À la fin de ce guide, vous disposerez d’un formulaire unique qui gère l’intégralité d’une note de frais, de la soumission au paiement. Les collaborateurs soumettent une demande, leur manager l’approuve ou la refuse à partir de champs réservés aux administrateurs sur le même enregistrement, et la finance procède au paiement sans jamais toucher à un second formulaire. Les changements de statut déclenchent l’acheminement automatique, des notifications par e-mail à votre image et trois documents PDF (un dossier de décision du manager, un dossier de traitement par la finance et un rapport de frais pour le collaborateur). Un portail basé sur les rôles offre aux collaborateurs, aux managers et à la finance leur propre vue filtrée du pipeline.

C’est le seul formulaire de tout le processus. Les collaborateurs remplissent la section publique lorsqu’ils soumettent une demande. Les sections manager et finance sont réservées aux administrateurs. Elles se trouvent sur le même enregistrement : un manager ou un responsable financier ouvre simplement la réponse et remplit sa partie, au lieu de jongler avec un formulaire distinct. Le Form Creation Agent peut générer l’ensemble de la structure, sections réservées aux administrateurs comprises, à partir d’une seule instruction.

1. Créez un nouveau projet : depuis votre page d’accueil Formaloo, créez un nouveau projet avec Form. Il est fourni avec un formulaire déjà associé, ce qui constitue le point de départ le plus rapide pour ce processus.

2. Ouvrez le Form Creation Agent : depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent. Décrivez votre formulaire sous forme de texte (ou collez l’instruction ci-dessous), puis cliquez sur Create.

Crée un formulaire de remboursement des notes de frais. Section publique : nom complet, adresse e-mail, service (choix unique), catégorie de dépense (choix unique : Travel, Meals, Equipment, Software, Other), objet de la dépense (texte court), montant (nombre), date de la dépense (date), téléversement du justificatif (fichier) et un projet ou centre de coûts facultatif (texte court). Ajoute une section manager réservée aux administrateurs : manager assigné (champ Assignee), décision (choix unique : Approved, Rejected), notes d’approbation (texte long). Ajoute une section finance réservée aux administrateurs : responsable financier (champ Assignee), mode de paiement (choix unique : Bank transfer, Company card, Check), numéro de référence du paiement (texte court), date de paiement (date), notes de la finance (texte long). Ajoute une section de statut réservée aux administrateurs : statut de la dépense (liste déroulante : Manager review, Finance processing, Processed, Rejected, On hold) et notes internes (texte long).

3. Vérifiez vos champs : votre formulaire devrait maintenant ressembler au tableau ci-dessous. Le Form Creation Agent aura généré automatiquement la plus grande partie de cette structure. Ouvrez les paramètres de chaque champ et vérifiez que l’ID de champ correspond exactement, car la logique, les e-mails et les PDF font tous référence à ces ID.

4. Publiez le formulaire : cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur.

Quatre modèles se déclenchent automatiquement à mesure que la demande progresse dans le processus : une notification au manager à l’arrivée d’une demande, une notification à la finance lorsqu’elle est approuvée, un avis de refus au collaborateur et une confirmation de remboursement une fois le paiement effectué. Créez-les tous les quatre dès maintenant afin qu’ils soient prêts à être associés à la logique dans la partie 4.

1. Ouvrez l’éditeur de modèles d’e-mail : cliquez sur l’icône de votre profil → Apps & integrations → Custom email templates → Add new template.

2. Créez chacun des quatre modèles : donnez à chacun un nom, un objet et un design, en utilisant l’insertion des réponses (@field_id) pour personnaliser le contenu. Enregistrez chacun d’eux.

Trois modèles PDF transforment l’enregistrement en document à chaque moment clé : un dossier de décision du manager, un dossier de traitement par la finance et un rapport de frais destiné au collaborateur. La logique les générera tous les trois automatiquement par la suite : ici, vous vous contentez de les créer.

1. Ouvrez l’éditeur de modèles PDF : cliquez sur l’icône de votre profil → Apps & integrations → Custom PDF templates → Add new template.

2. Créez chacun des trois modèles : utilisez le bloc AI pour générer un design à partir d’une instruction, ou passez en vue HTML et collez votre propre code. Utilisez l’insertion des réponses pour intégrer les valeurs des champs.

C’est ici que le processus prend forme. Un seul ensemble de règles de logique achemine l’enregistrement du manager vers la finance jusqu’au paiement, déclenche le bon e-mail à chaque étape et génère le bon PDF. Le Logic Agent peut tout générer à partir d’une seule instruction décrivant chaque condition.

1. Ouvrez le Logic Agent : dans l’éditeur de formulaire, ouvrez Advanced logic depuis le panneau des paramètres du formulaire, à droite, puis accédez à l’onglet Logic. Cliquez sur Logic Agent dans le coin supérieur droit.

2. Décrivez l’ensemble du processus en une seule instruction : collez l’instruction ci-dessous et cliquez sur Generate rules.

Lorsque le formulaire est soumis : définir le statut de la dépense sur « Manager review », attribuer l’enregistrement au champ manager et envoyer l’e-mail « New expense submitted » au manager. Masquer par défaut le mode de paiement, le numéro de référence du paiement, la date de paiement et les notes de la finance. Lorsque la décision passe à « Approved » : afficher le mode de paiement, le numéro de référence du paiement, la date de paiement et les notes de la finance ; définir le statut de la dépense sur « Finance processing » ; attribuer l’enregistrement au champ du responsable financier ; et envoyer l’e-mail « Approved for processing » au responsable financier. Lorsque la décision passe à « Rejected » : définir le statut de la dépense sur « Rejected » et envoyer l’e-mail « Expense not approved » à l’adresse indiquée dans le champ e-mail du collaborateur, en insérant les notes d’approbation comme motif. Lorsque le statut de la dépense passe à « Processed » : générer le PDF du rapport de frais du collaborateur et envoyer l’e-mail « Reimbursement confirmed » à l’adresse indiquée dans le champ e-mail du collaborateur, avec ce PDF en pièce jointe.

3. Vérifiez et approuvez chaque règle : l’IA présente un aperçu de chaque règle créée. Approuvez, refaites ou annulez chacune d’elles individuellement, puis effectuez les ajustements manuels nécessaires, par exemple en vérifiant que le bon modèle d’e-mail est sélectionné pour chaque action « Send email » et le bon modèle PDF pour l’action « Generate PDF ».

4. Enregistrez votre logique : cliquez sur Save dans le coin supérieur droit.

Transformez le projet en portail afin que chaque rôle ne voie que ce qui le concerne : les collaborateurs voient leurs propres demandes, les managers la file de leur équipe, et la finance travaille à partir d’un pipeline Kanban.

1. Activez le portail : ouvrez votre projet, cliquez sur l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit et sélectionnez Activate client portal. Cliquez sur Manage users, puis sur Setup wizard, et connectez un annuaire d’utilisateurs.

2. Ajoutez des rôles d’utilisateur : dans votre annuaire d’utilisateurs, ajoutez trois rôles : Employee, Manager et Finance. Vous pouvez ainsi contrôler l’accès aux pages et les filtres de données selon le rôle.

3. Créez les pages des collaborateurs : ajoutez une page Submit an expense avec le bloc de formulaire. Ajoutez My claims, un tableau filtré sur l’adresse e-mail de l’utilisateur connecté, affichant la catégorie, le montant, la date et le statut. Ajoutez Rejected claims, avec le même filtre plus statut = Rejected, affichant les notes d’approbation du manager afin que les collaborateurs comprennent pourquoi et puissent soumettre à nouveau.

💡 Astuce : chaque collaborateur ne voit que ses propres réponses sur ces pages. Aucun enregistrement d’une autre personne n’apparaît. Consultez comment permettre aux utilisateurs de consulter et de modifier leurs propres données dans votre portail.

4. Créez les pages des managers : ajoutez Pending my approval, un tableau filtré sur manager = utilisateur connecté et statut = Manager review, trié du plus ancien au plus récent. Ajoutez All my team's claims, filtré sur manager = utilisateur connecté, tous statuts confondus. Ajoutez Approved by me, filtré sur manager = utilisateur connecté et décision = Approved, pour suivre les demandes approuvées encore en cours de traitement par la finance.

💡 Astuce : chaque manager ne voit que les demandes qui lui sont attribuées, et non la file d’un autre manager. Consultez comment permettre aux utilisateurs de consulter et de modifier leurs propres données dans votre portail.

5. Créez les pages de la finance : ajoutez All expenses, un tableau Kanban regroupé par statut de dépense avec cinq colonnes (Manager review, Finance processing, Processed, Rejected, On hold). Déplacer une carte d’une colonne à l’autre met à jour le statut et déclenche automatiquement la logique correspondante. Ajoutez Ready to process, un tableau filtré sur statut = Finance processing, trié du plus ancien au plus récent. Ajoutez Processed, filtré sur statut = Processed, affichant le mode de paiement, la référence et la date sous forme de journal d’audit. Ajoutez Expense overview, un graphique des montants demandés regroupés par catégorie et par service.

Les collaborateurs soumettent une demande une seule fois et peuvent toujours en consulter le statut sans rien demander à personne. Les managers approuvent ou refusent depuis l’enregistrement même dont ils ont été avertis. Pas de second formulaire, pas de copier-coller dans un e-mail. La finance travaille à partir d’une seule file Kanban au lieu d’une boîte de réception partagée, et chaque décision et chaque paiement produisent un PDF pour la piste d’audit. Ce qui était auparavant un processus éparpillé entre e-mails et tableurs se résume désormais à un formulaire, un pipeline et trois rôles qui voient chacun exactement ce dont ils ont besoin.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.