Un processus de demande de modification de rémunération dans lequel les RH ou un responsable soumettent une modification de salaire, de prime ou d’intitulé de poste, que deux approbateurs valident successivement. Le montant et le pourcentage de variation sont calculés par des variables de formule, et non par une formule de champ, afin que les chiffres restent exacts même si quelqu’un modifie ultérieurement des champs sans rapport dans le formulaire. Une fois que les deux approbateurs ont validé, Formaloo génère automatiquement un avis de modification PDF et l’envoie par e-mail.

C’est le formulaire qui recueille la demande. Chaque champ public alimente soit le calcul de la variation, soit le dossier d’approbation, et les champs réservés aux administrateurs portent la décision en deux étapes, l’acheminement et la piste d’audit. Le moyen le plus rapide de tout créer en une seule fois est le Form Creation Agent.

1. Créez un nouveau projet : depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur + New > Form. Vous obtenez un formulaire déjà associé, prêt à être construit.

2. Ouvrez le Form Creation Agent : depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent, puis décrivez votre formulaire par écrit au lieu de le créer champ par champ.

3. Collez cette instruction dans le Form Creation Agent : « Crée un formulaire de demande de modification de rémunération. Champs publics : adresse e-mail du demandeur (e-mail), nom complet de l’employé (texte court), identifiant ou matricule de l’employé (texte court), service (texte court), intitulé de poste actuel de l’employé (texte court), type de modification de rémunération sous forme de liste déroulante avec les options salary increase, salary decrease, bonus adjustment, title and pay change, nouvel intitulé de poste de l’employé (texte court, affiché uniquement si le type de modification est title and pay change), salaire annuel actuel (nombre), nouveau salaire annuel proposé (nombre), motif de la modification sous forme de liste déroulante avec les options merit increase, promotion, market adjustment, retention, other, un champ de texte court pour préciser le motif si other est sélectionné, date d’effet (date) et contexte supplémentaire pour les approbateurs (texte long). Ajoute également ces champs réservés aux administrateurs : statut sous forme de liste déroulante avec les options pending manager review, pending finance review, approved, declined ; un champ Assignee pour l’approbateur de l’étape 1 ; un champ Assignee pour l’approbateur de l’étape 2 ; un champ à choix unique pour la décision de l’étape 1 avec les options approve et decline ; un champ de date pour la décision de l’étape 1 ; un champ à choix unique pour la décision de l’étape 2 avec les options approve et decline, masqué jusqu’à l’approbation de l’étape 1 ; un champ de date pour la décision de l’étape 2 ; une liste déroulante de vérification de la grille salariale avec les options within band, above band needs exception, below band ; une liste déroulante de source budgétaire avec les options department budget, compensation adjustment pool, promotion budget, other ; un champ de texte long pour le motif du refus ; un champ à choix unique indiquant si le système de paie a été mis à jour, avec les options yes et no ; et un champ de notes internes en texte long. » Cliquez sur Create.

4. Vérifiez les champs générés par le Form Creation Agent : votre formulaire devrait ressembler à ceci. Le Form Creation Agent en aura généré la majeure partie. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspondent exactement au tableau ci-dessous, car les étapes de calcul et de logique qui suivent dépendent de ces ID.

C’est ce qui rend ce processus si particulier. Au lieu de calculer la variation à l’aide d’une formule de champ en temps réel directement liée aux champs de salaire, vous allez utiliser deux variables de formule. La valeur calculée d’une variable est liée à son propre ID stable : si vous revenez plus tard modifier, renommer ou réorganiser des champs sans rapport dans le formulaire, le calcul ne se fausse pas discrètement. C’est précisément le problème que rencontrent les équipes lorsqu’elles quittent des outils qui ne prennent en charge que de simples champs calculés.

1. Ouvrez le panneau des variables : dans l’éditeur de formulaire, trouvez la section Variables et cliquez sur + Add.

2. Créez la variable du montant de la variation : sélectionnez Formula, attribuez-lui l’ID rate_change_amount, intitulez-la « Montant de la variation » et définissez la formule par défaut sur proposed_salary-current_salary.

3. Créez la variable du pourcentage de variation : cliquez de nouveau sur + Add, sélectionnez Formula, attribuez-lui l’ID rate_change_percent, intitulez-la « Pourcentage de variation » et définissez la formule par défaut sur rate_change_amount/current_salary*100.

Remarque : les formules Formaloo ne prennent pas en charge les parenthèses. C’est pourquoi les deux formules sont déjà décomposées en deux étapes, et c’est aussi pour cela que le calcul repose sur deux variables distinctes au lieu d’une seule.

Remarque : s’il s’agit d’une baisse de salaire, rate_change_amount et rate_change_percent seront négatifs. C’est normal, et ces valeurs apparaissent telles quelles sur l’avis de modification.

C’est ici que la séquence en deux étapes est appliquée. Le champ de décision de l’étape 2 reste inactif jusqu’à ce que l’approbateur de l’étape 1 ait validé, le champ de statut se met à jour automatiquement à chaque étape, et certains champs n’apparaissent que lorsqu’ils sont réellement pertinents. Le Logic Agent peut générer toutes ces règles à partir d’une seule instruction.

1. Ouvrez Advanced logic : dans l’éditeur de formulaire, ouvrez Advanced logic dans le panneau des paramètres à droite, puis accédez à l’onglet Logic.

2. Ouvrez le Logic Agent : cliquez sur Logic Agent dans le coin supérieur droit du panneau Logic.

3. Collez cette instruction : « Si le type de modification de rémunération est title and pay change, affiche le champ du nouvel intitulé de poste ; sinon, laisse-le masqué. Si le motif de la modification est other, affiche le champ permettant de préciser le motif ; sinon, laisse-le masqué. Lorsque le formulaire est soumis, définis le statut sur pending manager review. Si la décision de l’étape 1 est approve, affiche les champs de décision et de date de décision de l’étape 2 et définis le statut sur pending finance review ; sinon, laisse les champs de l’étape 2 masqués. Si la décision de l’étape 1 est decline, affiche le champ du motif du refus et définis le statut sur declined. Si la décision de l’étape 2 est approve, définis le statut sur approved. Si la décision de l’étape 2 est decline, affiche le champ du motif du refus et définis le statut sur declined. » Cliquez sur Generate Rules.

4. Vérifiez et approuvez les règles : approuvez, refaites ou annulez chaque règle dont l’IA présente un aperçu. Une fois votre approbation donnée, Formaloo les applique pour une dernière vérification.

5. Enregistrez votre logique : effectuez les éventuels ajustements manuels nécessaires, puis cliquez sur Save dans le coin supérieur droit.

Vous aurez besoin de cinq modèles : une confirmation de soumission, une notification pour chaque étape d’approbation, et un e-mail de résultat pour l’approbation et pour le refus. Créez-les tous les cinq sous forme de modèles d’e-mail personnalisés afin de pouvoir réutiliser les instructions IA du corps et joindre le PDF ultérieurement.

1. Ouvrez le créateur de modèles d’e-mail : cliquez sur l’icône de votre profil, accédez à Apps & integrations, trouvez Custom email templates et cliquez sur + Add new template.

2. Créez la confirmation de soumission : nommez le modèle, définissez l’objet sur « Demande de modification de rémunération soumise pour @employee_name », videz le corps, ajoutez AI Content et saisissez : « Rédige un e-mail de confirmation chaleureux et professionnel destiné à un partenaire RH ou à un responsable qui vient de soumettre une demande de modification de rémunération. Confirme la réception de la demande, rappelle le nom de l’employé et le type de modification demandé, et indique que la demande passe maintenant à l’examen par le responsable. 3 à 4 phrases. » Enregistrez.

3. Créez la notification à l’approbateur de l’étape 1 : définissez l’objet sur « Demande de modification de rémunération en attente de votre examen pour @employee_name », ajoutez AI Content et saisissez : « Rédige une notification factuelle informant un responsable qu’une demande de modification de rémunération nécessite son examen. Indique le nom de l’employé, son service, son intitulé de poste actuel, son salaire actuel, le salaire proposé, le montant et le pourcentage de variation, le motif de la modification et la date d’effet. Termine en invitant à ouvrir l’enregistrement et à soumettre une décision. Limite le texte à 3 phrases et laisse un tableau de données présenter le détail. » Enregistrez.

4. Créez la notification à l’approbateur de l’étape 2 : définissez l’objet sur « Modification de rémunération validée par le responsable, validation financière requise pour @employee_name », ajoutez AI Content et saisissez : « Rédige une notification factuelle informant un examinateur financier qu’une demande a passé l’examen du responsable et nécessite une approbation financière. Inclus le nom de l’employé, son service, son salaire actuel, le salaire proposé, le montant de la variation, le pourcentage de variation, la source budgétaire et le résultat de la vérification de la grille salariale. Termine en invitant à examiner la demande et à enregistrer une décision. » Enregistrez.

5. Créez l’e-mail de résultat en cas d’approbation : définissez l’objet sur « Approuvée : modification de rémunération pour @employee_name », ajoutez AI Content et saisissez : « Rédige une confirmation chaleureuse et claire indiquant que la modification de rémunération a été entièrement approuvée. Résume le salaire actuel, le nouveau salaire, le montant de la variation, le pourcentage de variation et la date d’effet. Mentionne que l’avis de modification officiel est joint au format PDF. 4 phrases maximum. » Enregistrez.

6. Créez l’e-mail de résultat en cas de refus : définissez l’objet sur « Mise à jour concernant la demande de modification de rémunération pour @employee_name », ajoutez AI Content et saisissez : « Rédige un e-mail empathique et professionnel expliquant que la demande de modification de rémunération n’a pas été approuvée, en mentionnant le motif du refus. Reste neutre et factuel, 3 à 4 phrases. » Enregistrez.

Une fois les modèles créés, associez chacun d’eux au moment où il doit se déclencher. La confirmation de soumission et la première notification à l’approbateur sont envoyées immédiatement à la soumission. Tout le reste dépend d’un changement de statut ou de décision, et passe donc par une logique conditionnelle.

1. Activez la confirmation de soumission : dans la barre latérale droite de l’éditeur de formulaire, cliquez sur Notify, activez Send email to respondent et sélectionnez le modèle de confirmation de soumission. L’e-mail est envoyé à l’adresse indiquée dans le champ e-mail du demandeur.

2. Envoyez la notification à l’approbateur de l’étape 1 à la soumission : dans Advanced logic, sous On submit, ajoutez une règle Send email utilisant le modèle de l’approbateur de l’étape 1, envoyée à l’approbateur de l’étape 1.

3. Envoyez la notification à l’approbateur de l’étape 2 de manière conditionnelle : sous On update, ajoutez une règle : lorsque le statut passe à pending finance review, envoyer un e-mail avec le modèle de l’approbateur de l’étape 2 à l’approbateur de l’étape 2.

4. Envoyez le résultat d’approbation de manière conditionnelle : sous On update, ajoutez une règle : lorsque le statut passe à approved, envoyer un e-mail avec le modèle de résultat d’approbation au demandeur.

5. Envoyez le résultat de refus de manière conditionnelle : sous On update, ajoutez une règle : lorsque le statut passe à declined, envoyer un e-mail avec le modèle de résultat de refus au demandeur.

Une fois que les deux approbateurs ont validé, le processus doit produire automatiquement un document officiel, au lieu que quelqu’un rédige une lettre de modification à la main.

1. Ouvrez le créateur de modèles PDF : cliquez sur l’icône de votre profil, accédez à Apps & integrations, trouvez Custom PDF templates et cliquez sur + Add new template.

2. Passez en vue HTML : basculez l’éditeur en HTML et collez le code de votre avis de modification de rémunération. Il doit faire référence aux informations de l’employé, au salaire actuel et au salaire proposé, à @rate_change_amount, à @rate_change_percent, à la source budgétaire, à la vérification de la grille salariale ainsi qu’aux noms et dates de décision des deux approbateurs.

3. Nommez et enregistrez le modèle.

4. Déclenchez le PDF lors de l’approbation finale : de retour dans Advanced logic, sous On update, ajoutez une règle : lorsque le statut passe à approved, générer un PDF avec ce modèle.

5. Joignez le PDF à l’e-mail d’approbation : modifiez la règle On update de l’e-mail de résultat d’approbation créée dans la partie 5 pour y joindre le PDF nouvellement généré.

Cette dernière étape offre aux demandeurs, aux deux approbateurs et aux RH une vue limitée à ce qui les concerne, au lieu que tout le monde travaille sur le même tableau brut.

1. Activez le portail : ouvrez votre projet, cliquez sur l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit et sélectionnez Activate client portal.

2. Lancez l’assistant de configuration : cliquez sur Manage users, puis sur Setup wizard, et choisissez New user directory afin que les demandeurs et les approbateurs puissent se connecter et n’accéder qu’à leurs propres enregistrements.

3. Configurez les paramètres du portail : définissez vos options de connexion, les autorisations d’inscription et l’image de marque.

4. Activez le profil utilisateur sur votre formulaire : associez l’annuaire d’utilisateurs au formulaire de modification de rémunération afin que les utilisateurs connectés soient rattachés à leurs propres soumissions.

5. Ajoutez vos rôles utilisateur : dans le User Directory, ouvrez Edit profile fields, trouvez User roles et ajoutez Requester, Stage 1 approver, Stage 2 approver et HR admin.

6. Créez le groupe Requesters : ajoutez une page de formulaire de soumission, un tableau « My requests » et des tableaux filtrés pour les demandes en attente, approuvées et refusées.

7. Limitez le groupe Requesters aux données de chaque personne : passez en mode édition sur le bloc de données de chaque tableau, cliquez sur Options > Manage access, sélectionnez le champ de profil et activez Allow users to view only their data.

8. Créez les groupes Manager review et Finance review : ajoutez un tableau « requests to review » et un tableau « reviewed by me » pour chaque rôle.

9. Limitez ces groupes aux enregistrements attribués à chaque approbateur : répétez les mêmes étapes Manage access, en sélectionnant cette fois le champ Assignee correspondant et en activant Allow assignees to view only their data.

10. Créez les groupes HR admin et Reports : ajoutez un tableau Kanban regroupé par statut, des tableaux filtrés pour chaque étape du pipeline et pour le suivi de la paie, ainsi que des graphiques de la variation moyenne par service et des demandes par statut.

11. Limitez l’accès aux pages : pour les pages HR admin et Reports, cliquez sur le menu à trois points de chaque page, sélectionnez Access et limitez l’accès au seul rôle HR admin.

12. Publiez votre portail.

Astuce : vous pouvez définir un domaine personnalisé pour ce portail au lieu de l’URL Formaloo par défaut ; cette option est disponible avec le Business plan ou via le Brand removal add-on.

Une demande de modification de rémunération passe automatiquement par l’approbation du responsable puis du service financier, le champ de statut et les vues du portail se mettant à jour à chaque étape. Le montant et le pourcentage de variation sont calculés par des variables de formule qui restent exactes même lorsque le reste du formulaire évolue. Dès que le service financier valide, un avis de modification PDF est généré et arrive dans la boîte de réception du demandeur, et les RH disposent d’une vue de suivi de la paie afin qu’aucune modification approuvée ne reste en attente de traitement.