À la fin de ce guide, vous disposerez d’un formulaire unique qui passe par deux étapes d’évaluation : les RH remplissent d’abord leur section, puis le manager complète la sienne. Des champs Calc agrègent automatiquement les scores de quatre catégories et calculent une note combinée. Une fois les deux évaluations terminées, une synthèse PDF personnalisée est générée et envoyée directement par e-mail au collaborateur. Un portail RH offre ensuite à chaque rôle (RH, manager et collaborateur) une vue adaptée présentant exactement les données dont il a besoin.

C’est la base de tout le processus. Un seul formulaire comporte trois sections : une section publique pour les informations de base sur le collaborateur (remplie par les RH au lancement du cycle), une section d’évaluation RH et une section d’évaluation par le manager. Les deux sections d’évaluation sont réservées aux administrateurs : les collaborateurs ne les voient jamais. Le moyen le plus rapide de créer ce formulaire est d’utiliser le Form Creation Agent : collez une seule instruction et Formaloo génère le formulaire complet, ID de champ compris.

1. Depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent. Vous pouvez téléverser un document ou décrire votre formulaire sous forme de texte. Sélectionnez l’option texte, collez l’instruction suivante, puis cliquez sur Create :

"Create a 360-degree performance review form. Public fields: employee full name (short text, ID: employee_name), job title (short text, ID: employee_title), department (single choice: Engineering, Product, Design, Marketing, Sales, Operations, Other — ID: employee_department), work email (email, ID: employee_email), review period (single choice: H1 2026, H2 2026, Full year 2026 — ID: review_period), review goals and focus areas (long text, ID: review_goals).

Admin-only fields — HR review section: HR reviewer (assignee, ID: hr_reviewer), communication score 1–5 (number, ID: hr_score_communication), execution score 1–5 (number, ID: hr_score_execution), impact score 1–5 (number, ID: hr_score_impact), growth score 1–5 (number, ID: hr_score_growth), HR average score (calc = average of the four HR score fields, ID: hr_avg_score), key strengths (long text, ID: hr_strengths), areas for growth (long text, ID: hr_growth_area), overall HR assessment (long text, ID: hr_assessment).

Admin-only fields — Manager review section: manager reviewer (assignee, ID: manager_reviewer), communication score 1–5 (number, ID: mgr_score_communication), execution score 1–5 (number, ID: mgr_score_execution), impact score 1–5 (number, ID: mgr_score_impact), growth score 1–5 (number, ID: mgr_score_growth), manager average score (calc = average of the four manager score fields, ID: mgr_avg_score), key strengths (long text, ID: mgr_strengths), areas for growth (long text, ID: mgr_growth_area), overall manager assessment (long text, ID: mgr_assessment).

Admin-only pipeline fields: review status (dropdown: In HR review, In manager review, Done — ID: review_status), combined score (calc = average of hr_avg_score and mgr_avg_score, ID: combined_score), internal notes (long text, ID: internal_notes)."

2. Vérifiez que votre formulaire correspond à ce tableau. Le Form Creation Agent aura généré automatiquement la plupart des champs. Vérifiez le nom, l’ID et le type de chaque champ à l’aide du tableau ci-dessous, et effectuez les ajustements nécessaires directement dans l’éditeur.

Champs publics :

Section d’évaluation RH (réservée aux administrateurs) :

Section d’évaluation par le manager (réservée aux administrateurs) :

Champs du pipeline (réservés aux administrateurs) :

3. Vérifiez que vos champs Calc sont correctement configurés. Ouvrez le champ hr_avg_score → vérifiez qu’il calcule la moyenne de hr_score_communication, hr_score_execution, hr_score_impact et hr_score_growth. Répétez l’opération pour mgr_avg_score avec les quatre champs de score du manager. Ouvrez combined_score → vérifiez qu’il calcule la moyenne de hr_avg_score et mgr_avg_score.

4. Cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur pour mettre le formulaire en ligne.

Une fois votre formulaire prêt, ajoutez les règles qui automatisent l’acheminement. À la soumission, le statut passe automatiquement à « In HR review » et l’enregistrement est attribué à l’évaluateur RH. Lorsque les RH font passer le statut à « In manager review », l’enregistrement est acheminé vers le manager. Lorsque le statut atteint « Done », le PDF est généré et les e-mails de synthèse sont envoyés. Vous utiliserez le Logic Agent pour configurer tout cela en une seule fois.

1. Ouvrez votre formulaire dans l’éditeur. Dans le panneau des paramètres du formulaire, à droite, cliquez sur Advanced logic, puis accédez à l’onglet Logic.

2. Cliquez sur Logic Agent dans le coin supérieur droit du panneau Logic pour ouvrir la zone d’instruction du Logic Agent.

3. Collez l’instruction suivante et cliquez sur Generate Rules :

« Configure les règles de logique suivantes :

On Submit : définir le champ review_status sur 'In HR review'. Attribuer l’enregistrement au champ Assignee hr_reviewer.

On Update : lorsque review_status passe à 'In manager review', attribuer l’enregistrement au champ Assignee manager_reviewer.

On Update : lorsque review_status passe à 'Done', générer le PDF de synthèse pour le collaborateur à l’aide du modèle PDF. Envoyer un e-mail à employee_email à l’aide du modèle d’e-mail de synthèse pour le collaborateur. Envoyer un e-mail à hr_reviewer à l’aide du modèle d’e-mail de synthèse pour les RH. »

4. Examinez chaque règle générée. Approuvez, refaites ou annulez chacune d’elles individuellement. Une fois que toutes les règles vous semblent correctes, cliquez sur Apply pour les appliquer en vue d’une dernière vérification.

5. Cliquez sur Save dans le coin supérieur droit du panneau Logic.

Vous avez besoin de six modèles d’e-mail, un pour chaque moment du cycle d’évaluation où une notification est utile. Ils se créent tous de la même manière : créez un modèle, rédigez une instruction IA dans le corps et enregistrez-le. Dans la partie 4, vous les associerez aux règles de logique.

1. Cliquez sur l’icône de votre profil en haut à droite → Apps & integrations → Email templates → + Add new template.

2. Créez les six modèles suivants un par un. Pour chacun : ajoutez un nom, collez l’objet, effacez la zone du corps, ajoutez AI Content, collez l’instruction du corps et cliquez sur Save.

Modèle 1 — Lancement d’une nouvelle évaluation Nom : New review started Objet : Évaluation des performances lancée pour @employee_name (@review_period) Instruction pour le corps : Rédige un e-mail concis et orienté action informant un évaluateur RH qu’un nouvel enregistrement d’évaluation des performances a été créé et lui a été attribué. Indique-lui qui est évalué (@employee_name, @employee_title, @employee_department), la période couverte (@review_period) et les objectifs de l’évaluation : @review_goals. Son étape suivante consiste à ouvrir l’enregistrement, à compléter la section d’évaluation RH, puis à faire passer le statut à « In manager review » une fois terminé. Ton : clair et collégial. 4 à 6 phrases, sans remplissage. Design HTML : fond blanc, une seule colonne centrée d’une largeur maximale de 560px, police Inter, bandeau d’information bleu doux (#EFF6FF) affichant le nom du collaborateur et la période d’évaluation, bouton d’appel à l’action « Ouvrir l’évaluation » en #2563EB, pied de page discret en #999.

Modèle 2 — Évaluation du manager prête Nom : Manager review ready Objet : À vous de jouer : évaluez @employee_name (@review_period) Instruction pour le corps : Rédige un e-mail direct et respectueux à un manager pour l’informer que les RH ont terminé leur évaluation de @employee_name et que l’enregistrement est maintenant à l’étape d’évaluation par le manager. Indique-lui que son rôle est d’ouvrir l’enregistrement, de compléter la section d’évaluation du manager et de faire passer le statut à « Done ». Mentionne la période d’évaluation (@review_period) et les objectifs : @review_goals. Termine par une phrase chaleureuse. Ton : adapté à un manager occupé, va droit au but. 5 à 7 phrases. Design HTML : fond blanc, une seule colonne centrée d’une largeur maximale de 560px, police Inter, en-tête vert pâle (#F0FDF4) affichant le nom du collaborateur et « Évaluation du manager prête », bouton d’appel à l’action « Compléter votre évaluation » en #16A34A, pied de page discret en #999.

Modèle 3 — Évaluation terminée, synthèse au collaborateur Nom : Review complete — employee summary Objet : Votre évaluation des performances @review_period est terminée Instruction pour le corps : Rédige un e-mail chaleureux et humain à @employee_name pour l’informer que son évaluation des performances pour @review_period est terminée. Indique-lui que son score combiné est de @combined_score sur 5. Mets brièvement en avant les points forts relevés par les RH (@hr_strengths) et par son manager (@mgr_strengths), ainsi qu’un axe de progression de chacun (@hr_growth_area, @mgr_growth_area). Invite-le à prendre contact s’il souhaite en discuter. Ton : encourageant et respectueux, c’est un moment important. 6 à 8 phrases, pas une lettre type. Design HTML : fond blanc, une seule colonne centrée d’une largeur maximale de 560px, police Inter, en-tête ambre chaleureux (#FFFBEB) avec le nom du collaborateur et « Évaluation terminée », bloc de données sur deux colonnes affichant côte à côte le score RH (@hr_avg_score) et le score du manager (@mgr_avg_score) en grands chiffres gras, score combiné (@combined_score) centré en dessous, pied de page discret en #999 avec « Cette évaluation est confidentielle. »

Modèle 4 — Évaluation terminée, synthèse aux RH Nom : Review complete — HR summary Objet : Évaluation terminée : @employee_name (@review_period) — @combined_score/5 Instruction pour le corps : Rédige un bref e-mail interne factuel pour l’équipe RH confirmant que le cycle d’évaluation complet de @employee_name est terminé. Inclus : le nom du collaborateur (@employee_name), son poste (@employee_title), son service (@employee_department), la période d’évaluation (@review_period), l’évaluateur RH (@hr_reviewer), le manager (@manager_reviewer), le score moyen RH (@hr_avg_score), le score moyen du manager (@mgr_avg_score) et le score combiné (@combined_score). Ajoute un résumé d’une ligne de l’appréciation des RH (@hr_assessment) et de celle du manager (@mgr_assessment). Précise que le PDF joint contient l’enregistrement complet. Ton : professionnel, axé sur les données, interne. 5 à 6 phrases plus un tableau de données. Design HTML : fond blanc, une seule colonne centrée d’une largeur maximale de 560px, police Inter, tableau de données épuré sur deux colonnes (libellé en #999, valeur en #111), bouton d’appel à l’action « Ouvrir l’enregistrement complet » en #4F46E5, pied de page discret en #999 « Confidentiel. »

Modèle 5 — Rappel d’évaluation RH (pour une campagne manuelle) Nom : HR review reminder Objet : Rappel : l’évaluation de @employee_name vous attend Instruction pour le corps : Rédige un bref e-mail de relance aimable à un évaluateur RH pour lui rappeler que l’évaluation de @employee_name pour @review_period est toujours à l’étape d’évaluation RH. Rappelle-lui que son étape suivante consiste à remplir la section RH et à faire passer le statut à « In manager review ». Ton : chaleureux, sans pression, en partant du principe qu’il est occupé. 3 à 4 phrases, sans formulation d’urgence. Design HTML : fond blanc, une seule colonne centrée d’une largeur maximale de 560px, police Inter, pastille de statut gris clair (#F3F4F6) « Statut : In HR review », bouton d’appel à l’action « Poursuivre l’évaluation » en #2563EB, pied de page discret en #999.

Modèle 6 — Rappel d’évaluation du manager (pour une campagne manuelle) Nom : Manager review reminder Objet : Rappel : l’évaluation de @employee_name attend votre contribution Instruction pour le corps : Rédige un bref rappel respectueux à un manager indiquant que l’évaluation de @employee_name pour @review_period est à l’étape d’évaluation par le manager et nécessite sa contribution. Indique-lui précisément quoi faire : ouvrir l’enregistrement, compléter la section d’évaluation du manager et la marquer comme Done. Ton : collégial et attentif à son temps. 3 à 4 phrases. Design HTML : fond blanc, une seule colonne centrée d’une largeur maximale de 560px, police Inter, pastille de statut ambre clair (#FEF3C7) « Statut : en attente de l’évaluation du manager », bouton d’appel à l’action « Compléter votre évaluation » en #16A34A, pied de page discret en #999.

Une fois vos modèles enregistrés, revenez dans Advanced logic et associez chaque modèle au bon déclencheur. Les modèles 1 à 4 se déclenchent automatiquement via des règles On Submit et On Update. Les modèles 5 et 6 sont utilisés manuellement, via des campagnes d’e-mails, lorsque des évaluations prennent du retard.

1. Ouvrez votre formulaire → panneau des paramètres du formulaire, à droite → Advanced logic → onglet Logic.

2. Repérez votre règle On Submit qui envoie un e-mail. Cliquez dessus → sélectionnez le modèle New review started → définissez comme destinataire l’adresse e-mail de votre équipe RH ou le champ Assignee hr_reviewer → cliquez sur Save.

3. Repérez votre règle On Update qui s’applique lorsque review_status passe à « In manager review ». Ajoutez une action Send email → sélectionnez le modèle Manager review ready → définissez comme destinataire le champ manager_reviewer → cliquez sur Save.

4. Repérez votre règle On Update qui s’applique lorsque review_status passe à « Done ». Vérifiez qu’elle comporte deux actions Send email : l’une utilisant Review complete — employee summary, envoyée à employee_email, et l’autre utilisant Review complete — HR summary, envoyée à hr_reviewer. Vérifiez qu’elle comporte également une action Generate PDF associée à votre modèle PDF de synthèse pour le collaborateur → cliquez sur Save.

Trois modèles PDF alimentent ce processus : un pour les archives de l’évaluateur RH, un pour les archives du manager et un pour la synthèse destinée au collaborateur. Chacun est un fichier HTML prêt à l’emploi que vous collez en quelques secondes dans l’éditeur de modèles PDF de Formaloo.

1. Cliquez sur l’icône de votre profil → Apps & integrations → PDF templates → + Add new template.

2. Basculez l’éditeur en vue HTML en cliquant sur le bouton HTML en haut de l’éditeur de modèles.

3. Créez les trois modèles un par un. Pour chacun, collez le code HTML correspondant, donnez un nom au modèle et cliquez sur Save :

4. Revenez dans Advanced logic → repérez l’action Generate PDF de votre règle On Update « When status is Done » → vérifiez qu’elle est associée au modèle Employee performance summary → cliquez sur Save.

Le portail offre aux RH, aux managers et aux collaborateurs trois vues complètement différentes des mêmes données. Les RH voient l’ensemble du pipeline. Les managers ne voient que les enregistrements qui leur sont attribués. Les collaborateurs ne voient que les leurs. Vous allez activer le portail, configurer trois rôles d’utilisateur, définir l’accès aux pages et ajouter les bons blocs de données à chaque groupe.

1. Ouvrez votre projet et cliquez sur l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit → Activate client portal → Manage users → Setup wizard.

2. Créez un nouvel annuaire d’utilisateurs lorsque vous y êtes invité à l’étape 1. Il regroupe tous les utilisateurs du portail : équipe RH, managers et collaborateurs.

3. Configurez les paramètres de votre portail à l’étape 2 : activez la connexion, définissez l’inscription sur invitation uniquement (afin que seule votre équipe puisse y accéder), puis choisissez votre identité visuelle et votre URL.

4. Connectez votre annuaire d’utilisateurs au formulaire d’évaluation à l’étape 3 en sélectionnant le champ de profil qui relie les utilisateurs du portail à leurs enregistrements.

5. Ajoutez trois rôles d’utilisateur dans votre annuaire d’utilisateurs. Accédez à User Directory → Edit profile fields → faites défiler jusqu’à User Roles → ajoutez : HR, Manager, Employee.

6. Ajoutez les pages suivantes à votre portail et attribuez chacune au rôle approprié. Passez en Edit mode, cliquez sur + Add page pour chacune, puis définissez l’accès par rôle via le menu à trois points → Access → Specific user roles :

Groupe 1 — Mon évaluation (rôle Employee uniquement)

Ajoutez une page nommée My review status. Ajoutez un bloc de données Table connecté au formulaire d’évaluation. Dans le bloc de données, Options → Manage Access → sélectionnez employee_email comme champ de profil → activez Allow users to view only their data. Colonnes visibles : nom du collaborateur, période d’évaluation, statut de l’évaluation, score combiné.

Groupe 2 — Pipeline des évaluations (rôle HR uniquement)

Ajoutez cinq pages :

All reviews : ajoutez un bloc de données Kanban → regroupez par review_status (3 colonnes : In HR review / In manager review / Done). Aucun filtre. Affiche tous les enregistrements.

In HR review : ajoutez un bloc de données Table → filtre : review_status = « In HR review » → tri : date de soumission croissante. Colonnes visibles : nom du collaborateur, service, période d’évaluation, hr_assignee, date de soumission.

In manager review : ajoutez un bloc de données Table → filtre : review_status = « In manager review » → tri : date de soumission croissante. Colonnes visibles : nom du collaborateur, service, période d’évaluation, manager_reviewer, date de soumission.

Completed reviews : ajoutez un bloc de données Table → filtre : review_status = « Done » → tri : combined_score décroissant. Colonnes visibles : nom du collaborateur, service, période d’évaluation, hr_avg_score, mgr_avg_score, combined_score.

My assigned reviews : ajoutez un bloc de données Table → dans Options → Manage Access → sélectionnez hr_reviewer comme champ de personne assignée → activez Allow assignees to view only their data. Tri : date de soumission croissante.

Groupe 3 — Évaluations de mon équipe (rôle Manager uniquement)

Ajoutez trois pages :

My team's reviews : ajoutez un bloc de données Table → dans Options → Manage Access → sélectionnez manager_reviewer comme champ de personne assignée → activez Allow assignees to view only their data. Tri : date de soumission décroissante.

Pending my review : ajoutez un bloc de données Table → filtre : review_status = « In manager review » → dans Manage Access, limitez à manager_reviewer = utilisateur connecté. Tri : date de soumission croissante.

Completed by me : ajoutez un bloc de données Table → filtre : review_status = « Done » → limitez à manager_reviewer = utilisateur connecté. Tri : combined_score décroissant. Colonnes visibles : nom du collaborateur, période d’évaluation, mgr_avg_score, combined_score.

7. Définissez l’accès aux pages de chaque groupe. Pour chaque page du groupe 1, cliquez sur le menu à trois points → Access → limitez au rôle Employee. Répétez l’opération pour le groupe 2 (HR uniquement) et le groupe 3 (Manager uniquement).

8. Publiez votre portail en cliquant sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur. Partagez le lien du portail avec votre équipe RH, vos managers et vos collaborateurs : après connexion, chacun ne voit que les pages de son groupe.

Vous disposez d’un système d’évaluation des performances à 360 degrés entièrement automatisé : un formulaire, deux étapes d’évaluation, aucune coordination manuelle. Lorsque les RH soumettent un nouvel enregistrement, l’acheminement, l’attribution et les notifications par e-mail se font automatiquement. Les champs Calc suivent les scores pondérés des quatre catégories et affichent une note combinée dès que les deux évaluations sont terminées. Le collaborateur reçoit par e-mail une synthèse PDF claire, sans tableur en pièce jointe ni remarques transférées. Et votre équipe RH dispose d’un pipeline Kanban en direct présentant chaque évaluation par étape, avec des vues filtrées intégrées pour chaque rôle.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.