À la fin de ce guide, vous disposerez d’un pipeline de candidatures complet dans Formaloo. Les candidats postulent via un formulaire intelligent dont les champs conditionnels s’adaptent à leurs réponses : les liens vers un portfolio n’apparaissent que lorsqu’ils sont pertinents, et un avis s’affiche instantanément lorsqu’un candidat ne remplit pas les conditions d’autorisation de travail. Votre équipe reçoit un résumé de présélection généré par l’IA pour chaque soumission, un tableau Kanban pour faire avancer les candidats d’une étape à l’autre et un dossier de candidature PDF mis en forme, créé automatiquement. Chaque recruteur dispose de sa propre vue filtrée des candidats qui lui sont attribués, et les candidats disposent d’un portail pour suivre le statut de leur candidature en temps réel.

C’est ici que les candidats communiquent leurs informations, leur parcours professionnel, leurs compétences et leur motivation. Utilisez le Form Creation Agent pour générer l’intégralité du formulaire en quelques secondes à partir d’une instruction, puis vérifiez que chaque champ correspond à la liste validée ci-dessous.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent. Vous pouvez décrire votre formulaire par écrit, ou téléverser une image ou un PDF pour le générer.

2. Collez l’instruction suivante :

Crée un formulaire de candidature pour un pipeline de recrutement. Inclus ces champs publics : poste visé (texte court), nom complet (texte court), e-mail (e-mail), autorisation de travail — « Êtes-vous autorisé(e) à travailler dans ce pays ? » (choix unique : Yes / No), avis d’autorisation — un bloc de description affiché lorsque l’autorisation est No, années d’expérience (choix unique : Less than 1 year / 1–3 years / 3–5 years / 5+ years), avis d’expérience — un bloc de description affiché lorsque l’expérience est inférieure à 1 an, candidat déjà connu — « Avez-vous déjà postulé chez nous ? » (choix unique : Yes / No), date de la candidature précédente — « Quand avez-vous postulé pour la dernière fois ? » (texte court), portfolio/LinkedIn — « Avez-vous un portfolio ou un profil LinkedIn ? » (choix unique : Yes / No), lien vers le portfolio (texte court), compétences clés (texte long), expérience la plus pertinente (texte long), motivation — « Pourquoi ce poste ? » (texte long), mode de travail souhaité (choix unique : Remote / Hybrid / On-site / Flexible), date de disponibilité (date), prétentions salariales (texte court). Ajoute également ces champs réservés aux administrateurs : étape de la candidature (liste déroulante : Applied / Screened / Interview / Offer / Rejected), recruteur assigné (Assignee), notes du recruteur (texte long).

3. Cliquez sur Create : Formaloo génère l’intégralité du formulaire. Comparez-le au tableau ci-dessous, le Form Creation Agent en ayant généré la majeure partie. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspondent exactement.

4. Publiez le formulaire : cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur pour mettre le formulaire en ligne.

Quatre règles de logique déterminent les champs que voient les candidats en fonction de leurs réponses : le lien vers le portfolio n’apparaît que lorsqu’il est pertinent, la date de la candidature précédente uniquement pour les candidats déjà connus, et deux blocs d’avis s’affichent automatiquement lorsqu’un candidat ne remplit pas une condition de base. Utilisez le Logic Agent pour définir les quatre règles en une seule fois.

1. Ouvrez Advanced logic : dans l’éditeur de formulaire, cliquez sur le panneau des paramètres à droite → accédez à Advanced logic → onglet Logic.

2. Ouvrez le Logic Agent : cliquez sur Logic Agent dans le coin supérieur droit du panneau Logic.

3. Collez l’instruction suivante :

Ajoute ces règles de logique conditionnelle :

4. Cliquez sur Generate Rules : l’IA présente un aperçu des quatre règles. Examinez chacune d’elles et approuvez-la, refaites-la ou annulez-la individuellement.

5. Cliquez sur Save : une fois les quatre règles approuvées, cliquez sur Save dans le coin supérieur droit pour les appliquer.

Trois modèles d’e-mail assurent les communications de ce pipeline. Chacun utilise une instruction AI Content dans le corps : au lieu d’un texte figé, l’IA génère à chaque fois un e-mail HTML mis en forme à partir des réponses réelles du candidat.

1. Ouvrez les modèles d’e-mail : cliquez sur l’icône de votre profil en haut à droite → Apps & integrations → Email templates → Add new template.

2. Créez le premier modèle — candidature reçue (au candidat) :

Tu rédiges un e-mail de confirmation chaleureux et professionnel destiné à un candidat nommé @full_name qui vient de postuler au poste de @role_applied. Accuse réception de sa candidature et indique-lui que l’équipe l’examinera prochainement. Inclus : une introduction cordiale reprenant son nom, la confirmation du poste visé, une brève mention indiquant qu’un membre de l’équipe prendra contact avec lui, et une conclusion soignée. Conçois l’e-mail dans un HTML minimaliste et élégant : fond blanc, largeur maximale de 600px, mise en page centrée, police Inter, texte en #111, une fine barre d’accent en haut en #4F46E5 (indigo), des marges généreuses et un pied de page discret.

3. Créez le deuxième modèle — résumé de présélection par IA (à l’administration RH) :

Tu rédiges un e-mail de résumé de présélection structuré destiné à une équipe RH qui vient de recevoir une nouvelle candidature. Le candidat est @full_name et postule au poste de @role_applied. Son niveau d’expérience : @years_experience. Son statut d’autorisation de travail : @work_authorization. Ses compétences clés : @key_skills. Son expérience la plus pertinente : @relevant_experience. Sa motivation : @motivation. Son mode de travail souhaité : @work_arrangement. Sa date de disponibilité : @start_date. Ses prétentions salariales : @salary_expectation. Rédige un résumé de présélection concis : une présentation du candidat en un paragraphe, une évaluation de l’adéquation sous forme de liste à puces couvrant l’expérience, les compétences et la motivation, une recommandation claire (Strong fit / Potential fit / Does not meet requirements) et les éventuels points à approfondir. Mets en forme dans un HTML minimaliste et épuré : fond blanc, largeur maximale de 600px, police Inter, texte en #111, titres de section en majuscules 10px #999, fines lignes horizontales entre les sections, un pied de page discret.

4. Créez le troisième modèle — mise à jour du statut (au candidat) :

Tu rédiges un e-mail professionnel de mise à jour du statut destiné à un candidat nommé @full_name qui a postulé au poste de @role_applied. L’étape de sa candidature vient d’être mise à jour : @application_stage. Rédige un e-mail clair, chaleureux et au ton approprié reflétant la nouvelle étape : si Screened ou Interview, exprime de l’enthousiasme et présente les prochaines étapes ; si Offer, exprime ta joie et invite-le à surveiller les informations complémentaires à venir ; si Rejected, remercie-le pour son temps et encourage-le à postuler de nouveau à l’avenir. N’invente pas de dates précises ni de noms de contacts. Mets en forme dans un HTML minimaliste et épuré : fond blanc, largeur maximale de 600px, police Inter, texte en #111, barre d’accent en haut en #4F46E5, marges généreuses, pied de page discret.

Une fois les modèles prêts, associez-les à la logique de votre formulaire. Deux e-mails sont envoyés à la soumission, et un autre chaque fois qu’un recruteur met à jour l’étape d’un candidat.

1. Ouvrez Advanced logic : dans l’éditeur de formulaire, accédez à Advanced logic dans le panneau des paramètres à droite → onglet On Submit.

2. Ajoutez une règle — confirmation au candidat : cliquez sur Add Rule → Action : Send email → Modèle : Application received — candidate confirmation → Destinataire : le champ email du formulaire. Cet e-mail part dès qu’un candidat soumet sa candidature.

3. Ajoutez une règle — résumé de présélection par IA à l’administration : cliquez sur Add Rule → Action : Send email → Modèle : New application — AI screening summary → Destinataire : l’adresse e-mail RH de votre équipe.

4. Cliquez sur Save : cliquez sur Save dans le coin supérieur droit pour appliquer les règles On Submit.

5. Passez à l’onglet On Update : cliquez sur l’onglet On Update dans Advanced logic.

6. Ajoutez une règle — mise à jour du statut au candidat : cliquez sur Add Rule → Condition : application_stage passe à n’importe quelle valeur → Action : Send email → Modèle : Application status update — candidate → Destinataire : le champ email. Cet e-mail part chaque fois qu’un recruteur fait passer le candidat à une nouvelle étape.

7. Cliquez sur Save : cliquez sur Save pour appliquer la règle On Update.

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Chaque candidature soumise génère automatiquement un dossier PDF mis en forme, utile pour le partager avec les responsables du recrutement et conserver des archives structurées. Créez le modèle en HTML, puis associez-le à votre formulaire.

1. Ouvrez les modèles PDF : cliquez sur l’icône de votre profil → Apps & integrations → PDF templates → Add new template.

2. Passez en vue HTML : dans l’éditeur de modèles, passez en mode HTML.

3. Collez votre HTML : utilisez le fichier job-application-pipeline-pdf.html de l’étape 4 de cette réalisation. Il comprend toutes les variables @field_id et une mise en page épurée sur deux colonnes, avec des sections pour la présentation du candidat, les informations complémentaires, les réponses à la candidature et les notes du recruteur.

4. Nommez et enregistrez : donnez un nom au modèle (par exemple, Job application record) et cliquez sur Save.

5. Ajoutez la règle Generate PDF : dans Advanced logic → On Submit → cliquez sur Add Rule → Action : Generate PDF → sélectionnez Job application record. Le PDF apparaît automatiquement sur chaque ligne de réponse à chaque nouvelle soumission.

Les candidats disposent de leur propre portail, où ils peuvent soumettre leurs candidatures et suivre leur statut en temps réel, sans pouvoir consulter les enregistrements des autres.

1. Ouvrez les paramètres du projet : dans votre projet, cliquez sur l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit.

2. Activez le portail : cliquez sur Activate client portal → Manage users → Setup wizard.

3. Connectez un annuaire d’utilisateurs : à l’étape 1 de l’assistant, créez un nouvel annuaire d’utilisateurs pour les candidats. Il enregistre toutes les personnes qui s’inscrivent sur le portail.

4. Configurez les paramètres du portail : à l’étape 2, activez l’inscription afin que les candidats puissent s’inscrire avec leur adresse e-mail. Activez la connexion par code (sans mot de passe) pour une expérience de candidature sans friction.

5. Associez l’annuaire d’utilisateurs à votre formulaire : à l’étape 3, connectez l’annuaire d’utilisateurs au formulaire de candidature afin que les candidats connectés ne voient que leurs propres soumissions dans les blocs de données.

6. Ajoutez la page Submit your application : ajoutez votre formulaire de candidature au portail sous forme de page. C’est là que les candidats postulent.

7. Ajoutez la page My applications : ajoutez un bloc de données Table affichant les soumissions. Dans Edit Mode → Options → Manage Access, sélectionnez le champ de profil et activez Allow users to view only their data. Les candidats ne voient désormais que leurs propres enregistrements.

Les recruteurs disposent d’une vue de portail dédiée comprenant le Kanban du pipeline complet, leur propre file de candidats attribués et des catégories de refus filtrées, le tout alimenté par les mêmes données de formulaire.

1. Ajoutez la page Full pipeline : ajoutez un bloc de données Kanban au projet. Regroupez-le par application_stage. Les recruteurs font glisser les cartes d’une colonne à l’autre pour faire passer les candidats par les étapes Applied → Screened → Interview → Offer → Rejected, ce qui déclenche automatiquement l’e-mail de mise à jour du statut au candidat.

2. Ajoutez la page My assigned candidates : ajoutez un autre bloc de données Kanban. Dans Edit Mode → Options → Manage Access, sélectionnez le champ assigned_recruiter et activez Allow assignees to view only their data. Chaque recruteur ne voit que les candidats qui lui sont attribués.

3. Ajoutez la page Rejected — location or authorization : ajoutez un bloc de données Table filtré sur application_stage = Rejected et work_authorization = No. Ces enregistrements restent ainsi accessibles si les conditions d’autorisation évoluent par la suite.

4. Ajoutez la page Rejected — insufficient experience : ajoutez un bloc de données Table filtré sur application_stage = Rejected et years_experience = Less than 1 year. Utilisez-la au fil du temps pour comparer les profils refusés à votre fiche de poste.

5. Ajoutez la page All candidates : ajoutez un bloc de données Table affichant toutes les soumissions, toutes étapes confondues. Triez par start_date ou salary_expectation pour faire ressortir les candidats rapidement disponibles et compatibles avec votre budget.

6. Définissez l’accès aux pages : pour chaque page d’administration, passez en Edit Mode → cliquez sur le menu à trois points à côté du nom de la page → Access → choisissez Logged-in users ou un rôle de recruteur spécifique afin que les candidats ne puissent pas accéder à ces pages.

Votre pipeline de candidatures est pleinement opérationnel. Les candidats postulent via un formulaire intelligent qui s’adapte en temps réel : pas de champ portfolio qui encombre la page pour les candidats qui n’en ont pas, pas de champ de date pour ceux qui postulent pour la première fois. Chaque soumission déclenche deux e-mails : une confirmation chaleureuse au candidat et un résumé de présélection généré par l’IA pour votre équipe. Lorsqu’un recruteur fait passer un candidat à une nouvelle étape sur le tableau Kanban, un e-mail de statut personnalisé est envoyé automatiquement. Chaque candidature génère également un dossier PDF mis en forme, prêt à être partagé avec un responsable du recrutement sans aucune mise en forme manuelle. Les candidats suivent leur progression depuis leur portail ; les recruteurs traitent leur propre file filtrée depuis le leur.

AI-powered job application pipeline with candidate screening — un pipeline de recrutement complet avec logique de présélection conditionnelle, modèles d’e-mail AI Content, dossier de candidature PDF et portails pour les recruteurs et les candidats. Prêt à être personnalisé pour tout poste ou secteur.