À la fin de ce guide, vous disposerez d’un portail client où les clients s’inscrivent une seule fois, enregistrent les informations sur leur équipement et leur emplacement dans une base de données liée, puis soumettent des demandes d’intervention en choisissant parmi 13 types de services. Chaque demande affiche une ventilation des frais en temps réel (frais d’administration, frais de déplacement et frais d’interchange cumulés et totalisés automatiquement), afin que les clients sachent exactement ce qui leur sera facturé avant toute confirmation. Les techniciens disposent de leur propre file filtrée d’interventions attribuées. Les administrateurs disposent d’un pipeline Kanban, d’une vue de tri des demandes non attribuées et d’un tableau de bord de reporting présentant la demande par type de service et le chiffre d’affaires par mois.

Ce processus utilise deux formulaires : un formulaire de profil d’équipement (rempli une seule fois par équipement) et un formulaire de demande d’intervention (soumis chaque fois qu’un client a besoin d’une intervention). Un champ Reference relie chaque demande d’intervention au profil d’équipement du client, qui n’a ainsi jamais à ressaisir son adresse ni les détails de son équipement.

Dans cette partie, vous allez créer le formulaire qui enregistre l’équipement et l’emplacement de chaque client. Les clients le remplissent une seule fois. Chaque demande d’intervention qu’ils soumettent ensuite s’appuie automatiquement sur cet enregistrement.

1. Ouvrez le Form Creation Agent depuis votre page d’accueil Formaloo : cliquez sur Form Creation Agent sur votre page d’accueil Formaloo. Collez l’instruction ci-dessous dans le champ de texte et cliquez sur Create.

Crée un formulaire d’enregistrement d’équipement client pour une entreprise d’intervention sur site. Champs : nom complet (texte court, ID de champ : full_name), adresse e-mail (e-mail, ID de champ : email), numéro de téléphone (texte court, ID de champ : phone_number), type d’équipement (liste déroulante : RV, Trailer, Motorhome, Fifth Wheel, Toy Hauler, Other — ID de champ : equipment_type), description du type d’équipement affichée lorsque Other est sélectionné (texte court, ID de champ : equipment_type_other), marque et modèle (texte court, ID de champ : equipment_make_model), année (texte court, ID de champ : equipment_year), numéro de série ou VIN (texte court, ID de champ : equipment_serial), adresse du lieu d’intervention (texte long, ID de champ : service_address), remarques sur l’accès au lieu (texte long, ID de champ : location_access_notes). Champs réservés aux administrateurs : liste déroulante de statut du profil avec les options Active et Inactive (ID de champ : profile_status), notes internes (texte long, ID de champ : internal_notes_profile).

2. Vérifiez le tableau des champs : votre formulaire devrait ressembler à ceci, le Form Creation Agent en ayant généré la majeure partie. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspondent exactement avant de continuer.

Remarque : le statut du profil et les notes internes doivent être marqués comme réservés aux administrateurs, c’est-à-dire visibles et modifiables uniquement par les administrateurs de l’espace de travail, et jamais visibles par les clients. Pour savoir comment fonctionnent les champs réservés aux administrateurs, consultez Que sont les champs réservés aux administrateurs et à quoi servent-ils.

3. Publiez le formulaire : cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur. Le formulaire de profil d’équipement est alors en ligne et prêt à recevoir des inscriptions.

C’est dans ce formulaire que les clients soumettent chaque nouvelle intervention. Il fait référence à leur profil d’équipement via un champ Reference, leur permet de choisir parmi 13 types de services et affiche une ventilation des frais en temps réel avant la soumission. La logique de cumul des frais (administration + déplacement + interchange = total) s’exécute dans des champs Variable qui se mettent à jour en temps réel au fil des choix du client.

1. Ouvrez le Form Creation Agent depuis votre page d’accueil Formaloo : cliquez sur Form Creation Agent sur votre page d’accueil Formaloo. Collez l’instruction ci-dessous et cliquez sur Create.

Crée un formulaire de demande d’intervention pour une entreprise d’intervention sur site spécialisée dans les camping-cars. Champs : référence d’équipement liée au formulaire d’enregistrement d’équipement (champ de référence, ID de champ : equipment_ref), type de service (liste déroulante avec les options : Electrical repair, Plumbing repair, Appliance repair, Roof and sealant repair, A/C service, Heating service, Slide-out service, Leveling system service, Annual inspection, Pre-purchase inspection, Winterization, De-winterization, Generator service, Information request — pricing, Information request — general — ID de champ : service_type), description du problème ou de la demande (texte long, ID de champ : service_description), question de demande d’information (texte long, ID de champ : info_request), date d’intervention souhaitée (date, ID de champ : preferred_date), deuxième date souhaitée (date, ID de champ : secondary_date), remarques supplémentaires pour le technicien (texte long, ID de champ : additional_notes), frais d’administration (nombre variable en lecture seule, ID de champ : admin_fee), frais de déplacement (nombre variable en lecture seule, ID de champ : travel_fee), frais d’interchange (nombre variable en lecture seule, ID de champ : interchange_fee), total estimé (nombre variable en lecture seule, ID de champ : estimated_total), case d’autorisation (ID de champ : authorization). Champs réservés aux administrateurs : liste déroulante de statut de la demande avec les options Submitted, Scheduled, In Progress, Completed, Cancelled, On Hold (ID de champ : request_status), technicien assigné (champ Assignee, ID de champ : assigned_technician), montant total réellement facturé (nombre, ID de champ : actual_total), notes internes (texte long, ID de champ : internal_notes_request).

2. Vérifiez le tableau des champs : vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspondent exactement.

Remarque : le champ Assignee attribue chaque demande au bon technicien et alimente les vues du portail des techniciens. Pour une présentation complète, consultez Qu’est-ce que le champ Assignee dans Formaloo et comment l’utiliser.

3. Publiez le formulaire : cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur.

C’est ici que se rejoignent les deux fonctionnalités phares du portail : des champs qui s’affichent ou se masquent selon le type de service, et des champs Variable qui calculent en temps réel le bon cumul de frais à mesure que le client sélectionne son service. Ces deux ensembles de règles se trouvent dans le panneau Advanced logic du formulaire de demande d’intervention.

1. Ouvrez Advanced logic : ouvrez le formulaire de demande d’intervention dans l’éditeur. Dans le panneau des paramètres du formulaire, à droite, cliquez sur Advanced logic, puis accédez à l’onglet Logic. Cliquez sur Logic Agent dans le coin supérieur droit du panneau Logic.

2. Configurez les règles de visibilité des champs : collez l’instruction suivante et cliquez sur Generate Rules. Approuvez chaque règle, puis cliquez sur Save.

Masque ces champs par défaut : service_description, info_request, preferred_date, secondary_date, authorization.

Lorsque « De quel type de service avez-vous besoin ? » est égal à l’une des valeurs suivantes : Electrical repair, Plumbing repair, Appliance repair, Roof and sealant repair, A/C service, Heating service, Slide-out service, Leveling system service, Annual inspection, Pre-purchase inspection, Winterization, De-winterization, Generator service — affiche « Veuillez décrire le problème ou la demande », affiche « Quelle est votre date d’intervention souhaitée ? » et affiche « J’autorise l’intervention et j’accepte les frais estimés ».

Lorsque « De quel type de service avez-vous besoin ? » est égal à « Information request — pricing » ou « Information request — general » — affiche « Quelle est votre question ? ».

Lorsque « Quelle est votre date d’intervention souhaitée ? » est renseigné — affiche « Avez-vous une deuxième date de préférence ? ».

3. Configurez les règles de calcul des frais : ouvrez de nouveau le Logic Agent. Collez l’instruction ci-dessous et cliquez sur Generate Rules. Elle attribue les bons frais d’administration et d’interchange à chaque type de service, maintient des frais de déplacement fixes et calcule le total estimé. Approuvez chaque règle, puis cliquez sur Save.

Lorsque « De quel type de service avez-vous besoin ? » est renseigné, attribue les valeurs suivantes :

Electrical repair: admin_fee = 85, interchange_fee = 65. Plumbing repair: admin_fee = 85, interchange_fee = 60. Appliance repair: admin_fee = 75, interchange_fee = 55. Roof and sealant repair: admin_fee = 75, interchange_fee = 50. A/C service: admin_fee = 80, interchange_fee = 60. Heating service: admin_fee = 80, interchange_fee = 60. Slide-out service: admin_fee = 90, interchange_fee = 70. Leveling system service: admin_fee = 90, interchange_fee = 70. Annual inspection: admin_fee = 55, interchange_fee = 40. Pre-purchase inspection: admin_fee = 65, interchange_fee = 45. Winterization: admin_fee = 45, interchange_fee = 35. De-winterization: admin_fee = 45, interchange_fee = 35. Generator service: admin_fee = 80, interchange_fee = 55. Information request — pricing: admin_fee = 0, interchange_fee = 0. Information request — general: admin_fee = 0, interchange_fee = 0.

Définis toujours travel_fee = 35, quel que soit le type de service.

Calcule estimated_total = admin_fee + travel_fee + interchange_fee.

Remarque : ajustez ces montants en fonction de vos tarifs réels avant de publier le portail. Les frais de déplacement sont une valeur fixe dans leur expression Variable : vous pouvez les modifier à tout moment à cet endroit.

4. Configurez la logique On Submit : accédez à l’onglet On Submit du panneau Advanced logic. Cliquez sur Add Rule et configurez les quatre règles suivantes :

5. Configurez la logique On Update : accédez à l’onglet On Update. Cliquez sur Add Rule et configurez les deux règles suivantes :

Cliquez sur Save dans le coin supérieur droit après avoir ajouté toutes les règles.

Quatre e-mails tiennent les clients et votre équipe informés à chaque étape. Créez-les tous les quatre avant la mise en ligne du portail : les règles On Submit et On Update de la partie 3 y font référence par leur nom.

Chaque modèle utilise l’insertion des réponses @field_id pour intégrer dans l’e-mail les données en temps réel du formulaire : type de service, montants des frais, nom du technicien, etc.

1. Ouvrez l’éditeur de modèles d’e-mail : cliquez sur l’icône de votre profil dans le coin supérieur droit → Apps & integrations → Email templates → Add new template.

2. Créez l’e-mail de confirmation de la demande d’intervention : nommez-le « Service request confirmation ». Définissez l’objet sur Votre demande @service_type a bien été reçue — réf. #@id. Dans le corps, cliquez sur Add AI Content et collez cette instruction :

Rédige un e-mail de confirmation chaleureux destiné à un client d’une entreprise d’intervention sur site qui vient de soumettre une demande. Ton : personnel et professionnel, comme un artisan local de confiance. Inclus : un remerciement pour la soumission, le type de service (@service_type), le total estimé ($@estimated_total, détaillé en administration $@admin_fee + déplacement $@travel_fee + interchange $@interchange_fee), la date souhaitée (@preferred_date) si elle est indiquée, et une mention précisant que l’équipe prendra contact pour confirmer la planification. 4 à 5 paragraphes courts. Pas de mentions légales. HTML : fond blanc, colonne unique centrée de 560px maximum, police Inter, ventilation des frais sous forme de tableau de 3 lignes avec bordures discrètes et fond #f9f9f9, ligne du total estimé en gras, bouton d’appel à l’action « Voir le statut de votre demande » sur fond foncé avec texte blanc et coins arrondis, pied de page en gris discret #999.

Cliquez sur Save.

3. Créez l’e-mail de confirmation de rendez-vous : nommez-le « Appointment confirmation ». Objet : Votre rendez-vous @service_type est confirmé — @preferred_date. Instruction IA pour le corps :

Rédige un e-mail de confirmation de rendez-vous clair et cordial destiné à un client d’une entreprise d’intervention sur site dont l’intervention vient d’être planifiée. Ton : chaleureux et pratique, comme un artisan local de confiance qui confirme un horaire. Inclus : le type de service (@service_type), la date confirmée (@preferred_date), le lieu d’intervention (@service_address), le technicien assigné (@assigned_technician) et le total estimé ($@estimated_total). Un court paragraphe sur le déroulement de la journée. 4 paragraphes. HTML : fond blanc, colonne unique centrée de 560px maximum, police Inter, date du rendez-vous dans un badge en forme de pilule bien visible sur fond foncé avec texte blanc, informations clés dans un bloc sur fond #f9f9f9 avec une fine bordure d’accent à gauche, bouton d’appel à l’action « Voir votre demande » sur fond foncé arrondi, pied de page en gris discret #999.

Cliquez sur Save.

4. Créez l’e-mail de récapitulatif de fin d’intervention : nommez-le « Service completion summary ». Objet : Votre intervention @service_type est terminée — voici votre récapitulatif. Instruction IA pour le corps :

Rédige un e-mail chaleureux de fin d’intervention qui sert également de reçu à un client d’une entreprise d’intervention sur site dont l’intervention vient de se terminer. Ton : satisfait et clair, comme une poignée de main après un travail bien fait. Inclus : la confirmation de la fin de l’intervention, le type de service (@service_type), le montant total réellement facturé ($@actual_total) et un remerciement chaleureux. Invite le client à prendre contact s’il remarque quoi que ce soit par la suite. 4 à 5 paragraphes. HTML : fond blanc, colonne unique centrée de 560px maximum, police Inter, en-tête avec une icône de coche dans un cercle vert doux, tableau récapitulatif indiquant le type de service et le total réel avec bordures discrètes, bouton d’appel à l’action « Soumettre une autre demande d’intervention » sur fond foncé avec texte blanc arrondi, pied de page en #999 invitant à conserver cet e-mail pour ses archives.

Cliquez sur Save.

5. Créez l’e-mail de notification à l’administration : nommez-le « New request — admin notification ». Objet : Nouvelle demande d’intervention : @service_type — @full_name (@equipment_make_model). Instruction IA pour le corps :

Rédige une notification interne concise destinée à un administrateur de l’équipe de service. Ton : fonctionnel et direct, sans formules de politesse. Inclus : le nom du client (@full_name), la marque et le modèle de l’équipement (@equipment_make_model), le type de service (@service_type), la date souhaitée (@preferred_date), le lieu d’intervention (@service_address) et le total estimé ($@estimated_total). 2 à 3 paragraphes courts. HTML : fond blanc, colonne unique centrée de 560px maximum, police Inter, en-tête « Nouvelle demande » sur fond foncé discret avec texte blanc, tous les champs clés dans un tableau à deux colonnes avec les libellés en #999 à gauche et les valeurs en foncé à droite, bouton d’appel à l’action « Ouvrir dans le portail » sur fond foncé avec texte blanc arrondi, ligne de pied de page « Notification interne — ne pas répondre au client » en #999.

Cliquez sur Save.

Chaque demande d’intervention génère à la soumission un bon d’intervention PDF à votre image. Il reprend les détails de l’équipement du client, le type de service, la ventilation complète des frais et la déclaration d’autorisation, prêt à être envoyé par e-mail ou archivé.

1. Ouvrez l’éditeur de modèles PDF : cliquez sur l’icône de votre profil → Apps & integrations → PDF templates → Add new template.

2. Passez en vue HTML et collez le modèle : cliquez sur le bouton HTML dans l’éditeur. Collez le code HTML du fichier rv-service-request-pdf.html fourni avec ce modèle. Le fichier utilise des variables @field_id partout : chacune intègre automatiquement les données en temps réel de l’enregistrement soumis.

3. Nommez et enregistrez : nommez le modèle « Service request » et cliquez sur Save.

4. Associez la génération du PDF à la règle On Submit : revenez à l’éditeur du formulaire de demande d’intervention. Ouvrez Advanced logic dans le panneau des paramètres du formulaire, à droite, accédez à l’onglet On Submit et vérifiez que la règle Generate PDF est en place et pointe vers le modèle « Service request ». Si elle n’y est pas encore, ajoutez-la maintenant.

Le portail transforme les deux formulaires et toutes les vues de données en un espace protégé par mot de passe et basé sur les rôles. Les clients ne voient que leurs propres équipements et demandes. Les techniciens ne voient que les interventions qui leur sont attribuées. Les administrateurs voient tout.

1. Ouvrez les paramètres du projet : ouvrez votre projet. Cliquez sur l’icône d’engrenage dans le coin supérieur droit.

2. Activez le portail : dans le panneau Project settings, cliquez sur Activate client portal. Cliquez ensuite sur Manage users, puis sur Setup wizard.

3. Connectez un annuaire d’utilisateurs : à l’étape 1 de l’assistant, sélectionnez New user directory pour créer une nouvelle base d’utilisateurs. Chaque client, technicien et administrateur qui se connecte y est enregistré.

4. Configurez les paramètres du portail : à l’étape 2, activez la connexion et l’inscription des utilisateurs. Choisissez votre méthode de connexion préférée (e-mail, Google ou code de connexion sans mot de passe). Vous pouvez également définir un domaine personnalisé.

Astuce : les domaines personnalisés sont disponibles avec le Business plan ou via le Brand removal add-on. Consultez Comment configurer un domaine personnalisé pour une application ou un portail.

5. Activez les profils utilisateur sur les deux formulaires : à l’étape 3, connectez l’annuaire d’utilisateurs au formulaire A (profil d’équipement) et au formulaire B (demande d’intervention). Ainsi, lorsqu’un client connecté consulte un bloc de données, il ne voit que ses propres enregistrements.

6. Configurez les rôles utilisateur : accédez au User directory de votre portail. Cliquez sur Edit profile fields, faites défiler jusqu’au champ User roles et ajoutez trois rôles : Client, Technician, Admin.

7. Définissez l’accès aux pages : pour chaque page du portail, cliquez sur le menu à trois points à côté du nom de la page → Access. Limitez les pages Client au rôle Client, les pages Technician au rôle Technician, et les pages Admin et Reports au rôle Admin.

Organisez le portail en quatre groupes : Client, Technician, Admin et Reports. Passez en Edit mode dans votre projet pour ajouter chaque groupe de pages et chaque page.

1. Ajoutez les pages du groupe client : créez un groupe de pages nommé « Client ». Ajoutez les pages suivantes :

2. Ajoutez les pages du groupe technicien : créez un groupe de pages nommé « Technician ». Ajoutez ces pages :

3. Ajoutez les pages du groupe administration : créez un groupe de pages nommé « Admin ». Ajoutez ces pages :

4. Ajoutez les pages du groupe reporting : créez un groupe de pages nommé « Reports ». Ajoutez ces pages :

Vous disposez d’un portail client complet pour l’intervention sur site, avec une base d’équipements liée, 13 types de services configurables et un calcul automatique des frais cumulés qui présente aux clients la ventilation complète de leurs coûts avant la soumission. Chaque demande déclenche une notification à votre équipe administrative, est attribuée à un technicien et génère un bon d’intervention PDF à votre image. Les clients suivent l’historique de leurs propres demandes. Les techniciens ne voient que leur file. Les administrateurs disposent d’un pipeline Kanban, d’une vue de tri des demandes non attribuées, d’une visibilité sur les demandes en attente et de trois graphiques de reporting couvrant la demande, le chiffre d’affaires et la charge des techniciens. Plus de tableur, plus d’appels manqués à répétition, plus de calculs de devis manuels.