À la fin de ce guide, vous disposerez d’un formulaire de demande d’intervention dans lequel votre équipe enregistre les demandes de réparation et de maintenance entrantes, d’un répertoire de prestataires qui recense le corps de métier et la zone d’intervention de chaque sous-traitant, et d’une logique qui attribue automatiquement chaque intervention au prestataire disponible adéquat. Vous disposerez également d’un suivi des statuts de New à Completed, d’un bon d’intervention imprimable pour chaque intervention et d’un portail où la répartition, les prestataires et les administrateurs voient chacun exactement ce dont ils ont besoin.

C’est ici que les interventions entrent dans le système. Vous allez créer le formulaire de saisie que votre équipe utilise pour enregistrer une demande de réparation ou de maintenance, en recueillant le site, le type d’intervention, l’urgence et une description du problème. Le Form Creation Agent crée l’ensemble du formulaire, y compris vos champs réservés aux administrateurs, à partir d’une instruction en langage courant.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent.

2. Décrivez votre formulaire : collez une instruction décrivant le formulaire. Par exemple : « Crée un formulaire de demande d’intervention pour une entreprise de gestion des installations qui répartit des interventions de réparation et de maintenance. Inclus : le nom et l’adresse du site, le type d’intervention (Plumbing, Electrical, HVAC, Cleaning, Landscaping, General repair, Other), une description du problème en texte long, un téléversement de fichier facultatif pour les photos du problème, un niveau d’urgence (Low, Medium, High, Emergency), une date d’échéance et la personne qui signale l’intervention. Ajoute quatre champs réservés aux administrateurs : une liste déroulante de statut (New, Assigned, In progress, Completed, Cancelled), un champ Assignee, un champ de notes internes en texte long et un champ de coût de l’intervention en texte court. »

3. Générez le formulaire : cliquez sur Create. Formaloo crée le formulaire pour vous en quelques secondes.

4. Vérifiez vos champs : votre formulaire devrait ressembler à ceci. Le Form Creation Agent en aura généré la plus grande partie. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspondent exactement :

5. Publiez votre formulaire : cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur.

Voici votre répertoire de prestataires. Il constitue un formulaire à part entière afin de rester réutilisable, et l’historique d’intervention de chaque prestataire correspond simplement à ses enregistrements d’intervention filtrés par nom, sans formulaire d’historique distinct.

1. Ajoutez un nouveau formulaire à votre projet : depuis votre projet, ajoutez un second formulaire pour le répertoire des prestataires.

2. Ouvrez le Form Creation Agent : depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent.

3. Décrivez votre répertoire de prestataires : collez une instruction décrivant le formulaire. Par exemple : « Crée un formulaire de répertoire de prestataires pour une entreprise de gestion des installations. Inclus : la raison sociale du prestataire, le nom du contact principal, l’e-mail de contact, le numéro de contact en texte court, le corps de métier ou la spécialité en choix multiple (Plumbing, Electrical, HVAC, Cleaning, Landscaping, General repair, Other), la zone d’intervention, et si une assurance ou une certification en cours de validité est enregistrée (Yes/No). Ajoute trois champs réservés aux administrateurs : une liste déroulante de statut (Active, Inactive, Under review), une liste déroulante de note du prestataire (1 à 5 étoiles) et un champ de notes internes en texte long. »

4. Générez et vérifiez : cliquez sur Create, puis vérifiez que vos champs correspondent :

5. Connectez les deux formulaires : ajoutez un champ « Assigned vendor » à votre formulaire de demande d’intervention, puis liez-le à ce formulaire de répertoire afin qu’il récupère les noms des prestataires directement depuis cette liste au lieu d’une saisie manuelle.

6. Publiez votre formulaire : cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur.

C’est ici que la répartition cesse d’être manuelle. Vous allez configurer une logique pour que les interventions soient automatiquement acheminées vers un prestataire disponible et qualifié, que les urgences soient signalées immédiatement et que les mises à jour de statut déclenchent les bonnes notifications.

1. Ouvrez la logique avancée : dans l’éditeur du formulaire de demande d’intervention, ouvrez Advanced logic dans le panneau des paramètres à droite, puis accédez à l’onglet Logic.

2. Ouvrez le Logic Agent : cliquez sur Logic Agent dans le coin supérieur droit du panneau Logic.

3. Décrivez vos règles : collez une instruction décrivant toutes les conditions à la fois. Par exemple : « À la soumission, si le type d’intervention correspond au corps de métier d’un prestataire, que le statut de ce prestataire est Active et que sa zone d’intervention correspond à l’adresse du site, attribuer ce prestataire au champ Assigned vendor et définir le statut sur Assigned. Exclure de cette correspondance tout prestataire dont le statut n’est pas Active ou dont l’assurance enregistrée est No. Si l’urgence est égale à Emergency, avertir immédiatement l’équipe de répartition interne, quel que soit le statut d’attribution. Si le statut passe à In progress, avertir la personne assignée. Si le statut passe à Completed, définir la date d’achèvement sur aujourd’hui. Si le statut passe à Cancelled, vider le champ Assigned vendor. »

4. Générez et vérifiez les règles : cliquez sur Generate Rules. Approuvez, refaites ou annulez chaque règle prévisualisée par l’IA.

5. Enregistrez votre logique : une fois les règles approuvées, cliquez sur Save dans le coin supérieur droit.

Remarque : marquez par défaut les nouveaux prestataires comme « Under review » dans votre répertoire, puis passez-les à Active une fois leur assurance confirmée, afin qu’ils n’intègrent le groupe d’attribution automatique que lorsqu’ils sont réellement prêts.

C’est ainsi que la répartition, les prestataires et les demandeurs restent informés sans un seul appel téléphonique. Vous allez créer quatre modèles : une confirmation d’intervention, un avis d’attribution au prestataire, une alerte d’escalade en cas d’urgence et un avis d’achèvement.

1. Ouvrez les modèles d’e-mail personnalisés : cliquez sur l’icône de votre profil, accédez à Apps and integrations, repérez Custom email templates et cliquez sur Add new template.

2. Générez l’e-mail de confirmation : effacez le champ du corps, ajoutez AI Content et saisissez une instruction demandant un e-mail court et rassurant au demandeur, confirmant que son intervention a été enregistrée et qu’elle est en cours d’acheminement vers un prestataire, en mentionnant l’adresse du site et la date d’échéance.

3. Générez l’e-mail d’attribution au prestataire : répétez l’étape 2 pour un deuxième modèle adressé au contact du prestataire assigné, mentionnant le type d’intervention, l’urgence, la date d’échéance et la description du problème, avec une ligne lui demandant de mettre à jour le statut de l’intervention via le portail.

4. Générez l’e-mail d’escalade d’urgence : répétez l’étape 2 pour un troisième modèle adressé à l’équipe de répartition interne, signalant qu’une intervention urgente nécessite l’attribution immédiate d’un prestataire.

5. Générez l’e-mail d’achèvement : répétez l’étape 2 pour un quatrième modèle adressé à la fois au demandeur et au prestataire, confirmant la clôture de l’intervention.

6. Définissez des déclencheurs conditionnels : de retour dans Advanced logic, ajoutez des règles pour que chaque modèle se déclenche au bon moment : la confirmation à la soumission, l’e-mail d’attribution lorsque le champ Assigned vendor est renseigné, l’e-mail d’escalade lorsque l’urgence est égale à Emergency et l’e-mail d’achèvement lorsque le statut passe à Completed.

C’est ici que chaque intervention obtient un document imprimable que le prestataire peut emporter sur site. Vous allez créer un modèle PDF couvrant les détails de l’intervention, les informations du prestataire et une ligne de signature pour la validation.

1. Ouvrez les modèles PDF personnalisés : cliquez sur l’icône de votre profil, accédez à Apps and integrations et cliquez sur Custom PDF template.

2. Ajoutez un nouveau modèle : cliquez sur Add new template, basculez l’éditeur en vue HTML et collez le code HTML de votre PDF. Utilisez des variables @field_id pour intégrer l’adresse du site, le type d’intervention, l’urgence, la description du problème, la date d’échéance, les coordonnées du prestataire assigné, le statut et le coût de l’intervention.

3. Nommez et enregistrez le modèle : donnez-lui un nom tel que « Work order summary », puis cliquez sur Save.

4. Associez-le à votre logique de statut : dans Advanced logic, configurez le PDF pour qu’il soit régénéré et joint à l’e-mail d’attribution au prestataire, afin que chaque prestataire reçoive un bon d’intervention à jour et imprimable dès son attribution.

C’est ici que la répartition, les prestataires et les administrateurs obtiennent chacun leur propre vue. Vous allez activer un portail, ajouter des pages basées sur les rôles et limiter les prestataires à leurs seules interventions attribuées.

1. Activez votre portail : accédez à votre projet, cliquez sur l’icône des paramètres (engrenage), sélectionnez Activate portal, puis cliquez sur Manage user et ouvrez l’assistant de configuration.

2. Configurez votre annuaire d’utilisateurs : recherchez un annuaire d’utilisateurs existant ou ajoutez-en un nouveau, puis cliquez sur Next step pour configurer les paramètres de connexion, d’inscription et de CAPTCHA.

3. Ajoutez des rôles d’utilisateur : accédez à votre annuaire d’utilisateurs, cliquez sur Edit profile fields et faites défiler jusqu’au champ User roles pour ajouter les rôles Dispatch, Vendor et Admin.

https://app.arcade.software/share/AjP0Lwfi6OAKpE9a2wcR

4. Créez le groupe Dispatch : ajoutez une page de formulaire « Log a new job », un tableau Kanban « All jobs » regroupé par statut, un tableau « Unassigned jobs », un tableau « Emergency queue » et un tableau « By due date ».

5. Créez le groupe Vendors : ajoutez un tableau « My assigned jobs » filtré sur les attributions du prestataire connecté, ainsi qu’un tableau « My job history » filtré sur ses interventions terminées.

6. Créez le groupe Admin : ajoutez un tableau « Vendor roster », une page de formulaire « Add a vendor », un tableau « Vendors under review » et un tableau « Vendor service history » regroupé par prestataire.

7. Créez le groupe Reports : ajoutez trois graphiques : « Jobs by trade », « Vendor performance » regroupé par note moyenne, et « Turnaround time » qui suit le nombre moyen de jours avant achèvement par mois.

8. Partagez votre portail : cliquez sur Publish, puis partagez le lien du portail avec votre équipe de répartition et vos prestataires.

Remarque : les portails peuvent être configurés sur un domaine personnalisé, disponible avec le Business plan ou l’add-on Brand removal.

Un système de répartition qui achemine automatiquement les interventions de réparation et de maintenance vers le bon prestataire, en fonction du corps de métier et de la zone d’intervention, au lieu de la personne à laquelle votre équipe pense en premier. Les interventions urgentes sont signalées dès leur soumission. Chaque prestataire ne voit que ses propres interventions attribuées et en met lui-même à jour le statut, et chaque intervention terminée laisse un historique et une note, sans formulaire de suivi distinct. La répartition, les prestataires et les administrateurs travaillent chacun depuis leur propre vue du même pipeline.