Un formulaire de demande de partenariat de marque destiné aux créateurs représentés par une agence de gestion de talents. Dès qu’un créateur soumet un nouveau contrat pour validation, Formaloo l’attribue à son talent manager et envoie à ce dernier un e-mail personnalisé contenant déjà le nom de la marque, la valeur du contrat, les livrables et la date limite, avec en pièce jointe un PDF reprenant l’intégralité de la demande. Vous verrez également comment ajouter une notification Slack facultative comme seconde alerte.

Tout commence ici. Vous allez créer un formulaire simple qui indique avec qui le contrat est conclu, sa valeur, ce à quoi le créateur s’engage et si un point mérite un second examen avant d’aller plus loin. Le moyen le plus rapide de le créer est d’utiliser le Form Creation Agent : collez un prompt et Formaloo génère le formulaire complet pour vous.

1. Ouvrez le Form Creation Agent : Depuis votre page d’accueil Formaloo, cliquez sur Form Creation Agent, puis décrivez le formulaire : un formulaire de demande de partenariat de marque pour les créateurs, avec des champs pour leur nom, leur e-mail, le nom de la marque, le type de partenariat (publication sponsorisée, test de produit, code d’affiliation, ambassadeur, participation à un événement, autre), la valeur du contrat, les livrables, une date limite, un téléversement de fichier pour le contrat ou le brief de la marque, ainsi qu’une question oui/non demandant si le contrat entre en conflit avec un accord d’exclusivité existant, suivie d’un champ de texte court pour le contrat concerné, affiché uniquement si la réponse est oui. Demandez-lui aussi d’ajouter trois champs réservés aux administrateurs : une liste déroulante de statut (Submitted, Under review, Approved, Needs revision, Declined), un champ Assignee pour le talent manager et un champ de notes internes.

2. Vérifiez les champs : Votre formulaire devrait ressembler à ceci : le Form Creation Agent en aura généré l’essentiel. Vérifiez que chaque champ et chaque ID de champ correspond exactement au tableau ci-dessous, car ce sont ces ID que vous insérerez plus tard dans l’e-mail et le PDF.

3. Publiez le formulaire : Une fois les champs corrects, cliquez sur Publish dans la barre flottante en haut de l’éditeur.

C’est l’e-mail que vos talent managers verront réellement : il doit donc ressembler à une alerte interne, et non à une notification de formulaire générique. Vous le créerez une seule fois grâce à l’insertion de réponses (answer piping), et Formaloo renseignera automatiquement la marque, la valeur du contrat et la date limite à chaque soumission.

1. Ouvrez l’éditeur de modèles d’e-mail : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and integrations, trouvez Custom email templates, puis cliquez sur Add new template.

2. Nommez-le et rédigez l’objet : Appelez-le « New brand partnership request ». Pour l’objet, écrivez par exemple « Nouveau contrat de @brand_name à valider, @creator_name attend votre réponse. »

3. Rédigez le corps : Effacez le corps par défaut, ajoutez un bloc AI Content et demandez-lui de rédiger une alerte interne brève et posée mentionnant le nom du créateur, la marque, le type de partenariat, la valeur du contrat, les livrables et la date limite, en signalant en haut si un conflit a été déclaré. Limitez-vous à 4 à 6 phrases, en terminant par une invitation à examiner la demande dans Formaloo.

4. Enregistrez le modèle : Cliquez sur Save lorsque l’aperçu vous convient.

Chaque demande doit laisser une trace écrite, et pas seulement un e-mail qui disparaît dans la boîte de réception. Cette partie transforme chaque soumission en un PDF clair d’une page présentant le créateur, la marque, les conditions du contrat et la déclaration de conflit le cas échéant. Vous le joindrez à la notification que le manager reçoit dans la partie 5.

1. Ouvrez l’éditeur de modèles PDF : Cliquez sur l’icône de votre profil, allez dans Apps and integrations, ouvrez Custom PDF template, puis cliquez sur Add new template.

2. Passez en HTML et collez votre design : Passez l’éditeur en vue HTML et collez le modèle prêt à l’emploi « Brand partnership request record », qui présente les informations du créateur et de la marque, les conditions du contrat et un bloc mis en évidence pour la déclaration de conflit.

3. Nommez-le et enregistrez : Appelez-le « Brand partnership request record » et cliquez sur Save.

Avant que Formaloo puisse notifier un talent manager, il doit savoir quel manager est responsable de la demande. Cette partie configure l’attribution automatique à la soumission, ainsi que la règle de visibilité qui masque le champ de suivi du conflit tant qu’il n’est pas nécessaire.

1. Ouvrez Advanced logic : Dans le panneau des paramètres du formulaire, à droite de l’éditeur, ouvrez Advanced logic et allez dans l’onglet Logic.

2. Ouvrez le Logic Agent : Cliquez sur Logic Agent en haut à droite.

3. Décrivez les règles : En texte libre, décrivez les deux règles à la fois : lorsque le formulaire est soumis, attribuer le champ « Assigned talent manager » à l’équipe Talent management ; et si « Does this conflict with an existing exclusivity agreement? » vaut Yes, afficher « Which existing brand deal does this conflict with? » et le rendre obligatoire, sinon le garder masqué.

4. Générez et vérifiez : Cliquez sur Generate rules. Approuvez, refaites ou annulez chacune d’elles dans l’aperçu.

5. Enregistrez : Une fois les règles approuvées, effectuez les ajustements manuels nécessaires, puis cliquez sur Save en haut à droite.

C’est l’étape au cœur de cet article : envoyer l’e-mail, avec le PDF en pièce jointe, dès qu’une demande arrive, à la personne qui en est désormais responsable.

1. Ajoutez la règle d’envoi d’e-mail : Toujours dans Advanced logic, sur le même déclencheur On submit, ajoutez une action Send email.

2. Définissez le destinataire : Choisissez comme destinataire l’adresse e-mail associée à « Assigned talent manager », le champ que vous venez de configurer pour l’attribution automatique dans la partie 4.

3. Sélectionnez le modèle : Choisissez dans la liste déroulante le modèle « New brand partnership request » créé dans la partie 2.

4. Joignez le PDF : Dans la même action, joignez le modèle PDF « Brand partnership request record » créé dans la partie 3, afin que le manager reçoive à la fois le résumé par e-mail et le document complet dans une seule notification.

5. Enregistrez la règle : Cliquez sur Save.

Remarque : Si votre agence préfère une boîte de réception partagée plutôt qu’une répartition par manager, vous pouvez définir une adresse d’équipe fixe comme destinataire, par exemple [email protected].

1. Soumettez une demande test : Remplissez le formulaire comme si vous étiez un créateur, avec un vrai nom de marque et une vraie valeur de contrat pour que l’e-mail paraisse naturel.

2. Vérifiez l’attribution : Ouvrez l’enregistrement et vérifiez que « Assigned talent manager » a bien été renseigné automatiquement.

3. Vérifiez la réception de l’e-mail : Consultez la boîte de réception du destinataire et vérifiez que l’objet et le corps affichent les bonnes valeurs insérées, et non des champs vides ou le texte littéral @field_id, et que le PDF est joint et lisible.

Si votre équipe utilise Slack autant que l’e-mail, ajoutez une seconde notification sur le même déclencheur pour que rien ne dépende de la consultation d’une boîte de réception.

1. Ajoutez une seconde action : Sur la même règle On submit, ajoutez une action Send Slack message à côté de l’action d’envoi d’e-mail.

2. Choisissez le canal et le message : Sélectionnez le canal que votre équipe talent suit déjà et rédigez un court message utilisant les mêmes variables @field_id que l’e-mail.

3. Enregistrez : Cliquez sur Save pour appliquer les deux actions au même déclencheur.

Un workflow de demande de partenariat de marque dans lequel chaque nouveau contrat est automatiquement attribué au bon talent manager et déclenche une notification contenant déjà les vrais détails du contrat, avec un PDF formaté en pièce jointe pour ses dossiers. Plus besoin de surveiller une boîte partagée ni de demander « quelqu’un a vu passer ça ? ». Le même déclencheur On submit sert aussi de piste d’audit : chaque demande, la personne à qui elle a été attribuée et un document justificatif.

Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.

Vous n’avez pas encore de formulaire ? Créez-en un en quelques secondes avec le Form Creation Agent : décrivez ce dont vous avez besoin et Formaloo crée le formulaire pour vous.