Les formulaires d’approbation sont des outils essentiels pour aider les organisations à rationaliser leurs processus de décision.
Ils permettent aux équipes de soumettre des demandes, comme des propositions de projet ou des approbations de dépenses, qui nécessitent l’accord d’un responsable.
Les formulaires d’approbation aident les équipes à recueillir des demandes et à obtenir des décisions de manière cohérente et traçable. En associant un formulaire d’approbation à des tableaux de bord et à des notifications, vous pouvez réduire les délais, centraliser la communication et conserver une piste d’audit claire de ce qui a été demandé, approuvé ou refusé.
Dans Formaloo, un processus d’approbation comprend généralement quatre éléments :
Un formulaire de demande (ce que les personnes soumettent)
Des champs d’approbation internes (statut, commentaires de l’approbateur, date de décision)
Un tableau de bord pour les approbateurs (Table et éventuellement Kanban) pour suivre et traiter les demandes
Des notifications pour les étapes clés (soumission, approbation, refus)
Étape 1 : partir d’un modèle ou créer un formulaire vierge
Option A : utiliser un modèle d’approbation (le plus rapide)
Accédez à Templates.
Recherchez un modèle de processus d’approbation (par exemple, Purchase order approvals ).
Cliquez sur Use template.
Option B : partir de zéro
Depuis votre tableau de bord, cliquez sur + New → Form.
Nommez votre formulaire (exemple : Demande d’achat).
💡 Astuce : utilisez le Form Creation Agent pour générer une première version (à partir de vos champs)
Si vous savez déjà ce dont vous avez besoin, vous pouvez utiliser le Form Creation Agent et simplement décrire votre formulaire d’approbation : Formaloo en génère la structure, et vous pouvez l’affiner dans l’éditeur.
🔗 En savoir plus : Comment créer n’importe quel formulaire avec le Form Creation Agent dans Formaloo
Étape 2 : créer la section de demande (ce que remplissent les demandeurs)
Ajoutez les champs dont les personnes ont besoin pour soumettre une demande claire. Exemples courants :
Nom du demandeur
E-mail du demandeur (nécessaire pour les notifications)
Service / équipe
Motif / description de la demande
Date d’échéance (champ Date)
Pièce jointe (File upload)
Pour les bons de commande, une Repeating section est idéale pour les lignes d’articles, par exemple :
Nom de l’article
Quantité
Prix unitaire
Lien / fournisseur
Étape 3 : ajouter des champs d’approbation internes (masqués pour les demandeurs)
Les processus d’approbation nécessitent au moins un champ interne pour suivre la décision. Ces champs sont généralement masqués pour les demandeurs et utilisés par les approbateurs.
Ajoutez un champ Single choice (ou Dropdown) nommé Approval status.
Ajoutez des options telles que :
En attente
En cours d’examen
Approuvé
Refusé (ou Rejeté)
Définissez l’accès au champ sur Admin-only (afin que les demandeurs ne le voient pas).
Ajouter des champs de contexte réservés aux approbateurs (recommandé)
Exemples :
Urgence (faible / moyenne / élevée)
Code budgétaire
Commentaires de l’approbateur
Approuvé par (texte court)
Date de décision (champ date)
ℹ️ Définir les ID de champ : des ID de champ clairs facilitent la réutilisation des valeurs dans les e-mails, les PDF et les pages de confirmation grâce à l’insertion des réponses (answer piping). Par exemple, si l’ID de votre champ est approval_status, vous pouvez l’afficher plus tard grâce à l’insertion des réponses (par exemple @approval_status).
pasted
Vous pouvez modifier le nom ou l’ID d’un champ à tout moment depuis la barre latérale droite. Si vous modifiez un ID, veillez à le mettre à jour partout où vous l’avez utilisé (règles logiques, insertion des réponses, modèles d’e-mail, modèles PDF).
🔗 En savoir plus : Comment créer et utiliser l’insertion des réponses (answer piping)
Étape 4 : ajouter des règles avec Advanced Logic (facultatif mais très utile)
Utilisez la logique pour garder un formulaire épuré et acheminer correctement les approbations.
Exemples courants de logique d’approbation
Si le montant total dépasse un seuil → afficher « Justification supplémentaire »
Si Service = IT → afficher les questions propres à l’informatique
Si Urgence = élevée → déclencher un circuit de notification différent
Pour le configurer :
Accédez à Settings → Advanced Logic.
Ajoutez des règles Show/Hide ou des exigences conditionnelles.
💡 Astuce : pour que chaque nouvelle demande soit cohérente, définissez par défaut le statut d’approbation sur « en attente » lors de la soumission. Ainsi, chaque nouvelle entrée arrive dans votre tableau de bord avec le bon statut de départ, et les approbateurs n’ont pas à l’initialiser manuellement.
Étape 5 : choisir le bon déclencheur
Les déclencheurs logiques de Formaloo déterminent quand une automatisation s’exécute. Les deux déclencheurs les plus importants pour les approbations sont On submit et On update.
Utilisez On submit pour les actions qui doivent avoir lieu immédiatement après la soumission du formulaire par le demandeur, en fonction de ses réponses.
Actions On submit courantes :
Envoyer un e-mail à l’équipe concernée selon le type de demande
Générer un PDF de la demande
Définir des valeurs (par exemple statut d’approbation = en attente)
Exemple :
Si le service est IT, avertir le responsable informatique et générer un PDF de demande d’achat.
Utilisez On update pour les actions qui doivent avoir lieu lorsqu’un approbateur modifie ultérieurement un champ interne, en particulier le statut d’approbation.
Actions On update courantes :
Envoyer des e-mails d’approbation ou de refus lorsque le statut d’approbation change
Avertir le demandeur en incluant les commentaires de l’approbateur
Exemple :
Lorsque le statut d’approbation passe à « approuvé », envoyer un e-mail au demandeur pour confirmer l’approbation.
Lorsque le statut d’approbation passe à « refusé », envoyer un e-mail au demandeur indiquant le motif du refus, extrait des commentaires de l’approbateur.
💡Astuce : vous pouvez utiliser l’IA pour rédiger ou améliorer le contenu de vos e-mails. Dans l’éditeur de modèles d’e-mail, utilisez les outils IA pour générer un message clair, puis ajoutez l’insertion des réponses (ID de champ) pour le personnaliser avec les informations, le statut et les commentaires du demandeur.
🔗 En savoir plus : Générer des relances personnalisées avec AI Content
Étape 6 : créer un tableau de bord d’approbation (Table + Kanban)
Les processus d’approbation fonctionnent mieux lorsque les demandeurs n’utilisent que le formulaire de demande et que les approbateurs gèrent tout le reste dans un portail interne. Dans cette étape, vous créerez un tableau de bord simple pour les approbateurs à l’aide d’une vue Table et (éventuellement) d’un tableau Kanban, puis vous limiterez l’accès afin que seuls les approbateurs puissent gérer les approbations.
1) Ajouter une page pour les approbateurs dans votre portail
Créez un portail et ajoutez des pages telles que Toutes les demandes.
2) Configurer une vue Table pour l’examen et le filtrage
Utilisez une vue Table pour aider les approbateurs à traiter rapidement les demandes. Incluez les colonnes clés dont ils ont besoin en un coup d’œil, comme le demandeur, le service, la date de soumission et le statut d’approbation. Les approbateurs peuvent ensuite filtrer par statut (par exemple, en attente), rechercher par service et trier par urgence ou par date d’échéance.
3) Ajouter une vue Kanban pour les étapes du processus
Ajoutez une vue Kanban et regroupez-la selon votre champ Approval status (par exemple, en attente, en cours d’examen, approuvé, refusé). Il devient ainsi facile de suivre l’avancement et de faire passer les demandes d’une étape à l’autre. Lorsqu’un approbateur déplace une carte, le champ de statut est mis à jour, ce qui garantit la cohérence de votre processus.
4) Réserver l’accès aux approbateurs
Ouvrez les Access settings de chaque page du portail et n’autorisez l’accès qu’au rôle d’approbateur ou aux membres de l’équipe interne.
🔗 En savoir plus : Comment créer un portail et gérer l’accès des utilisateurs
ℹ️ Faites du champ Approval status votre unique source de vérité, et regroupez les colonnes Kanban selon ce champ pour éviter les incohérences et la confusion.
🔗 En savoir plus : Créer et utiliser des vues Kanban
Étape 7 : publier et partager
Une fois votre formulaire de demande, votre logique et votre portail d’approbation prêts, publiez votre projet et partagez le bon lien avec le bon public.
Partager le formulaire de demande avec les demandeurs
Copiez le lien du formulaire et partagez-le avec les personnes qui soumettent des demandes. Si nécessaire, intégrez le formulaire à votre site web ou à une page interne pour en faciliter l’accès.
Partager le portail avec les approbateurs
Partagez le lien du portail avec les approbateurs et les membres de l’équipe afin qu’ils puissent examiner les réponses, laisser des commentaires et mettre à jour le statut d’approbation. Les approbateurs ne devraient pas avoir à modifier le formulaire d’origine : tout doit se faire depuis les pages du portail.
À ce stade, votre processus d’approbation est prêt : les demandeurs peuvent soumettre le formulaire, les approbateurs peuvent gérer les demandes depuis le portail, et les changements de statut peuvent déclencher automatiquement les étapes suivantes.
Pour aller plus loin, découvrez sur notre blog comment rationaliser votre activité grâce aux formulaires et processus d’approbation.
⚠️ Avant de le partager avec votre équipe, effectuez un test complet de bout en bout (soumettez en tant que demandeur, examinez dans le portail, mettez à jour le statut et vérifiez que les e-mails et les autorisations fonctionnent comme prévu).
Une fois que tout est correct, vous pouvez publier et déployer le processus en toute confiance.