Ce que vous allez créer
À la fin de ce guide, votre formulaire enverra de lui-même un message WhatsApp chaque fois qu’un événement se produit. Un client reçoit une confirmation dès qu’il soumet le formulaire. Il reçoit une mise à jour lorsque son statut change. Votre équipe reçoit une alerte lorsqu’une demande urgente arrive. Chaque message est envoyé depuis votre propre numéro WhatsApp Business, personnalisé avec les réponses de la soumission.
Quand l’utiliser
Vos clients passent une commande ou réservent un rendez-vous, et vous souhaitez qu’ils reçoivent immédiatement une confirmation sur WhatsApp.
Vous modifiez le statut d’une soumission (Approved, Shipped, Ready for pickup) et la personne doit en être informée sans que vous ayez à lui écrire manuellement.
Votre équipe doit recevoir une alerte WhatsApp lorsqu’une soumission prioritaire arrive.
Vous souhaitez qu’un rappel soit envoyé la veille d’un rendez-vous, et non au moment de la réservation.
Vous avez seulement besoin d’envoyer un message, sans que personne ait à lire et traiter la réponse.
ℹ️ Formaloo propose deux façons d’utiliser WhatsApp. Ce guide traite de Send WhatsApp message dans Advanced logic, qui envoie automatiquement un message. Si vous souhaitez qu’un agent IA discute avec les personnes et remplisse votre formulaire à partir de leurs réponses, consultez comment envoyer des campagnes WhatsApp sortantes et collecter les réponses avec des agents IA dans Formaloo. Les deux utilisent la même connexion WhatsApp : vous ne la configurez qu’une fois.
Étape 1 : connectez votre numéro WhatsApp Business
Formaloo ne fournit pas de numéro WhatsApp partagé. Chaque espace de travail connecte le sien : les messages sont ainsi envoyés au nom de votre entreprise.
1. Ouvrez Apps & integrations : cliquez sur l’icône de votre profil en haut à droite de la page d’accueil de Formaloo, puis sélectionnez Apps & integrations.
2. Ouvrez Send WhatsApp : recherchez Send WhatsApp et ouvrez-la. Si l’application n’est pas encore installée, installez-la d’abord.
3. Vérifiez les prérequis : ouvrez l’onglet Connection. Vous aurez besoin d’un compte Facebook Business et d’un numéro de téléphone pour votre entreprise.
4. Cliquez sur Connect WhatsApp : Formaloo affiche une courte page de confirmation. Cliquez sur Continue with Facebook pour ouvrir la fenêtre de connexion de Meta.
5. Vérifiez les autorisations : Meta indique ce que vous autorisez Formaloo à faire, comme envoyer des messages depuis votre numéro. Cliquez sur Continue.
6. Choisissez vos actifs professionnels : sélectionnez ou créez un portefeuille d’entreprise et un compte WhatsApp Business (WABA). C’est le compte que Meta utilise pour héberger votre numéro et vos modèles de messages. Cliquez sur Continue.
7. Terminez la configuration Meta : suivez les écrans restants pour enregistrer votre numéro et faire vérifier votre entreprise.
ℹ️ La vérification de l’entreprise est effectuée par Meta, et non par Formaloo, et elle n’est pas toujours immédiate. Votre connexion peut rester en attente pendant un certain temps.
⚠️ Meta n’autorise qu’une seule connexion active par compte Facebook Business. Si ce compte est déjà connecté à un numéro WhatsApp dans un autre espace de travail, utilisez un autre compte Facebook Business ou un autre portefeuille d’entreprise pour celui-ci.
8. Confirmez la connexion : une fois la configuration terminée, l’onglet Connection affiche votre numéro comme Active. Vous pourrez aussi le déconnecter ici plus tard.
Étape 2 : créez un modèle de message WhatsApp
Un modèle de message WhatsApp n’est ni un modèle Formaloo ni un modèle d’e-mail. Il s’agit du texte approuvé du message que Meta vous autorise à envoyer.
1. Ouvrez Templates : dans l’application Send WhatsApp, accédez à l’onglet Templates et cliquez sur + Create template.
2. Nommez votre modèle : utilisez uniquement des lettres minuscules, des chiffres et des tirets bas, sans espaces. Par exemple : order_confirmation.
3. Choisissez une catégorie : les confirmations de commande, les mises à jour de rendez-vous et les changements de statut relèvent généralement de Utility.
4. Choisissez une langue : sélectionnez la langue dans laquelle le message sera envoyé.
5. Rédigez votre message : cliquez sur + Insert variable à chaque endroit où le texte change selon la personne. Par exemple :
Bonjour {{1}}, votre commande {{2}} est confirmée. Nous vous écrirons à nouveau dès son expédition !
💡 Utilisez des variables pour tout élément personnel, comme un nom, un numéro de commande ou l’heure d’un rendez-vous. Vous associerez chaque variable à un champ du formulaire à l’étape 3. Le reste du message reste identique pour tous.
6. Soumettez pour approbation : cliquez sur Submit for approval. Meta examine le modèle, ce qui peut prendre jusqu’à une journée, même si c’est souvent plus rapide.
⚠️ Créez vos modèles ici, dans l’application Send WhatsApp, avant de créer votre règle de logique. La règle de logique permet uniquement de choisir un modèle existant. Si votre modèle est toujours en attente d’approbation, il ne peut pas encore être envoyé.
Étape 3 : connectez un agent Formaloo
Les messages Send WhatsApp sont envoyés par l’intermédiaire d’un agent IA Formaloo : l’Intake Agent.
1. Activez l’Intake Agent sur votre formulaire : ouvrez votre formulaire dans l’éditeur et cliquez sur le bouton AI dans la barre d’outils en haut. Dans l’onglet Integrations, sélectionnez Intake Agent, s’il n’est pas encore activé pour ce formulaire.
2. Renseignez les instructions et le contexte : présentez votre entreprise à l’agent et indiquez-lui le ton à adopter avec les personnes. L’agent connaît déjà les champs de votre formulaire : utilisez ces informations pour définir son ton et son comportement. Par exemple :
Ton : « Nous sommes une petite boutique en ligne. Sois amical et concis, pas formel. »
Contexte de l’entreprise : « Ces messages confirment les commandes et communiquent les mises à jour d’expédition. Les clients peuvent répondre avec des questions sur la livraison. »
Style : « Rédige des messages courts et clairs. N’utilise pas de termes techniques. »
💡 L’agent fonctionne même sans instructions, mais les renseigner donne l’impression que vos messages viennent de votre équipe, et non d’un bot générique.
3. Enregistrez vos modifications : cliquez sur Save Changes. Votre agent apparaît désormais comme option lorsque vous ajoutez une action Send WhatsApp message.
ℹ️ Cette opération n’est nécessaire qu’une fois par formulaire. Ensuite, chaque règle WhatsApp de ce formulaire peut utiliser le même agent.
🔗 Vous souhaitez en savoir plus sur le fonctionnement de l’agent lui-même ? Consultez comment utiliser l’Intake Agent pour collecter des données à partir de fils d’e-mails.
Étape 4 : envoyez un message lorsqu’un formulaire est soumis ou mis à jour
Send WhatsApp message peut s’exécuter à deux moments, selon l’endroit où vous l’ajoutez dans Advanced logic :
On Submit s’exécute une seule fois, au moment où quelqu’un soumet votre formulaire. Utilisez-le pour les confirmations, comme « Votre commande est confirmée » ou « Votre réservation a bien été reçue ».
On Update s’exécute lorsque quelqu’un modifie une soumission existante. Utilisez-le pour informer les personnes des changements, comme « Votre commande a été expédiée » ou « Votre candidature est acceptée ».
Les deux fonctionnent de la même façon : vous définissez une condition, choisissez un modèle approuvé, sélectionnez le destinataire du message et remplissez les variables du modèle avec les réponses de la soumission. La seule différence est l’onglet dans lequel vous ajoutez la règle et la condition utilisée.
ℹ️ Les personnes peuvent-elles répondre ? Cette action envoie un message. Elle ne collecte ni ne traite les réponses. Si vous avez besoin de transformer les réponses en données de formulaire, utilisez les campagnes WhatsApp avec agents IA.
Exemple :
un formulaire de candidature avec Full Name, Email Address, Phone Number et Status (Received, Accepted). Lorsque le statut d’un candidat passe à Accepted, il reçoit immédiatement un message WhatsApp.
1. Ouvrez Advanced logic : ouvrez votre formulaire dans l’éditeur. Dans le panneau des paramètres du formulaire à droite, cliquez sur Advanced logic.
2. Ajoutez une règle On Update : cliquez sur l’onglet On Update, puis sur Add rule.
3. Définissez la condition : choisissez Status, puis is changed to, puis Accepted.
4. Choisissez l’action : sous Then, sélectionnez Send WhatsApp message.
5. Choisissez votre modèle : à côté de Using, choisissez le modèle approuvé créé à l’étape 2, par exemple jobapplication.
6. Choisissez le destinataire : à côté de To, sélectionnez le champ Phone Number. Le message est alors envoyé au candidat.
7. Renseignez les variables : sous Select values for template variables, associez chaque variable à un champ du formulaire. Ici, {{1}} devient Full Name et {{2}} devient Email Address.
8. Choisissez l’agent : à côté de By, sélectionnez l’agent configuré à l’étape 3, par exemple Job Application.
9. Enregistrez : cliquez sur Save. Désormais, chaque fois que vous passez le statut d’un candidat à Accepted, il apprend la bonne nouvelle sur WhatsApp, sans que personne ait à lui écrire manuellement.
💡 Vous souhaitez aussi confirmer la réception des candidatures ? Ajoutez la même action à une règle On Submit avec la condition Always, et utilisez un modèle comme « Bonjour {{1}}, merci pour votre candidature ! Nous l’avons bien reçue. »
💡 Parfois, le message ne doit pas partir immédiatement. Un rappel la veille d’un rendez-vous en est un bon exemple.
🔗 Vous découvrez Wait ? Consultez comment différer des actions et envoyer des rappels programmés avec la logique Wait
Autres idées à mettre en place
Rendez-vous : confirmez une réservation à la soumission, puis envoyez un rappel avec Wait la veille du rendez-vous.
Inscriptions à des événements : confirmez immédiatement une place. Lorsque le statut d’une personne passe de Waitlisted à Approved, annoncez-lui la bonne nouvelle.
Candidatures et approbations : informez les candidats dès que leur statut passe à Approved ou Needs more info.
Alertes internes : lorsqu’une soumission arrive avec Priority défini sur Urgent, envoyez un message au numéro de votre responsable du support.
Résultat final
Votre formulaire tient désormais les personnes informées sur WhatsApp sans le moindre effort de votre part. Les clients reçoivent une confirmation dès leur soumission. Ils sont informés des changements de statut dès que vous les effectuez. Les rappels partent à l’heure, et votre équipe reçoit les alertes là où elle les verra vraiment. Tout est envoyé depuis votre propre numéro professionnel et personnalisé pour chaque soumission.