Ce que vous allez créer
À la fin de ce guide, vous saurez ajouter plusieurs actions à une même règle de logique, au lieu de créer une règle distincte pour chaque action. Vous le verrez à travers une règle qui envoie un e-mail, génère un PDF et marque une demande comme Done lorsqu’une personne soumet un formulaire.
Un formulaire peut contenir autant de règles de logique que nécessaire. Jusqu’à présent, toutefois, chaque règle n’exécutait qu’une seule action : une réponse censée déclencher trois choses nécessitait donc trois règles avec la même condition. Désormais, vous ajoutez les actions supplémentaires à la règle existante.
Quand l’utiliser
Utilisez des actions supplémentaires chaque fois qu’une réponse doit produire plusieurs résultats. Voici les situations où c’est le plus utile.
Vous souhaitez qu’une réponse déclenche plusieurs choses à la fois, comme une confirmation par e-mail, l’enregistrement d’un PDF et la mise à jour d’un statut
Vous avez copié la même condition dans plusieurs règles, une par action, et chaque modification vous oblige à éditer chaque copie
Vous souhaitez qu’un calcul s’effectue par étapes dans une même règle, par exemple ajouter des frais à un total puis multiplier le résultat
Vous souhaitez qu’un choix affiche deux ou trois champs de suivi et ajoute des points à un score, sans règle distincte pour chacun
Vous souhaitez voir tout ce que fait une condition au même endroit, au lieu de parcourir une longue liste de règles
Si l’une de ces situations vous parle, les sections ci-dessous indiquent où se placent les actions supplémentaires et comment les ajouter.
Quand ajouter une action et quand ajouter une règle
Un formulaire peut contenir autant de règles de logique que nécessaire. Le choix entre une nouvelle règle et une nouvelle action dépend de la condition.
Ajoutez une nouvelle règle lorsque la condition est différente, par exemple une règle pour les demandes d’équipement et une autre pour les demandes de déplacement.
Ajoutez une action à une règle existante lorsque la condition est la même et qu’une réponse doit déclencher plusieurs résultats, par exemple envoyer un e-mail au demandeur et générer un PDF pour chaque demande d’équipement.
Si votre formulaire contient déjà plusieurs règles partageant une même condition, regroupez leurs actions dans l’une de ces règles et supprimez les autres.
💡 Vous souhaitez que votre formulaire affiche, masque, ignore ou rende obligatoires des champs en fonction de la réponse précédente ? Qu’est-ce que la logique dans Formaloo est le guide de référence sur la logique dans Formaloo : ce qu’elle est, et la différence entre logique et calcul.
Où ajouter plusieurs actions
Chaque règle d’Advanced logic peut désormais contenir plusieurs actions. Cela fonctionne aux trois endroits où se trouvent les règles, et pour les trois types de règles.
Commençons par les trois endroits :
Logique des champs : les règles de l’onglet Fields s’exécutent pendant qu’une personne remplit le formulaire. Une réponse peut afficher deux champs de suivi et ajouter des points à une variable de score.
On Submit : les règles s’exécutent dès qu’une soumission arrive. Une règle peut envoyer un e-mail, générer un PDF et attribuer un statut.
On Update : les règles s’exécutent lorsque quelqu’un modifie un enregistrement existant. Si Status passe à Approved, une règle peut envoyer un e-mail à l’auteur de la soumission et appeler un webhook.
Les actions supplémentaires fonctionnent aussi pour tous les types de règles :
If : la règle comporte une condition. Chaque action sous Then s’exécute lorsque la condition est vraie.
Always : la règle n’a pas de condition : chaque action s’exécute à chaque déclenchement de la règle.
Otherwise : la solution de repli lorsqu’aucune des conditions précédentes n’est remplie. Elle accepte aussi des actions supplémentaires.
Quel que soit l’endroit et le type de règle choisis, l’ajout d’actions fonctionne de la même façon. Les deux sections suivantes le montrent dans la barre latérale de logique et dans Advanced logic.
Ajouter plusieurs actions dans la barre latérale de logique
Commencez ici lorsque vous modifiez déjà un champ et que la règle le concerne.
Cliquez sur le champ auquel vous souhaitez ajouter de la logique
Cliquez sur l’éditeur de logique dans la barre latérale
Ajoutez votre première règle de logique, puis cliquez sur Add action
Choisissez l’action suivante. Chaque action supplémentaire apparaît sous And.
Répétez l’opération pour chaque action nécessaire. Formaloo ne limite pas le nombre d’actions par règle.
Le champ porte désormais une seule règle qui contient toutes les actions, dans l’ordre où vous les avez ajoutées.
📖 Pour en savoir plus sur les règles d’un champ, consultez comment ajouter une logique conditionnelle de base.
Ajouter plusieurs actions dans Advanced logic
Commencez ici lorsque la règle n’est pas liée à un seul champ, ou si vous préférez modifier la logique du formulaire dans un seul panneau plutôt que champ par champ.
Cliquez sur l’icône des paramètres dans la barre de navigation, puis sur l’éditeur de logique
Ouvrez l’onglet Fields, On Submit ou On Update
Ajoutez votre première règle de logique, puis cliquez sur Add action
Choisissez l’action suivante. Chaque action supplémentaire apparaît sous And.
Répétez l’opération pour chaque action nécessaire. Formaloo ne limite pas le nombre d’actions par règle.
Supprimez une action sans toucher aux autres, ou réorganisez les actions pour modifier leur ordre d’exécution
Cliquez sur Save en haut à droite pour appliquer la règle
Les règles créées avant cette mise à jour continuent de fonctionner comme avant. Elles se chargent avec leur unique action, et Add action est disponible chaque fois que vous voulez en ajouter.
📖 Pour une présentation complète du panneau, consultez comment ajouter une logique avancée à votre formulaire.
Fonctionnement de l’ordre
Une règle comportant plusieurs actions se lit comme un petit script : l’ordre que vous définissez compte.
Formaloo exécute les actions d’une règle une par une, du haut vers le bas. Chaque calcul s’appuie sur le résultat laissé par le précédent : déplacer une action modifie donc le résultat final.
Voici la même paire d’actions dans deux ordres différents. Imaginons que votre formulaire comporte une variable Score qui vaut 5 au départ, et que la règle lui ajoute 10 et la multiplie par 2.
Ajouter d’abord, puis multiplier :
Then Add 10 To Score. Score vaut maintenant 15.
And Multiply Score By 2. Score vaut finalement 30.
Multiplier d’abord, puis ajouter :
Then Multiply Score By 2. Score vaut maintenant 10.
And Add 10 To Score. Score vaut finalement 20.
Les actions sont identiques, mais le Score final est de 30 dans un ordre et de 20 dans l’autre. Seul l’ordre a changé.
💡 Vous perdez le fil des liens entre vos règles de logique lorsqu’un formulaire devient complexe ? Qu’est-ce que la logic map ? offre une vue d’ensemble visuelle de chaque règle et de chaque saut.
Avant d’enregistrer une règle, relisez ses actions de haut en bas et réorganisez celles qui ne sont pas à la bonne place.
Exemple concret : traiter une demande de document RH avec une seule règle
Imaginons que votre équipe RH collecte les demandes de documents via un formulaire. Un champ Single choice, What do you need?, propose Employment verification letter, Payslip copy et Something else. Un champ Email collecte l’adresse professionnelle du demandeur, et une liste déroulante Status réservée aux administrateurs indique l’état de chaque demande.
📖 Pour en savoir plus sur les champs internes comme Status, consultez que sont les champs réservés aux administrateurs et à quoi servent-ils.
Auparavant, vous ajoutiez une règle distincte pour chaque action, toutes avec la même condition : une pour envoyer l’e-mail, une pour générer le PDF et une pour définir le statut. Trois types de demandes signifiaient jusqu’à neuf règles à garder synchronisées. Désormais, vous ajoutez l’e-mail, le PDF et le changement de statut comme actions d’une seule règle par type de demande.
Dans l’onglet On Submit, ajoutez une règle pour l’attestation d’emploi :
If What do you need? is Employment verification letter
Then Send email, avec votre modèle d’e-mail de confirmation, au champ Email
And Generate PDF, avec votre modèle PDF d’attestation, qui enregistre le fichier dans l’enregistrement
And Assign Status to Done
💡 Vous souhaitez envoyer des e-mails personnalisés à votre image plutôt que la notification par défaut de Formaloo ? Comment créer et envoyer des modèles d’e-mail personnalisés est le guide de référence pour créer et envoyer des modèles d’e-mail personnalisés.
Le statut est placé en dernier volontairement. Comme les actions s’exécutent dans l’ordre, une demande est marquée Done une fois que les actions d’e-mail et de PDF situées au-dessus ont été exécutées. Répétez la même méthode pour Payslip copy. Pour Something else, ajoutez une règle qui envoie un e-mail à votre équipe RH et définit Status sur In review : la file d’attente de votre équipe ne contient ainsi que les demandes nécessitant une intervention humaine.
Ce dont vous disposez maintenant
Chaque condition dispose désormais d’une seule règle, qui liste toutes les actions qui lui sont associées, dans leur ordre d’exécution. Vous n’ajoutez une nouvelle règle que lorsque la condition change. Votre logique est plus courte, une modification de condition se fait à un seul endroit, et les règles créées auparavant continuent de fonctionner sans modification.
Et ensuite ?
Orientez chaque résultat vers une boîte de réception différente Une règle à plusieurs actions peut envoyer un e-mail parmi ses étapes. Cet article explique comment envoyer des e-mails de façon conditionnelle, pour que le bon message parvienne à la bonne personne selon chaque réponse. → Comment envoyer et recevoir des notifications par e-mail conditionnelles
Créez le PDF généré par votre règle L’action Generate PDF nécessite un modèle. Cet article explique comment fusionner les données de chaque soumission dans un PDF, et comment le générer manuellement, automatiquement ou avec la logique. → Comment générer des PDF personnalisés à l’aide de modèles
Gardez une vue sur chaque règle à mesure que votre logique s’étoffe Cet article vous donne une vue d’ensemble de chaque règle et de chaque saut d’un formulaire, pour vérifier d’un coup d’œil l’ordre d’une longue règle. → Qu’est-ce que la logic map ?
Modèles prêts à l’emploi
Inutile de partir de zéro : nous l’avons déjà préparé pour vous.
Workflow de demandes des employés : oriente les demandes internes par type, suit les approbations et avertit les bonnes équipes. Regroupez l’e-mail, le PDF et le changement de statut de chaque type de demande dans une seule règle.
Système d’inscription et de billetterie pour événements : collecte les inscriptions, envoie des billets PDF à votre image et gère les participants confirmés, en liste d’attente et annulés. Laissez une seule règle On Submit envoyer la confirmation, générer le billet et définir le statut du participant.
Workflow de suivi des candidats : suit les candidats à chaque étape du recrutement avec des mises à jour de statut et l’attribution d’évaluateurs. Laissez une seule règle On Update envoyer un e-mail au candidat et avertir l’évaluateur lorsqu’une étape change.
Autres tutoriels
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