Un formulaire d’attestation unique que l’équipe conformité alimente en masse avec une ligne par employé : chaque personne ouvre son propre enregistrement, confirme avoir lu la politique et signe. Chaque signature met automatiquement à jour le statut de l’employé, une vue filtrée de toutes les personnes encore en attente alimente une campagne d’e-mails de rappel, et un groupe Reports offre à l’équipe conformité une vue en temps réel du taux d’achèvement par service, qu’elle peut remettre directement à un auditeur.

C’est le formulaire que chaque employé ouvre pour valider la politique. Le moyen le plus rapide de le créer est d’utiliser le Form Creation Agent : décrivez en texte libre les champs dont vous avez besoin, et Formaloo génère l’ensemble du formulaire en quelques secondes.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : Depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent.

2. Collez le prompt du formulaire : Décrivez le formulaire dont vous avez besoin et cliquez sur Create :

Crée un formulaire d’attestation permettant aux employés de valider une politique de l’entreprise. Inclus : nom complet (texte court), e-mail professionnel (texte court), service (liste déroulante), nom de la politique (texte court), une question oui/non demandant s’ils ont lu la politique dans son intégralité, un court bloc de texte statique leur rappelant de revenir lire la politique s’ils répondent non, un champ de signature pour signer l’attestation et une question oui/non leur demandant de confirmer qu’ils attestent de la politique. Ajoute aussi ces champs réservés aux administrateurs : une liste déroulante de statut d’attestation avec les options Pending, Acknowledged et Escalated ; un champ assignee pour le responsable conformité ; un champ de texte long pour les notes internes ; et un champ de date d’échéance pour la date limite d’accusé de réception.

Votre formulaire devrait ressembler à ceci. Le Form Creation Agent en aura généré l’essentiel. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspond exactement.

Champs publics

Champs réservés aux administrateurs

C’est ici que le formulaire empêche quiconque de signer tant qu’il n’a pas confirmé avoir lu la politique, et que la signature d’un employé met automatiquement à jour son statut pour l’équipe conformité. Le Logic Agent rédige tout cela à partir d’une description en texte libre : inutile de créer chaque règle à la main.

1. Ouvrez Advanced logic : Dans le panneau des paramètres du formulaire, à droite de l’éditeur, cliquez sur Advanced logic, puis allez dans l’onglet Logic.

2. Lancez le Logic Agent : Cliquez sur Logic Agent en haut à droite du panneau.

3. Collez le prompt de logique : Décrivez les règles et cliquez sur Generate Rules :

Lorsque « Avez-vous lu le document de politique dans son intégralité ? » vaut Non, afficher « Veuillez revenir lire l’intégralité de la politique avant de continuer » et garder masqués « Signez pour confirmer votre attestation » et « Attestez-vous avoir lu et compris cette politique, et vous engagez-vous à la respecter ? ». Lorsqu’il vaut Oui, masquer le rappel et afficher le champ de signature ainsi que la question d’attestation. Le champ de signature et la question d’attestation sont tous deux obligatoires une fois affichés. Lorsque « Signez pour confirmer votre attestation » a une réponse et que « Attestez-vous avoir lu et compris cette politique, et vous engagez-vous à la respecter ? » vaut Oui, définir « Statut de l’attestation » sur Acknowledged.

4. Vérifiez et approuvez : L’IA affiche un aperçu de chaque règle. Approuvez, refaites ou annulez chacune d’elles, puis effectuez les ajustements manuels nécessaires.

5. Enregistrez : Cliquez sur Save en haut à droite du panneau.

La campagne nécessite quatre e-mails : une invitation lorsque l’équipe conformité ajoute une personne à la campagne, un rappel pour toute personne encore en attente, une confirmation une fois que l’employé a signé et un avis interne à la personne chargée du suivi de cet employé. Créez les quatre modèles maintenant ; vous configurerez précisément leur déclenchement dans la partie suivante.

1. Ouvrez Custom Email Templates : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and Integrations et trouvez Custom Email Templates.

2. Créez la demande d’attestation : Cliquez sur Add New Template, nommez-le « Attestation request », videz le corps, ajoutez un bloc AI Content et collez ce prompt :

Rédige un e-mail clair et professionnel informant un employé qu’une politique de l’entreprise nécessite sa validation. Ton : factuel, sobre, sans formulation alarmiste. Mentionne le nom de la politique, le fait qu’il faut moins de deux minutes pour la consulter et la signer, ainsi que la date limite d’accusé de réception. Inclus un appel à l’action clair pour ouvrir son attestation. Moins de 90 mots.

Définissez l’objet sur Action requise : veuillez accuser réception de @policy_name, puis enregistrez.

3. Créez le rappel pour les attestations en attente : Répétez les étapes ci-dessus pour un deuxième modèle nommé « Outstanding attestation reminder », avec l’objet Rappel : votre attestation de politique est toujours en attente et ce prompt :

Rédige un rappel court et courtois destiné à un employé qui n’a pas encore validé une politique. Ton : chaleureux mais direct, sans reproche. Mentionne le nom de la politique et la date d’échéance, et précise qu’il s’agit d’une relance amicale et non d’une escalade. Inclus un bouton d’action pour finaliser l’attestation maintenant. Moins de 80 mots.

4. Créez l’e-mail de confirmation : Répétez encore l’opération pour un troisième modèle nommé « Attestation confirmed », avec l’objet Vous avez accusé réception de @policy_name et ce prompt :

Rédige une brève confirmation chaleureuse remerciant l’employé d’avoir finalisé son attestation. Confirme qu’aucune autre action n’est nécessaire et qu’un enregistrement signé a été conservé à des fins de conformité. Moins de 60 mots, ton factuel et reconnaissant.

5. Créez la notification à l’équipe conformité : Répétez une dernière fois l’opération pour un quatrième modèle nommé « Compliance completion notice », avec l’objet @full_name a accusé réception de @policy_name et ce prompt :

Rédige une notification interne courte et factuelle destinée à l’assignee conformité, confirmant qu’un employé a finalisé son attestation de politique. Indique le nom et le service de l’employé, et précise que l’enregistrement signé est disponible dans le tableau de bord. Moins de 50 mots, sans formulation persuasive.

Une fois les quatre modèles créés, cette partie définit le déclencheur réel de chacun, afin que le bon e-mail parte au bon moment sans qu’un membre de l’équipe conformité ait à cliquer sur Envoyer.

1. Définissez le déclencheur de la demande d’attestation : Dans Advanced logic, ouvrez la section On Submit correspondant à l’action de création de ligne par l’administrateur et ajoutez une règle : lorsque cette ligne est créée pour la campagne, envoyer l’e-mail « Attestation request » à @work_email.

Remarque : Comme l’équipe conformité ajoute les lignes des employés en masse au lieu que les employés soumettent eux-mêmes le formulaire, il s’agit de l’action de création/On Submit déclenchée par l’étape de création de ligne de l’équipe conformité, et non par une action de l’employé.

2. Définissez les déclencheurs de confirmation et d’avis à l’équipe conformité : Ouvrez la section On Update et ajoutez deux règles : lorsque « Statut de l’attestation » passe à Acknowledged, envoyer l’e-mail « Attestation confirmed » à @work_email et, séparément, envoyer l’e-mail « Compliance completion notice » à @assignee.

3. Laissez le rappel en envoi manuel : N’associez pas le modèle « Outstanding attestation reminder » à la logique. Vous l’enverrez sous forme de campagne d’e-mails ciblée à toutes les personnes encore en statut Pending dans la partie 6 : c’est ce qui donne réellement à l’équipe conformité la maîtrise du calendrier.

Chaque attestation finalisée nécessite un enregistrement signé, prêt pour l’audit. Ce PDF réunit dans un seul document l’employé, la politique, sa confirmation de lecture et sa signature.

1. Ouvrez Custom PDF Template : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and Integrations, cliquez sur Custom PDF Template, puis sur Add New Template.

2. Passez en vue HTML : Collez le code ci-dessous et donnez au modèle un nom comme « Policy attestation record ».

3. Enregistrez le modèle.

4. Joignez-le à l’e-mail de confirmation : Revenez au modèle d’e-mail « Attestation confirmed » de la partie 3 et, dans son paramètre de pièce jointe PDF, sélectionnez « Policy attestation record » afin que le document signé parvienne à l’employé dès qu’il est marqué Acknowledged.

C’est ici que l’équipe conformité, les employés et toute personne consultant les données d’achèvement obtiennent chacun la vue qui leur convient, et rien de plus.

1. Activez le portail : Depuis votre projet, cliquez sur l’icône Settings (engrenage), sélectionnez Activate Portal, puis Manage User pour ouvrir le Setup Wizard, et connectez un annuaire d’utilisateurs à ce formulaire afin que les employés se connectent avec leur e-mail professionnel.

2. Limitez la page employé à leur propre ligne : Passez en mode Edit sur le bloc de données de la page « Your policy attestation », cliquez sur Options, faites défiler jusqu’à Manage Access, sélectionnez le champ de profil work_email et activez Allow users to view only their data et Allow users to edit their data.

3. Limitez les pages de conformité à votre équipe conformité : Les membres de l’équipe conformité sont des membres de l’espace de travail, et non des utilisateurs inscrits au portail. Sur chaque page Compliance et Reports, cliquez sur le menu à trois points, sélectionnez Access et, sous les utilisateurs internes, choisissez Specific teams, puis sélectionnez votre équipe Compliance.

Remarque : Si vous n’avez pas encore d’équipe Compliance, créez-la d’abord afin de pouvoir la sélectionner ici.

4. Limitez « My assigned attestations » à chaque assignee : Sur le bloc de données de cette page, ouvrez Options → Manage Access, sélectionnez le champ assignee et activez Allow assignees to view only their data et Allow assignees to edit their data.

Une fois les lignes des employés chargées et la campagne lancée, envoyez le modèle « Outstanding attestation reminder » de manière ciblée à partir de la page Outstanding attestations. Il atteint ainsi toutes les personnes encore en statut Pending sans toucher celles qui ont déjà signé.

Un formulaire unique qui sert aussi de registre en temps réel des employés concernés par cette politique, la signature de chaque personne déclenchant automatiquement le changement de son statut. L’équipe conformité n’a jamais à deviner qui est en attente : les pages filtrées et la campagne de rappel s’en chargent. Et lorsqu’un auditeur demande une preuve, vous disposez d’un PDF signé par employé et d’un graphique d’achèvement par service prêts à être présentés, au lieu d’un tableur que quelqu’un doit reconstituer à la main.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.