La plupart des bureaux des anciens élèves suivent leurs membres dans un tableur, relancent les cotisations par e-mail et ne savent pas quelles adhésions ont expiré le mois dernier. Ce guide vous accompagne dans la création d’un portail d’adhésion complet dans Formaloo : un formulaire de demande unique avec des paiements selon le niveau, une file de vérification pour les administrateurs, un annuaire des anciens élèves consultable, des e-mails de bienvenue automatiques avec une carte d’ancien élève numérique et un processus de renouvellement qui fonctionne tout seul.

Ce que vous allez créer : un formulaire de demande d’adhésion avec trois niveaux (Recent grad, Annual, Lifetime) dans lequel la question de paiement n’apparaît que pour les niveaux payants, un pipeline permettant au bureau des anciens élèves de vérifier les diplômes, des e-mails automatisés à chaque étape, une carte d’ancien élève numérique au format PDF et un portail basé sur les rôles avec un annuaire consultable, des avantages réservés selon le niveau et une page de renouvellement.

Tout commence ici. Un seul formulaire recueille les informations du diplômé, alimente l’annuaire des anciens élèves et conditionne la question de paiement au niveau choisi. Il comprend aussi une section d’administration masquée dans laquelle le bureau des anciens élèves suit la vérification, l’expiration et les ID de membre. Le moyen le plus rapide de le créer est d’utiliser le Form Creation Agent.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent. Vous pouvez téléverser une image ou un PDF, ou décrire votre formulaire sous forme de texte. Cliquez ensuite sur Create et Formaloo crée le formulaire pour vous.

2. Collez cette instruction :

Crée un formulaire de demande d’adhésion à une association d’anciens élèves. Inclus ces champs publics : Quel est votre nom complet ? (texte court), Quelle est votre adresse e-mail ? (e-mail), En quelle année avez-vous obtenu votre diplôme ? (nombre), Quel diplôme ou programme avez-vous suivi ? (texte court), Quel est votre poste actuel ? (texte court), Dans quel secteur travaillez-vous ? (liste déroulante : Technology, Healthcare, Finance, Education, Government, Nonprofit, Arts and Media, Other), Souhaitez-vous ajouter une photo de profil pour l’annuaire ? (téléversement d’image, facultatif), Pouvons-nous faire figurer votre profil dans l’annuaire des anciens élèves ? (oui/non), À quel niveau d’adhésion souscrivez-vous ? (choix unique : Recent grad, Annual member, Lifetime member), Paiement de l’adhésion annuelle (paiement), Paiement de l’adhésion à vie (paiement). Ajoute également une courte note de texte masquée indiquant : « Aucun problème : votre profil restera masqué dans l’annuaire des anciens élèves. Vous conserverez un accès complet à vos avantages de membre. »

Inclus également ces champs réservés aux administrateurs, masqués pour les candidats : Statut (liste déroulante : Pending verification, Approved, Active, Expiring soon, Expired), Assignee (Assignee), Notes internes (texte long), Date d’expiration (date), ID de membre (texte court).

3. Vérifiez vos champs : votre formulaire devrait ressembler à ceci ; le Form Creation Agent en aura généré la plus grande partie. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspondent exactement :

Remarque : laissez la date d’expiration vide pour les membres à vie : leur carte n’expire jamais, et la date vide les exclut des vues de renouvellement que vous créerez dans la partie 7.

4. Publiez votre formulaire : cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur. Vous intégrerez ce formulaire au portail dans la partie 7.

Le renouvellement est une soumission distincte, avec son propre paiement et son propre traitement administratif : il dispose donc de son propre formulaire court. Le séparer du formulaire principal permet de conserver intact le dossier de demande initial de chaque membre.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent et collez cette instruction :

Crée un court formulaire de renouvellement d’adhésion pour les anciens élèves. Inclus ces champs publics : Quel est votre nom complet ? (texte court), Quelle est votre adresse e-mail ? (e-mail), Comment souhaitez-vous renouveler ? (choix unique : Renew annual, Upgrade to lifetime), Paiement du renouvellement annuel (paiement), Paiement du passage à l’adhésion à vie (paiement).

Inclus également ces champs réservés aux administrateurs, masqués pour les membres : Statut (liste déroulante : Received, Processed), Assignee (Assignee), Notes internes (texte long).

2. Vérifiez vos champs : comparez chaque champ et chaque ID de champ à ce tableau :

3. Publiez votre formulaire : cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur. C’est l’adresse e-mail du membre qui permet de rattacher chaque renouvellement à son dossier d’adhésion.

C’est la logique qui fait apparaître la question de paiement uniquement pour les niveaux payants : les demandes Recent grad sont traitées gratuitement. Le Logic Agent génère toutes les règles à partir d’une instruction en texte brut.

1. Ouvrez le Logic Agent sur le formulaire de demande : dans l’éditeur de formulaire, cliquez sur Advanced logic dans le panneau des paramètres à droite. Accédez à l’onglet Logic, puis cliquez sur Logic Agent dans le coin supérieur droit pour ouvrir la fenêtre du Logic Agent.

2. Collez cette instruction et cliquez sur Generate Rules :

Masquer « Paiement de l’adhésion annuelle » et « Paiement de l’adhésion à vie » par défaut. Masquer également la note de confidentialité de l’annuaire par défaut.

Si « À quel niveau d’adhésion souscrivez-vous ? » est égal à « Annual member », afficher « Paiement de l’adhésion annuelle » et le rendre obligatoire.

Si « À quel niveau d’adhésion souscrivez-vous ? » est égal à « Lifetime member », afficher « Paiement de l’adhésion à vie » et le rendre obligatoire.

Si « Pouvons-nous faire figurer votre profil dans l’annuaire des anciens élèves ? » est égal à « No », afficher la note de confidentialité de l’annuaire.

3. Vérifiez et enregistrez : l’IA présente un aperçu des règles. Approuvez chacune d’elles, effectuez les ajustements manuels nécessaires, puis cliquez sur Save dans le coin supérieur droit.

4. Répétez l’opération sur le formulaire de renouvellement : ouvrez Advanced logic sur le formulaire de renouvellement, cliquez sur Logic Agent et collez :

Masquer « Paiement du renouvellement annuel » et « Paiement du passage à l’adhésion à vie » par défaut.

Si « Comment souhaitez-vous renouveler ? » est égal à « Renew annual », afficher « Paiement du renouvellement annuel » et le rendre obligatoire.

Si « Comment souhaitez-vous renouveler ? » est égal à « Upgrade to lifetime », afficher « Paiement du passage à l’adhésion à vie » et le rendre obligatoire.

5. Testez le niveau gratuit : prévisualisez le formulaire de demande et sélectionnez le niveau « Recent grad ». Les deux champs de paiement doivent rester masqués et le formulaire doit être soumis sans étape de paiement : c’est l’état par défaut, aucune règle supplémentaire n’est donc nécessaire.

Quatre e-mails couvrent tout le cycle de vie de l’adhésion : une confirmation à la réception de la demande, une notification au bureau des anciens élèves, un e-mail de bienvenue avec la carte d’ancien élève en pièce jointe et un rappel de renouvellement. Chacun utilise AI Content de Formaloo : collez l’instruction dans AI Content et un message soigné est généré, avec les vraies valeurs du formulaire insérées automatiquement.

1. Ouvrez les modèles d’e-mail : cliquez sur l’icône de votre profil, accédez à Apps and integrations, repérez Custom email templates et cliquez sur Add new template.

2. Créez chaque modèle : donnez à chacun un nom et un objet, puis effacez le champ du corps, ajoutez AI Content et collez l’instruction. Les variables @field_id intègrent automatiquement les vraies valeurs de chaque réponse.

Cliquez sur Save après chaque modèle avant de créer le suivant.

E-mail 1 — Confirmation de réception de la demande Envoyé au diplômé dès qu’il présente sa demande.

Objet : Nous avons bien reçu votre demande, @full_name 🎓

Instruction IA pour le corps :

Rédige un e-mail de confirmation chaleureux et bref à un diplômé qui vient de demander à rejoindre son association d’anciens élèves. Remercie-le par son nom (@full_name), confirme la réception de sa demande pour le niveau @membership_tier et explique l’étape suivante : le bureau des anciens élèves vérifie son diplôme et il recevra une réponse sous quelques jours ouvrés. Limite-toi à 3 ou 4 phrases courtes, aimables sans être excessives. Design HTML : fond blanc, une seule colonne centrée d’une largeur maximale de 560px, police Inter/system-ui, un badge doux en haut indiquant « Demande reçue » dans un bleu discret, nom du niveau affiché dans une ligne de données sobre, pied de page discret en #999 avec un espace réservé pour le nom de l’association.

E-mail 2 — Notification de nouvelle demande (administrateur) Envoyé au bureau des anciens élèves à l’arrivée d’une nouvelle demande.

Objet : Nouvelle demande d’adhésion — @full_name (@membership_tier)

Instruction IA pour le corps :

Rédige une notification interne compacte et factuelle pour le bureau des anciens élèves. Indique qu’une nouvelle demande est arrivée et liste les données clés à titre de référence : @full_name, @email, promotion @graduation_year, @degree_program, niveau @membership_tier. Termine par une seule consigne : vérifier le diplôme, puis définir le statut sur Approved et attribuer le rôle correspondant au niveau. 5 phrases maximum, pas besoin de chaleur : c’est un message opérationnel. Design HTML : fond blanc, une seule colonne centrée d’une largeur maximale de 560px, police Inter/system-ui, données du candidat présentées dans un tableau épuré à deux colonnes avec des libellés discrets, un seul bouton d’appel à l’action foncé « Examiner la demande », pied de page discret en #999.

E-mail 3 — E-mail de bienvenue + carte d’ancien élève Envoyé au membre lorsque le bureau des anciens élèves définit son statut sur Approved. La carte d’ancien élève au format PDF est jointe dans la partie 6.

Objet : Bienvenue dans la communauté des anciens élèves, @full_name 🎉

Instruction IA pour le corps :

Rédige un e-mail de bienvenue festif mais élégant à un ancien élève dont l’adhésion vient d’être approuvée. Félicite @full_name de devenir membre @membership_tier, mentionne son ID de membre (@member_id) et indique-lui que sa carte d’ancien élève numérique est jointe au format PDF. Présente brièvement ce qu’il peut désormais faire dans le portail : parcourir l’annuaire des anciens élèves, s’inscrire aux événements et aux retrouvailles, et accéder à ses avantages de membre. Termine par une phrase chaleureuse sur le lien avec son ancienne école. 5 à 6 phrases maximum. Design HTML : fond blanc, une seule colonne centrée d’une largeur maximale de 560px, police Inter/system-ui, un bandeau d’en-tête festif bleu marine académique avec le nom de l’association, ID de membre et niveau dans un bloc de données sobre de type carte, un bouton d’appel à l’action « Ouvrir votre portail », pied de page discret en #999.

E-mail 4 — Rappel de renouvellement Envoyé par le bureau des anciens élèves sous forme de campagne d’e-mails au segment « Expiring within 30 days », et non via un déclencheur logique automatique.

Objet : Votre adhésion d’ancien élève expire bientôt, @full_name

Instruction IA pour le corps :

Rédige un rappel de renouvellement aimable et sans pression à un ancien élève dont l’adhésion expire le @expiry_date. Rappelle à @full_name ce à quoi il n’aurait plus accès (annuaire, événements, avantages de membre), invite-le à renouveler en deux minutes via la page de renouvellement de son portail et mentionne qu’il peut aussi passer à l’adhésion à vie pour ne plus jamais avoir à penser au renouvellement. Chaleureux, sans ton commercial. 4 à 5 phrases. Design HTML : fond blanc, une seule colonne centrée d’une largeur maximale de 560px, police Inter/system-ui, date d’expiration mise en évidence dans un badge ambre doux, un bouton d’appel à l’action bien visible « Renouveler mon adhésion », un lien texte plus discret en dessous « Passer à l’adhésion à vie », pied de page discret en #999.

Associez maintenant chaque modèle d’e-mail au bon déclencheur, afin que le bon message parte automatiquement à chaque étape.

1. Ouvrez Advanced logic sur le formulaire de demande : cliquez sur Advanced logic dans le panneau des paramètres à droite et accédez à l’onglet Logic.

2. Ajoutez une action Send email à chaque déclencheur : cliquez sur Add rule pour chaque déclencheur ci-dessous. Définissez la condition, choisissez l’action Send email, sélectionnez le modèle et choisissez le destinataire.

3. Enregistrez : cliquez sur Save dans le coin supérieur droit.

Remarque : pour la notification au bureau des anciens élèves, saisissez directement l’adresse e-mail de votre bureau dans l’action de la règle. Utilisez « is changed to » (et non « is ») pour la règle Approved, afin que l’e-mail de bienvenue ne se déclenche qu’une seule fois, au moment où le statut change.

Le rappel de renouvellement n’a pas de règle de logique. Il est envoyé manuellement sous forme de campagne d’e-mails à la vue d’administration « Expiring within 30 days » que vous créerez dans la partie 7 : un seul envoi couvre tous les membres qui approchent de leur date d’expiration.

Pour activer également les notifications par e-mail de base aux administrateurs et aux répondants depuis le panneau des paramètres du formulaire :

C’est la carte d’ancien élève qui donne à l’approbation un caractère marquant. Il s’agit d’une carte en dégradé bleu marine affichant le nom du membre, son année de promotion, son ID de membre, sa date d’expiration et un badge de niveau, générée automatiquement à partir du dossier d’adhésion et jointe à l’e-mail de bienvenue.

1. Ouvrez les modèles PDF : cliquez sur l’icône de votre profil, accédez à Apps and integrations et cliquez sur Custom PDF template. Cliquez sur Add new template.

2. Passez en vue HTML : dans l’éditeur de modèles, passez en vue HTML et collez le code de la carte d’ancien élève (alumni-membership-portal-pdf.html). Donnez-lui un nom et cliquez sur Save.

PDF — Carte d’ancien élève numérique

L’élément principal est une carte en dégradé bleu marine : le nom de l’association en majuscules espacées, le nom du membre dans une police à empattements, « Class of @graduation_year · @degree_program », puis l’ID de membre, la date d’expiration et un badge de niveau en forme de pastille. En dessous figurent une grille de détails du membre sur deux colonnes, un encadré des conditions d’adhésion et un pied de page de validité.

Variables : @full_name @email @graduation_year @degree_program @membership_tier @member_id @expiry_date

3. Joignez la carte à l’e-mail de bienvenue : ouvrez le modèle Welcome email + alumni card de la partie 4 et joignez-y le modèle PDF de la carte d’ancien élève, afin que chaque membre approuvé reçoive automatiquement sa carte.

Remarque : pour les membres à vie, la date d’expiration est vide : l’emplacement « Valid until » de la carte reste donc vierge. Si vous préférez qu’il affiche « Lifetime », demandez au bureau des anciens élèves de saisir « Lifetime » à l’emplacement de la date d’expiration sur la carte en utilisant plutôt un champ de texte court, ou laissez-le simplement vide et laissez le badge de niveau parler de lui-même.

Le portail offre à chacun exactement ce dont il a besoin. Les membres voient leur propre dossier, l’annuaire, les événements et des avantages qui s’étendent selon leur niveau. Le bureau des anciens élèves dispose d’une file de vérification, d’un radar des expirations et d’une vue de traitement des renouvellements. Deux groupes, deux ensembles de pages.

1. Activez le portail : depuis votre projet, cliquez sur l’icône Settings (engrenage). Sélectionnez Activate portal, puis cliquez sur Manage user et ouvrez le Setup Wizard. Recherchez un annuaire d’utilisateurs existant ou ajoutez-en un nouveau : chaque portail nécessite un annuaire d’utilisateurs pour gérer les utilisateurs inscrits. Cliquez sur Next step pour configurer les paramètres de connexion, puis connectez l’annuaire d’utilisateurs à votre formulaire d’adhésion.

2. Ajoutez des rôles d’utilisateur : accédez au User directory et cliquez sur Edit profile fields. Faites défiler jusqu’au champ User roles et ajoutez quatre rôles : Recent grad, Annual member, Lifetime member, Admin.

Remarque : l’attribution du rôle de niveau est une action d’administration en un clic après la vérification ; elle n’est pas automatique. Lorsque le bureau des anciens élèves approuve une demande, il définit le statut sur Approved et attribue le rôle correspondant dans l’annuaire d’utilisateurs dans la foulée.

3. Créez deux groupes avec les pages ci-dessous.

Groupe 1 : membres anciens élèves

Page 1 — Rejoindre l’association des anciens élèves

Page 2 — Mon adhésion

Page 3 — Annuaire des anciens élèves

Page 4 — Événements et retrouvailles

Page 5 — Avantages des membres

Page 6 — Renouveler mon adhésion

Pour activer « My data » afin que les membres ne voient que leur propre dossier : passez en Edit mode sur le bloc de données, cliquez sur Options, faites défiler jusqu’à Manage access, sélectionnez « Quelle est votre adresse e-mail ? » comme champ de profil et activez Allow users to view only their data.

Groupe 2 : bureau des anciens élèves (administration)

Page 1 — Tous les membres

Page 2 — Membres par date d’expiration

Page 3 — Mes demandes attribuées

Page 4 — En attente de vérification

Page 5 — Expirations dans les 30 jours

Page 6 — Membres à vie

Page 7 — Renouvellements

Pour limiter la vue des demandes attribuées afin que les membres de l’équipe ne voient que les dossiers qui leur sont attribués : passez en Edit mode sur le bloc de données, cliquez sur Options, faites défiler jusqu’à Manage access, sélectionnez « Assignee » comme champ de personne assignée et activez Allow assignees to view only their data.

4. Définissez les contrôles d’accès aux pages : passez en Edit mode et repérez chaque page dans la navigation du portail. Cliquez sur l’icône du menu à trois points à côté du nom de la page et sélectionnez Access. Attribuez les pages des membres aux rôles de membre appropriés, réservez les pages d’administration au rôle Admin et laissez la page d’adhésion publique. Cliquez sur Save après chaque page.

5. Publiez et partagez : partagez le lien du portail avec vos promotions de diplômés et ajoutez l’URL de la page d’adhésion à la newsletter et au site web des anciens élèves.

Remarque : vous pouvez héberger le portail sur votre propre domaine personnalisé, par exemple alumni.votreuniversite.edu, au lieu de l’URL Formaloo par défaut. Les domaines personnalisés sont disponibles avec l’offre Business ou via le module complémentaire Brand removal.

Un programme d’adhésion d’anciens élèves complet, entièrement géré dans Formaloo. Les diplômés présentent leur demande une seule fois, ne paient que si leur niveau l’exige et reçoivent une carte d’ancien élève numérique dès leur vérification. Les membres consultent l’annuaire par année de promotion et par secteur, débloquent des avantages adaptés à leur niveau et renouvellent leur adhésion en deux minutes depuis leur propre page du portail. Le bureau des anciens élèves travaille à partir d’une file de vérification claire, repère les adhésions qui expirent 30 jours à l’avance et envoie une seule campagne de renouvellement au lieu d’une centaine d’e-mails de relance.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.