Ce que vous allez créer
À la fin de ce guide, vous disposerez d’une campagne e-mail opérationnelle, envoyée depuis Formaloo directement à vos destinataires, qui gère automatiquement les réponses grâce à un agent IA et enregistre des données structurées dans un formulaire Formaloo connecté, le tout sans aucune relance manuelle.
Quand utiliser cette fonctionnalité
Vous devez contacter des clients, des leads ou des contacts par e-mail et collecter des informations structurées à partir de leurs réponses
Vous souhaitez qu’un agent IA lise les réponses entrantes, en extraie les données pertinentes et remplisse automatiquement votre formulaire
Vous relancez des enregistrements incomplets et avez besoin que le système continue de demander les informations jusqu’à ce que tous les champs obligatoires soient remplis
Vous utilisez déjà des formulaires Formaloo pour gérer l’accueil ou l’onboarding et souhaitez utiliser l’e-mail comme canal de collecte
Vous souhaitez envoyer une campagne de prospection à une liste de destinataires sans quitter Formaloo
Guide étape par étape
Les campagnes e-mail fonctionnent mieux lorsque vous savez déjà de quelles informations vous avez besoin et auprès de qui. Connectez un agent IA à votre campagne et Formaloo gère automatiquement les échanges : il lit les réponses, remplit votre formulaire et relance pour tout ce qui manque encore. Vous vous concentrez sur le résultat ; l’agent gère la conversation.
Présentation vidéo
Présentation écrite
Partie 1 : créez votre campagne e-mail
Accédez à votre page d’accueil Formaloo et cliquez sur l’icône de votre profil en haut à droite.
Cliquez sur « Apps & integrations » dans le menu déroulant.
Recherchez « Send email » dans la liste des intégrations et ouvrez-la.
Cliquez sur « New email campaign » pour créer une nouvelle campagne.
Rédigez le contenu de votre e-mail dans le panneau de gauche. Vous pouvez utiliser la mise en forme de texte enrichi : gras, listes à puces, titres et liens.
Renseignez les paramètres de la campagne à droite :
Campaign title : un nom interne, pour votre propre usage. Les destinataires ne le voient pas.
Email server : choisissez « Formaloo » pour envoyer via l’infrastructure e-mail de Formaloo, ou sélectionnez votre propre serveur si vous avez déjà configuré le SMTP.
Email subject : l’objet que les destinataires voient dans leur boîte de réception.
Sender name : le nom qui apparaît dans la boîte de réception du destinataire. Utilisez votre nom, celui de votre entreprise ou celui d’une équipe, comme « Acme Support ».
BCC emails : ajoutez ici les adresses en copie cachée (Cci). Les destinataires en Cci sont invisibles pour tous les autres participants du fil.
Partie 2 : configurez la gestion des réponses et ajoutez des destinataires
Choisissez comment les réponses entrantes sont gérées sous « Reply-to address » :
Send replies to an email address : les réponses sont transférées à l’adresse e-mail de votre choix. Utilisez cette option si vous souhaitez qu’une personne traite les réponses.
Let an AI agent handle replies : les réponses sont traitées automatiquement par un agent IA Formaloo. L’agent extrait les données des réponses, remplit les champs du formulaire et relance pour obtenir les informations manquantes.
Si vous avez sélectionné « Let an AI agent handle replies », choisissez votre agent dans la liste déroulante. Les agents listés sont ceux que vous avez déjà connectés à un formulaire Formaloo.
Choisissez comment ajouter vos destinataires sous « Add recipients » :
User directory : sélectionnez un annuaire d’utilisateurs existant dans Formaloo. La campagne sera envoyée à tous les utilisateurs de cet annuaire. En savoir plus sur l’annuaire d’utilisateurs et le portail.
Upload a file : importez un fichier CSV ou un tableur contenant une colonne d’adresses e-mail. Formaloo lit et importe automatiquement les adresses.
Paste emails directly : collez une liste d’adresses séparées par des virgules (par exemple : [email protected], [email protected]).
Cliquez sur « Test email » pour vous envoyer une version de test avant le lancement. Notez que les e-mails de test consomment un crédit.
Vérifiez l’ensemble, puis envoyez votre campagne.
⚙️ Vous devez configurer votre propre serveur e-mail avant de commencer ? Accédez à Apps & integrations → Send email → SMTP settings pour configurer votre serveur. Une fois enregistré, il apparaîtra automatiquement dans la liste déroulante Email server lors de la création de toute campagne : vous n’aurez pas besoin de le configurer à nouveau.
Derniers conseils
Suivez le statut de votre campagne depuis la page de l’intégration. Vous voyez en temps réel le nombre total de destinataires (Total recipients), d’e-mails envoyés (Sent) et d’échecs (Failed) pour chaque campagne lancée.
Dupliquer une campagne copie tout, y compris la liste des destinataires, le contenu de l’e-mail et les paramètres de l’agent. Vérifiez toujours votre liste de destinataires avant d’envoyer une campagne dupliquée.
Chaque campagne prend en charge 1 000 destinataires au maximum. Si votre liste est plus longue, répartissez-la sur plusieurs campagnes.
Résultat final
Vous disposez désormais d’une campagne e-mail Formaloo qui atteint directement vos destinataires, gère automatiquement les réponses grâce à un agent IA et tient vos enregistrements à jour à mesure que de nouvelles informations arrivent. Inutile de relancer qui que ce soit manuellement : l’agent détecte ce qui manque et relance jusqu’à ce que l’enregistrement soit complet ou que le délai du processus expire. Toutes les données collectées restent visibles dans vos vues tableau et kanban Formaloo existantes.
Démarrez plus vite avec un modèle prêt à l’emploi
Suivi post-traitement
Envoyez une campagne e-mail de suivi à vos patients ou clients après une prestation ou un traitement. L’agent IA lit leurs réponses, enregistre leurs retours sur leur rétablissement et relance automatiquement si des informations obligatoires manquent. Pas de relances manuelles, pas de réponses éparpillées : un enregistrement complet et structuré pour chaque contact.
Réception des demandes de projet
Envoyez un e-mail de prospection à vos clients pour lancer la réception d’un nouveau projet. L’agent extrait le périmètre, le calendrier, le budget et les objectifs de leurs réponses et remplit votre formulaire, puis relance pour tout ce qui manque encore jusqu’à ce que l’enregistrement soit complet.
Enquête NPS et témoignages
Menez une campagne de satisfaction ou de témoignages par e-mail et laissez l’agent gérer chaque réponse. Il note les réponses, recueille les commentaires écrits et relance les contacts dont les réponses sont incomplètes : vous obtenez toujours un jeu de données complet, et non partiel.
Adhésion et renouvellement
Envoyez une campagne d’adhésion ou de renouvellement à votre liste de membres. L’agent lit les réponses, remplit les champs d’adhésion et continue de relancer jusqu’à ce que chaque enregistrement soit complet : aucun renouvellement n’est oublié et aucune adhésion ne reste inachevée.
Prêt à le créer ?
🚀 Utiliser ce modèle Démarrez en quelques minutes avec une version prête à l’emploi de ce workflow.
💬 Obtenir l’aide de notre équipe concierge Notre équipe vous aidera à le configurer pour votre cas d’usage.
📅 Réserver une démo pour une configuration Team/Enterprise Découvrez comment les équipes utilisent Formaloo à grande échelle avec des autorisations et des intégrations avancées.