Ce que vous allez créer
À la fin de ce guide, vous disposerez d’un workflow de collecte par e-mail alimenté par l’IA et associé à un formulaire Formaloo. Lorsque vous mettez en copie (CC) une adresse e-mail Formaloo unique dans n’importe quel fil d’e-mails, l’agent lit la conversation, extrait les informations pertinentes, remplit les champs du formulaire associé et envoie automatiquement des e-mails de relance pour demander ce qui manque encore, sans aucune saisie manuelle de votre part.
💡 Vous découvrez les formulaires Formaloo ? Commencez par ici : Comment créer un formulaire.
Quand utiliser Intake Agent ?
Vous échangez déjà par e-mail avec un client ou un fournisseur et devez recueillir des informations structurées à partir de ce fil, sans lui demander de remplir un formulaire séparé
Votre équipe copie manuellement les informations des réponses par e-mail dans un tableur ou un CRM et souhaite supprimer cette étape
Vous recueillez des informations d’accueil au fil de nombreux échanges d’e-mails et perdez la trace de ce qui manque encore
Vous avez besoin que les relances se fassent automatiquement lorsqu’un contact ne fournit pas tous les champs obligatoires dans un seul e-mail
Votre workflow concerne un onboarding personnalisé, l’intégration de fournisseurs, la qualification commerciale ou tout autre processus d’accompagnement mené par e-mail
Qu’est-ce qu’Intake Agent ?
Intake Agent est le premier point d’entrée de la collecte de données par e-mail alimentée par l’IA de Formaloo. Au lieu d’envoyer un lien vers un formulaire et d’attendre qu’il soit rempli, vous mettez en copie une adresse e-mail Formaloo unique dans une conversation existante. À partir de là, l’agent prend le relais.
L’agent lit le fil d’e-mails, comprend quelles informations sont nécessaires en fonction des champs du formulaire associé, extrait ce que le contact a déjà communiqué et remplit l’enregistrement correspondant dans Formaloo. Si des champs obligatoires sont encore vides après la lecture du fil, il rédige et envoie un e-mail de relance qui demande uniquement ce qui manque, et non toute la liste. Le tout repose sur la même couche d’IA que celle décrite dans Qu’est-ce que Formaloo AI.
Ce cycle (extraction, remplissage, relance) se poursuit jusqu’à ce que l’enregistrement soit complet ou que le délai du workflow expire.
ℹ️ Intake Agent et Send Email sont deux points d’entrée pour le même agent. Si vous souhaitez que l’agent initie le premier contact au lieu de rejoindre un fil existant, c’est le workflow Send Email qui s’en charge. Les deux points d’entrée partagent la même logique d’extraction, de remplissage et de relance. Pour en savoir plus, consultez Générez des e-mails de suivi personnalisés avec AI Content.
Comment configurer Intake Agent
📋 Guide étape par étape
1. Ouvrez ou créez un formulaire
Depuis votre espace de travail Formaloo, cliquez sur + New project et sélectionnez Form, ou ouvrez un projet existant contenant le formulaire à utiliser.
Vérifiez que votre formulaire contient tous les champs nécessaires, comme le nom de l’entreprise, le nom du contact, l’e-mail, le périmètre du projet, le budget et le calendrier. Marquez les champs essentiels comme Required : l’agent s’en sert pour déterminer ce qu’il doit relancer. Les champs masqués et réservés aux administrateurs sont également pris en compte : l’agent peut donc les renseigner même s’ils n’apparaissent pas sur le formulaire public.
💡 Plus vos champs sont nommés clairement, mieux l’agent extrait les bonnes données. Un champ intitulé « Budget du projet » est plus facile à associer au contenu d’un e-mail qu’un champ intitulé « Champ 4 ».
2. Cliquez sur le bouton IA dans la barre d’outils
Dans l’éditeur de formulaire, repérez la barre d’outils (tool island) en haut du canevas. Cliquez sur le bouton IA pour ouvrir le panneau de l’agent. C’est ici que vous configurez tout ce qui concerne l’agent pour ce formulaire.
3. Sélectionnez Intake Agent dans l’onglet Integrations
Dans le panneau de l’agent, ouvrez l’onglet Integrations et cliquez sur Intake Agent pour activer ce point d’entrée.
4. Décrivez le contexte de votre agent
L’agent connaît déjà les champs de votre formulaire et les données qu’il doit recueillir. Cette étape vous permet de lui donner un contexte supplémentaire sur votre activité et sur la manière dont vous souhaitez qu’il se comporte.
Vous pouvez utiliser ce champ pour définir le ton, le style de communication et la stratégie de collecte de l’agent. Voici quelques exemples d’instructions :
Ton et identité : « Nous sommes une agence de création à taille humaine. Adopte un ton chaleureux et conversationnel, pas institutionnel. »
Stratégie de collecte : « Essaie de recueillir toutes les informations manquantes dans un seul e-mail de relance pour limiter les allers-retours. »
Style des questions : « Accompagne chaque question de relance d’une brève explication de la raison pour laquelle nous en avons besoin. » ou « Formule des questions de relance courtes et directes. »
Contexte métier : « Nous recueillons des informations pour l’intégration de fournisseurs. Le contact ne connaît peut-être pas notre processus : sois patient et clair. »
💡 Ce champ est facultatif. Si vous ne le remplissez pas, l’agent fonctionnera tout de même, en s’appuyant uniquement sur la structure du formulaire pour mener la conversation. Mais ajouter du contexte permet que vos e-mails de relance semblent rédigés par votre équipe, et non par un bot générique.
5. Définissez un identifiant de réponse pour que les réponses mettent à jour le bon enregistrement
L’identifiant de réponse aide Intake Agent à déterminer s’il doit mettre à jour une réponse existante ou en créer une nouvelle.
Lorsqu’un nouveau message arrive, Intake Agent recherche une correspondance dans le ou les champs sélectionnés. S’il en trouve une, il met à jour cette réponse. Sinon, il crée une nouvelle réponse à partir des informations recueillies pendant la conversation.
Intake Agent, l’agent IA WhatsApp et les agents basés sur des webhooks utilisent tous ce même processus.
Vous pouvez identifier un enregistrement de deux façons :
Champs
N’importe quel champ de votre formulaire, tel qu’il apparaît dans Formaloo. Vous pouvez en sélectionner plusieurs, par exemple le prénom et le nom ensemble, lorsqu’aucun champ n’est unique à lui seul.
Identifiants système
Trois options intégrées qui ne dépendent pas d’un champ du formulaire.
Response ID : ouvrez n’importe quelle réponse et regardez son URL : la valeur qui suit
row=est le Response ID.Tracking code : activez d’abord Enable tracking code dans les paramètres de votre formulaire. Formaloo génère alors un code que vous pouvez utiliser comme identifiant.
Incremental tracking code : activez d’abord Enable incremental tracking code dans les paramètres de votre formulaire. Formaloo attribue alors à chaque réponse un numéro séquentiel qui augmente à chaque nouvelle réponse, et vous pouvez utiliser ce numéro comme identifiant.
ℹ️ Choisissez une valeur réellement propre à une seule personne, comme une adresse e-mail ou un numéro de téléphone. Formaloo n’impose pas l’unicité : si deux enregistrements partagent la même valeur d’identifiant, l’agent met à jour celui qui a été créé en premier.
6. Copiez l’adresse e-mail unique de votre agent et mettez-la en copie
Une fois Intake Agent activé, Formaloo génère une adresse e-mail unique liée à cet agent et à ce formulaire, par exemple : [email protected].
Copiez cette adresse. Désormais, chaque fois que vous souhaitez que l’agent suive et traite un fil d’e-mails, ajoutez simplement cette adresse dans le champ CC lorsque vous rédigez un e-mail ou y répondez. Vous pouvez le faire à tout moment d’une conversation, même après plusieurs échanges. L’agent lira l’historique complet du fil et extraira tout ce qui a déjà été communiqué. L’enregistrement est immédiatement sauvegardé comme une réponse normale, même si des champs obligatoires sont encore vides, et l’agent continue de relancer pour obtenir les informations manquantes.
ℹ️ Chaque agent possède sa propre adresse unique. Conservez-la dans un endroit accessible à toute votre équipe. Tout le monde peut utiliser la même adresse pour activer le même agent sur différents fils.
Une fois mis en copie, l’agent fonctionne automatiquement : il lit le fil, utilise votre identifiant pour trouver l’enregistrement correspondant dans votre tableau Formaloo, le met à jour s’il existe ou en crée un nouveau dans le cas contraire, puis remplit tous les champs qu’il peut extraire. Tant que l’identifiant n’est pas connu, l’agent poursuit la conversation sans rien créer ni mettre à jour. Il conserve ce qu’il a appris et l’enregistre dès que l’identifiant est communiqué.
Si des champs obligatoires manquent encore, il envoie un e-mail de relance au contact, et vous êtes mis en copie de chaque e-mail qu’il envoie pour rester toujours informé. Pour en savoir plus sur la gestion des e-mails liés aux soumissions de formulaires dans Formaloo, consultez Comment envoyer et recevoir des notifications par e-mail.
ℹ️ Vous souhaitez que l’agent enregistre uniquement les données, sans envoyer d’e-mails ? Activez No follow-up emails dans les paramètres de l’agent. Avec cette option, l’agent continue de suivre le fil, d’extraire les informations et de mettre à jour l’enregistrement, mais il n’envoie jamais de réponse ni de relance au contact. Pratique pour capturer discrètement des données à partir de fils en cours, sans aucune prise de contact automatisée.
🎬 Découvrez-le en action
Cas d’usage
Collecte d’avis sur une formation
Une équipe de formation termine un cours et assure le suivi des participants par e-mail. Au lieu de courir après les réponses à un formulaire d’évaluation, elle met Intake Agent en copie du fil de suivi. L’agent extrait les notes, commentaires et suggestions directement de chaque réponse, remplit l’enregistrement d’évaluation et relance automatiquement si des champs clés, comme la note de satisfaction globale ou les suggestions d’amélioration, sont encore vides.
Inscription à une formation
Une équipe pédagogique gère les inscriptions par e-mail : elle répond aux questions, confirme l’éligibilité et recueille les informations. En mettant Intake Agent en copie, elle lui confie l’extraction des informations d’inscription (nom, formation souhaitée, coordonnées, intention de paiement) au fil de la conversation. Les champs obligatoires qui n’ont pas encore été mentionnés déclenchent une relance ciblée : aucune inscription ne reste incomplète.
Confirmations de participation et informations sur les participants
Une équipe événementielle coordonne les participations par e-mail : envoi des invitations, réponses aux questions et confirmation des places. Elle met Intake Agent en copie pour capturer directement depuis le fil le statut de participation, les régimes alimentaires, les sessions souhaitées et les noms des participants. Personne n’a besoin de remplir un formulaire séparé. L’agent se charge de l’extraction et relance toute personne ayant répondu sans renseigner les champs obligatoires.
Onboarding client
Une équipe de services entame une nouvelle relation client par e-mail : présentations, cadrage et logistique. Elle met Intake Agent en copie pour remplir le formulaire d’onboarding en arrière-plan : informations sur l’entreprise, contacts clés, objectifs, informations de facturation et périmètre du projet. Au moment de l’appel d’onboarding, l’enregistrement est déjà en grande partie rempli. L’agent a relancé le client pour tout ce qu’il n’avait pas encore mentionné.
Recherche produit et entretiens clients
Une équipe produit contacte des clients par e-mail pour des entretiens de recherche. Elle met Intake Agent en copie pour recueillir des réponses structurées (cas d’usage, points de friction, outils actuels, disponibilité pour participer) sans demander aux clients de remplir un formulaire avant même le début de la conversation. L’agent extrait ce qui est partagé naturellement et envoie un court rappel si des champs clés de la recherche sont encore vides.
Ce dont vous disposez désormais
Vous avez transformé un simple fil d’e-mails en workflow structuré de collecte de données. Les champs de votre formulaire se remplissent automatiquement au fil de la conversation, les informations obligatoires font l’objet de relances sans intervention manuelle, et chaque contact dispose d’un enregistrement unique et propre dans votre tableau Formaloo, au lieu d’une pile de fils d’e-mails épars à trier plus tard.
Les tâches qui consistaient à copier des e-mails dans un tableur, à envoyer des rappels et à courir après les informations manquantes s’exécutent désormais toutes seules. Vous restez en copie de tout, vous gardez donc toujours le contrôle, et vous n’avez à intervenir que lorsque l’enregistrement est complet et qu’il est temps d’agir.