À la fin de ce guide, vous disposerez d’un numéro WhatsApp Business connecté à Formaloo, d’un modèle de message approuvé et d’une campagne sortante active qui atteint vos destinataires sur WhatsApp. Lorsqu’une personne répond, votre agent IA Formaloo lit la conversation, remplit automatiquement le formulaire connecté et relance si des informations obligatoires manquent encore, exactement comme Intake Agent le fait déjà par e-mail, mais sur WhatsApp.

Send WhatsApp se trouve dans l’App Store de Formaloo, à côté de Send Email. Avant de pouvoir envoyer quoi que ce soit, vous devez connecter le compte WhatsApp Business (WABA), c’est-à-dire votre propre compte professionnel Meta qui détient le numéro d’envoi, que Formaloo utilisera pour envoyer les messages. Formaloo ne fournit pas de numéro WhatsApp partagé : chaque espace de travail connecte le sien.

1. Ouvrez Apps & integrations : cliquez sur l’icône de votre profil en haut à droite de votre page d’accueil Formaloo, puis sélectionnez Apps & integrations dans le menu déroulant.

2. Trouvez Send WhatsApp : recherchez Send WhatsApp dans la liste des intégrations et ouvrez-la. Si elle n’est pas encore installée, installez-la d’abord.

3. Vérifiez les prérequis : ouvrez l’onglet Connection. Vous aurez besoin d’un compte Facebook Business et d’un numéro de téléphone qui n’est pas déjà enregistré dans l’application WhatsApp grand public, car un numéro ne peut pas fonctionner sur les deux à la fois.

4. Cliquez sur Connect WhatsApp : Formaloo affiche une courte page de confirmation pour votre espace de travail. Cliquez sur Continue with Facebook pour ouvrir la fenêtre de connexion Meta.

5. Vérifiez ce que la connexion autorise : la fenêtre Facebook Login for Business s’ouvre d’abord avec un aperçu des autorisations accordées : envoi et réception de messages, gestion des conversations et traitement des volumes. Cliquez sur Continue.

6. Partagez vos ressources professionnelles avec Formaloo : sélectionnez ou créez ensuite un Business portfolio et un compte WhatsApp Business (WABA), le compte que Meta utilise pour détenir votre numéro d’envoi et vos modèles. Cliquez sur Next.

7. Terminez la configuration Meta : suivez les étapes restantes proposées par Meta pour enregistrer votre numéro d’envoi et vérifier votre entreprise. La vérification de l’entreprise est entièrement gérée par Meta et n’est pas toujours instantanée : votre connexion peut rester en attente jusqu’à sa validation.

Remarque : Meta n’autorise qu’une seule connexion active à la fois par compte Facebook Business. Si votre compte est déjà associé à un autre numéro WhatsApp dans un autre espace de travail, utilisez un compte Facebook Business ou un business portfolio distinct pour connecter celui-ci.

8. Confirmez la connexion : une fois la configuration terminée, l’onglet Connection affiche votre numéro connecté avec le statut Active, ainsi que son WABA ID, son niveau de qualité et sa limite d’envoi de messages. C’est également ici que vous pourrez déconnecter le numéro ultérieurement si nécessaire.

WhatsApp n’autorise une entreprise à ouvrir une nouvelle conversation qu’avec un modèle de message approuvé : Formaloo ne peut pas envoyer en premier un message libre. Dès qu’un destinataire répond, votre agent peut répondre librement pendant les 24 heures suivantes ; le modèle ne doit donc couvrir que ce message d’ouverture.

1. Ouvrez l’onglet Templates : dans l’application Send WhatsApp, accédez à Templates et cliquez sur + Create template.

2. Nommez votre modèle : utilisez uniquement des lettres minuscules, des chiffres et des tirets bas, sans espaces, par exemple order_update.

3. Choisissez une catégorie : sélectionnez Utility, Marketing ou Authentication, selon l’objet du message.

4. Choisissez une langue : sélectionnez la langue dans laquelle votre modèle sera envoyé.

5. Rédigez le corps du message : il s’agit du message d’ouverture que les destinataires voient en premier. Utilisez + Insert variable pour ajouter des espaces réservés comme {{1}} et {{2}} partout où vous souhaitez un texte personnalisé, par exemple « Bonjour {{1}} ! Merci de votre visite chez {{2}}. »

Remarque : vous remplirez ces espaces réservés avec un texte personnalisé ou des données du destinataire lors de la création d’une campagne dans la partie 4 ; réservez-les donc aux éléments qui changent d’un destinataire à l’autre (nom, numéro de commande, lieu).

6. Soumettez-le pour approbation : cliquez sur Submit for approval. Meta examine chaque modèle avant qu’il puisse ouvrir une conversation ; cela peut prendre jusqu’à une journée, même si l’approbation est souvent bien plus rapide en pratique.

Votre modèle apparaît dans la liste Templates une fois créé, et vous aurez besoin d’au moins un modèle approuvé avant de pouvoir démarrer une conversation. Seuls les modèles approuvés peuvent réellement ouvrir une nouvelle conversation WhatsApp.

L’envoi de messages ne représente que la moitié de Send WhatsApp. L’autre moitié, c’est Intake Agent, l’agent IA Formaloo qui lit les réponses et remplit votre formulaire. Un agent est connecté à un formulaire, et chaque canal par lequel il peut joindre des personnes (l’e-mail et désormais WhatsApp) s’active indépendamment pour cet agent.

1. Activez Intake Agent sur votre formulaire : ouvrez le formulaire auquel vous souhaitez connecter cette campagne, cliquez sur le bouton AI dans la barre d’outils en haut de l’éditeur de formulaire, puis sélectionnez Intake Agent dans l’onglet Integrations si vous ne l’avez pas encore activé pour ce formulaire.

2. Enregistrez vos modifications : cliquez sur Save Changes. Votre agent apparaît désormais comme option lorsque vous créez une campagne WhatsApp dans la partie 4.

Tout se rejoint dans l’outil de composition des conversations sortantes : choisissez un modèle, ajoutez des destinataires, renseignez les variables et choisissez l’agent qui traitera les réponses.

1. Démarrez une nouvelle conversation : dans l’application Send WhatsApp, ouvrez l’onglet Outbound conversations et cliquez sur New conversation.

2. Nommez votre conversation : donnez-lui un titre interne, par exemple « Avis après achat ». Les destinataires ne le voient jamais.

3. Choisissez votre modèle d’ouverture : sous Opening message, choisissez un modèle dans la liste déroulante. La liste affiche tous les modèles que vous avez créés, mais seul un modèle approuvé peut réellement être envoyé.

4. Ajoutez vos destinataires : sous Add Recipients, choisissez un annuaire d’utilisateurs existant, importez un fichier CSV ou Excel contenant des numéros de téléphone, ou collez directement les numéros.

5. Renseignez les variables du modèle : pour chaque espace réservé {{1}}, {{2}} de votre modèle, choisissez comment le remplir : sélectionnez un champ associé au destinataire (comme son e-mail ou une réponse enregistrée) ou saisissez votre propre texte personnalisé.

6. Choisissez votre agent Formaloo : sous AI agent, sélectionnez l’agent pour lequel vous avez activé le canal WhatsApp dans la partie 3. C’est cet agent qui lira chaque réponse et remplira le formulaire connecté.

7. Vérifiez et envoyez : vérifiez l’aperçu du modèle à gauche, puis cliquez sur Send conversation. Vous préférez y revenir plus tard ? Save draft conserve tout sans envoyer.

Dès qu’un destinataire répond, l’agent prend automatiquement le relais. Vous n’avez rien d’autre à déclencher manuellement.

Vous disposez désormais d’un numéro WhatsApp Business connecté directement à Formaloo, d’un modèle de message approuvé prêt à ouvrir de nouvelles conversations et d’un agent capable de gérer seul toute la boucle de collecte : envoyer le message d’ouverture, lire les réponses, remplir le formulaire connecté et relancer si une information obligatoire manque encore. Chaque réponse arrive dans sa propre ligne, sur le formulaire que votre équipe utilise déjà : pas de boîte de réception WhatsApp séparée à consulter, ni de réponses à recopier à la main. Lorsqu’une personne ne souhaite vraiment plus être contactée, une réponse STOP met définitivement fin à la conversation ; vous n’avez donc pas non plus à suivre les désinscriptions manuellement.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.

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