La plupart des gens viennent sur Formaloo pour créer un formulaire. Ils finissent généralement par créer bien plus.
Un formulaire est le point de départ : il collecte des données structurées auprès des personnes. Mais ces données deviennent aussitôt une base de données active que vous pouvez consulter, gérer, exploiter et analyser grâce à l’IA, au travers d’outils internes, de portails clients, d’e-mails automatisés, de documents générés et d’une logique qui s’exécute sans que vous ayez à lever le petit doigt.
Formaloo vous permet de concevoir les flux opérationnels qui réduisent le travail manuel, limitent les allers-retours et font avancer les choses, avec l’IA disponible à chaque étape pour accélérer le tout.
Les briques de base en un coup d’œil
Formaloo est une plateforme de conception de workflows complets, et pas seulement de formulaires isolés. Vous combinez différents composants pour créer exactement ce dont votre processus a besoin, d’un simple parcours de collecte à une opération entièrement automatisée en plusieurs étapes, avec outils internes, portails clients et IA intégrée.
Voici les composants possibles :
Formulaires
Un formulaire collecte des données structurées auprès des personnes à l’aide de champs. Chaque champ ajouté devient une colonne d’une base de données ; chaque soumission devient une ligne. Les formulaires peuvent inclure de la logique conditionnelle, des imports de fichiers, des champs calculés, des scores, des parcours sur plusieurs pages et la collecte de paiements. Ils peuvent être partagés via un lien public, intégrés à un site web ou placés dans une application ou un portail, et toutes les données soumises alimentent directement votre couche de données.
Applications personnalisées
Une application est un outil interne personnalisé pour votre équipe : un espace de travail de projet accessible uniquement aux membres de votre équipe. Les applications peuvent comporter plusieurs pages, chacune avec sa propre combinaison de formulaires, de vues de données (tableau, tableau Kanban, graphiques, galerie) et de contenus personnalisés comme du texte, des médias ou des tableaux de bord intégrés. Vous contrôlez quels membres de l’équipe peuvent voir ou modifier chaque page. C’est dans les applications que votre équipe examine les soumissions entrantes, gère les tâches, suit les statuts et exécute les workflows internes.
Portails utilisateurs
Un portail est une application avec connexion destinée aux utilisateurs externes : clients, candidats, membres ou toute personne extérieure à votre organisation. Vous contrôlez qui peut y accéder (inscription ouverte, ou ajout des utilisateurs par vos soins), quelles pages chaque utilisateur ou rôle peut voir, et ce qu’il peut y faire. Chaque utilisateur du portail bénéficie d’une vue personnalisée : ses propres soumissions, les formulaires qu’il peut remplir et tout contenu que vous avez publié pour lui, sans accès aux données des autres.
Vues de données personnalisables
Les vues de données vous permettent d’afficher et de manipuler les données de vos formulaires sous différents formats, sur n’importe quelle page d’application ou de portail : un tableau pour une gestion de type tableur, un tableau Kanban pour suivre les étapes et les statuts, des graphiques pour l’analyse, ou une galerie pour des fiches visuelles. Chaque vue peut être triée, filtrée et configurée indépendamment.
Automatisations
Rendez votre processus autonome : le formulaire s’adapte au fur et à mesure qu’il est rempli, des actions se déclenchent automatiquement à la soumission, et chaque mise à jour peut lancer l’étape suivante :La logique de champ adapte l’expérience du formulaire en temps réel pendant qu’il est rempli, par exemple en n’affichant que les questions de suivi pertinentes ou en ignorant des sections entières selon les réponses précédentes.
La logique On-submit et On-update se déclenche à deux moments différents : On-submit lorsqu’une nouvelle soumission est créée, On-update lorsqu’un champ d’une soumission existante est modifié. Selon le déclencheur, vous pouvez envoyer des e-mails, attribuer des tâches, générer des PDF et contrôler la suite selon les conditions que vous définissez : réponses spécifiques, valeurs de champs, changements de statut, etc. La logique On-submit peut aussi rediriger les répondants vers une page de fin spécifique, une URL externe ou un paiement.
Les e-mails automatisés vous permettent d’associer une action d’envoi d’e-mail à presque n’importe quel déclencheur : une nouvelle soumission, un changement de statut, la mise à jour d’un champ précis. Formaloo l’envoie automatiquement, au répondant, à un membre de l’équipe ou à n’importe quelle adresse, avec un contenu qui peut inclure toutes les données de la soumission, personnalisé pour chaque réponse.
Les PDF générés automatiquement vous permettent de produire un contrat, une facture, une proposition, un certificat ou tout autre type de document, automatiquement à chaque soumission ou sous condition d’un déclencheur précis. L’éditeur PDF est basé sur le HTML : vous gardez donc un contrôle total sur le design. Générez le modèle avec un outil comme ChatGPT, collez-le directement dans l’éditeur, puis insérez-y n’importe quel champ de la soumission : chaque document produit est personnalisé et conforme à votre marque.
Les intégrations connectent Formaloo au reste de vos outils : synchronisez directement vos données avec des outils comme HubSpot ou NetSuite, automatisez des scénarios complexes impliquant plusieurs applications avec N8N, Zapier ou Make, ou connectez n’importe quel outil personnalisé via des webhooks.
💡 L’IA est intégrée à chaque niveau de Formaloo :
De la façon dont vous créez et concevez votre formulaire, à la façon dont les données sont collectées, analysées pour chaque soumission et comprises sur l’ensemble de vos données. Dans l’ordre où chaque fonctionnalité intervient dans le parcours :
➔ Form Creation Agent, Logic Agent et Magic Design : les outils d’IA pour créer :
Générez un formulaire complet à partir d’une description ou d’un fichier,
Configurez des règles de logique en langage naturel,
Concevez l’apparence du formulaire de la même manière.
Trois outils distincts, une même idée : décrivez ce que vous voulez au lieu de le construire manuellement, l’IA se charge du gros du travail !
➔ Intake Agent : un agent IA qui collecte des données structurées au fil d’une conversation naturelle, sans que le répondant ne voie jamais de formulaire. Le résultat est la même soumission structurée dans votre base de données.
➔ Agent Field : un champ de votre formulaire, invisible pour les répondants, qui vous permet de résumer, évaluer ou catégoriser automatiquement tout élément de la soumission. Le résultat est enregistré avec la soumission et peut être inséré dans des e-mails ou des PDF.
➔ IA sur les pages de fin : ajoutez un prompt à n’importe quelle page de fin et l’IA génère un contenu personnalisé pour chaque répondant en fonction de ses réponses.
➔ IA dans les modèles d’e-mail : ajoutez un prompt IA dans n’importe quel modèle d’e-mail automatisé, pour que le contenu soit hyper-personnalisé et généré à neuf pour chaque soumission qui le déclenche.
➔ Analyst Agent : exécutez l’IA sur toutes vos soumissions (ou un ensemble filtré) directement depuis votre vue de données pour faire ressortir tendances, schémas, sentiments et enseignements à grande échelle.
D’un formulaire à un flux complet
Lorsqu’une personne soumet votre formulaire, ses réponses ne restent pas simplement dans un tableur. Elles deviennent une ligne dans une base de données structurée qui alimente votre tableau de bord, déclenche vos automatisations et apparaît dans la liste de tâches de votre équipe, ou dans le portail de votre client, filtrée sur ses seules données. Voici à quoi cela ressemble pour différents types d’opérations :
Parcours de candidature et d’approbation
💼 Pipeline de recrutement
➔ Recevez les candidatures via un formulaire à parcours multiples qui oriente chaque candidat vers les questions correspondant au poste choisi
➔ Notez et classez automatiquement les candidats grâce à la logique
➔ Faites évaluer et résumer chaque candidature par l’IA
➔ Examinez les candidats et faites-les avancer étape par étape sur un tableau Kanban, en ajoutant des notes internes tout au long du processus
➔ Envoyez des e-mails automatisés aux candidats à chaque changement d’étape
➔ À l’étape de l’offre, générez automatiquement une lettre d’offre personnalisée en y insérant les détails du poste et des champs réservés aux administrateurs comme le salaire proposé (renseigné par les RH, invisible pour le candidat)
👀 Candidatures avec évaluation interne à l’aveugle
➔ Recueillez les candidatures externes via un formulaire public
➔ Donnez à chaque évaluateur une vue privée dans le portail, sans visibilité sur les autres évaluateurs
➔ Faites repérer par l’IA les lacunes et contradictions de chaque candidature
➔ Exécutez l’Analyst Agent sur toutes les évaluations pour en tirer une synthèse prête pour la décision
➔ Mettez à jour le statut du candidat dans le portail et verrouillez la modification une fois la décision prise
➔ Générez automatiquement un accord au format PDF
Workflows opérationnels
💬 Retours et tri
➔ Recueillez des retours via un formulaire
➔ L’Agent Field résume chaque réponse et affiche en tête une étiquette d’action structurée (problème, demande, compliment, question) selon votre prompt
➔ L’équipe examine les résumés de l’IA et met à jour le statut en conséquence
➔ Chaque statut déclenche différentes actions automatisées : transmission à la bonne équipe, envoi d’une réponse adaptée au répondant, ou les deux
➔ L’Analyst Agent fait ressortir les tendances, les évolutions de sentiment et les thèmes récurrents sur l’ensemble des soumissions
🗄️ Gestion de workflows multi-services
➔ Créez un formulaire unique couvrant les tâches de plusieurs services, sans le diviser en formulaires distincts par équipe
➔ Configurez une application interne où chaque service dispose de sa propre page, visible uniquement par son équipe
➔ Chaque service ne voit que les soumissions qui lui sont attribuées et, dans chacune d’elles, uniquement sa propre section, avec des droits de modification limités en conséquence
➔ Envoyez des notifications automatiques à chaque équipe dès qu’une tâche lui est attribuée
➔ Alertez automatiquement l’administrateur lorsque tous les services ont terminé leur partie
➔ Générez un rapport final consolidé une fois l’ensemble du processus terminé
Clients et prestation de services
🚀 Intégration de projets clients
➔ Recueillez les exigences du projet via un formulaire de collecte ciblé
➔ Affichez un brief de projet généré par l’IA sur la page de fin
➔ Générez une proposition en PDF et attribuez-la automatiquement à un chargé de compte
➔ Donnez aux clients un accès sécurisé au portail pour suivre l’avancement, recevoir des mises à jour automatiques et accéder aux livrables
➔ Pré-remplissez automatiquement les informations de profil essentielles des clients dans chaque nouvelle demande de projet, sans ressaisie manuelle
📚 Portail de formation personnalisé
➔ Donnez accès à des cours, programmes de formation, supports d’intégration ou tout contenu pédagogique selon le rôle, le service ou le niveau d’abonnement
➔ Permettez aux participants de répondre à des quiz d’auto-évaluation, des évaluations ou des checklists d’intégration
➔ Notez et évaluez automatiquement les réponses grâce à la logique conditionnelle
➔ Affichez immédiatement les résultats et la progression, sans correction manuelle
Commerce
🛒 Gestion des commandes et devis
➔ Présentez les produits et options directement dans le formulaire : vos clients sélectionnent ce dont ils ont besoin et passent au paiement
➔ Ou calculez le prix selon leurs choix et envoyez-leur automatiquement par e-mail un devis estimatif, une proposition ou une facture
➔ Générez un récapitulatif de commande en PDF à la soumission
➔ Suivez les commandes et mettez à jour leurs statuts dans une application interne
➔ Déclenchez des relances automatiques à chaque changement de statut
➔ Faites ressortir les tendances de la demande, les choix les plus populaires et l’évolution du sentiment avec l’Analyst Agent
En résumé
Formaloo vous fournit les briques pour collecter des données, les traiter et automatiser la suite : d’un simple formulaire avec e-mail de confirmation à un workflow en plusieurs étapes avec attribution de tâches, approbations inter-services, génération automatique de documents, notifications par e-mail et portail client à votre image.
C’est vous qui décidez de l’envergure. Partez d’un modèle ou de l’IA, ou découvrez comment les briques de Formaloo s’assemblent en un flux avant de commencer à créer.