez téléverser une image ou un PDF d’un formulaire de demande existant, ou décrire le formulaire sous forme de texte.

2. Collez la description du formulaire : utilisez une instruction comme celle-ci, qui couvre tous les champs publics et réservés aux administrateurs nécessaires à ce processus :

Crée un formulaire de demande de financement de formation continue pour les enseignants. Demande : le nom complet, l’adresse e-mail professionnelle de l’école, le nom de l’école, la matière ou le niveau enseigné, le nom de l’atelier ou de la conférence, le prestataire ou l’organisateur de l’atelier, les dates de l’atelier (champ de date), le montant de financement demandé (champ numérique) et une question en texte long demandant pourquoi l’enseignant souhaite y participer et en quoi cela profitera à son enseignement. Ajoute un téléversement de fichier obligatoire pour le justificatif d’inscription à l’atelier ou la facture. Ajoute une question oui/non obligatoire confirmant que les informations sont exactes et que le financement sera utilisé uniquement pour cet atelier. Ajoute ces champs réservés aux administrateurs : un numéro de référence de demande généré automatiquement (texte court), un champ de signature pour la validation de l’administrateur de l’école, un champ de date pour la date de validation, un indicateur oui/non précisant si un rappel de validation a été envoyé, un champ numérique pour le montant de financement approuvé, une liste déroulante pour la décision de l’association avec les options Approved, Declined et Needs more info, un champ Assignee pour l’évaluateur de l’association, un champ de date pour la date d’examen, un champ de texte long pour le motif du refus, une liste déroulante pour la source de financement avec les options PD budget, Title I, Grant funds et District discretionary, une liste déroulante pour la priorité de la demande avec les options Low, Medium et High, un champ de calcul pour le nombre de jours depuis la soumission, une liste déroulante pour le statut du paiement avec les options Not paid, Processing et Paid, un champ de texte court pour la référence du paiement, un champ de date pour la date de paiement, une liste déroulante pour le statut de la demande avec les options Submitted, Pending school sign-off, Pending association review, Approved – funding confirmed, Declined, Follow-up pending et Completed, et un champ de texte long pour les notes internes.

3. Cliquez sur Create : Formaloo crée le formulaire pour vous. Votre formulaire devrait ressembler aux tableaux ci-dessous. Le Form Creation Agent en aura généré la plus grande partie. Vérifiez chaque champ et, surtout, définissez l’ID de champ exactement comme indiqué, car les modèles d’e-mail et de PDF des étapes suivantes font directement référence à ces ID.

Champs publics (enseignant) :

Champs réservés aux administrateurs :

4. Rendez obligatoire le téléversement du justificatif : ouvrez les paramètres du champ « Téléversez le justificatif d’inscription à l’atelier ou la facture » et activez Required. La soumission est ainsi bloquée tant que l’enseignant n’a pas joint de fichier.

Remarque : définissez la valeur par défaut de « Statut de la demande » sur Submitted, afin que chaque nouvelle demande commence au début du pipeline.

5. Publiez le formulaire : cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur. Cette action est distincte de Save, que vous utiliserez pour la logique, les modèles d’e-mail et les modèles PDF dans les parties suivantes.

C’est le second formulaire de la chaîne. Les enseignants ne le voient qu’une fois leur demande de financement approuvée, et c’est lui qui boucle le processus : ce qu’ils ont appris, s’ils ont suivi l’atelier jusqu’au bout et un justificatif de présence. Créez-le de la même manière que le formulaire 1, avec une nouvelle instruction pour le Form Creation Agent.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent et décrivez le second formulaire sous forme de texte.

2. Collez la description du formulaire : utilisez une instruction comme celle-ci :

Crée un formulaire de suivi après l’atelier pour les enseignants ayant reçu un financement de formation continue. Demande : le nom complet, la demande de financement concernée (texte court, prérempli à partir d’un lien), si l’enseignant a suivi l’atelier jusqu’au bout (oui/non), une question en texte long sur les principaux enseignements, une question en texte long sur la manière dont il appliquera ce qu’il a appris en classe, un téléversement de fichier obligatoire pour une attestation de réussite ou de présence, et une question oui/non demandant s’il recommanderait l’atelier à ses collègues. Ajoute une question en texte long demandant pourquoi il n’a pas pu le terminer, masquée par défaut et affichée uniquement s’il a répondu non à la question sur l’achèvement de l’atelier. Ajoute ces champs réservés aux administrateurs : un champ de texte court pour la référence de la demande associée correspondant à la demande de financement, une liste déroulante pour le statut du suivi avec les options Pending, Submitted, Reviewed et Overdue, un champ de date pour la date d’échéance du suivi, un indicateur oui/non précisant si un rappel a été envoyé, un champ Assignee pour la personne qui l’a examiné, un champ de date pour la date d’examen, une liste déroulante pour l’évaluation de l’impact avec les options Low, Medium et High, et un champ de texte long pour les notes internes.

3. Cliquez sur Create : vérifiez vos champs et vos ID de champ à l’aide des tableaux ci-dessous.

Champs publics (enseignant) :

Champs réservés aux administrateurs :

4. Rendez obligatoire le téléversement de l’attestation : ouvrez les paramètres du champ « Téléversez votre attestation de réussite ou de présence » et activez Required.

5. Définissez le statut de suivi par défaut : définissez la valeur par défaut de « Statut du suivi » sur Pending, afin que les nouveaux enregistrements commencent à la bonne étape.

6. Publiez le formulaire : cliquez sur Publish dans la barre flottante.

C’est ici que le processus prend vie. La logique avancée du formulaire 1 gère quatre éléments : conditionner la soumission à la déclaration de l’enseignant, n’afficher le motif du refus qu’en cas de besoin, faire progresser le champ de statut à mesure que l’école et l’association agissent, et créer l’enregistrement de suivi associé dès que le financement est approuvé. Utilisez le Logic Agent pour générer l’ensemble à partir d’une seule description en langage courant.

1. Exigez que la déclaration soit égale à Yes : ouvrez votre formulaire et cliquez sur Advanced logic dans le panneau des paramètres du formulaire, à droite. Accédez à l’onglet Logic.

2. Ouvrez le Logic Agent : dans le coin supérieur droit du panneau Logic, cliquez sur Logic Agent.

3. Décrivez les règles : collez une instruction comme celle-ci, qui couvre le contrôle de la déclaration, la visibilité, les transitions de statut et la protection contre les rappels multiples :

Bloquer la soumission tant que « Confirmez-vous que ces informations sont exactes et que le financement sera utilisé uniquement pour cet atelier ? » n’est pas Yes. Masquer « Motif du refus » par défaut. Lorsque « Décision de l’association » est égal à Declined, afficher « Motif du refus » ; sinon, le laisser masqué. Lorsque « Signature de l’administrateur de l’école » est renseigné, définir « Statut de la demande » sur Pending association review et définir « Date de validation par l’école » sur aujourd’hui. Lorsque « Décision de l’association » est égal à Approved, définir « Statut de la demande » sur Approved – funding confirmed et définir « Date d’examen par l’association » sur aujourd’hui. Lorsque « Décision de l’association » est égal à Declined, définir « Statut de la demande » sur Declined et définir « Date d’examen par l’association » sur aujourd’hui. Lorsque « Décision de l’association » est égal à Needs more info, laisser « Statut de la demande » inchangé. Si « Statut de la demande » est resté sur Pending school sign-off pendant plus de 5 jours et que « Rappel de validation envoyé à l’école » n’est pas encore Yes, définir « Rappel de validation envoyé à l’école » sur Yes.

4. Cliquez sur Generate Rules : l’IA de Formaloo présente un aperçu de chaque règle. Approuvez celles qui conviennent, refaites celles qui ne conviennent pas et annulez celles dont vous n’avez pas besoin.

5. Ajoutez les règles d’e-mail : pour chaque règle approuvée qui doit envoyer un e-mail (approbation, refus, informations complémentaires, rappel de validation), ajoutez une action Send email et sélectionnez le modèle correspondant. Vous créerez ces modèles dans la partie 5 : vous pouvez donc revenir les associer ensuite.

6. Reliez l’approbation au formulaire de suivi : ajoutez une règle On submit (ou On update) supplémentaire : lorsque « Décision de l’association » est égal à Approved, utilisez Update record pour créer la soumission associée sur le formulaire de suivi après l’atelier. Préremplissez son champ « Référence de la demande associée » avec le « Numéro de référence de la demande » de cet enregistrement et définissez sa « Date d’échéance du suivi » à 30 jours à compter d’aujourd’hui. Définissez ensuite le « Statut de la demande » de cet enregistrement sur Follow-up pending.

Remarque : c’est l’étape qui va au-delà d’une chaîne classique à double approbation. L’approbation ne se contente pas de clôturer la demande : elle ouvre un second enregistrement obligatoire que l’enseignant doit compléter avant que le cycle de financement soit réellement terminé.

7. Enregistrez votre logique : cliquez sur Save dans le coin supérieur droit.

La logique du formulaire 2 est plus légère. Elle doit simplement afficher de manière conditionnelle le motif de non-achèvement, faire progresser le statut du suivi à la soumission et repérer les suivis en retard.

1. Ouvrez Advanced logic : sur le formulaire de suivi, ouvrez le panneau des paramètres du formulaire à droite et cliquez sur Advanced logic, puis sur l’onglet Logic.

2. Ouvrez le Logic Agent et décrivez les règles : collez une instruction comme celle-ci :

Masquer « Si non, pourquoi n’avez-vous pas pu le terminer ? » par défaut. Lorsque « Avez-vous suivi l’atelier jusqu’au bout ? » est égal à No, l’afficher ; sinon, le laisser masqué. Lorsque ce formulaire est soumis, définir « Statut du suivi » sur Submitted. Si la « Date d’échéance du suivi » est dépassée et que « Statut du suivi » est toujours Pending, définir « Statut du suivi » sur Overdue, sauf si « Rappel de suivi envoyé » est déjà Yes, puis définir « Rappel de suivi envoyé » sur Yes.

3. Générez, examinez et approuvez les règles, puis ajoutez une action Send email à la règle de retard, en sélectionnant le modèle de rappel de suivi que vous créerez dans la partie 5.

4. Ajoutez une dernière règle côté association : lorsque le formulaire de suivi est soumis, envoyez un e-mail à l’évaluateur de l’association. Définissez « Date d’examen » sur aujourd’hui chaque fois que « Statut du suivi » est modifié manuellement sur Reviewed.

5. Enregistrez votre logique.

Ce processus repose sur neuf e-mails, un pour presque chaque changement de statut du pipeline. Chacun est un modèle d’e-mail personnalisé créé avec AI Content et personnalisé grâce à l’insertion des réponses, afin que chaque e-mail semble rédigé spécialement pour l’enseignant, l’école et l’atelier concernés.

1. Créez votre premier modèle : cliquez sur l’icône de votre profil, accédez à Apps & integrations, puis à Email templates, et cliquez sur + Add new template. Effacez le champ du corps, ajoutez AI Content et collez une instruction décrivant l’e-mail souhaité. Pour le premier, utilisez :

Rédige un e-mail de confirmation court et chaleureux à un enseignant qui vient de soumettre une demande de financement de formation continue. Confirme que nous avons bien reçu sa demande pour @workshop_name, d’un montant demandé de @requested_amount, et qu’elle doit maintenant être validée par l’administrateur de son école avant l’examen par l’association. Rassure-le : il n’a rien d’autre à faire pour le moment. Limite-toi à 3 ou 4 phrases, sur un ton aimable et rassurant, sans jargon. Inclus un badge de statut « Pending school sign-off » et un pied de page discret indiquant la référence de la demande @request_id.

2. Nommez le modèle, ajoutez l’objet et enregistrez : donnez-lui un nom interne clair, définissez l’objet sur « Nous avons bien reçu votre demande de financement de formation pour @workshop_name » et cliquez sur Save.

3. Répétez l’opération pour les huit modèles restants, en utilisant les objets, déclencheurs et instructions ci-dessous. Chacun suit le même schéma : une instruction IA en langage courant, un objet avec des champs insérés et un déclencheur que vous associerez aux règles de logique des parties 3 et 4.

L’e-mail d’approbation (n° 5) est celui qui fait avancer le processus. Demandez-lui d’expliquer qu’un suivi après l’atelier est obligatoire et d’inclure un bouton d’appel à l’action renvoyant vers le formulaire de suivi avec @request_id prérempli, afin que l’enseignant arrive sur un enregistrement déjà relié à sa demande de financement.

Le dernier élément est un PDF qui transforme chaque demande approuvée (ou refusée) en un dossier signé et soigné pour vos archives, avec la signature de l’administrateur de l’école et la décision de l’association.

1. Ouvrez l’éditeur de modèles PDF : cliquez sur l’icône de votre profil, accédez à Apps & integrations, puis à PDF templates, et cliquez sur + Add new template.

2. Passez en vue HTML et collez le modèle ci-dessous. Il intègre tous les champs du formulaire 1 grâce à l’insertion des réponses, y compris le bloc de signature de l’enseignant et le badge de décision de l’association.

3. Nommez le modèle « PD funding approval record » et cliquez sur Save.

4. Associez-le à la logique : dans les règles de la partie 3, ajoutez une action Generate PDF à la règle qui se déclenche lorsque « Décision de l’association » est définie. Le PDF généré est ajouté à la ligne de la réponse et peut être joint à l’e-mail d’approbation ou de refus.

Tout l’intérêt de ce processus est que trois rôles voient trois portions différentes des mêmes données : les enseignants ne voient que leurs propres demandes, les administrateurs d’école ne voient que les validations en attente de leur propre école et ne peuvent rien modifier d’autre qu’une signature, et les évaluateurs de l’association voient tout ce qui leur est attribué, ainsi que des rapports couvrant toutes les écoles.

1. Activez le portail : ouvrez votre projet et cliquez sur l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit. Cliquez sur Activate client portal, puis sur Manage users pour ouvrir la vue de gestion du portail.

2. Lancez l’assistant de configuration : cliquez sur Setup wizard. À l’étape 1, créez un nouvel annuaire d’utilisateurs. À l’étape 2, configurez les paramètres de connexion et d’inscription de votre portail. À l’étape 3, connectez l’annuaire d’utilisateurs au formulaire 1 et au formulaire 2, afin que les utilisateurs connectés ne voient que leurs propres enregistrements dans chacun d’eux.

3. Ajoutez vos trois rôles d’utilisateur : ouvrez votre annuaire d’utilisateurs et cliquez sur Edit profile fields. Faites défiler jusqu’au champ User roles et ajoutez Teacher, School admin et Association reviewer comme options.

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4. Limitez les enseignants à leurs propres enregistrements : sur le bloc de données de la page « My requests », passez en Edit mode, cliquez sur Options et faites défiler jusqu’à Manage access. Sélectionnez le champ de profil, puis activez Allow users to view only their data. Répétez l’opération pour chaque page de tableau destinée aux enseignants. Laissez la modification désactivée, car les enseignants doivent uniquement suivre le statut, sans modifier les réponses soumises.

5. Créez la page de signature pour l’administrateur de l’école : créez une page de tableau filtrée sur « Nom de l’école = école de l’administrateur » et « Statut de la demande = Pending school sign-off », triée de la plus ancienne à la plus récente. Dans les paramètres des champs de la vue tableau, n’affichez comme modifiable que la colonne « Signature de l’administrateur de l’école » et masquez tous les autres champs de cette vue, afin que la signature soit la seule action possible.

6. Limitez la page au rôle School admin : passez en Edit mode, repérez la page dans la navigation du portail, cliquez sur le menu à trois points à côté du nom de la page et sélectionnez Access. Définissez l’accès sur Specific user roles et choisissez School admin. Cliquez sur Save.

Remarque : c’est l’élément qui va au-delà d’un processus générique à double approbation : l’ensemble des droits de l’administrateur de l’école sur cet enregistrement se limite à « signer », rien de plus.

7. Créez la file attribuée à l’évaluateur de l’association : créez une page de tableau filtrée sur « Évaluateur de l’association = utilisateur connecté », afin que chaque évaluateur ne voie que les demandes qui lui sont attribuées, ainsi que des pages de pipeline avec une visibilité complète (Kanban par statut, examens en attente, demandes approuvées et suivi des paiements, demandes refusées et suivis en retard) pour toute personne ayant le rôle Association reviewer.

8. Publiez et partagez le portail : une fois vos pages, filtres et niveaux d’accès définis, publiez le projet et partagez l’URL du portail avec vos écoles et les évaluateurs de l’association.

Vous disposez désormais d’un pipeline de demandes de financement qui fonctionne tout seul entre trois rôles, sans que personne n’ait à réclamer une mise à jour de statut par e-mail. Les enseignants savent exactement où en est leur demande, les administrateurs d’école disposent de droits qui ne leur permettent pas de modifier accidentellement les détails du financement, et l’association peut consulter le financement par source, les délais de traitement et le suivi après l’atelier de chaque enseignant dans un seul portail. L’approbation ne clôt pas le dossier : elle déclenche une étape de responsabilisation obligatoire, afin que votre association dispose d’une trace écrite de ce que chaque atelier financé a réellement apporté.

Inutile de partir de zéro : nous avons déjà préparé des processus similaires pour vous.